ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА И СПЕЦИАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ВВОДА ТЕКСТА В MS WORD (АВТОЗАМЕНА, ТЕЗАРИУС, ВВОД СПЕЦИАЛЬНЫХ И ПРОИЗВОЛЬНЫХ СИМВОЛОВ, ПРАВОПИСАНИЯ)

<

052114 1351 110 ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА И СПЕЦИАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ВВОДА ТЕКСТА В MS WORD (АВТОЗАМЕНА, ТЕЗАРИУС, ВВОД СПЕЦИАЛЬНЫХ И ПРОИЗВОЛЬНЫХ СИМВОЛОВ, ПРАВОПИСАНИЯ)Приступая к первому знакомству с текстовым процессором Microsoft Word, следует выполнить ряд первичных настроек. Некоторые средства автоматизации, имеется в программе, могут отвлекать начинающего пользователя от главной зада освоения основных приемов. В ряде случаев из-за работы автоматических результаты операций получаются неожиданными — это препятствует установи обратной связи и эффективному усвоению практических приемов.

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:

создание документа;

ввод текста;    

редактирование текста;

рецензирование текста;    

форматирование текста;

сохранение документа;    

печать документа.    

В текстовом процессоре Microsoft Word принято использовать два метода создания документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.

Создание документа на основе имеющегося документа. Для служебного документооборота этот метод неприемлем! Он потенциально опасен, и потому использовать его нельзя. Тем не менее, им очень широко пользуются.

При создании документа на основе существующего документа:

открывают готовый документ (Файл > Открыть);

сохраняют его под новым именем (Файл >Сохранить как);

выделяют в нем все содержимое (Правка > Выделить все);

удаляют его нажатием клавиши DELETE;

в результате получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

Этот метод характерен для начинающих пользователей, не умеющих создавать шаблоны и пользоваться ими. Метод интуитивно прост, но чреват весьма неприятными ошибками. Если забыть сохранить новый файл под другим именем, можно легко уничтожить ценный документ, даже не успев создать новый. Кроме того, при небрежной правке содержание документа, взятого за основу, может переходить в новый документ. Для документов, исходящих за пределы организации, последствия могут быть катастрофическими.

Создание документа на основе шаблона. Шаблоны — это те же образцы документов, но защищенные от досадных неприятностей. Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом.

  1. Командой Файл > Создать открывают диалоговое окно Создание файла, включают переключатель Создать документ и выбирают шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблон Обычный на вкладке Общие. Созданный документ приобретает имя Документ1, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и дав команду Файл > Сохранить как.
  2. Диалоговое окно Сохранение документа в текстовом процессоре Microsoft Word, отличается от аналогичного окна ранее рассмотренных нами стандартных приложений. Оно предполагает сохранение не только в папку Мои документы, но и в некоторые иные папки.
  3. В левой части окна Сохранение имеется пять кнопок, позволяющих быстро выбрать место расположения сохраняемого файла:

    Журнал — логическая папка. Если нужно сохранить документ в одну из папок, которой пользовались в последнее время, это очень удобное средство доступа.

    Мои документы — традиционная папка для хранения авторских документов в операционных системах Windows.

    Рабочий стол — не слишком удобное место для хранения документов, поскольку его принято содержать «в чистоте», однако есть два случая, когда Рабочий стол используют для хранения документов:

    если документ временный и после просмотра будет удален в Корзину;

    если документом предполагается пользоваться особенно часто (например, если это список номеров телефонов коллег по работе).

    Избранное — особая логическая папка пользователя, предназначенная до нения ярлыков web-страниц. Ее нецелесообразно использовать для создания текстовых документов, но для открытия документов она может использоваться активно.

    Web-папки — особые папки, хранящиеся в web-структурах, например в
    World Wide Web или в корпоративной сети intranet. В общем случае, при использовании web-папок сохранение документа происходит не на локальном компьютере, а на удаленном web-сервере.    

    При необходимости сохранить документ в произвольную папку, не представленную в данном списке, следует выполнить навигацию по файловой структуре с использованием раскрывающей кнопки на правом краю поля Папка.

    Средства отмены и возврата действий. Все операции ввода, редактирования и форматирования текста запоминаются текстовым процессором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш CTRL+Z. Эта команда имеет кумулятивный эффект: серия команд отменяет серию последних действий. Другие аналогичные средства — команда Правка > Отменить действие и кнопка Отменить действие на панели инструментов Стандартная. Длинные последовательности действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскрывающая список, присоединена к кнопке Отменить действие).

    После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда Правка > Вернуть действие Или кнопка Вернуть действие на панели инструментов Стандартная. (К ней также Присоединена кнопка, раскрывающая список действий, допускающих возврат.)

    Расширенный буфер обмена. При компиляции документа путем использования фрагментов текста, взятых из разных первоисточников, удобно пользоваться расширенным буфером обмена. Необходимые элементы управления находятся на панели инструментов Буфер обмена (Вид > Панели инструментов > Буфер обмена).

    Панель инструментов Буфер обмена имеет три ряда по четыре ячейки для хранения данных (очередной ряд открывается только при заполнении предыдущего). О содержании конкретной ячейки можно судить по всплывающей подсказке, отображаемой при наведении указателя мыши на ячейку. При переполнении расширенного буфера обмена ячейки сдвигаются вниз, очередной элемент поступает в последнюю ячейку, содержимое первой ячейки теряется.

    Автотекст. Автотекст — это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом. Их принцип действия состоит в следующем.

    Текстовый процессор хранит словарь автотекста, состоящий из слов и фраз, встречающихся в документах достаточно часто. При вводе первых четырех символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы. Если это то, что имел в виду пользователь, он завершает ввод всего фрагмента нажатием клавиши ENTER — так работает функция автозавершения. Однако пользователь может самостоятельно выбрать необходимый элемент текста из списка с иерархической структурой — это функция автотекста. Список элементов автотекста открывается с помощью панели инструментов Авто текст (Вид > Панели инструментов » Автотекст).

    Настройку словаря автотекста выполняют в диалоговом окне Автозамена (Сервис > Автозамена > Автотекст). Простейший способ наполнения словаря новым содержанием — выделить текст на экране, щелкнуть на кнопке Автотекст на панели инструментов Автотекст и в открывшемся диалоговом окне использовать кнопку Добавить.

    Использование средства автозамены при вводе. Последние версии текстового процессора Microsoft Word позволяют эффективно сократить объем вводимого текста за счет использования средства Автозамена. Оно позволяет заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным (желательно коротким) сочетанием других символов. Например, если в тексте очень часто встречается словосочетание «муниципальный округ», его можно заменить коротким сочетанием «.мг». Соответственно вместо «муниципальных округов» использовать «.мв», а вместо «муниципального округа» — «.мак Точку перед символами ставят специально, чтобы отличать их от двухбуквенных предлогов или союзов.

    Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окне Сервис > Автозамена. Для этого надо установить флажок Заменять при вводе, ввести заменяемую комбинацию в поле Заменить, а замещающую комбинацию в поле На, после чего пополнить список автозамены щелчком на кнопке Добавить.

    Как будет показано ниже, средство автоматической замены символов при вводе используется также для ввода специальных символов. Например, выполнив соответствующие настройки, можно вводить греческие буквы я и р обычным русским текстом: «пи» или «ро».

    Ввод специальных и произвольных символов. При вводе текста часто существует необходимость ввода специальных символов, не имеющих соответствующей клавиши в раскладке клавиатуры, а также произвольных символов, раскладка для которых неизвестна. Основным средством для ввода специальных и произвольных символов, а также для закрепления их за избранными клавишами является диалоговое окно Символ (Вставка > Символ). Данное диалоговое окно имеет две вкладки: Символы и Специальные символы.

    На вкладке Специальные символы присутствует список специальных символов, таких, как «длинное» («полиграфическое») тире, «копирайт», «торговая марка» и Других. Для вставки такого символа достаточно щелкнуть на кнопке Вставить. Вместе с тем, для большинства специальных символов существуют клавиатурные комбинации — они приведены в списке, и их стоит запомнить. На первых порах, пока навык их ввода не закреплен, это окно используют для получения справки. В том же окне имеются кнопки Автозамена и Клавиша, позволяющие либо выполнять ввод специальных символов обычными символами и автоматически производить замену, либо закрепить специальный символ за избранной комбинацией клавиш.

    На вкладке Символы представлены элементы управления для ввода произвольных символов любых символьных наборов. Центральное положение в окне занимает таблица символов текущего набора. Выбор шрифта выполняют в раскрывающемся списке Шрифт. Если шрифт относится к категории универсальных шрифтов UNICODE, то для него имеется и возможность выбора символьного набора в соответствующем раскрывающемся списке Набор. Если символ надо вставить только один раз, достаточно щелкнуть на командной кнопке Вставить. Если предполагается многократное использование данного символа, за ним можно закрепить постоянную комбинацию клавиш (кнопка Клавиша) или создать элемент для списка Автозамена с помощью одноименной кнопки.

    Базовые приемы редактирования текста мы рассмотрели в разделе, посвященном стандартному приложению Блокнот. В данном разделе мы рассмотрим специальные средства редактирования, характерные для текстового процессора Microsoft Word.

    Режимы вставки и замены символов. Текстовый процессор предоставляет возможность выбора между двумя режимами редактирования текста: режимом, вставки и режимом замены. В режиме вставки вводимый текст «раздвигает» существующий текст, а в режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Режим вставки применяют при разработке основных содержательных блоков текстовых документов, а режим замены — при редактировании стандартных форм и стандартных элементов (колонтитулов, реквизитных элементов в письмах, служебных записках, бланках). Текущий режим правки текста индицируется на экране индикатором Замена. В режиме замены включен индикатор ЗАМ в строке состояния окна программы, в противном случае он выключен. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы. Настройка режима правки выполняется на вкладке Правка диалогового окна Параметры (Сервис > Параметры » Правка).

    Если установлены флажки Режим замены и Использовать клавишу INS для вставки правка осуществляется в режиме замены символов. Если оба эти флажка сброшен в то режим можно выбирать с помощью клавиши INSERT. Если флажок Режим замены сброшен, а флажок Использовать клавишу INS для вставки установлен, то правь осуществляется в режиме вставки.

    <

    Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. При подготовке технической документации особую роль играют смысловыми синонимы к используемым глаголам. Для выделенного слова тезаурус удобно вызывать через пункт Синонимы контекстного меню. Однако этот прием срабатывать далеко не для всех слов (преимущественно для глаголов в неопределенной форме Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды строки мен Сервис > Язык > Тезаурус.

    Средства автоматизации проверки правописания. Средства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописания автоматический и командный.    

    Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописание диалогового окна Параметры (Сервис > Параметры > Правописание). В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркивают; красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, — зеленым. Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пункт Орфография или Грамматика. С их помощью открывается диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления предполагаемой ошибки.

    Встроенное автоматическое средство проверки правописания является, по существу, экспертной системой и допускает настройку.

    Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все дополнения и изменения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь может создать несколько специализированных словарей, ориентированных на различные области знаний (экономика, право, вычислительная техника и т. п.).

    В командном режиме проверка правописания выполняется независимо от установки элементов управления на вкладке Сервис > Параметры > Правописание. Запуск средства проверки выполняют командой Сервис > Правописание. Проверка начинается от начала документа и продолжается до появления первой ошибки.

    Рецензирование текста. Под рецензированием можно понимать два процесса; редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно — новый вариант и старый «сосуществуют» в рамках одного документа на правах различных версий.

    Основным средством рецензирования является панель Рецензирование (Вид > Панели управления > Рецензирование). На ней представлены четыре группы элементов управления, предназначенных для:

    выбора цвета выделения примечаний;

    сохранения версий документа.

    Для создания примечания служит кнопка Добавить примечание. При ее использовании последнее слово текста выделяется заданным цветом и открывается дополнительная панель для ввода текста примечания. Когда примечание создано, его можно просмотреть в форме всплывающей подсказки, если навести указатель мыши на выделенное слово. Вместе с текстом примечания отображаются сведения о том, кто его внес.

    Для регистрации изменений в тексте служит кнопка Исправления. Все редактирование текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выделяется особым методом (метод выделения можно задать на вкладке Исправления диалогового окна Сервис > Параметры). Прочие элементы управления панели Рецензирование позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать их или отвергать.

    Если документ проходит многоступенчатое редактирование, часто возникает необходимость хранить его промежуточные версии. Microsoft Word позволяет хранить несколько версий документа в одном файле.

     

     

     

     

     

     

    ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ № 1

     

    В MS Excel создать таблицу по данным о температуре воздуха в городах мира с 1 по 7 января 200_ г.

    Дополнить таблицу данными о температуре до 7 января. Значения ячеек со знаком «?» рассчитываются по формулам. Составьте диаграмму «Средняя температура воздуха с 1.01 по 7.01.200_ г. по городам мира»

     

  4. Запускаем MS Excel.
  5. С помощь мастера таблиц создаем таблицу с заголовками, охватив интервал ячеек $A$1:$E$9.
  6. Вводим название ячеек
  7. Вводим ячейку А9 «Средняя температура по всем городам»
  8. В ячейки А2 –А 8 вводим даты измерения температуры.
  9. В ячейки В2 – В 8 вводим температуру для Москвы, в ячейки С2 –С8 вводим температуру для Рима, в ячейки D2 – D8 – для Парижа, в ячейки Е2 – Е8 для Мадрида.
  10. В ячейке В9 засчитываем среднюю температуру по всем городам, используя формулу СРЗНАЧ. (В2 : Е8)
  11. Получаем среднюю температуру по всем городам, равную -1,10714286.

     

    01.янв 

    -8 

    -4 

    1 

    0 

    02.янв 

    -10 

    -3 

    0 

    5 

    03.янв 

    -11 

    -2 

    2 

    7 

    04.янв 

    -9 

    1 

    -3 

    7 

    05.янв 

    -6 

    -5 

    5 

    8 

    06.янв 

    -7 

    1 

    7 

    9 

    07.янв 

    -8 

    -5 

    -5 

    2 

    Средняя температура по всем городам

    -1,10714 

      

      

      

     

     

     

     

    052114 1351 210 ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА И СПЕЦИАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ВВОДА ТЕКСТА В MS WORD (АВТОЗАМЕНА, ТЕЗАРИУС, ВВОД СПЕЦИАЛЬНЫХ И ПРОИЗВОЛЬНЫХ СИМВОЛОВ, ПРАВОПИСАНИЯ)

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ № 2

     

    Для выполнения задания необходимо разработать с помощью системы подготовки презентаций MS PowerPoint презентацию фирмы, состоящую из 4-х слайдов:

  12. Титульный лист
  13. Маркированный список
  14. Таблица
  15. Диаграмма

     

    1.Запускаем MS PowerPoint

    2. Строим презентацию с использованием мастера шаблона презентаций

    3. Вставляем таблицу и диаграмму из документа MS Excel

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ № 3

     

    Создать базу данных, состоящую из двух связанных по полю № книги таблиц. Внести в базу данных о семи книгах.

    № книги на складе 

    Автор (авторы) 

    Название 

    Стоимость книги 

     

    № книги на складе

    Заказ на книгу 

     

    Создать 2 запроса:

    Запрос 1: Создать форму для вывода данных в первую таблицу и запрос, по которому вывести список названий книг, стоимость которых не меньше 100.

    Запрос 2: Вывести отсортированный по алфавиту список авторов книг итоговая сумма заказов на чьи книги превышает 1000 руб. итоговая сумма вычисляется по формуле: [Стоимость книги] +[Заказ на книгу]

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

     

  16. Информатика / Под ред. Н.В. Макаровой.–М.: Финансы и статистика, 2007.
  17. Информатика: Учебник / Под ред. Н.В. Макаровой. М., 2008.
  18. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.–СПб.: Питер, 2006.
  19. Попов В.В. Основы компьютерных технологий. –М.: Финансы и статистика, 2004.
  20. Хамахер К., Вранешич З., Заки С. Организация ЭВМ.–СПб.: Питер, 2006.
  21. Фигурнов В.Э.. IBM РС для пользователя. — М.:ИНФРА, 2009.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     


     

<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 0.96MB/0.00039 sec

WordPress: 21.88MB | MySQL:117 | 1,492sec