Общая характеристика MS Excel

<

110413 2359 1 Общая характеристика MS Excel Microsoft Excel (полное название Microsoft Office Excel) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Входит в состав пакета Microsoft Office.

При помощи Excel можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 600 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.

Для графического представления данных помимо нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, настраиваемые типы, помогающие наглядно отразить тематику диаграммы.

Использование механизма связи и внедрения объектов (OLE2) позволяет широко использовать дополнительные графические редакторы, редактор формул и многие другие утилиты, поддерживающие механизм OLE2. Особенностью данного механизма является то, что любой объект в документе (рисунок, видеоизображение, текст) можно редактировать непосредственно в основном документе, не прибегая к помощи дополнительных программ.

Удобство работы с таблицей сказывается на производительности, поэтому в Excel таблицы и работа с ними организованы таким образом, чтобы обеспечить максимальные возможности при минимуме усилий со стороны пользователя. Все таблицы сразу объединены в рабочие книги. Доступ к нужной таблице осуществляется путем щелчка по корешку этой таблицы, на которой написано ее имя. Имя таблицы можно изменить в любой момент, причем не нужно ограничиваться принятыми для имен файлов соглашениями. Есть возможность редактирования таблицы непосредственно в ячейке, что позволяет указать в ней одновременно различные шрифты и их стили.

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных и построением диаграмм. В Excel включены мощные инструменты анализа – сводные таблицы и диаграммы. С их помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержащие большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими щелчками кнопкой мыши приводить их в удобный и читаемый вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программы-мастера.

Технология IntelliSense является неотъемлемой частью любого приложения семейства Microsoft Office для Windows 9х. Например, механизм авто коррекции доступен в любом приложении Microsoft Office, в том числе и в Microsoft Excel 2003.

Как и во многих других программах в среде Windows, рабочий лист представляется в виде отдельного окна со своим собственным заголовком — это окно называется окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов. На одной рабочей странице в распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв от АА, АВ и т.д. В окне Excel, как и в других программах семейства Microsoft Office, под заголовком окна находится строка меню.

Чуть ниже находятся панели инструментов: «Стандартная» и «Форматирование». Кнопки на панели инструментов позволяют быстро и легко вызывать многие функции Excel.

Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно, выделив соответствующие ячейки и открыв меню «Формат». Выбрав команду «Ячейки» в меню «Формат». После этого на экране появится диалог, в котором будут указаны различные шрифты, можно выбрать любой шрифт из списка предложенных. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне «Пример». Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.

110413 2359 2 Общая характеристика MS Excel

Рис. 1 Интерфейс Microsoft Excel 2003

 

Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив, полужирный или с подчёркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.

Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню «Формат ячейки», а в появившемся диалоге — вкладку «Число». Выбирается в группе слева строку «Денежный». Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который может быть двух видов: чтобы лучше понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа.

 

2.2 Использование сводных таблиц для анализа данных

110413 2359 3 Общая характеристика MS ExcelСводная таблица — это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а

Рис. 2 Пример сводной таблицы

 

также отобразить детальные данные области (см. рис. 2). В сводной таблице содержатся поля, подводящие итоги исходных данных в нескольких строках. Переместив кнопку поля в другое место сводной таблицы, можно изменить представление данных [4, 295].

Поле страницы — это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область страничной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Область» является полем страницы, которое можно использовать для подведения итогов по регионам. При указании другого элемента поля страницы происходит пересчет сводной таблицы для отображения итогов, связанных с этим элементом.

Элементы поля страницы объединяют записи или значения поля или столбца исходного списка (таблицы). В этом примере, элементу «Восток», отображаемому в поле страницы «Область», приведены в соответствие все данные по восточному региону.

Поле данных — это поле исходного списка или таблицы, содержащее данные. В этом примере поле «Сумма по Заказ» является полем данных, подводящим итоги исходных данных в поле или столбце «Сумма заказа». В поле данных обычно подводятся итоги группы чисел (например статистика или количество сбыта), хотя текущие данные могут быть и текстовыми. По умолчанию в сводной таблице подведение итогов текстовых данных производится с помощью итоговой функции «Кол-во значений», а числовых данных — с помощью итоговой функции «Сумма».

Элементы поля — это подкатегории поля сводной таблицы. В данном примере значения «Мясо» и «Дары моря» являются элементами поля в поле «Продукты». Элементы поля представляют записи в поле или столбце исходных данных. Элементы поля появляются в виде заголовков строк или столбцов, а также в раскрывающемся списке для полей страниц.

Поля строки — это поля исходного списка или таблицы, помещенные в область строчной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Продукты» и «Продавец» являются полями строки. Внутренние поля строки (например «Продавец») в точности соответствуют области данных; внешние поля строки (например «Продукты») группируют внутренние [1, с. 475].

Поле столбца — это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область столбцов. В этом примере «Кварталы» является полем столбца, включающим два элемента поля «КВ2» и «КВ3».

Областью данных называется часть сводной таблицы, содержащая итоговые данные. В ячейках области данных отображаются итоги для элементов полей строки или столбца. Значения в каждой ячейке области данных соответствуют исходным данным. В примере выше в ячейке C6 суммируются все записи исходных данных, содержащие одинаковое название продукта, распространителя и определенный квартал («Мясо», «ТОО Мясторг» и «КВ2»).

2.3 Создание сводных таблиц данных

 

Сводную таблицу можно создать на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, нескольких листах Microsoft Excel, во внешней базе данных, а также в другой сводной таблице.

Команда Данные, Сводная таблица вызывает Мастера сводных таблиц для построения сводов — итогов определенных видов на основании данных списков, других сводных таблиц, внешних баз данных, нескольких разрозненных областей данных электронной таблицы MS Excel. Сводная таблица обеспечивает различные способы агрегирования информации [3, c. 412].

Мастер сводных таблиц осуществляет построение сводной таблицы в несколько этапов:

Этап 1. Указание вида источника сводной таблицы:

— использование списка (базы данных Excel);

— использование внешнего источника данных;

— использование нескольких диапазонов консолидации;

— использование данных из другой сводной таблицы.

В зависимости от вида источника изменяются последующие этапы работы по созданию сводной таблицы. Рассмотрим наиболее распространенный случай использования списков при построении сводных таблиц.

Этап 2. Указание диапазона ячеек, содержащего исходные данные. Список (база данных Excel) должен обязательно содержать имена полей (столбцов). Полное имя диапазона ячеек записывается в виде

[имя_книги]имя_листа!диапазон ячеек

110413 2359 4 Общая характеристика MS ExcelЕсли предварительно установить курсор в список, для которого строится сводная таблица, интервал ячеек будет автоматически указан. Для ссылки на закрытый интервал другой рабочей книги нажимается кнопка <Обзор>, в одноименном диалоговом окне выбирается диск, каталог и файл закрытой рабочей книги, вводится имя рабочего листа и диапазон ячеек либо имя блока ячеек.

Этап 3 . Построение макета сводной таблицы. Структура сводной таблицы состоит из следующих областей, определяемых в макете (рис. 3.):

110413 2359 5 Общая характеристика MS Excel

<

Рис. 3. Схема макета сводной таблицы

 

страница — на ней размещаются поля, значения которых обеспечивают отбор записей на первом уровне; на странице может быть размещено несколько полей, между которыми устанавливается иерархия связи — сверху вниз; страницу определять необязательно;

столбец — поля размещаются слева направо, обеспечивая группировку данных сводной таблицы по иерархии полей; при условии существования области страницы или строки определять столбец необязательно;

строка — поля размещаются сверху вниз, обеспечивая группировку данных таблицы по иерархии полей; при условии существования области страницы или столбцов определять строку необязательно;

данные — поля, по которым подводятся итоги, согласно выбранной функции; область определять обязательно.

Размещение полей выполняется путем их перетаскивания при нажатой левой кнопке мыши в определенную область макета. Каждое поле размещается только один раз в областях: страница, строка или столбец. По этим полям можно формировать группы и получать итоговые значения в области данные — группировочные поля. В области данные могут находиться поля произвольных типов, одно и то же поле может многократно размещаться в области данные. Для каждого такого поля задается вид функции и выполняется необходимая настройка.

Для изменения структуры сводной таблицы выполняется перемещение полей из одной области в другую (добавление новых, удаление существующих полей, изменение местонахождения поля). Для сводных таблиц существен порядок следования полей (слева направо, сверху вниз), изменяется порядок следования полей также путем их перемещения.

В макете сводной таблицы можно выполнить настройку параметров полей, размещенных в области данных. Эта настройка полей осуществляется с помощью диалогового окна «Вычисление поля сводной таблицы».

Для этого следует установить курсор на настраиваемое поле и дважды нажать левую кнопку мыши для вызова диалогового окна «Вычисление поля сводной таблицы», в котором можно переименовать поле, изменить операцию, производимую с данными поля, или изменить формат представления числа.

Кнопка «Дополнительно» вызывает панель Дополнительные вычисления для выбора функций, список которых приведен в табл. 1. При использовании функции сравнения (Отличие, Доля, Приведенное отличие) выбирается Поле и Элемент, с которым будет производиться сравнение. Список Поле содержит поля сводной таблицы, с которым связаны базовые данные для пользовательского вычисления. Список Элемент содержит значения поля, участвующего в пользовательском вычислении.

110413 2359 6 Общая характеристика MS ExcelЭтап 4. Выбор места расположения и параметров сводной таблицы. В появляющемся на четвертом шаге диалоговом окне (рис. 4) можно выбрать место расположения сводной таблицы, установив переключатель новый лист или существующий лист, для которого необходимо задать диапазон размещения. После нажатия кнопки <Готово> будет сформирована сводная таблица со стандартным именем.

110413 2359 7 Общая характеристика MS Excel

Рис. 4 Диалоговое окно «Вычисление поля сводной таблицы»

Таблица 1 Виды дополнительных функций над полем в области данных

Функция

   

Результат

   

Отличие 

Значения ячеек области данных отображаются в виде разности с заданным элементом, указанным в списках поле и элемент

Доля

Значения ячеек области данных отображаются в процентах к заданному элементу, указанному в списках поле и элемент

   

Приведенное отличие 

Значения ячеек области данных отображаются в виде разности с заданным элементом, указанным в списках поле и элемент, нормированной к значению этого элемента

   

С нарастающим итогом в поле

Значения ячеек области данных отображаются в виде нарастающего итога для последовательных элементов. Следует выбрать поле, элементы которого будут отображаться в нарастающем итоге

Доля от суммы по строке 

Значения ячеек области данных отображаются в процентах от итога строки 

Доля от суммы по столбцу 

Значения ячеек области данных отображаются в процентах от итога столбца 

Доля от общей суммы 

Значения ячеек области данных отображаются в процентах от общего итога сводной таблицы 

Индекс 

При определении значений ячеек области данных используется следующий алгоритм: ((Значение в ячейке) * (Общий итог)) / ((Итог строки) * (Итог столбца)) 

 

 110413 2359 8 Общая характеристика MS Excel

Рис. 5 Диалоговое окно «Мастер сводных таблиц» на 4-м этапе

 

Кнопка <Параметры> в диалоговом окне 4-го шага вызывает диалоговое окно «Параметры сводной таблицы», в котором устанавливается вариант вывода информации в сводной таблице:

общая сумма по столбцам — внизу сводной таблицы выводятся, общие итоги по столбцам;

общая сумма по строкам — в сводной таблице формируется итоговый столбец;

сохранить данные вместе с таблицей — сохраняется не только макет, но и результат построения сводной таблицы, на который можно ссылаться из других таблиц;

автоформат — позволяет форматировать сводную таблицу с помощью команды Формат, Автоформат и другие параметры.

 

2.4 Средства анализа данных

 

В состав Microsoft Excel входит набор средств анализа данных (так называемый пакет анализа), предназначенный для решения сложных статистических и инженерных задач. Для анализа данных с помощью этих инструментов следует указать входные данные и выбрать параметры; анализ будет выполнен с помощью подходящей статистической или инженерной макрофункции, а результат будет помещен в выходной диапазон. Другие средства позволяют представить результаты анализа в графическом виде [4, 195].

В Microsoft Excel представлено большое число статистических, финансовых и инженерных функций. Некоторые из них являются встроенными, другие доступны только после установки пакета анализа.

Средства, которые включены в пакет анализа данных, описаны ниже. Они доступны через команду Анализ данных меню Сервис. Если этой команды нет в меню, необходимо загрузить надстройку Пакет анализа.

1. Дисперсионный анализ. Существует несколько видов дисперсионного анализа. Требуемый вариант выбирается с учетом числа факторов и имеющихся выборок из генеральной совокупности.

Однофакторный дисперсионный анализ используется для проверки гипотезы о сходстве средних значений двух или более выборок, принадлежащих одной и той же генеральной совокупности. Этот метод распространяется также на тесты для двух средних (к которым относится, например, t-критерий).

Двухфакторный дисперсионный анализ с повторениями. Представляет собой более сложный вариант однофакторного анализа с несколькими выборками для каждой группы данных.

Двухфакторный дисперсионный анализ без повторения. Представляет собой двухфакторный анализ дисперсии, не включающий более одной выборки на группу. Используется для проверки гипотезы о том, что средние значения двух или нескольких выборок одинаковы (выборки принадлежат одной и той же генеральной совокупности). Этот метод распространяется также на тесты для двух средних, такие как t-критерий.

2. Корреляционный анализ. Корреляционный анализ применяется для количественной оценки взаимосвязи двух наборов данных, представленных в безразмерном виде. Коэффициент корреляции выборки представляет отношение ковариации двух наборов данных к произведению их стандартных отклонений и рассчитывается по следующим формулам. Корреляционный анализ дает возможность установить, ассоциированы ли наборы данных по величине, то есть, большие значения из одного набора данных связаны с большими значениями другого набора (положительная корреляция), или, наоборот, малые значения одного набора связаны с большими значениями другого (отрицательная корреляция), или данные двух диапазонов никак не связаны (нулевая корреляция). Для вычисления коэффициента корреляции между двумя наборами данных на листе используется статистическая функция КОРРЕЛ.

3. Ковариационный анализ. Ковариация является мерой связи между двумя диапазонами данных. Используется для вычисления среднего произведения отклонений точек данных от относительных средних. Ковариационный анализ дает возможность установить, ассоциированы ли наборы данных по величине, то есть, большие значения из одного набора данных связаны с большими значениями другого набора (положительная ковариация), или, наоборот, малые значения одного набора связаны с большими значениями другого (отрицательная ковариация), или данные двух диапазонов никак не связаны (ковариация близка к нулю). Вычисления ковариации для отдельной пары данных производятся с помощью статистической функции КОВАР.

4. Описательная статистика. Это средство анализа служит для создания одномерного статистического отчета, содержащего информацию о центральной тенденции и изменчивости входных данных. MS Excel включает и другие средства для статистического анализа: регрессионный анализ; анализ Фурье; скользящее среднее; персентиль и т.д.

 

 


III. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОИЗВОДСТВО РАБОТ



 

Согласно ГОСТ 12.2.032-78 конструкция рабочего места и взаимное расположение всех его элементов должно соответствовать антропометрическим, физическим и психологическим требованиям. Большое значение имеет также характер работы. В частности, при организации рабочего места программиста должны быть соблюдены следующие основные условия: оптимальное размещение оборудования, входящего в состав рабочего места; достаточное рабочее пространство, позволяющее осуществлять все необходимые движения и перемещения; необходимо естественное и искусственное освещение для выполнения поставленных задач; уровень акустического шума не должен превышать допустимого значения.

Главными элементами рабочего места программиста являются письменный стол и кресло. Основным рабочим положением является положение сидя. Рабочее место для выполнения работ в положении сидя организуется в соответствии с ГОСТ 12.2.032-78.

При работе в положении сидя рекомендуются следующие параметры рабочего пространства: ширина не менее 700 мм; глубина не менее 400 мм; высота рабочей поверхности стола над полом 700-750 мм.

Оптимальными размерами стола являются: высота 710 м; длина стола 1300 мм; ширина стола 650 мм. Поверхность для письма должна иметь не менее 40 мм в глубину и не менее 600 мм в ширину. Под рабочей поверхностью должно быть предусмотрено пространство для ног: высота не менее 600 мм; ширина не менее 500 мм; глубина не менее 400 мм.

Важным элементом рабочего места программиста является кресло. Оно выполняется в соответствии с ГОСТ 21.889-76.

ОХРАНА ТРУДА ОПЕРАТОРА ЭВМ

 

К самостоятельной работе с ЭВМ допускаются лица прошедшие специальную подготовку, в том числе на III группу электробезопасности, обязательный медицинский осмотр и инструктаж по охране труда, не имеющие противопоказаний по состоянию здоровья. Женщины со времени установления беременности и в период кормления ребенка грудью к выполнению всех видов работ, связанных с использованием ЭВМ, не допускаются.

Пользователи ЭВМ должны соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленные режимы труда и отдыха. При работе с ЭВМ возможно воздействие на работающих следующих опасных и вредных производственных факторов: ионизирующие и неионизирующие излучения видеотерминалов; поражение электрическим током при работе на оборудовании без защитного заземления, а также со снятой задней крышкой видеотерминала; зрительное утомление, а также неблагоприятное воздействие на зрение мерцаний символов и фона при неустойчивой работе видеотерминала, нечетком изображении на экране;

При работе с ЭВМ необходимо использовать защитные экраны.

Помещение с ЭВМ должно быть оснащено медицинской аптечкой первой помощи, системой кондиционирования воздуха или вытяжной вентиляцией.

Пользователи ЭВМ обязаны соблюдать правила пожарной безопасности, знать места расположения первичных средств пожаротушения. Помещение с ЭВМ должно быть оснащено двумя углекислотными огнетушителями и автоматической системой пожарной сигнализации.

О каждом несчастном случае с работником пострадавший или очевидец несчастного случая обязан немедленно сообщить администрации учреждения. При неисправности оборудования прекратить работу и сообщить администрации учреждения.

В процессе работы пользователи ЭВМ должны соблюдать правила использования средств индивидуальной и коллективной защиты, соблюдать правила личной гигиены, содержать в чистоте рабочее место.

Требования безопасности перед началом работы следующие. Тщательно проветрить помещение с ЭВМ, убедиться, что микроклимат в помещении находится в допустимых пределах: температура воздуха в холодный период года — 22-24°С, в теплый период года -23-25°С, относительная влажность воздуха — 40 — 60 %. Убедиться в наличии защитного заземления оборудования, а также защитных экранов видеомониторов. Включить видеомониторы и проверить стабильность и четкость изображения на экранах.

Требования безопасности во время работы следующие. При paботе с ЭВМ значения визуальных параметров должны находиться в пределах оптимальною диапазона. Клавиатуру располагать на поверхности стола на расстоянии 100-300 мм от края, обращенного к пользователю. Тетрадь для записей располагается на подставке с наклоном 12-15° на расстоянии 55 — 65 см от глаз, которая должна быть хорошо освещена. При работающем видеотерминале расстояние от глаз до экрана должно быть 0,6 — 0,7 м, уровень глаз должен приходиться на центр экрана или на 2/3 его высоты. Изображение на экранах видеомониторов должно быть, с обильным, ясным и предельно четким, не иметь мерцаний символов и фона, на экранах не должно быть бликов и отражений светильников, окон и окружающих предметов.

Суммарное время непосредственной работы с ВДТ и ПЭВМ в течение рабочего дня должно быть не более 6 часов. Продолжительность непрерывной работы с ЭВМ без регламентированного перерыва не должна превышать 2-х часов. Через каждый час работы следует делать регламентированный перерыв продолжительностью 15 мин. Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно-эмоционального напряжения, утомления зрительного анализатора, устранения влияния гиподинамии и гипокинезии, предотвращения развития познотонического утомления следует выполнять комплексы упражнений для глаз, физкультурные минутки и физкультурные паузы.

Заключение

 

В ходе работы были рассмотрены такие средства MS Excel, как анализ «что-если» (и реализующие его таблицы подстановок, надстройки «Поиск решения» и «Подбор параметра»), статистическая обработка данных.

В работе описаны основные моменты, которые требуется знать пользователю при использовании данных средств. Кроме того, был кратко рассмотрен такой мощный инструмент Excel, как формирование сводных таблиц и диаграмм.

Всего сказанного выше достаточно для того, чтобы еще раз убедиться в преимуществах программа работы с электронными таблицами по отношению к ведению расчетов вручную, и, в частности, для того, чтобы склониться в пользу продукта от Microsoft при выборе ПО для работы.

 

Список литературы

 

  1. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 115 с.
  2. Додженков В.А., Колесников Ю.И. Microsoft Excel 2002. — СПб, БХВ-Петербург, 2003 г. – 1056 с.
  3. Вишняков В.А. Вэб-объекты в экономике и управлении. –М.: Изд-во МИУ, 2006г. – 211с.
  4. Ивасенко А.Г., Гридасов А.Ю., Павленко В.А. Информационные технологии в экономике и управлении.– М.: Норус, 2009. – 327 с.
  5. Исаев Г.Н. Информационные системы в экономике. – М.: Омега , 2006. – 367 с.
  6. Коуров Л. В. Информационные технологии. – МН.: Амалфея, 2008. – 431 с.
  7. Кульгин М. Технологии Корпоративных сетей. СПб.: Питер, 2009. – 204 с
  8. Малыхина М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. – Спб.: БХВ-Петербург, 2004. –512 с.
  9. Олейников М. Интернет для всех М.: Компьютерная литература, 2006. – 248 с.
  10. Основы информатики: Учебное пособие / А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова и др.; Под общей редакцией А.Н. Морозевича. – Мн.: Новое знание, 2009. – 231 с.
  11. Симонович С.В. Информатика. Базовый курс. — СПб.: Питер, 2009. – 687 с.
  12. Холмогоров В., Интернет-маркетинг. Краткий курс. – СПб.: Питер, 2007. – 344 с.
<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 0.95MB/0.00193 sec

WordPress: 23.75MB | MySQL:120 | 1,999sec