СОВМЕСТНАЯ РАБОТА ПРИЛОЖЕНИЙ MICROSOFT OFFICE

<

060214 1012 1 СОВМЕСТНАЯ РАБОТА ПРИЛОЖЕНИЙ MICROSOFT OFFICEЛюбое предприятие или организация даже самого небольшого масштаба сталкивается с проблемой автоматизации работы отдельных сотрудников и подразделений в целом. Основная проблема – выбрать подходящие программные продукты. Необходимые свойства информационной системы всегда зависят от размеров предприятия и специфики его бизнеса, но все же есть и универсальные требования.

Любое предприятие нуждается в инструментах для работы с текстами (создание, редактирование, оформление документов), а также для обработки данных (электронные таблицы, средства анализа и планирования, СУБД). Но этого, как правило, недостаточно. Ведь с документами работают разные люди, и документы часто состоят из различных частей, включая тексты, числа, таблицы, графики, диаграммы, рисунки, даже звук или видео.

Сегодня все это возможно благодаря созданному Microsoft семейству программ для поддержки деловой офисной деятельности Microsoft Office.

Необходимо отметить, что понятие Microsoft Office не ограничивается выражением «набор продуктов». Это СЕМЕЙСТВО ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ. А это значит, что все приложения семейства Microsoft Office создают единую среду, активно взаимодействуя, друг с другом. В результате при работе в продуктах семейства Microsoft Office пользователь может не задумываться над тем, в каком приложении создавать тот или иной документ. Он просто указывает тип объекта, с которым собирается работать (текст, таблицы, графика), и то, как эти объекты должны быть встроены один в другой или взаимодействовать друг с другом.

Комплект программных продуктов Microsoft Office включает несколько приложений, образующих единую среду для обработки самой различной информации. В состав Microsoft Office 97 входит мощный текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство для подготовки и демонстрации презентаций Microsoft Power Point, а также инструмент организации и планирования работы Microsoft Outlook. Существует профессиональная версия Microsoft Office, в которую помимо перечисленных приложений входит система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.

Microsoft Office отличается тесной интеграцией приложений. Все программы, входящие в состав Microsoft Office, обмениваются информацией друг с другом и делают это достаточно просто. Например, иллюстрацию, как и любой другой объект, можно «связать» с документом, просто «захватив» мышью в одном приложении и «перетащив» на подходящее место в другом (режим «Drag and Drop»). Microsoft Office, начиная с версии для Windows 95, тесно интегрирован с операционной системой и использует все ее достоинства.

При перенесении отдельных объектов из одного приложения в другое помимо обычной операции копирования/вставки возможно использование механизма связывания оригинального объекта и его копии. Это дает возможность эффективной работы с составными документами, в которых используются различные источники. Например, какие-либо данные можно взять из базы Access. Когда они будут обновляться — автоматически любой, кто захочет ознакомиться с таким документом, увидит самые последние цифры.

<

Приложения Microsoft Office допускают обмен любыми данными между любыми приложениями. Кроме того, любое приложение Microsoft Office позволяет поместить в документ (будь это текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок в любом формате, а также видеофрагмент или просто звуковой ролик.

Семейство Microsoft Office содержит набор инструментов, общих для всех приложений. К ним относятся механизмы проверки правописания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания красочных заголовков, редактор организационных диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, редактор фотоизображений, библиотека картинок, и т. д. Сюда же относятся и панели инструментов, и даже меню, которые являются стандартными элементами любого приложения Microsoft Office.

Начиная с версии 97, в Microsoft Office входит новое приложение — Microsoft Outlook. Это приложение представляет собой инструмент для организации и планирования персональной деятельности. Microsoft Outlook включает электронную почту, базу по контактам, календарь и т.д. Но главное, — он связывает все приложения, выступая как средство организации работы с ними. С помощью Microsoft Outlook можно назначить встречу, добавив в ее описание сопроводительный документ. Это может быть список вопросов, которые планируется обсудить, в формате Microsoft Word или отчет о результатах года по продажам в формате Microsoft Excel. Можно переслать составленный документ по электронной почте или в виде факс-сообщения.

Чтобы обеспечить возможность работы с документами, а не с приложениями, в Microsoft Office была встроена новая утилита, которая называется Microsoft Binder. Она представляет собой средство, которое дает возможность пользователю оперировать не файлами и приложениями, в которых они создаются, а просто документами. Вы открываете Binder и создаете в нем список документов, которые вы используете при работе над конкретным проектом. В результате на Вашем экране появляется набор значков используемых документов. Для того чтобы перейти к работе с конкретным файлом, Вам не надо заботиться о том, в каком приложении его открыть. Вы просто щелкаете по конкретному значку и работаете с документом. Это удобно еще и потому, что для начала работы с набором документов, относящихся к одному проекту, достаточно просто открыть Вinder-файл. А ведь этот файл можно поместить на «рабочий стол» (Desktop) в виде значка и это будет еще удобнее.

Работая в сетевых операционных системах, приложения семейства Microsoft Office поддерживают совместную групповую работу нескольких человек над общими документами. Можно использовать материалы, расположенные не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети. Электронной таблицей Microsoft Excel или базой данных Microsoft Access могут одновременно пользоваться несколько человек. Microsoft Word позволяет создать документ, над разными частями которого могут одновременно работать разные люди. Microsoft PowerPoint позволяет проводить видеоконференции. При этом презентация показывается одновременно на экранах всех участников конференции.

Все приложения Microsoft Office поддерживают работу с электронной почтой. При работе над документом, требующим корректуры нескольких людей, можно послать этот документ по почте в режиме последовательной рассылки. Как только один участник работы закончит вносить изменения, документ отправляется к следующему. После того, как документ обойдет всех указанных в рассылке людей, он возвращается к тому, кто его посылал, при этом все пометки и исправления будут отражены отдельным цветом для каждого участника совместной работы.

При подготовке документа часто возникает потребность в информации, находящейся либо в файле базы данных, либо на сервере баз данных (это может быть, например, Microsoft SQL Server). Обычно в таких случаях используются специальные приложения-клиенты, поддерживающие механизм ODBC. Он обеспечивает возможность получения данных любым поддерживающим его приложением-клиентом от любого приложения-сервера. Механизм ODBC является одним из стандартных элементов Microsoft Office, доступным всем приложениям, входящим в семейство.

Office 97 был разработан с учетом необходимости обеспечить пользователю возможность простой установки, конфигурирования, а администраторам сетей — возможность эффективного управления процессом установки и эксплуатации информационных систем и решений на основе Microsoft Office 97.

Невозможно представить сегодня серьезную работу организации без использования Internet как безграничного источника информации. Microsoft Office 97 имеет встроенную поддержку технологий Internet, что позволяет создавать гибкие и простые в использовании Intrаnet-решения. Любое приложение Microsoft Office 97 позволяет сохранять документы в формате HTML, использовать встроенные в документы ссылки на объекты Intrаnet-сетей и просматривать ресурсы Intrаnet и Internet.

Microsoft Word 97 позволяет легко создавать красочные страницы в формате HTML, готовые для публикации на Web-сервере. Специальные знания о языке HTML не требуются. Достаточно просто сохранить готовый документ как HTML-страницу.

Microsoft Office 97 позволяет существенно упростить поиск информации в корпоративных сетях. Это достигается возможностью создания внутрикорпоративных Web-серверов с удобной и понятной иерархической системой размещения информации. Например, система учета текущего состояния склада может состоять из нескольких взаимосвязанных HTML-страниц, относящихся к разным отделам склада или разным категориям продукции. Каждым элементом на странице такого сервера является ссылка на реальный документ, например, на сводку состояния отдельного склада или ведомость наличия товара по категориям. Просмотр страниц сервера можно осуществлять с помощью Microsoft Internet Explorer или любого приложения Microsoft Office. Такой сервер позволяет упростить процедуру доступа к информации для рядовых пользователей и фактически не занимает пространство на сервере, т. к. содержит в основном ссылки.

Приложения Microsoft Office имеют широкий набор функций, рассчитанных на самые различные категории пользователей. Однако сколь бы ни был велик программный продукт, он не может содержать абсолютно все специфические функции, которые требуются разным людям. В Microsoft Office встроен универсальный язык разработки Microsoft Visual Basic. Применяя его, квалифицированный пользователь легко может создать как отдельную утилиту, так и целое приложение, отвечающее требованиям конкретной организации или подразделения. Одна и та же программа на языке Visual Basic может использовать объекты и документы из любого приложения Microsoft Office.

Вряд ли кто оспорит тот факт, что сегодня семейство приложений Microsoft Office является самым популярным набором офисных приложений.

<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 0.91MB/0.00030 sec

WordPress: 22.88MB | MySQL:123 | 1,582sec