НАЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВЫХ РЕДАКТОРОВ. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ТЕКСТОВОМ ПРОЦЕССОРЕ MICROSOFT WORD

<

051614 1433 1 НАЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВЫХ РЕДАКТОРОВ. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ТЕКСТОВОМ ПРОЦЕССОРЕ MICROSOFT WORDОбщее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов, — текстовые процессоры.

Текстовые редактор – это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов (писем, отчетов, бюллетеней) или изменения уже существующих. Современные текстовые редакторы (в том числе и редактор Word) иногда называются текстовыми процессорами, поскольку содержат очень большое количество функций обработки текста. Ранние текстовые редакторы для DOS подразделялись на строчные и экранные, такие например, как EDLIN, MULTIEDIT и EDIT.

В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word. Это связано, прежде всего, с тем, что его создатели относительно давно предусмотрели локализацию программы в России путем включения в нее средств поддержки работы с документами, исполненными на русском языке.

Первоначальные версии текстового процессора Microsoft Word относятся к восьмидесятым годам и, соответственно, к операционной системе MS-DOS, Последней версией процессора для неграфической операционной среды была версия Microsoft Word 5.0. Она позволяла создавать, редактировать и распечатывать форматированные текстовые документы.

Поскольку операционная система MS-DOS не является графической, данная версия программы не могла соблюдать принятый ныне принцип соответствия экранного изображения печатному (принцип WYSIWYG – What You See IS What You Get) и операции форматирования документа выполнялись в известной степени «вслепую». Однако возможность просмотра документа в «натуральном» виде все-таки была.

Она реализовывалась специальным режимом предварительного просмотра (previeiw), который сохранился и в современных версиях программы, хотя и не имеет уже решающего значения.

Основным преимуществом текстового процессора Microsoft Word 5.0, отличавшим эту программу от конкурентных продуктов, была возможность встраивания в текст графических объектов, правда, без взаимодействия текста и графики (обтекания графических изображений текстом). Сегодня текстовым процессором Microsoft Word 5.0 продолжают пользоваться при работе на устаревшем оборудовании (IВМ РС AТ286).

Принцип WYSIWYG впервые был реализован в следующей версии программы, которая называлась Microsoft Word for Windows (Word 6.0). Благодаря этому принципу значительно упростились и стали наглядными приемы форматирования документов. Будучи приложением Windows 3.1, программа получила возможность использовать системный буфер обмена, а пользователи получили мощное и удобное средство для создания комплексных документов.

Следующая версия программы называлась Microsoft Word 95 (Word 7.0). Она была ориентирована на графическую операционную систему Windows 95. Основным достижением этой версии стало то, что после нее текстовый процессор уже не рассматривается только как отдельное приложение. В состав мощного офисного пакета Microsoft Word входит несколько приложений (с каждой новой версией пакета этот состав расширяется), и на процессор Microsoft Word возлагаются дополнительные функции интеграции прочих приложений. Он занимает центральное положение в системе и позволяет организовать эффективный обмен данными между составляющими приложениями, что позволило в значительной степени автоматизировать разработку офисных документов разной содержательности и сложности.

Еще одним важным нововведением седьмой версии стало управление взаимодействием текста со встроенными объектами, что значительно расширило набор возможностей при форматировании документов. А особенный успех этой версии программы в России (она очень широко используется и сегодня) завоевали встроенные средства поддержки русского языка (автоматическая проверка орфографии и грамматики).

Восьмая версия программы Microsoft Word (\Word 8.0), вошедшая в состав пакета Microsoft Office 97, внесла относительно мало практически полезных изменений для повседневной офисной работы. Так, например, ее жесткая ориентация на использование шрифтов UNICODE затруднила обмен данными с большинством приложений, выпущенных «третьими» фирмами, и создала пользователям проблемы при печати материалов на большинстве печатающих устройств. Дополнительные средства оформления текстовых документов, представленные в этой версии, имели практическое значение только при разработке электронных (экранных) документов. Возможность сохранения документов в «электронных» форматах НТМL и РDF, рассчитанная на публикацию документов в Интернете, осталась проработанной не до конца и не вошла в практику web-дизайнеров.

Начиная с этой версии текстовый процессор Microsoft Word можно рассматривать как средство автоматизации авторской деятельности (Authoring System). При использовании этой программы следует четко определять целевой объект — документ электронный или печатный. Для разных типов документов используют разные средства приемы и методы. Применение неадекватных средств значительно усложняет последующие этапы работы с документом. В итоге, в качестве средства разработки электронных документов Word 97 не заменил web-редакторы, а в качестве средства создания печатных документов внес ряд неудобств по сравнению с предыдущей версией Word 95.

Последней (ко времени подготовки данного пособия) является версия тестового процессора Microsoft Word 2003, входящая в состав пакета Microsoft Office 2003. В ней устранены основные недостатки предыдущей версии, заметно улучшена система управления и введены мощные средства поддержки сетевых режимов работы. Предполагается, что основным стилем производительной работы с текстовым процессором Microsoft Word 2003 должна стать совместная деятельность рабочих групп над общими проектами в рамках корпоративных сетей.

Основные элементы управления Microsoft Word: строка меню, панель инструментов, рабочее поле и строка состояния, включающая индикаторы. Начиная с процессора Microsoft Word панель инструментов является настраиваемой.

Начиная с шестой версии Microsoft Word поддерживает несколько режимов представления документов.

В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся не к тексту, а к печатным страницам (колонтитулы, колонцифры, подстраничные сноски и т. п.). Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование), а также во всех случаях, когда содержательная часть документа имеет более высокое значение, чем внешнее представление. В этом режиме операции с объемными документами проходят быстрее, что важно при работе на малопроизводительных компьютерах.

В режиме web-документа экранное представление не совпадает с печатным. Это отступление от принципа WYSIWING, но оно характерно для электронных публикаций в, поскольку заранее не известно, каким средством просмотра и на каком оборудовании будет отображаться документ. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным. В этом режиме разрабатывают электронные публикации. В режиме разметки экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенного для печати.

В режиме структуры можно отобразить только заголовки документа. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. Если документ имеет размер более 5 – 7 печатных страниц, следует всегда начинать работу с создания первичного плана. Режим отличается тем, что при его включении на панели инструментов автоматически открывается вспомогательная панель Структура, элементы управления которой позволяют править структуру документа).

Выбор одного из четырех вышеуказанных режимов представления документа выполняют с помощью командных кнопок, расположенных в левом нижнем углу окна приложения, или командами меню Вид.

Через меню Вид доступно также специальное представление (пятый режим) Схема документа, при котором окно приложения имеет две рабочих панели. На левой панели представляется структура документа, а на правой — сам документ. Этот режим, сочетающий достоинства режима разметки и режима структуры, полезен при навигации по объемному документу — его удобно использовать не при создании, а при просмотре документов сложной Структуры.

Через меню Файл доступны еще два режима представления документа, используемые для предварительного просмотра. Для электронных документов используют команду файл. Предварительный просмотр web-страницы, а для печатных документов — Файл Предварительный просмотр. В первом случае созданный документ отображается как web-страница в окне браузера, зарегистрированного операционной системой в качестве принятого по умолчанию. Во втором случае документ представляется в специальном окне.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ПРИЕМЫ РАБОТЫ С ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ MICROSOFT WORD

 

2.1. Приемы работы с командами строки меню

 

Как и в большинстве других приложений, корректно соблюдающих идеологию Windows, строка меню текстового процессора Microsoft Word как элемент управления отличается тем, что обеспечивает доступ ко всем функциональным возможностям программы. Не всегда этот доступ самый удобный, во многих случаях другие элементы управления использовать проще, но строка меню удовлетворяет принципу функциональной полноты. Меню, открывающиеся из строки меню, обладают свойством функциональной автонастройки. Расширенные возможности приложения не могли не сказаться на изобилии элементов управления, открываемых через строку меню. В нем не всегда удобно ориентироваться. Поэтому пункты строки меню открываются в два приема. На первом этапе открывают сокращенное меню, и, если необходимого элемента управления в нем нет, открывают расширенное меню наведением указателя мыши на пункт раскрытия. Использованные пункты расширенной части меню далее открываются в составе сокращенного меню.

Начиная с седьмой версии Microsoft Word поддерживает возможность самостоятельной настройки панелей инструментов. Настройку выполняет пользовательности путем подключения функциональных панелей, необходимых ему по роду деятельности (Вид > Панели инструментов). Расширение общей панели инструментов сопровождается некоторым уменьшением площади рабочего окна документа. Перемещение функциональных панелей производят методом перетаскивания за рубеж, расположенный на левом краю панели.

В последней версии текстового процессора панели инструментов не только допускают настройку, но и обладают контекстной чувствительностью. Так, при выделении в поле документа какого-либо объекта, автоматически открывается панель инструментов, предназначенная для его редактирования.

 

 

2.2. Основные принципы практической работы с текстовым процессором Microsoft Word

 

Основные принципы практической работы связаны с номером версии программы. Базовый принцип здесь состоит в том, что чем больше возможностей имеет программа, тем строже надо подходить к выбору тех функций, которыми можно пользоваться в каждом конкретном случае. Удобен подход, когда набор допустимы, средств оформления и форматирования документа определяет его заказчик.

Заказчик есть у каждого документа. Даже если документ готовится для личного потребления, условным заказчиком является сам автор. Заказчиком можно считать и исполнителя, которому передается документ для последующих операций, например, для рецензирования или вывода на печать. К категории «заказчиков» относятся и предполагаемые клиенты, для которых данный документ разрабатывается.

Современные текстовые процессоры позволяют создавать документы трех типов. Во-первых, это печатные документы, которые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства.    

Второй тип — электронные документы в формате текстового процессора, например Microsoft Word. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. В большинстве случае заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывав или использовать его компоненты для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей и т.п.).

Набор разрешенных средств в данном случае, как правило, минимален и определяется заказчиком.

Третий тип — web-документы. Предполагается, что в этом качестве они останутся навсегда, и их преобразование в печатные документы не планируется. В web-документах большую роль играет управление цветом. Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления.

 

2.3. Первичная настройка текстового процессора Microsoft Word

 

Приступая к первому знакомству с текстовым процессором Microsoft Word, следует выполнить ряд первичных настроек. Некоторые средства автоматизации, имеется в программе, могут отвлекать начинающего пользователя от главной зада освоения основных приемов. В ряде случаев из-за работы автоматических результаты операций получаются неожиданными — это препятствует установи обратной связи и эффективному усвоению практических приемов.

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:

создание документа;

ввод текста;    

редактирование текста;

рецензирование текста;    

форматирование текста;

сохранение документа;    

печать документа.    

В текстовом процессоре Microsoft Word принято использовать два метода создания документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.

Создание документа на основе имеющегося документа. Для служебного документооборота этот метод неприемлем! Он потенциально опасен, и потому использовать его нельзя. Тем не менее, им очень широко пользуются.

При создании документа на основе существующего документа:

  • открывают готовый документ (Файл > Открыть);
  • сохраняют его под новым именем (Файл >Сохранить как);
  • выделяют в нем все содержимое (Правка > Выделить все);
  • удаляют его нажатием клавиши DELETE;
    <
  • в результате получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

    Этот метод характерен для начинающих пользователей, не умеющих создавать шаблоны и пользоваться ими. Метод интуитивно прост, но чреват весьма неприятными ошибками. Если забыть сохранить новый файл под другим именем, можно легко уничтожить ценный документ, даже не успев создать новый. Кроме того, при небрежной правке содержание документа, взятого за основу, может переходить в новый документ. Для документов, исходящих за пределы организации, последствия могут быть катастрофическими.

    Создание документа на основе шаблона. Шаблоны — это те же образцы документов, но защищенные от досадных неприятностей. Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом.

  1. Командой Файл > Создать открывают диалоговое окно Создание файла, включают переключатель Создать документ и выбирают шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблон Обычный на вкладке Общие. Созданный документ приобретает имя Документ1, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и дав команду Файл > Сохранить как.
  2. Диалоговое окно Сохранение документа в текстовом процессоре Microsoft Word, отличается от аналогичного окна ранее рассмотренных нами стандартных приложений. Оно предполагает сохранение не только в папку Мои документы, но и в некоторые иные папки.
  3. В левой части окна Сохранение имеется пять кнопок, позволяющих быстро выбрать место расположения сохраняемого файла:

    Журнал — логическая папка. Если нужно сохранить документ в одну из папок, которой пользовались в последнее время, это очень удобное средство доступа.

    Мои документы — традиционная папка для хранения авторских документов в операционных системах Windows.

    Рабочий стол — не слишком удобное место для хранения документов, поскольку его принято содержать «в чистоте», однако есть два случая, когда Рабочий стол используют для хранения документов:

    если документ временный и после просмотра будет удален в Корзину;

    если документом предполагается пользоваться особенно часто (например, если это список номеров телефонов коллег по работе).

    Избранное — особая логическая папка пользователя, предназначенная до нения ярлыков web-страниц. Ее нецелесообразно использовать для создания текстовых документов, но для открытия документов она может использоваться активно.

    Web-папки — особые папки, хранящиеся в web-структурах, например в
    World Wide Web или в корпоративной сети intranet. В общем случае, при использовании web-папок сохранение документа происходит не на локальном компьютере, а на удаленном web-сервере.    

    При необходимости сохранить документ в произвольную папку, не представленную в данном списке, следует выполнить навигацию по файловой структуре с использованием раскрывающей кнопки на правом краю поля Папка.

     

    2.4. Специальные средства ввода текста    

     

    Средства отмены и возврата действий. Все операции ввода, редактирования и форматирования текста запоминаются текстовым процессором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш CTRL+Z. Эта команда имеет кумулятивный эффект: серия команд отменяет серию последних действий. Другие аналогичные средства — команда Правка > Отменить действие и кнопка Отменить действие на панели инструментов Стандартная. Длинные последовательности действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскрывающая список, присоединена к кнопке Отменить действие).

    После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда Правка > Вернуть действие Или кнопка Вернуть действие на панели инструментов Стандартная. (К ней также Присоединена кнопка, раскрывающая список действий, допускающих возврат.)

    Расширенный буфер обмена. При компиляции документа путем использования фрагментов текста, взятых из разных первоисточников, удобно пользоваться расширенным буфером обмена. Необходимые элементы управления находятся на панели инструментов Буфер обмена (Вид > Панели инструментов > Буфер обмена).

    Панель инструментов Буфер обмена имеет три ряда по четыре ячейки для хранения данных (очередной ряд открывается только при заполнении предыдущего). О содержании конкретной ячейки можно судить по всплывающей подсказке, отображаемой при наведении указателя мыши на ячейку. При переполнении расширенного буфера обмена ячейки сдвигаются вниз, очередной элемент поступает в последнюю ячейку, содержимое первой ячейки теряется.

    Автотекст. Автотекст — это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом. Их принцип действия состоит в следующем.

    Текстовый процессор хранит словарь автотекста, состоящий из слов и фраз, встречающихся в документах достаточно часто. При вводе первых четырех символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы. Если это то, что имел в виду пользователь, он завершает ввод всего фрагмента нажатием клавиши ENTER — так работает функция автозавершения. Однако пользователь может самостоятельно выбрать необходимый элемент текста из списка с иерархической структурой — это функция автотекста. Список элементов автотекста открывается с помощью панели инструментов Авто текст (Вид > Панели инструментов » Автотекст).

    Настройку словаря автотекста выполняют в диалоговом окне Автозамена (Сервис > Автозамена > Автотекст). Простейший способ наполнения словаря новым содержанием — выделить текст на экране, щелкнуть на кнопке Автотекст на панели инструментов Автотекст и в открывшемся диалоговом окне использовать кнопку Добавить.

    Использование средства автозамены при вводе. Последние версии текстового процессора Microsoft Word позволяют эффективно сократить объем вводимого текста за счет использования средства Автозамена. Оно позволяет заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным (желательно коротким) сочетанием других символов. Например, если в тексте очень часто встречается словосочетание «муниципальный округ», его можно заменить коротким сочетанием «.мг». Соответственно вместо «муниципальных округов» использовать «.мв», а вместо «муниципального округа» — «.мак Точку перед символами ставят специально, чтобы отличать их от двухбуквенных предлогов или союзов.

    Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окне Сервис > Автозамена. Для этого надо установить флажок Заменять при вводе, ввести заменяемую комбинацию в поле Заменить, а замещающую комбинацию в поле На, после чего пополнить список автозамены щелчком на кнопке Добавить.

    Как будет показано ниже, средство автоматической замены символов при вводе используется также для ввода специальных символов. Например, выполнив соответствующие настройки, можно вводить греческие буквы я и р обычным русским текстом: «пи» или «ро».

    Ввод специальных и произвольных символов. При вводе текста часто существует необходимость ввода специальных символов, не имеющих соответствующей клавиши в раскладке клавиатуры, а также произвольных символов, раскладка для которых неизвестна. Основным средством для ввода специальных и произвольных символов, а также для закрепления их за избранными клавишами является диалоговое окно Символ (Вставка > Символ). Данное диалоговое окно имеет две вкладки: Символы и Специальные символы.

    На вкладке Специальные символы присутствует список специальных символов, таких, как «длинное» («полиграфическое») тире, «копирайт», «торговая марка» и Других. Для вставки такого символа достаточно щелкнуть на кнопке Вставить. Вместе с тем, для большинства специальных символов существуют клавиатурные комбинации — они приведены в списке, и их стоит запомнить. На первых порах, пока навык их ввода не закреплен, это окно используют для получения справки. В том же окне имеются кнопки Автозамена и Клавиша, позволяющие либо выполнять ввод специальных символов обычными символами и автоматически производить замену, либо закрепить специальный символ за избранной комбинацией клавиш.

    На вкладке Символы представлены элементы управления для ввода произвольных символов любых символьных наборов. Центральное положение в окне занимает таблица символов текущего набора. Выбор шрифта выполняют в раскрывающемся списке Шрифт. Если шрифт относится к категории универсальных шрифтов UNICODE, то для него имеется и возможность выбора символьного набора в соответствующем раскрывающемся списке Набор. Если символ надо вставить только один раз, достаточно щелкнуть на командной кнопке Вставить. Если предполагается многократное использование данного символа, за ним можно закрепить постоянную комбинацию клавиш (кнопка Клавиша) или создать элемент для списка Автозамена с помощью одноименной кнопки.

    Базовые приемы редактирования текста мы рассмотрели в разделе, посвященном стандартному приложению Блокнот. В данном разделе мы рассмотрим специальные средства редактирования, характерные для текстового процессора Microsoft Word.

    Режимы вставки и замены символов. Текстовый процессор предоставляет возможность выбора между двумя режимами редактирования текста: режимом, вставки и режимом замены. В режиме вставки вводимый текст «раздвигает» существующий текст, а в режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Режим вставки применяют при разработке основных содержательных блоков текстовых документов, а режим замены — при редактировании стандартных форм и стандартных элементов (колонтитулов, реквизитных элементов в письмах, служебных записках, бланках). Текущий режим правки текста индицируется на экране индикатором Замена. В режиме замены включен индикатор ЗАМ в строке состояния окна программы, в противном случае он выключен. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы. Настройка режима правки выполняется на вкладке Правка диалогового окна Параметры (Сервис > Параметры » Правка).

    Если установлены флажки Режим замены и Использовать клавишу INS для вставки правка осуществляется в режиме замены символов. Если оба эти флажка сброшен в то режим можно выбирать с помощью клавиши INSERT. Если флажок Режим замены сброшен, а флажок Использовать клавишу INS для вставки установлен, то правь осуществляется в режиме вставки.

    Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. При подготовке технической документации особую роль играют смысловыми синонимы к используемым глаголам. Для выделенного слова тезаурус удобно вызывать через пункт Синонимы контекстного меню. Однако этот прием срабатывать далеко не для всех слов (преимущественно для глаголов в неопределенной форме Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды строки мен Сервис > Язык > Тезаурус.

    Средства автоматизации проверки правописания. Средства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописания автоматический и командный.    

    Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописание диалогового окна Параметры (Сервис > Параметры > Правописание). В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркивают; красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, — зеленым. Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пункт Орфография или Грамматика. С их помощью открывается диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления предполагаемой ошибки.

    Встроенное автоматическое средство проверки правописания является, по существу, экспертной системой и допускает настройку.

    Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все дополнения и изменения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь может создать несколько специализированных словарей, ориентированных на различные области знаний (экономика, право, вычислительная техника и т. п.).

    В командном режиме проверка правописания выполняется независимо от установки элементов управления на вкладке Сервис > Параметры > Правописание. Запуск средства проверки выполняют командой Сервис > Правописание. Проверка начинается от начала документа и продолжается до появления первой ошибки.

    Рецензирование текста. Под рецензированием можно понимать два процесса; редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно — новый вариант и старый «сосуществуют» в рамках одного документа на правах различных версий.

    Основным средством рецензирования является панель Рецензирование (Вид > Панели управления > Рецензирование). На ней представлены четыре группы элементов управления, предназначенных для:

  • выбора цвета выделения примечаний;
  • сохранения версий документа.

    Для создания примечания служит кнопка Добавить примечание. При ее использовании последнее слово текста выделяется заданным цветом и открывается дополнительная панель для ввода текста примечания. Когда примечание создано, его можно просмотреть в форме всплывающей подсказки, если навести указатель мыши на выделенное слово. Вместе с текстом примечания отображаются сведения о том, кто его внес.

    Для регистрации изменений в тексте служит кнопка Исправления. Все редактирование текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выделяется особым методом (метод выделения можно задать на вкладке Исправления диалогового окна Сервис > Параметры). Прочие элементы управления панели Рецензирование позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать их или отвергать.

    Если документ проходит многоступенчатое редактирование, часто возникает необходимость хранить его промежуточные версии. Microsoft Word позволяет хранить несколько версий документа в одном файле.

     

    2.5. Форматирование текста

     

    Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

  • выбор и изменение гарнитуры шрифта;
  • управление размером шрифта;
  • управление начертанием и цветом шрифта;
  • управление методом выравнивания;    
  • создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);
  • управление параметрами абзаца.

    Все инструментальные панели программы Microsoft Word можно сделать плавающими. Перетаскиванием за рубчик, имеющийся на левом краю панели, их можно переместить в любое место экрана, в том числе и вне пределов основного рабочего окна.

    Настройка шрифта. При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду следующие обстоятельства:

    Выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст до очередной смены гарнитуры.

    Особенность текстовых процессоров Microsoft Word состоит в том, что они ориентированы на работу с многоязычными шрифтовыми
    наборами (UNICODE). Выбор других шрифтовых наборов действует только до
    ближайшего переключения раскладки клавиатуры с основной (английской)
    на дополнительную (русскую), после чего происходит неконтролируемый автоматический возврат к использованию одного из шрифтов UNICODE, зарегистрированных в операционной системе.

    Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат > Шрифт). В версии Microsoft Word данное диалоговое окно имеет три вкладки: Шрифт, Интервал и Анимация.

    На вкладке Шрифт выбирают:

    гарнитуру шрифта;

    его размер (измеряется в полиграфических пунктах, примерно равных 0,3 мм);

    вариант начертания;

    цвет символов;

    наличие подчеркивания;

    характер видоизменения.

    При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду, что существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства.

    Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами не являются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения.

    При выборе размера шрифта руководствуются назначением документа, а также вертикальным размером печатного листа.

    Из прочих, нерассмотренных здесь средств управления шрифтами надо отметить управление интервалом между символами и возможность использования эффектов анимации. Интервал задается путем выбора одного из трех значений (Обычный, Разреженный, Уплотненный) на вкладке Формат > Шрифт > Интервал.

    Эффекты анимации используют очень редко и только при подготовке электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора.

    Настройка метода выравнивания. Все последние версии текстового процессора Microsoft Word поддерживают четыре типа выравнивания: по левому краю; по центру; по правому краю; по ширине.

    Набор метода выполняют соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование или из раскрывающегося списка Формат > Абзац > Отступы и интервалы > Выравнивание. Избранный метод действует на текущий и последующие вводимые абзацы. Выбор метода выравнивания определяется назначением документа.

    Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца: величина отступа слева (от левого поля); величина отступа справа (от правого поля); величина отступа первой строки абзаца («красная строка»); величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него.

    Для печатных документов величину отступа для основного текста, как правило, не задают (необходимое положение текста определяется шириной полей), но ее задают для дополнительных материалов и заголовков, если они не выравниваются по центру.

    Роль отбивок между абзацами, как и роль отступа первой строки абзаца, состоит в том, чтобы визуально выделить абзацы. При этом следует помнить, что эти средства несовместимы.

    Обычная практика назначения формата состоит в том, что для документов простой структуры (художественных) используют отступ первой строки (это особенно важно для текстов на русском и немецком языках), а для документов сложной структуры (научно-технических) и документов на английском языке используют отбивки между абзацами. Промежуточное положение занимают документы, относящиеся к естественнонаучным и гуманитарным дисциплинам, — при их подготовке кроме точки зрения автора руководствуются сложившейся практикой и устоявшимися традициями.

    Средства создания маркированных и нумерованных списков. Специальное оформление маркированных и нумерованных списков редко применяют в художественных документах и персональной переписке, но в служебных документах и, особенно, в web-документах оно используется очень широко. В web-документах оформление маркированных списков особо усиливают за счет применения специальных графических маркеров, стиль которых должен тематически сочетаться с содержанием и оформлением документов.

    Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройку выполняют в диалоговом окне Список, открываемом командой Формат > Список. Данное окно имеет три вкладки: Маркированный список, Нумерованный список и Многоуровневый список. В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужного достаточно щелкнуть на избранном образце.

    Вход в список может осуществляться автоматически или по команде. Чтобы автоматически создать маркированный список, достаточно начать запись строки с ввода символа «*». По завершении строки и нажатии клавиши ENTER символ «*» автоматически преобразуется в маркер, а на следующей строке маркер будет установлен автоматически. Для автоматического создания нумерованного списка достаточно начать строку с цифры, после которой стоят точка и пробел, например «1.», «2.» и т. д. Этот метод позволяет начать нумерацию с любого пункта (не обязательно с единицы).

    Для создания списка по команде служат кнопки Нумерация и Маркеры, представленные на панели Форматирование. Как маркированный, так и нумерованный список легко превратить в многоуровневый. Для перехода на новые (или возврата на предшествующие уровни) служат кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели Форматирование.

    Для списков с очень глубоким вложением уровней (более трех) можно настроить стиль оформления каждого из уровней. Для этого служит командная кнопка Изменить на вкладке Многоуровневый диалогового окна Список (Формат > Список).

    Характерной особенностью процессора Microsoft Word, связанной с его ориентацией на создание web-документов, является возможность использования графических маркеров. Для выбора графических маркеров служит командная кнопка Рисунок на- кладке Маркированный диалогового окна Список (Формат > Список). Она открывает диалоговое окно Рисованный маркер, в котором можно выбрать желаемый маркер, в том числе и анимированный (на вкладке Фильмы).

    Для завершения маркированного или нумерованного списка и выхода из режима его создания достаточно по завершении ввода последней строки дважды нажать клавишу ENTER.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    3. ПРИЕМЫ И СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ РАЗРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

     

    К приемам автоматизации ввода и редактирования текста относятся средства Автотекст, Автозамена, средства проверки правописания, средства расстановки переносов, средства поиска и замены фрагментов текста,

    К наиболее общими средствами автоматизации обработки и оформления документов, к числу которых относятся стили оформления, абзацев, шаблоны документов и темы оформления.

    Абзац — элементарный объект оформления любого документа. Каждый заголовок Документа тоже рассматривается как отдельный абзац. Выше мы видели, что в меню формат Абзац имеется немало различных элементов управления, и выполнять их застройку для каждого абзаца отдельно. Неэффективная и утомительная задача. Она автоматизируется путем использования понятия стиль.

    Стиль оформления — это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев а заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.

    Особенностью текстовых процессоров Microsoft Word является то, что они поддерживают два типа стилей: стили абзаца и знаковые стили (стили символов). С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Наличие двух типов стилей позволяет реализовать довольно сложные приемы форматирования, например когда внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, содержатся фрагменты текста, оформленные другим шрифтом.

    Работа со стилями состоит в создании, Настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после ее установки. Их используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование.

    Настройка стиля. Настройку стиля выполняют в диалоговом окне Стиль (Формат > Стиль). Настраиваемый стиль выбирают в списке Стили (при этом на панелях Абзац и Знаки отображаются образцы, применения данного стиля). Для изменения стиля служит командная кнопка Изменить, открывающая диалоговое окно Изменение стиля. Каждый из компонентов стиля настраивается в отдельном диалоговом окне. Выбор компонента выполняют в меню, открываемом с помощью командной кнопки Формат.

    Создание стиля. Для создания стиля служит командная кнопка Создать в диалоговом окне Стиль (Формат > Стиль) — она открывает диалоговое окно Создание стиля. В данном окне следует:

    ввести название нового стиля в поле Имя;

    выбрать тип стиля (стиль абзаца или знаковый стиль);
    выбрать стиль, на котором основан новый стиль;

    казать стиль следующего абзаца;

    приступить к настройке элементов стиля щелчком на кнопке Формат.

    Наследование стиля. Важной чертой программы является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это позволяет, во-первых, сократить до минимума настройку стиля, сосредоточившись только на его отличиях от базового, а во-вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом.

    Шаблоны – совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее, сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть — это шаблоны, причем некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с программой и устанавливается на компьютере вместе с ней.

    По своей сути, шаблоны — это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении же мы записываем новый документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.

    Использование шаблона для создания документа. По команде Файл > Создать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором можно выбрать шаблон, на базе которого документ будет разрабатываться. В этом случае документ сразу получает несколько готовых стилей оформления, содержавшихся в шаблоне.

    Изменение шаблона готового документа. Эта достаточно редкая операция выполняется с помощью диалогового окна Шаблоны и настройки (Сервис > Шаблоны и настройки). Для смены текущего шаблона следует использовать кнопку Присоединить и в открывшемся диалоговом окне Присоединение шаблона выбрать Нужный шаблон.

    Создание нового шаблона на базе шаблона. По команде Файл > Создать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором следует включить переключатель Шаблон и выбрать стандартный шаблон, на базе которого он создается. После настройки стилей и редактирования содержания выполняется сохранение шаблона командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

    Создание нового шаблона на базе документа. Если готовый документ может быть использован в качестве заготовки для создания других документов, его целесообразно сохранить как шаблон. Командой Файл > Открыть открывают готовый документ, в нем правят содержание и настраивают стили, а потом сохраняют документ как шаблон командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

    Темы. Последняя версия текстового процессора Microsoft Word имеет специальное средство автоматического оформления, предназначенное в первую очередь для электронных документов (для web-документов и документов, распространяемых в формате процессора). Это средство называется темы. Тема представляет собой совокупность следующих элементов оформления:

  • фоновый узор;
  • стили оформления основного текста и заголовков;
  • стиль оформления маркированных списков;
  • стиль графических элементов оформления (линий).

    Доступ к выбору тем выполняется командой Формат > Темы.

     

    СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

     

  1. Гукин Д. IBM-совместимый компьютер: Устройство и модернизация: Пер. с англ.– М.: Мир, 2005.
  2. Информатика / Под ред. Н.В. Макаровой.–М.: Финансы и статистика, 2004.
  3. Информатика: Учебник / Под ред. Н.В. Макаровой. М., 2002.
  4. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.–СПб.: Питер, 2005.
  5. Попов В.В. Основы компьютерных технологий. –М.: Финансы и статистика, 2004.
  6. Хамахер К., Вранешич З., Заки С. Организация ЭВМ.–СПб.: Питер, 2006.
  7. Хомоненко А.Д. Основы современных компьютерных технологий//Учебное пособие для вузов. – С-Пбт: Корона принт, 2004.
  8. Фигурнов В.Э.. IBM РС для пользователя. — М.:ИНФРА, 2004.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     


     

<

Комментирование закрыто.

WordPress: 23.26MB | MySQL:119 | 2,033sec