КОНЦЕПЦИИ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ОБЪЕКТОВ

<

051714 1423 1 КОНЦЕПЦИИ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ОБЪЕКТОВ Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать1.

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Вся документация организации делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий: входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться; в paботе, которые ждут его действий; на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы: прием и первичная обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация; контроль за исполнением; информационно-справочная работа; исполнение документов и отправка.

В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS)1.

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме2.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя — должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие1:

  1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).–М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003.
  2. Гасов В.М. Технические средства ввода-вывода графической информации. М., 2001
  3. Гурин Н.И. Работа на персональном компьютере. СПб., 2000.
  4. Информатика./Под ред. Н.В. Макаровой- М.: Финансы и статистика, 2000.
  5. Компьютерные информационные системы управленческой деятельности/ Под ред. Г.А. Титоренко. М., 2001.
  6. Корнеев И.И., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении.–М.: ИНФРА-М, 2001
  7. Львов И.Б., Казеев Г.Г., Морев И.А. Информатика.– Владивосток: АВГУ. 2001.
  8. Можаров Р.В., Можарова Н.Р., Евтеев В.В., Кузьменко О.А., Шевченко М.О. Программное обеспечение персональных компьютеров//Учебное пособие для вузов. – М.: Финстатинформ, 2000.
  9. Организация работы с документами/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. –М.: Инфра-М., 200.
  10. Пакеты программ офисного назначения: Уч. пособие/Под ред. С.В. Назарова. – М.: Финансы и статистика, 1997.
  11. Петроченков А.В. Hardware — компьютер и периферия: популярно о персональном компьютере и периферийном оборудовании. М., 2003.
  12. Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. М., 2002.
  13. Хомоненко А.Д. Основы современных компьютерных технологий//Учебное пособие для вузов. – Ст-Петербург: Корона принт, 2002.

<

Комментирование закрыто.

WordPress: 22.09MB | MySQL:119 | 1,362sec