Создание простых текстовых документов

<

052114 1400 1 Создание простых текстовых документовВ этой и следующей главах рассматриваются понятия, методы и приемы, относящиеся к созданию текстовых документов с помощью персонального компьютера. Условно (из чисто методических соображений) мы выделим две группы создаваемых документов: простые и комплексные. Первые представляют собой форматированный текст, а вторые содержат кроме текста объекты иной природы (чертежи, рисунки, формулы, таблицы, объекты мультимедиа и прочие).

11.1. Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word

 

 

11.1. Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word

 

Первичная настройка текстового процессора Microsoft word

Приступая к первому знакомству с текстовым процессором Microsoft Word, следует выполнить ряд первичных настроек. Некоторые средства автоматизации, имеющиеся в программе, могут отвлекать начинающего пользователя от главной задачи — освоения основных приемов. В ряде случаев из-за работы автоматических средств результаты операций получаются неожиданными — это препятствует установлению обратной связи и эффективному усвоению практических приемов.

Комплекс настроек, рекомендуемых перед началом освоения текстового процессора, приведен в упражнении 11.1.

11.2. Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft Word

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:

  • создание документа;
  • ввод текста;
  • редактирование текста;
  • рецензирование текста;
  • форматирование текста;
  • сохранение документа;
  • печать документа.

    Создание документа

    В текстовом процессоре Word 2000 принято использовать два метода создания нового документа; на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.

    Создание документа на основе имеющегося документа. Для служебного документооборота этот метод неприемлем! Он потенциально опасен, и потому использовать его нельзя. Тем не менее, им очень широко пользуются, и мы его рассматриваем, чтобы предупредить о возможных опасностях и обратить внимание на правильный порядок действий.

    При создании документа на основе существующего документа:

  • открывают готовый документ (Файл > Открыть);
  • сохраняют его под новым именем (файл > Сохранить как);
  • выделяют в нем все содержимое (Правка > Выделить все);
  • удаляют его. нажатием клавиши DELEТЕ;
  • в результате получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

    Этот метод характерен для начинающих пользователей, не умеющих создавать шаблоны и пользоваться ими. Получив задание у руководителя, они запрашивают образец и приступают к его правке. Метод интуитивно прост, но чреват весьма неприятными ошибками. Если забыть сохранить новый файл под другим именем, можно легко уничтожить ценный документ, даже не успев создать новый. Кроме того, при небрежной правке содержание документа, взятого за основу, может переходить в новый документ. Для документов, исходящих за пределы организации, последствия могут быть катастрофическими.

    Создание документа на основе шаблона. Шаблоны — это те же образцы документов, но защищенные от досадных неприятностей. Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом.

  1. Командой Файл > Создать открывают диалоговое окно Создание файла, включают переключатель Создать документ и выбирают шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблон Обычный на вкладке Общие. Созданный документ приобретает имя документ, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и дав команду Файл > Сохранить как.
  2. Диалоговое окно Сохранение документа в текстовом процессоре Microsoft Word 2000, представленное на рис. 11.4, отличается от аналогичного окна ранее рассмотренных нами стандартных приложений. Оно предполагает сохранение не только в папку \Мои документы, но и в некоторые иные папки.
  3. В левой части окна Сохранение имеется пять кнопок, позволяющих быстро выбрать место расположения сохраняемого файла:

    Журнал — логическая папка. Если нужно сохранить документ в одну из папок, которой пользовались в последнее время, это очень удобное средство доступа.

    Мои документы — традиционная папка для хранения авторских документов в операционных системах Windows

    Рабочий стол — не слишком удобное место для хранения документов, поскольку его принято содержать «в чистоте*, однако есть два случая, когда Рабочий стол используют для хранения документов:

  • если документ временный и после просмотра будет удален в Корзину;
  • если документом предполагается пользоваться особенно часто (например,
    если это список номеров телефонов коллег по работе).

    Избранное — особая логическая папка пользователя, предназначенная для хранения ярлыков Web-страниц. Ее нецелесообразно использовать для сохранения текстовых документов, но для открытия документов она может использоваться активно.

    Web-папки — особые папки, хранящиеся в Web-структурах, например в World Wide Web или в корпоративной сети Internet. В общем случае, при использовании Web-папок сохранение документа происходит не на локальном компьютере, а на удаленном Web-сервере.

    При необходимости сохранить документ в произвольную папку, не представленную в данном списке, следует выполнить навигацию по файловой структуре с использованием раскрывающей кнопки на правом краю поля Папка.

    Специальные средства ввода текста

    Технология ввода текста и переключения языковых раскладок клавиатуры, применение регистровых клавиш и буфера обмена Windows были нами представлены

    выше при описании стандартного приложения Блокнот. В данном разделе мы остановимся на особенностях текстового процессора Microsoft Word 2000, позволяющих автоматизировать ввод текста.

    Средства отмены и возврата действий. Все операции ввода, редактирования и форматирования текста запоминаются текстовым процессором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш СТРL+Z. Эта команда имеет кумулятивный эффект: серия команд отменяет серию последних действий. Другие аналогичные средства — команда Правка > Отменить действие и кнопка Отменить действие на панели инструментов Стандартная. Длинные последовательности действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскрывающая список, присоединена к кнопке Отменить действие).

    После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда Правка > Вернуть действие или кнопка Вернуть действие на панели инструментов Стандартная. (К ней также присоединена кнопка, раскрывающая список действий, допускающих возврат.)

    Расширенный буфер обмена. При компиляции документа путем использования фрагментов текста, взятых из разных первоисточников, удобно пользоваться расширенным буфером обмена (только для Microsoft Word 2000). Необходимые элементы управления находятся на панели инструментов Буфер обмена (Вид > Панели инструментов > Буфер обмена).

    Панель инструментов Буфер обмена имеет три ряда по четыре ячейки для хранения данных (очередной ряд открывается только при заполнении предыдущего). О содержании конкретной ячейки можно судить по всплывающей подсказке, отображаемой при наведении указателя мыши на ячейку. При переполнении расширенного буфера обмена ячейки сдвигаются вниз, очередной элемент поступает в последнюю ячейку, содержимое первой ячейки теряется,

    Автотекст. Автотекст — это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом. Их принцип действия состоит в следующем.

    Текстовый процессор хранит словарь автотекста, состоящий из слов и фраз, встречающихся в документах достаточно часто. При вводе первых четырех символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы. Если это то, что имел в виду пользователь, он завершает ввод всего фрагмента нажатием клавиши ЕNTER — так работает функция автозавершения. Однако пользователь может самостоятельно выбрать необходимый элемент текста из списка с иерархической структурой — это функция автотекста. Список элементов автотекста открывается с помощью панели инструментов Автотекст (Вид > Панели инструментов > Автотекст).

    Hастройку словаря автотекста выполняют в диалоговом окне Автозамена (Сервис > Автозамена» Автотекст). Простейший способ наполнения словаря новым содержанием — выделить текст на экране, щелкнуть на кнопке Автотекст на панели инструментов Автотекст и в открывшемся диалоговом окне использовать кнопку Добавить.

    Использование средства автозамены при вводе. Последние версии текстового процессора Microsoft Word позволяют эффективно сократить объем вводимого текста за счет использования средства Автозамена. Оно позволяет заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным (желательно коротким) сочетанием других символов. Например, если в тексте очень часто встречается словосочетание «муниципальный округ», его можно заменить коротким сочетанием «.мг». Соответственно вместо «муниципальных округов» использовать «.мв», а вместо «муниципального округа» — «.ма». Точку перед символами ставят специально, чтобы отличать их от двухбуквенных предлогов или союзов.

    Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окне Сервис > Автоэамена. Для этого надо установить флажок Заменять при вводе, ввести заменяемую комбинацию в поле Заменить, а замещающую комбинацию в поле На, после чего пополнить список автозамены щелчком на кнопке Добавить.

    Как будет показано ниже, средство автоматической замены символов при вводе используется также для ввода специальных символов. Например, выполнив соответствующие настройки, можно вводить греческие буквы п и р обычным русским текстом: «пи» или «ро».

    Ввод специальных и произвольных символов. При вводе текста часто существует необходимость ввода специальных символов, не имеющих соответствующей клавиши в раскладке клавиатуры, а также произвольных символов, раскладка для которых неизвестна. Основным средством для ввода специальных и произвольных символов, а также для закрепления их за избранными клавишами является диалоговое окно Символ (Вставка > Символ). Данное диалоговое окно имеет две вкладки: Символы и Специальные символы.

    На вкладке Специальные символы присутствует список специальных символов, таких, как «длинное» («полиграфическое») тире, «копирайт», «торговая марка» и других. Для вставки такого символа достаточно щелкнуть на кнопке Вставить. Вместе с тем, для большинства специальных символов существуют клавиатурные комбинации — они приведены в списке, и их стоит запомнить. На первых порах, пока навык их ввода не закреплен, это окно используют для получения справки. В том же окне имеются кнопки Автозамена и Клавиша, позволяющие либо выполнять ввод специальных символов обычными символами и автоматически производить замену, либо закрепить специальный символ за избранной комбинацией клавиш.

    На вкладке Символы представлены элементы управления для ввода произвольных символов любых символьных наборов, Центральное положение в окне занимает таблица символов текущего набора. Выбор шрифта выполняют в
    раскрывающемся списке Шрифт. Если шрифт относится к категории универсальных шрифтов UNICODЕ, то для него имеется и возможность выбора символьного набора в соответствующем раскрывающемся списке Набор.

    Если символ надо вставить только один раз, достаточно щелкнуть на командной кнопке Вставить. Если предполагается многократное использование данного символа, за ним можно закрепить постоянную комбинацию клавиш (кнопка Клавиша) или создать элемент для списка Автозамена с помощью одноименной кнопки.

    Специальные средства редактирования текста

    Базовые приемы редактирования текста мы рассмотрели в разделе, посвященном стандартному приложению Блокнот. В данном разделе мы рассмотрим специальные средства редактирования, характерные для текстового процессора Microsoft Word, на примере последней версии Microsoft Word 2000.

    Режимы вставки и замены символов. Текстовый процессор предоставляет возможность выбора между двумя режимами редактирования текста: режимам вставки и режимом замены. В режиме вставки вводимый текст «раздвигает» существующий текст, а в режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Режим вставки применяют при разработке основных содержательных блоков текстовых документов, а режим замены — при редактировании стандартных форм и стандартных элементов (колонтитулов, реквизитных элементов в письмах, служебных записках, бланках).

    Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. При подготовке технической документации особую роль играют смысловые синонимы к используемым глаголам. Для выделенного слова тезаурус удобно вызывать через пункт Синонимы контекстного меню. Однако этот прием срабатывает далеко не для всех слов (преимущественно для глаголов в неопределенной форме). Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды строки меню Сервис > Язык > Тезаурус.

    Окно Тезаурус имеет две панели. Его интересная особенность состоит в том, что, в то время как на левой панели отображаются синонимы выделенного слова, на правой панели могут отображаться синонимы к выбранному синониму, то есть поиск синонима является как бы двухуровневым. Заменяющий синоним можно выбирать как на левой, так и на правой панели. Замена производится щелчком на командной кнопке Заменить. Кроме синонимов в некоторых случаях тезаурус позволяет находить антонимы слов и связанные (как правило, однокоренные) слова.

    Средства автоматизации проверки правописания. Средства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописания: автоматический и командный.

    Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописание диалогового окна Параметры (Сервис > Параметры > Правописание). В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, — зеленым. Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пункт Орфография или Грамматика. С их помощью открывается диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления предполагаемой ошибки.

    Встроенное автоматическое средство проверки правописания является, по существу, экспертной системой и допускает настройку. Так, например, если рекомендации экспертной системы неточны или неприемлемы, от них можно отказаться командой Пропустить (обычно такое бывает при проверке грамматики). Если же слово отмечено как орфографическая ошибка только потому, что оно отсутствует в словаре системы автоматической проверки (например, слово браузер), то его можно добавить в словарь.

    Средства рецензирования текста

    Под рецензированием можно понимать два процесса: редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно — новый вариант и старый «сосуществуют» в рамках одного документа на правах различных версий.

    Основным средством рецензирования является панель Рецензирование (Вид с Панели управления > Рецензирование). На ней представлены четыре группы элементов управления, предназначенных для:

  • создания, просмотра и удаления примечаний;
  • регистрации, просмотра, принятия и отмены изменений;

     

        выбора цвета выделения примечаний;

    •    сохранения версий документа.

    Для создания примечания служит кнопка Добавить примечание. При ее использовании последнее слово текста выделяется заданным цветом и открывается дополнительная панель для ввода текста примечания. Когда примечание создано, его можно просмотреть в форме всплывающей подсказки, если навести указатель мыши на выделенное слово. Вместе с текстом примечания отображаются сведения о том, кто его внес.

    Для регистрации изменений в тексте служит кнопка Исправления. Все редактирование текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выделяется особым методом (метод выделения можно задать на вкладке Исправления диалогового окна Сервис > Параметры). Прочие элементы управления панели Рецензирование позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать их или отвергать.

    Если документ проходит многоступенчатое редактирование, часто возникает необходимость хранить его промежуточные версии. Microsoft Word 2000 позволяет хранить несколько версий документа в одном файле. Это удобно тем, что при сохранении нескольких версий (в отличие от нескольких копий) эффективно используется рабочее место на диске. Дело в том, что при сохранении очередной версии не происходит повторного сохранения всего документа — сохраняются только отличия текущей версии от предшествующей. Для сохранения текущей версии используют соответствующую кнопку панели Рецензирование, а для загрузки одной из промежуточных версий — команду Файл > Версии.

    Форматирование текста

    Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

  • выбор и изменение гарнитуры шрифта;
  • управление размером шрифта;
  • управление начертанием и цветом шрифта;
  • управление методом выравнивания;

    создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

    управление параметрами абзаца.

    Настройка шрифта. При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду следующие обстоятельства:

  • Выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если
    ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст до очередной смены гарнитуры.
  • Особенность текстовых процессоров Microsoft Word 97 и Microsoft Word 2000 состоит в том, что они ориентированы на работу с многоязычными шрифтовыми
    наборами (UNICODЕ). Выбор других шрифтовых наборов действует только доближайшего переключения раскладки клавиатуры с основной (английской)на дополнительную (русскую), после чего происходит неконтролируемый авто-
    матический возврат к использованию одного из шрифтов UNICODE, зарегистрированных в операционной системе.

    Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (формат > Шрифт). В версии Microsoft Word 2000 данное диалоговое окно имеет три вкладки: Шрифт, Интервал и Анимация.

    На вкладке Шрифт выбирают:

  • гарнитуру шрифта;
  • его размер (измеряется в полиграфических пунктах, примерно равных 0,3 мм);
  • вариант начертания;
  • цвет символов;
  • наличие подчеркивания;
  • характер видоизменения.

    При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду, что существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times, а второй категории — шрифты семейства Аrial. Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках — их рекомендуется применять для оформления основного текста.

    Использование прочих средств управления шрифтом (выбор начертания, подчеркивания и других видоизменений) определяется стилевым решением документа, которое задает заказчик или работодатель. Приступая к первому заданию, следует выяснить, какие стилевые решения уже существуют в данной организации, каковы ограничения на использование средств оформления и форматирования. По возможности, надо получить от заказчика готовые шаблоны документов или хотя бы печатные образцы.

    Из прочих, нерассмотренных здесь средств управления шрифтами надо отметить управление интервалом между символами и возможность использования эффектов анимации. Интервал задается путем выбора одного из трех значений (Обычный, Разреженный, Уплотненный) на вкладке Формат v Шрифт > Интервал.

    Эффекты анимации используют очень редко и только при подготовке электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора. В печатных документах эти эффекты невоспроизводимы, а в Web-документах их нет смысла применять, так как они не поддерживаются Web-браузерами.

    Настройка метода выравнивания. Все последние версии текстового процессора Microsoft Word поддерживают четыре типа выравнивания:

  • по левому краю;
  • по центру;
  • по правому краю;
  • по ширине.

    Выбор метода выполняют соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование или из раскрывающегося списка Формат > Абзац > Отступы и интервалы > Выравнивание. Избранный метод действует на текущий и последующие вводимые абзацы. Выбор метода выравнивания определяется назначением документа. Так, например, для Web-страниц нет смысла выполнять выравнивание по ширине, поскольку все равно неизвестна ширина окна броузера, в котором документ будет просматриваться, однако выравнивание по центру использовать можно.

    Для документов, передаваемых на последующую обработку, все методы выравнивания, кроме тривиального выравнивания по левому краю, являются излишними. Для печатных документов, выполненных на русском или немецком языках, рекомендуется в основном тексте использовать выравнивание по ширине с одновременным включением функции переноса, а для документов на английском языке основной метод выравнивания — по левому полю.

    Настройка параметров абзаца. Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:

  • величина отступа слева (от левого поля);
  • величина отступа справа (от правого поля);
  • величина отступа первой строки абзаца («красная строка»);
  • величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него.

    Средства создания маркированных и нумерованных списков. Специальное оформление маркированных и нумерованных списков редко применяют в художественных документах и персональной переписке, но в служебных документах и, особенно, в Web-документах оно используется очень широко. В Web-документах оформление маркированных списков особо усиливают за счет применения специальных графических маркеров, стиль которых должен тематически сочетаться с содержанием и оформлением документов.

    Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала выполнить
    настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройку выполняют в диалоговом окне Список, открываемом командой Формат» Список. Данное окно имеет три вкладки: Маркированный список, Нумерованный список и Многоуровневый список. В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужного достаточно щелкнуть на избранном образце.

    11,3. Приемы и средства автоматизации разработки документов

    С рядом приемов автоматизации ввода и редактирования текста мы познакомились выше. К ним относятся средства Автотекст, Автозамена, средства проверки правописания, средства расстановки переносов, средства поиска и замены фрагментов текста.

    В этом разделе мы познакомимся с наиболее общими средствами автоматизации разработки и оформления документов, к числу которых относятся стили оформления абзацев, шаблоны документов и темы оформления.

    Работа со стилями

    Абзац — элементарный объект оформления любого документа. Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац. Выше мы видели, что в меню Формат > Абзац имеется немало различных элементов управления, и выполнять их настройку для каждого абзаца отдельно — Неэффективная и утомительная задача. Она автоматизируется путем использования понятия стиль.

    Стиль оформления — это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.

    Особенностью текстовых процессоров Microsoft word является то, что они поддерживают два типа стилей: опили абзаца и знаковые стили (стили символов). С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Наличие двух типов стилей позволяет реализовать довольно сложные приемы форматирования, например когда внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, содержатся фрагменты текста, оформленные другим шрифтом. В данной книге, например, специальный шрифт использован для записи названий элементов управления.

    Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после ее установки. Их используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование.

    Настройка стиля. Настройку стиля (рис. 11.7) выполняют в диалоговом окне Стиль (Формат > Стиль). Настраиваемый стиль выбирают в списке Стили (при этом на панелях Абзац и Знаки отображаются образцы, применения данного стиля). Для изменения стиля служит командная кнопка Изменить, открывающая диалоговое
    окно Изменение стиля. Каждый из компонентов стиля настраивается в отдельном диалоговом окне. Выбор компонента выполняют в меню, открываемом с помощью командной кнопки Формат.

    При проведении настройки стиля важно правильно выбрать исходный стиль. Он должен быть как можно ближе к желаемому, чтобы минимизировать количество необходимых настроек.

    Создание стиля. Для создания стиля служит командная кнопка Создать в диалоговом окне Стиль (Формат > Стиль) — она открывает диалоговое окно Создание стиля.

    В данном окне следует:

  • ввести название нового стиля в поле Имя;
  • выбрать тип стиля (стиль абзаца или знаковый стиль);
  • выбрать стиль, на котором основан новый стиль;

     

     

  • указать стиль следующего абзаца;
  • приступить к настройке элементов стиля щелчком на кнопке Формат.

    Шаблоны

    Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее, сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть — это шаблоны, причем некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с программой и устанавливается на компьютере вместе с ней.

    По своей сути, шаблоны — это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении же мы записываем новый документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.    

    Использование шаблона для создания документа. По команде Файл > Создать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором можно выбрать шаблон, на базе которого документ будет разрабатываться. В этом случае документ сразу получает несколько готовых стилей оформления, содержавшихся в шаблоне.

    Изменение шаблона готового документа. Эта достаточно редкая операция выполняется с помощью диалогового окна Шаблоны и настройки (Сервис > Шаблоны и настройки). Для смены текущего шаблона следует использовать кнопку Присоединить и в открывшемся диалоговом окне Присоединение шаблона выбрать нужный шаблон в папке С:\Рrogram Files\Microsoft Office\Шаблоны.

    Создание нового шаблона на базе шаблона. По команде Файл > Создать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором следует включить переключатель Шаблон и выбрать стандартный шаблон, на базе которого он создается. После настройки стилей и редактир

    Создание нового шаблона на базе документа. Если готовый документ может быть использован в качестве заготовки для создания других документов, его целесообразно сохранить как шаблон. Командой Файл > Открыть открывают готовый документ, в нем правят содержание и настраивают стили, а потом сохраняют документ как шаблон командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

    Темы

    Последняя версия текстового процессора Microsoft Word (Word 2000) имеет специальное средство автоматического оформления, предназначенное в первую очередь для электронных документов (для Web-документов и документов, распространя-

    Текстовый процессор Word 2000 обладает развитой функциональностью по работе с объектами нетекстовой природы. Среди встроенных объектов могут быть стандартные объекты, созданные другими программами (рисунки, анимационные и звуковые клипы и многое другое), а также объекты, созданные средствами самого текстового процессора. В частности, программа позволяет создавать и встраивать геометрические фигуры, художественные заголовки, диаграммы, формульные выражения, заготовленные векторные иллюстрации (клипарты), в том числе и анимированные, то есть в ней имеются средства, отдаленно напоминающие средства специализированных графических редакторов. Правда, среди этих средств нет ничего для создания и обработки растровых иллюстраций — их можно только импортировать из других программ, но зато есть средства для управления их визуализацией, например для изменения яркости, контрастности и масштаба изображения.

    Несмотря на столь разностороннюю природу объектов, с которыми может работать Microsoft Word 2000, у них есть общие свойства, например такие, как размер, положение на странице, характер взаимодействия с текстом. Сначала мы остановимся на изучении самых общих свойств встроенных объектов, не обсуждая их природу, — это поможет освоить базовые приемы работы с объектами. А с конкретными свойствами конкретных объектов мы познакомимся чуть позже. Но пере тем как приступать к изучению приемов работы с объектами Word 2000, необходим сделать важное замечание о целесообразности их применения. На этот счет существуют весьма противоречивые мнения.

  1. Все объекты Microsoft Word 2000 безусловно можно использовать, если документ готовится для печати, то есть предполагается, что он будет передаваться заказчику или распространяться в виде бумажной копии, выполненной на принтере. Оформление документов с помощью встроенных объектов позволяет сделать их представительными.
  2. С другой стороны, напомним, что нельзя путать понятия представление документа и предоставление документа. Если документ предполагается передать 1
    виде файла для последующей обработки (а именно так передают рукописи редакции), то все собственные средства программы по созданию и размещению встроенных объектов не только бесполезны, но и вредны. Это связано о
    тем, что объекты Microsoft Word 2000 не стандартны и не поддерживаются профессиональными программами. Компания Microsoft: имеет лидирующее положение в отрасли и может не считаться с общепринятыми стандартами и правилами, а внедрять свои. Поэтому объекты, созданные в программах этой компании, могут полноценно использоваться только в других программах тоже компании.
  3. Из последнего замечания вытекает еще одно направление для использования объектов, созданных в Microsoft Word Их можно успешно экспортировать через
    буфер обмена Windows в другие программные продукты, входящие в паке: Microsoft Office 2000, например такие, как система управления электронным таблицами Ехсеl 2000, система управления базами данных Асcess 2000, система
    подготовки презентаций РоwerРоint 2000 и другие.

    Расширенное управление свойствами объектов. Вручную мы можем только управлять размером, поворотом и положением объекта на странице. Для управления всеми остальными свойствами объектов нужны дополнительные средства — их можно найти в двух местах:

  • на панели инструментов, соответствующей типу объекта (она открывается автоматически когда объект выделен);
  • в диалоговом окне Формат объекта (рис. 12.2), которое открывают из контекстного меню объекта (после щелчка правой кнопкой мыши на объекте).

    С помощью панели инструментов управляют индивидуальными свойствами объектов (у разных типов объектов они различны), а с помощью диалогового окна Формат объекта управляют наиболее общими свойствами объектов всех типов.

    Взаимодействие объекта с окружающим текстом. Вставив объект в текст, следует прежде всего задать характер его взаимодействия с текстом. Средства для этого представлены на вкладке Положение диалогового окна Формат объекта. Возможны следующие варианты.

    1. Вариант В тексте используют для графических объектов малого размера, сопоставимого с размерами символов текста. В этом случае объект вставляется в текстовую строку на правах графического символа и далее перемещается по странице только вместе с текстом.

  1. Вариант Вокруг рамки использован нами в примере на рис. 12.2. В этом случае текст располагается вокруг воображаемой прямоугольной рамки, охватываю
    щей весь контур объекта.
  2. Вариант По контуру отличается от предыдущего тем, что воображаемая прямоугольная рамка не проводится и текст плавно обтекает контур объекта (если он криволинейный).
  3. Вариант Перед текстом — это прием вставки объёкта без обтекания. Текст и объект лежат на разных слоях, причем объект лежит выше и загораживает часть текста. Этим приемом пользуются, когда оформление важнее содержания.

    5.    Вариант За текстом — это еще один прием вставки объекта без обтекания. Текст и объект тоже лежат на разных слоях, но в данном случае объект лежит на нижнем слое и загораживается текстом. Этот вариант используют для размещения текста на тематическом художественном фоне.

    Дополнительные варианты взаимодействия текста со встроенным объектом можно найти в диалоговом окне Дополнительная разметка, которое открывают с помощью кнопки Дополнительно.

    6.Вариант Сквозное — это прием обтекания, аналогичный обтеканию По контуру, но в данном случае текст обтекает объект не только снаружи, но и изнутри.

    7.Там же, в диалоговом окне Дополнительная разметка можно выбрать вариант обтекания Сверху и снизу. Этот прием используют наиболее часто — его считают основным для объектов, ширина которых составляет более половины ширины страницы.

    Прочие параметры взаимодействия объекта с окружающим текстом. Более тонкую настройку взаимодействия объектов с текстом выполняют с помощью элементов управления, имеющихся в диалоговом окне Дополнительная разметка. В частности, здесь можно с помощью переключателей конкретно указать, с каких сторон объекта происходит обтекание, а с каких — нет. Здесь же можно указать величину интервала в миллиметрах между текстом и объектом.

    Управление горизонтальным положением объекта относительно элементов печатной страницы. Завершив настройку взаимодействия объекта с текстом, приступают к размещению объекта на странице. Как уже говорилось выше, это можно сделать вручную методом перетаскивания объекта с помощью мыши, но более точную настройку выполняют с помощью рассмотренного диалогового окна Формат

    объекта > Положение. Варианты горизонтального размещения объекта;

  • по левому краю;
  • по правому краю;
  • по центру;
  • другое.

    Управление вертикальным положением объекта относительно элементов печатной страницы. К объекту, встроенному в текст, можно подходить с двух позиций: как к элементу оформления страницы или как к элементу оформления содержания, то есть текста. Разница заключается в том, что происходит с объектом во время редактирования текста: он перемещается вместе с ним (с абзацами, к которым он примыкает) или он неподвижен, а текст перемещается, обтекая объект по заданным правилам.

    В первом случае объект надо закрепить относительно абзаца, а во втором случае — относительно страницы. Необходимую настройку выполняют элементами управления вкладки Положение рисунка в диалоговом окне Дополнительная разметка.

    Управление свойствами объектов Microsoft Word

    Управление размерами объекта. Мы знаем, что размерами встроенных объектов можно управлять перетаскиванием графических маркеров с помощью мыши. Это прием ручного управления. Однако существуют и приемы автоматического управления. Их реализуют с помощью элементов управления вкладки Размер рассмотренного выше диалогового окна Формат объекта. Счетчиками Высота, Ширина и Поворот задают вертикальные и горизонтальные размеры объекта, а также его угол поворота по часовой стрелке. С помощью средства Поворот можно повернуть даже те объекты, которые не имеют специального маркера для операций вращения.

    Размерами объектов можно управлять не только в абсолютном исчислении, но и в относительном (в процентах относительно исходного). Для этого служат счетчики группы Масштаб. Чтобы размеры объекта синхронно изменялись по вертикали и горизонтали, надо установить флажок Сохранить пропорции.

    Управление свойствами линии. Большинство объектов, создаваемых средствами самой программы Word 2000, имеют векторную природу, то есть, в их основе лежат простейшие геометрические фигуры — линии. Эти линии, в свою очередь, имеют собственные свойства: толщину, цвет и тип. Управление этими свойствами выполняют с помощью средств вкладки Формат объекта > Цвета и линии.

    Взаимодействие объектов друг с другом

    Мы рассмотрели, как происходит взаимодействие объектов с текстом и с элементами печатной страницы, но если на одной странице имеется несколько встроенных объектов, то они могут взаимодействовать и друг с другом. Характером этого взаимодействия тоже нужно управлять.

    Первое, что нужно решить, — это разрешено ли объектам перекрывать друг друга. Для тех объектов, которым перекрытие разрешено, следует установить флажок Формат объекта > Положение > Дополнительно > Положение объекта > Разрешить перекрытие. Напомним, что доступ к диалоговому окну Формат объекта открывается командой (для разных объектов она может называться по-разному) контекстного меню объекта.

    Управление взаимным положением объектов выполняют с помощью операций:

  • группирования;
  • задания порядка следования;
  • выравнивания;
  • распределения.

    В этом разделе мы познакомимся с сутью этих операций и рассмотрим приемы, которыми они выполняются.

    Группирование объектов. Если на странице представлено несколько объектов и при этом важно, чтобы их взаимное расположение между ними было строго зафиксировано, их объединяют в один комплексный (групповой) объект с помощью операции группирования. После этой операции свойства группового объекта можно настраивать точно так же, как мы настраивали свойства простейших объектов, — ему может быть задан характер обтекания текстом, метод привязки к абзацу или к элементам печатной страницы и т. п.

    Для группирования нескольких объектов их следует выделить (выделение нескольких объектов выполняют при нажатой клавише SHIFT), щелкнуть на любом из объектов группы правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Группировка > Группировать. Сгруппированные объекты можно перемешать, как единое целое. Если к группе объектов надо добавить новый объект, следует выделить объект и группу и дать команду Группировка > Перегруппировать. Чтобы разгруппировать объекты и получить доступ к индивидуальным свойствам каждого из них, надо выделить группу и дать команду Группировка к Разгруппировать.

    Управление порядком следования объектов. Если на странице документа размещается несколько объектов, то предполагается, что у каждого объекта есть свой слой. По умолчанию порядок следования слоев связан с порядком создания объектов, то есть, те объекты, которые были созданы раньше, лежат на слоях ниже, чем объекты, созданные позже.

    Bыравнивание объектов. Если объекты, составляющие композицию, не перекрывают друг друга, важно иметь средство их относительного выравнивания между собой. Выравнивание объектов выполняют до группирования, ведь после него объекты уже нельзя сдвинуть друг относительно друга. В этом случае операция группирования выполняет роль закрепляющей операции.

    Распределение объектов. Как и выравнивание, операцию распределения можно выполнить только с помощью панели инструментов Рисование (Вид > Панели инструментов > Рисование), которую следует открыть заблаговременно. Суть операции распределения состоит в том, что между объектами устанавливаются равные интервалы по горизонтали или (и) вертикали. Соответственно, в меню команды Действия > Выровнять/распределить имеются две команды: Распределить по горизонтали и Распределить по вертикали.

    Равномерное распределение объектов обычно выполняют после операции выравнивания, но, разумеется, до операции группирования. Дополнительное отличие команд распределения от команд выравнивания заключается еще и в том, что для взаимного выравнивания достаточно иметь два выделенных объекта, а для команд распределения должно быть выделено не менее трех объектов.

    12.2. Создание художественных заголовков

    Для создания художественных графических надписей, например заголовков, текстовый процессор Microsoft Word 2000 имеет специальное средство WordArt Доступ к нему осуществляется через специальную панель инструментов (Вид > Панели инструментов > WordArt).

    Ввод текста графического заголовка

    Создание графических заголовков требует практических навыков художественного дизайна. Научиться работать с программными средствами намного проще, чем приобрести практические навыки в такой специфической области, как дизайн, поэтому начинающие пользователи руководствуются следующим подходом:

  • сначала создается любой художественный объект (без каких-либо претензий качеству дизайна) — назовем его базовым;
  • затем базовый объект редактируют средствами программы (при отсутствии художественных навыков приемлемые результаты достигаются в результате
    перебора большого количества вариантов).

    Прежде чем приступать к работе, следует открыть панель WordArt Дальнейшая работа производится с помощью элементов управления этой панели. Текст будущего заголовка можно ввести двумя разными способами: выделить любой фрагмент текста в документе и использовать его в качестве заготовки или ввести текст вручную. И в том и в другом случае надо использовать кнопку Добавить объект WordArt. Если какой-то текст в документе был предварительно выделен, он будет передан программному средству WordArt, а если текст выделен не был, будет предоставлена возможность ввести его вручную.

    После щелчка на кнопке Добавить объект WordArt открывается диалоговое окно Коллекция WordArt с палитрой сталей оформления. На первом этапе можно принять любой стиль и создать базовый заголовок. Далее его можно изменить посредством редактирования.

    Выбранный стиль утверждается щелчком на кнопке ОК, после чего открывается диалоговое окно Изменение текста WordArt В этом окне можно ввести текст заголовка, отредактировать его, задать гарнитуру, размер и начертание шрифта. Избранные параметры утверждаются щелчком на кнопке ОК, и объект вставляется в документ.

    <

    12.3. Ввод формульных выражений

    Редактирование объекта WordArt в составе документа

    Когда установлено положение графического заголовка в документе, можно приступать к его визуальному редактированию путем настройки специальных свойств. Инструменты, необходимые для этого, Представлены на панели инструментов WordArt Они позволяют:

  • изменить текст заголовка (кнопка Изменить текст);
  • изменить стиль оформления (кнопка Коллекция WordArt);
  • изменить форму заголовка (кнопка Форма WordArt);
  • повернуть изображение на произвольный угол (Свободное вращение);
  • изменить параметры цвета, свойства линий и характер взаимодействия с окружающим текстом (кнопка Положение);
  • задать равную высоту всех символов в заголовке — такое шрифтовое оформление текста называется капителью (кнопка Выровнять буквы WordArt по высоте):
  • расположить текст по вертикали (кнопка Вертикальный текст WordArt);
  • задать горизонтальное положение заголовка относительно страницы (кнопка Выровнять объект WordArt);
  • изменить расстояния между символами без изменения глобальных размеров объекта (кнопка Межсимвольный интервал WordArt).

    12.3. Ввод формульных выражений

    Необходимость во вводе математических выражений в текстовые документы более характерна для научно-технической документации, чем для экономической или юридической. Тем не менее, даже ввод простых дробей может представлять определенную трудность. В текстовом процессоре Microsoft Word 2000 такое средство есть — это редактор формульных выражений Microsoft Equation 3.0. Он позволяет создавать формульные объекты и вставлять их в текстовый документ. При необходимости вставленный объект можно редактировать непосредственно в поле документа.

    Запуск и настройка редактора формул

    Для запуска редактора формул служит команда Вставке > Объект. В открывшемся диалоговом окне Вставка объекта следует выбрать пункт Microsoft Equation 3.0 — откроется панель управления Формула. При этом строка меню текстового процессора замещается строкой меню редактора формул.

    Прежде чем пользоваться редактором формул, следует выполнить его настройку. Настройка состоит в назначении шрифтов для различных элементов, входящих в формулы. Она выполняется в диалоговом окне Стили, открываемом командой Стиль > Определить (рис. 12.7).

    Особенности редактора формул

  1. Редактор формул Microsoft Equation 3.0 представляет собой отдельный компонент, поэтому при установке текстового процессора требуется специально указать необходимость его подключения.
  2. При работе с редактором формул следует стремиться к максимальной полноте вводимых выражений. Так, например, выражение (формула) может содержать компоненты, ввод которых возможен и без использования редактора формул,
    но для удобства работы и простоты дальнейшего редактирования следует вводить всю формулу целиком только в редакторе формул, не используя иные средства.
  3. При вводе формул и выражений не рекомендуется использовать символы русского алфавита. В тех случаях, когда они необходимы, например, в качестве описательных индексов переменных, им следует назначать стиль Текст.
  4. В редакторе формул не работает клавиша ПРОБЕЛ, поскольку необходимые интервалы между символами создаются автоматически. Однако если необходимость ввода пробелов все-таки возникнет, то их можно вводить с помощью
    кнопки Пробелы и многоточия панели инструментов Формула. Всего предусмотрено пять разновидностей пробелов различной ширины,

    12.4. Работа с таблицами

    Данные, представленные в табличной форме, отличаются наглядностью. Таблицы всегда были неотъемлемым атрибутом научной и отчетной документации, а в последние годы стали и эффективным средством оформления Web-страниц Интернета. Это связано с тем, что в силу естественных причин возможности форматирования Web-страниц весьма ограничены. Поэтому многие Web-дизайнеры используют таблицы (в том числе и скрытые), чтобы принудительно управлять отображением данных на экране клиента и не доверять этот ответственный процесс средству просмотра Web (броузеру). При автоматической генерации активных Web-страниц с использованием материалов из сопряженной базы данных тоже создается структура Web-страницы, в основе которой лежат невидимые таблицы. Так, например, таблицы — это простейшее средство для имитации на Web-странице газетного или журнального текста, имеющего две и более колонок.

    Ячейки таблиц могут содержать не только текст, но и графические и прочие объекты. Благодаря этому можно размещать несколько иллюстраций по ширине Web-страницы (обычные средства форматирования Web-страниц не позволяют это сделать).

    При создании электронных документов можно управлять методом представления ячеек и рамок, как внешних, так и внутренних. При создании печатных документов таблицы оформляют так, чтобы они соответствовали стилю и содержанию документа. При создании Web-страниц существует прием, когда рамки вообще не отображают, а между ячейками делают зазор. В результате этого объекты, находящиеся в ячейках, образуют ровные регулярные структуры на экране, в то время как никаких следов таблиц на экране не видно.

    Текстовый процессор Microsoft Word обладает удивительно гибкими и мощными средствами создания таблиц как для печатных, так и для электронных документов. Три основные средства создания таблиц — это:

  • кнопка Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная;
  • диалоговое окно Вставка таблицы (Таблица > Добавить > Таблица);
  • средство рисования таблиц Таблицы и границы (Таблица > Нарисовать таблицу).

    Создание таблиц

    Кнопку Добавить таблицу используют для создания простейших таблиц небольшого размера — назовем их базовыми. Базовые таблицы можно в дальнейшем развивать, по мере необходимости увеличивая в них количество строк и столбцов командами меню Таблица > Добавить.

    Команду Таблица > Добавить > Таблица используют для создания более сложных таблиц. Она открывает диалоговое окно Вставка таблицы, в котором задают число строк и столбцов, а также ширину столбцов. Если вместо конкретного размера

    задать параметр Авто, включается режим Автоподбор, благодаря которому столбцы могут эластично форматироваться в соответствии с имеющимся содержанием. Режим автоподбора задают соответствующим переключателем:

  • постоянная ширина — общая ширина таблицы равна ширине поля набора документа, а ширина каждого столбца постоянна и зависит от количества столбцов
    (режим удобен при создании печатных документов);
  • по содержимому — ширина каждого столбца пропорциональна объему данных,
    содержащихся в нем (режим удобен при создании электронных документов,
    распространяемых в формате текстового процессора);
  • по ширине окна — специальный режим для таблиц, размещаемых на Web-страницах (окончательное форматирование таблицы происходит не в момент ее
    создания, а во время просмотра).

    Таблицы еще более сложной структуры удобно создавать методом «рисования». Необходимые для этого элементы управления сосредоточены на панели инструментов Таблицы и границы (открывается командой Таблица > Нарисовать таблицу). Порядок действий, необходимых для создания таблиц этим методом, рассмотрен в упражнении 12.1,

    Редактирование таблиц

    Говоря о редактировании таблиц, мы имеем в виду не редактирование их содержимого, а только редактирование их структуры. Редактирование содержимого осуществляется обычными средствами, рассмотренными в предыдущей главе. Фактически редактирование структуры таблиц сводится к следующим операциям:

  • добавление заданного количества строк;
  • добавление заданного количества столбцов;
  • удаление выделенных ячеек, строк и столбцов;
  • слияние выделенных ячеек;
  • разбиение выделенных ячеек.

    Комбинируя вышеуказанные операции, можно на основе базовых таблиц с простой структурой готовить таблицы, имеющие сложную структуру. Средства для выполнения этих операций находятся в меню Таблица (возможно, в программе Microsoft Word 2000 потребуется раскрыть расширенное меню) или доступны через контекстные меню выделенных объектов.

    Форматирование таблиц

    При работе с таблицами следует различать форматирование таблиц и форматирование содержимого. В первом случае происходит управление размерами структурных элементов таблицы (ячеек, строк, столбцов и т. п.), а во втором — управление размещением содержимого ячеек.

    Форматирование таблиц можно выполнять в командном или интерактивном режиме. В командном режиме для этой цели используют диалоговое окно Свойства таблицы (Таблица > Свойства таблицы). Его можно открыть и из контекстного меню таблицы, если щелкнуть в ее пределах правой кнопкой мыши. Элементы управления вкладок диалогового окна Свойства таблицы позволяют:

  • задать метод выравнивания таблицы относительно страницы документа (Таблица > Свойства таблицы >Таблица > Bыравнивание);
  • задать метод взаимодействия таблицы с окружающим текстом (Таблица > Свойства таблицы > Таблица > Обтекание);
  • определить или переопределить вариант оформления внешних и внутренних рамок таблицы, а также настроить характер оформления ячеек (Таблица > Свойства таблицы > Таблица > Границы и заливка);
  • задать размеры внутренних полей в ячейках и интервалы между ячейками (Таблица > Свойства таблицы > Таблица > Параметры);
  • назначить параметры текущей строки или выделенных строк (Таблица > Свойства таблицы > Строка);
  • назначить параметры текущего столбца или выделенных столбцов (Таблица >Свойства таблицы > столбец);
  • назначить параметры текущей ячейки или выделенных ячеек (Таблица > Свойства таблицы > Ячейка).

    В интерактивном режиме таблицу форматируют с помощью маркеров, появляющихся при наведении указателя мыши на таблицу или ее элементы. Маркер в левом верхнем углу таблицы позволяет перемещать таблицу по рабочему полю документа. Маркер в правом нижнем углу позволяет управлять общими размерами таблицы. Маркеры изменения размера, появляющиеся при наведении указателя мыши на рамки таблицы, позволяют интерактивно изменять размеры столбцов и строк методом перетаскивания.

    12.5. Работа с диаграммами

    Диаграммы являются удобным средством визуального представления данных и наряду с таблицами очень широко используются в отчетной документации. Для создания диаграмм текстовый процессор Microsoft Word имеет подключаемое средство Microsoft Graph. Соответственно, для процессора Microsoft Word 2000 используется программа Microsoft Graph 2000. Как и описанный выше редактор формул Microsoft Equation 3.0, эта программа является внешним компонентом, и ее установка должна специально заказываться при установке текстового процессора.

    Два метода создания диаграмм

    Текстовый процессор Microsoft Word 2000 предоставляет два метода для вставки диаграмм в документ. Более общий метод основан на том, что сначала в документ вставляется произвольная базовая диаграмма, с которой связана некая базовая таблица данных. Далее Производится настройка диаграммы, которая состоит в настройке внешнего вида и в редактировании содержания. Поскольку содержание основано на базовой таблице, то оно редактируется путем заполнения этой таблицы нужными данными.

    Второй, частный метод, основан на том, что диаграмма создается на базе конкретной таблицы, уже имеющейся в документе. В этом случае настройка диаграммы состоит только в настройке внешнего вида. Этот метод очевидно более удобен, но • злоупотреблять им не следует, поскольку данные в таблице и диаграмме дублируют друг друга, а не во всяком документе это оправдано. Приемы создания диаграмм на базе таблиц документа мы рассмотрим в упражнении 12.2.

    Создание базовой диаграммы

    Создание диаграммы начинается с создания базовой диаграммы командой Вставка Объект. В открывшемся диалоговом окне Вставка объекта следует выбрать пуню Диаграмма Microsoft Graph 2000, после чего в документ вставляется диаграмма, которой связана некая базовая таблицa (рис. 12.10). Рассматривайте эту таблицy, как шаблон. Ее ячейки следует заполнить собственными данными, причем заполнение можно автоматизировать путем импорта данных из какой-либо иной таблицы, например из таблицы Microsoft Ехсеl.

    Настройка внешнего вида диаграммы

    Элементы диаграммы бывают связанными или присоединенными. Присоединенные . элементы можно редактировать, а связанные — нельзя. Так, например, название диаграммы, названия ее осей и легенду можно редактировать отдельно — это присоединенные элементы оформления. Подписи к элементам данных редактировать на диаграмме нельзя — они связаны со значениями в базовой таблице и потому считаются связанными элементами.

    Для каждого из присоединенных элементов оформления можно выполнить индивидуальное форматирование.

    12.6. Использование графических объектов

    В документы Microsoft Word можно вставлять два типа графических объектов: рисунки и изображения. На русском языке разница между этими терминами неочевидна, и мы поясним, что под ними понимается в текстовом процессоре Word. Рисунки — объекты векторной природы (линии, прямые и кривые, геометрические фигуры, стандартные и нестандартные). Простейшие средства для их создания есть в самом текстовом процессоре.

    Изображения — растровые объекты. Текстовый процессор не имеет средств для их создания, поэтому они вставляются как внешние объекты из файла, подготовленного другими средствами (графическим редактором, с помощью сканера, цифровой фотокамеры, графического планшета).

    Когда графический объект напечатан на бумаге (в книге, газете, журнале), нам совершенно все равно, какую природу он имеет: векторную или растровую. Но когда этот объект создается, хранится или обрабатывается на компьютере, разница очень

    заметная. Дело в том, что эти типы объектов обладают разными наборами свойств, и потому при работе с ними используются разные программные средства.

    Характерный пример растрового изображения — обычная фотография. Ни одна линия, ни одна фигура на фотографии не имеет собственных свойств — все они состоят из точек. Только точки в растровом изображении имеют уникальные свойства, по которым их можно отличить друг от друга. Для точек этих свойств немного — координаты точки, размер точки, форма точки и цвет точки. Важнейшим из них является цвет. Только благодаря тому, что каждая точка фотографического изображения имеет некий цвет, мы получаем информацию об объекте съемки при рассмотрении фотографии.

    Характерный пример векторного изображения — чертеж. Его можно рассматривать как совокупность линий, имеющих уникальные и различимые свойства, Линии обладают толщиной, цветом, формой, типом (сплошная, пунктирная и т. п.), заливкой (только если линия замкнутая). Точки в векторном изображении неразличимы. Мы знаем, что все линии состоят из бесконечного количества точек, но не рассматриваем их свойства.

    В растровой графике, где линия является совокупностью конечного количества точек, она может быть многоцветной, поскольку каждая точка может обладать цветом. В векторной графике многоцветных линий быть не может — это один объект, обладающий одним свойством цвета.

    В терминологии программы Microsoft Word векторные объекты называются рисунками (pictures), а растровые — изображениями (images). Рисунки всегда внедрены в документ — их можно редактировать непосредственно по месту. Изображения вставляют в документ методом связывания или внедрения. Их редактирование средствами текстового процессора невозможно, но возможно управление их положением и их визуализацией. Под визуализацией понимается метод отображения с учетом яркости и контрастности.

    Работа с рисунками

    Создание и редактирование рисунков. Для работы с векторными рисунками служит панель инструментов Рисование (Вид > Панели инструментов > Рисование). Основным средством этой панели, предназначенным для создания простейших объектов, является раскрывающийся список Автофигуры. В его категориях представлены заготовки для создания линий, прямых и кривых, простейших геометрических фигур, фигурных стрелок и выносных линий, чертежных элементов для блок-схем и функциональных схем и прочего. При создании и редактировании векторных объектов используют следующие приемы и средства.

  1. Векторные объекты создают путем их выбора из категорий списка Автофигуры.
  2. Их размер редактируют путем перетаскивания маркеров выделенного объектав поле документа.
  3. Удобным средством, упрощающим создание геометрических фигур, является вспомогательная координатная сетка. Командой Действия > Сетка открывают
    диалоговое окно Привязка к сетке. В нем задают шаг сетки и способ отображения горизонтальных и вертикальных линий. Флажок Привязать к сетке обеспечивает точное позиционирование узловых точек фигур в узлах координатной
    сетки. Он удобен, если создаются простые (преимущественно прямолинейные)
    геометрические фигуры. При редактировании готовых фигур привязка к узлам сетки может создавать неудобства — в этом случае ее отключают или выполняютперемещение объектов при нажатой клавише АИ.
  4. Толщина контурной линии и цвет заливки объекта относятся к свойствамобъекта. Все свойства объектов можно редактировать в диалоговом окне Формат, автофигуры, которое открывают командой Формат > Автофигура, или через
    контекстное меню объекта, или двойным щелчком на самом объекте. В частности, для управления толщиной и формой контурных линий, а также параметрами заливки служат элементы управления вкладки Цвета и линии данного диа
    логового окна.
  5. Поворотом объекта можно управлять дискретно и непрерывно. Для произвольного поворота фигуры используют кнопку Свободное вращение на панели инструментов Рисование. Для поворота на фиксированный угол значение угла вводят в поле счетчика Поворот на вкладке Размер диалогового окна Формат автофигуры.
  6. Взаимодействие рисованного объекта с окружающим текстом может быть достаточно сложным. Так, например, текст может обтекать рисунок по заданной схеме,
    но он может лежать и поверх рисунка, и под ним. Выбор метода взаимодействия рисунка с текстом выполняют на вкладке Положение в диалоговом окне Формат автофигуры.

    Работа с композициями рисунков. Более сложные рисунки создаются путем комбинирования простейших рисунков, то есть являются композициями. В случае, когда готовится композиционный рисунок, следует принимать во внимание не только взаимодействие объектов с окружающим текстом, но и их взаимодействие между собой.

  7. Несколько простейших объектов группируют в один композиционный объект командой Группировка > Группировать контекстного меню. Для группировки всеобъекты должны быть предварительно выделены, например щелчками левойкнопки мыши при Нажатой клавише SHIFT. Обратная операция Группировка Разгруппировать позволяет «разобрать» композиционный объект на составляющие.
  8. Если объекты, составляющие композицию, перекрывают друг друга, важно иметь средство управления их перекрытием. По умолчанию предполагается, что каждый объект имеет собственный «слой» в рисунке. Объекты, созданные раньше, лежат ниже, а объекты, созданные позже, располагаются на более высоких слоях. Соответственно, при наложении более поздние объекты перекрывают более ранние. Этот порядок можно изменить, выбрав положение выделенного объекта относительно других объектов и относительно основного текста. Средства для этого представлены в пункте Порядок контекстного меню объекта.
  9. Если объекты, составляющие композицию, не перекрывают друг друга, важно иметь средство их относительного выравнивания между собой. Для взаимного
    выравнивания нескольких объектов их следует выделить, а затем дать команду Действия > Выровнять/распределить (с помощью кнопки Действия панели инструментов Рисование).

    Операция распределения выполняется, только если группа состоит более чем из двух объектов. Между объектами автоматически устанавливаются равные интервалы. При выравнивании по вертикали объекты можно равномерно распределить по горизонтали и, соответственно, наоборот.

    Специальные средства оформления. Эти средства оформления представлены кнопками на панели инструментов Рисование. Они позволяют:

  • управлять цветом заливки, цветом контура и цветом текста;
  • управлять толщиной сплошных линий и параметрами штриховых линий;
  • преобразовывать линии в стрелки и управлять формой их концов;
  • создавать теневые эффекты;
  • создавать трехмерные эффекты.
  • выделяют объект в поле документа;    —
  • используют кнопку Тень или Объем на панели инструментов Рисование;

    в открывшейся палитре выбирают элемент управления Настройка тени или Настройка объема;

  • при этом открывается одноименная панель инструментов, посредством которых и редактируют специальные объекты.

    Работа с растровыми изображениями

    Под изображениями понимаются растровые графические объекты, исполненные посторонними программными средствами или полученные из внешнего источника. Они вставляются документ методом связывания или внедрения. Общая команда для вставки таких объектов — Вставка >Рисунок > Из файла. По этой команде открывается стандартное диалоговое окно Добавить рисунок, в котором и производится выбор файла, содержащего изображение.

    Выбор метода вставки. В текстовом процессоре Microsoft Word 2000 избранный рисунок можно вставить в документ тремя способами: внедрением, связыванием и
    внедрением со связыванием.    

  1. В первом случае объект войдет в документ и может транспортироваться вместе с ним.
  2. Во втором случае объект останется по месту своего хранения, а в документ войдет только указатель на первоисточник.
  3. В третьем случае объект войдет в документ, но его связь с первоисточником сохранится. Это полезно, если предполагается возможность редактирования
    первоисточника и надо обеспечить синхронное редактирование и внедренного объекта.

    Выбор метода вставки выполняют в диалоговом окне Добавить рисунок. В его правом нижнем углу есть раскрывающийся список, в котором следует выбрать один метод из трех возможных.

    Приемы управления визуализацией изображения и редактирования. В текстовом процессоре Microsoft Word 2000 имеются два средства управления тем, как отображается встроенное растровое изображение. Первое средство внутреннее, а второе — внешнее, подключаемое при установке программы. Внутреннее средство представлено элементами управления панели инструментов Настройка изображения (Вид > Панели инструментов > Настройка изображения). Внешним средством редактирования изображений является графический редактор Microsoft Photo Editor 3.0. Он должен быть подключен при установке Microsoft Word 2000 точно так же, как редактор формул Microsoft Equation 3.0 и редактор диаграмм и графиков Microsoft Chart 2000.

    На панели инструментов Настройка изображения средства настройки изображения представлены следующими кнопками:

  • Увеличить контрастность;
  • Уменьшить контрастность;
  • Увеличить яркость;
  • Уменьшить яркость;
  • Обрезка;
  • Установить прозрачный цвет.

    Функция установки прозрачного цвета имеет особое значение для создания Web-страниц. Она позволяет назначить любой из цветов изображения (но только один) в качестве «прозрачного». При размещении такого графического объекта поверх других объектов (это выполняется настройкой метода обтекания) все объекты нижележащего слоя видны через те участки верхнего изображения, которые имеют цвет, назначенный прозрачным. Разумеется, изображения, используемые для такого представления, надо готовить особо. Они должны иметь большие участки, окрашенные однородным фоновым цветом. Для этого изображение либо предварительно обрабатывают в графическом редакторе, либо сразу снимают цифровой фотокамерой на однородном фоне. Однородный фон, как правило, выбирают синего или голубого цвета.

    Внешнее средство редактирования изображений (редактор Microsoft Photo Editor 3.0) рассчитано на изменение файла оригинала и потому применимо только к изображениям, внедренным в документ, но не связанным. Более того, вставку изображения в документ в этом случае надо выполнять не как обычно (Вставка > Рисунок > Из файла), а другим способом — Вставка > Объект > Microsoft Photo Editor 3.0 Photo. При этом открывается окно создания нового изображения New (Создать), в котором следует включить переключатель Open an Existing Picture (Открыть существующее изображение).

    Заранее подготовленное изображение открывается из файла и может редактироваться средствами редактора Microsoft Photo Editor 3.0. По окончании редактирования окно редактора закрывают, и изображение автоматически встраивается в текстовый документ. Если в дальнейшем потребуется продолжить его редактирование, то при двойном щелчке на объекте изображение откроется непосредственно в редакторе Microsoft Photo Editor 3.0.

    15.1. Презентация как средство представления идей Один термин — два понятия

    Презентации в широком смысле слова. У термина презентация два значения — широкое и узкое. В широком смысле слова презентация — это выступление, доклад, защита законченного или перспективного проекта, представление на обсуждение бизнес-плана, технического предложения, эскизного или рабочего проекта, готового товара и услуги, результатов внедрения, контроля, испытаний и многое другое. В этом смысле защита курсовой или дипломной работы — это тоже презентация. Ее цель — убедить экзаменационную комиссию в том, что докладчик получил за время подготовки необходимый уровень знаний, владеет терминами, понятиями, методами и приемами в той научной области, в пределах которой он претендует на получение квалификации.

    Презентации непрерывно сопровождают как производственный, так и коммерческий цикл товаров и услуг. Утверждение бизнес-плана или технического предложения — это презентация. Представление общественности нового изделия или услуги — это тоже презентация. Говоря обобщенно, представление идей, людей, изделий, материалов и услуг — это всегда презентация.

    Давно отмечено, что с экономической точки зрения презентации являются очень дорогими мероприятиями. Одно совещание совета директоров международного автомобильного концерна может стоить акционерам больше, чем выпуск десятков дополнительных автомобилей, но оно может и дать больше, чем выпуск сотен и тысяч изделий. Это вопрос эффективности. Презентации должны быть эффективными в том смысле, что при оптимальных затратах всех видов ресурсов они должны давать максимальную результативность.

    Мы не будем подробно описывать факторы, влияющие на результативность презентаций, — это не тема данного пособия, но одно из направлений повышения их эффективности отметим — это использование технических средств. Наиболее очевидными техническими средствами сопровождения презентации являются наглядные пособия (плакаты с графиками, диаграммами, фотоматериалами). Если технические условия позволяют и это уместно по характеру презентации, то в ней могут использоваться проекторы различных типов (кино-, видео- и диапозитивные), средства воспроизведения звукового ряда, а также средства дистанционного управления.

    Несмотря на то что чисто функционально компьютер способен заменить любые технические средства проведения презентаций и, более того, дополняет их свойства интерактивностью и автоматизацией, применение вычислительной техники в качестве средств подготовки и сопровождения презентаций заметно затянулось. Фактически, широкое внедрение компьютеров в этой сфере началось только после 1993-1994 гг., когда они обрели надлежащие мультимедийные функции. Разумеется, до этого времени компьютеры тоже использовали при проведении презентаций, например на выставках, но это относилось только к презентациям аппаратных и программных средств самой вычислительной техники. Лишь начиная с 1995 г. вычислительную технику начали широко использовать при подготовке и проведении произвольных презентаций.

    Развитие Интернета тоже внесло свой вклад в расширение технологий проведения презентаций. Расширение происходило в основном в двух направлениях: Интернет стал удобным средством проведения дистанционных презентаций и способствовал полной автоматизации. Эти процессы начались в 1997-1998 гг. и продолжаются по настоящее время. Сегодня в Интернете можно найти множество презентаций, работающих в автоматическом режиме. Их создатели уже не вынуждены разъезжать по миру, готовить доклады и выступать перед большими аудиториями. Круглосуточно и бесперебойно автоматические системы доносят авторские идеи и проекты до потенциальных инвесторов.

    Презентации в узком смысле слова. В узком смысле слова презентации — это электронные документы особого рода. Они отличаются комплексным мультимедийным содержанием и особыми возможностями управления воспроизведением. Воспроизведение может быть автоматическим или интерактивным, в том числе и дистанционным. Документы этого типа готовят с помощью специальных программных средств, но при этом широко используют и традиционные универсальные средства, такие, как текстовые и табличные процессоры, графические редакторы, средства обработки звуковой и видеоинформации и другие.

    PowerPoint как средство создания презентаций

    15.2, Основные свойства PowerPoint Интеграция PowerPoint с Microsoft Office и другими программами

    15.2. Основные свойства Ро^егРошГ

    Рис. 15. 1. Объекты внешних приложений на

    Сказанное отнюдь не означает, что при подготовке объектов для презентации Ро\уегРот1 нельзя использовать другие программы. Напротив, некоторые специализированные приложения позволяют сбздать более качественные объекты, чем стандартные средства М1сгозог! ОШсе. Например, растровую графику лучше готовить в графическом редакторе Ас1оЬе РИогозИор, а векторную — в векторном редакторе СогеЮгаи/. Однако именно приложения, входящие в состав Мюгоеоп: Отпсе, являются наиболее тесно интегрированными и могут обмениваться данными без риска потерь и искажений.

    Степень взаимодействия внешних объектов, используемых в документе РошегРот*, с породившими их приложениями зависит от уровня поддержки программой-родителем технологии 01Е и способа связи объекта с документом. Далее мы приводим исчерпывающий ряд способов совместного использования объектов приложениями МюгозоЛ 01лсе, в том числе РомегРот*. Если программы иных производителей в полной мере поддерживают технологию 01Е, нет никаких препятствий для полноценного использования созданных ими объектов в документах Ро\л/егРо1п1:,

    Копирование и вставка. Объект создается в родительском приложении, копируется в Буфер обмена и вставляется в документ РоууегРоЫ. Этот способ обычно применим к относительно простым объектам: текстам, растровой и векторной графике стандартных форматов, таблицам. При необходимости задать особые свойства

    Глава 15. Средства подготовки презентаций

    объекта следует применять пункт Специальная вставка меню Правка, присутствующий во всех приложениях МюгозоМ О№се.Перетаскивание. Объект перемещается (копируется или переносится) между родительским приложением и Рои/егРот! методом перетаскивания с помощью мыши. Обе программы должны быть в этот момент открыты.

    Импорт (экспорт). Объект вставляется в документ Ро\«егРо1п1: в качестве файла, созданного в родительском приложении. В этом случае имеются ограничения как на формат поддерживаемых типов файлов, так и на их содержание. Кроме того, существуют ограничения на тип данных, содержащихся в файле. Например, в файлах векторной графики СогеЮгаад (расширение имени файла .сс!г) не воспроизводится градиентная заливка.

    Гиперссылка (ярлык). Этот способ заключается в указании перехода к содержимому файла другого приложения. Как правило, применяется в документах, рассчитанных на публикацию в Интернете (в формате НТМЬ) или на представление на экране компьютера (с использованием формата РОГ).

    Гиперссылка является, прежде всего, средством перехода к другому документу (или другому месту в том же документе). Ярлык в основном применяют для запуска внешнего приложения, способного корректно обрабатывать данные определенного типа (например, воспроизведение музыки осуществляется стандартной программой МесЛа Р1ауег).

    Связывание. Это специальное свойство объекта, указывающее на его взаимодействие с исходным файлом и родительским приложением. Как правило, таким свойством обладают объекты, созданные в программах с полной поддержкой технологии ОЬЕ. В большинстве случаев наличие связи необходимо указывать явно. Связанный объект является клоном исходного файла и меняется в той же мере, что и исходный файл.

    Внедрение. Это свойство указывает на то, что в документ встроена копия исходного файла, после операции вставки никак с ним не связанная. Однако при поддержке родительским приложением технологии О1.Е возможно редактирование внедренного объекта средствами программы-источника.

    Объекты некоторых типов, созданные средствами самого приложения Рои/егРо1п*, допустимо экспортировать в другие приложения. Однако следует учитывать, что гораздо проще и быстрее набирать текст, делать таблицы и рисунки в специализированных программах. Поэтому задача экспорта данных обычно связана с отправкой документа (презентации) другим людям или его публикацией.

    Ближайшими конкурентами Ро\л/егРо1п1: являются программа ЬМиз Ргее1апсе офисного пакета 1_оШзМо1ез и специализированное приложение Нап/агс! (ЗгарЫсе. Согласно наметившейся в последнее время тенденции, предусмотрено ограниченное взаимное преобразование данных между форматами программ-соперниц. В частности, в форму 1_оШзМо1ез может быть внедрена презентация Рсм/егРот! с корректным преобразованием полей документа. И наоборот, данные из таблицы 1_о1из 1-2-3 могут быть импортированы в приложение МюгозоЙ СгарИ.15.2. Основные свойства Ро^егРотГ

    .

     

    Самый простой пример — создание презентации в вариантах для публикации в М^огЫ Ш1<3е АУеЬ и для-распечатки на 35-мм слайдах. Эти варианты существенно различаются по требованиям к цветовым схемам оформления, формату и разрешению графики, используемым шрифтам. Получается, что при одинаковом содержании придется затратить много времени на адаптацию презентации к специфическим требованиям типа представления.

    Структура документов РоадгегРош*

    Любой документ Ро\мегРо1п1 представляет собой набор отдельных, но взаимосвязанных кадров (страниц, по аналогии с книгой), называемых слайдами. Таких слайдов в презентации может быть сколь угодно много (в разумных пределах). Каждый слайд в документе имеет собственный уникальный номер, присваиваемый по умолчанию в зависимости от его места (рис. 15.2).

    Последовательность слайдов (а следовательно и их связь, и нумерация) в документе линейная. Такая линейность автоматически поддерживается Рои/егРот1 независимо от действий пользователя. То есть, удаление, вставка, перемещение, скрытие или показ слайдов не нарушают линейной структуры документа. Таким образом, в РсмегРот! невозможно построить иерархическую структуру документа или организовать между слайдами иные виды связи (например, с помощью логических операций), кроме линейной.

    15.2. Основные свойства РожегРотГ

    Вствюк* Формат Сервис1010072    О ВведениеОбъявите цель докладаПредставьтесь

    3    О Темы для обсуждения

  • Кратко оп*1*1те основные темы доклада
    •» Е) Тема первая
  • Подробно изложите материал
  • Приведите гримеры и иллюстрацииПочему это должно заинтересовать аудит

    5    Э Теме втораяПодробно изложите материалПриведите примеры и иллюстрации

  • Почему эта должно заинтересовать аудиторию

    6    3 Тема третья

  • Подробно изложите материал
  • Приведите примеры и иллюстрации
  • Почему это должно заинтересовать аудиторию
    13 Примеры из жизни

    Заметки к слайду    ^1

    Рис. 15-2. Последовательность слайдов презентации представлена в режиме структуры

    Слайды содержат объекты самого разного типа, их сочетание призвано наиболее полно выразить содержание данного кадра презентации. На каждом слайде присутствует, как минимум, один объект — фон кадра. То есть, полностью пустого слайда существовать не может и под «пустым» понимается слайд с объектом типа «фон».

    К объектам, размещаемым на слайде, относятся:

  • фон (обязательный элемент любого слайда);
  • текст;
  • гиперссылки (как особый вид текста);
  • колонтитулы (как особый вид текста);
  • таблицы;
  • графические изображения;
  • надписи (как особый вид графики);
  • диаграммы (как особый вид графики);
  • фильм (видеоклип);
  • звук;
  • значок (ярлык);

    Глава 15. Средства подготовки презентаций

    • особым объектом выступает цветовое оформление различных объектов, в совокупности представляющее цветовую схему слайда.

    Все объекты, размещаемые на слайде, могут быть созданы или оформлены внутренними средствами РошегРот!:, внешними приложениями или одновременно как теми, так и другими средствами.

    Фон может быть представлен как обычное цветовое заполнение (в том числе градиентное, с использованием текстур или узора) или иметь в качестве основы рисунок (графический файл). Источник фонового рисунка может быть как внутренним, так и внешним.

    Текст может иметь различное форматирование, то есть в нем могут использоваться разные элементы шрифтового оформления, методы выделения цветом и выравнивания, приемы создания абзацных отступов. Кроме того, форматирование позволяет подчеркнуть смысловую иерархию текста за счет различного оформления заголовков, основного текста, нумерованных и маркированных списков, колонтитулов и прочих элементов. Особым элементом форматирования является гиперссылка, превращающая выделенный текст в средство перехода практически к любому объекту презентации, в том числе и к внешнему. К особым элементам форматирования также относятся колонтитулы, которые могут создаваться автоматически. Текст может иметь как внутренний, так и внешний источник.

    Таблицы представляют собой специальным образом форматированный текст, размещаемый в ячейках, разделенных вертикальными и горизонтальными границами. При этом границы могут быть скрыты или выделены линиями, а ячейки иметь цветовое оформление фона. Таблица может иметь как внутренний, так и внешний источник.

    Графическое изображение (рисунок, по терминологии РомегРот*) может использоваться в качестве фона или быть отдельным объектом на слайде. Для полноценного отображения графики необходимо знать особенности форматов графических файлов, поддерживаемых РоюегРо1п1. В первую очередь, это относится к предпочтительной области их применения и ограничениям, накладываемым при импорте файлов некоторых форматов. Тексты, создаваемые средствами Мюгоеог! №огс!Аг1: (надписи, по терминологии РоюегРот!), на самом деле являются графическими объектами. Графическое изображение может иметь только внешний источник.

    Фильм — это объект РоууегРоМ, содержащий последовательность кадров, хранящихся в одном файле. Фильм обязательно имеет внешний источник и воспроизводится внешними средствами.

    Звук является объектом, внешним по отношению к документу Рои/егРо1п1, и поэтому всегда требует указания названия источника. Небольшая коллекция звуков входит в стандартную поставку МюгозоК Оп1се 2000. Воспроизведение звука осуществляется внешними средствами.

    Значок (ярлык} представляет собой ссылку одновременно и на внешний объект, и на приложение, способное корректно его обработать в соответствии с расширением имени файла объекта.

    15,2. Основные свойства Роу/егРот*

    Цветовая схема, хотя и не является, строго говоря, самостоятельным объектом Ро\лгегРо1гп, все же устанавливает заданное соотношение цветового оформления некоторых объектов, которое можно сохранить и использовать в дальнейшем (рис. 15.3).

    Стандартная Уэв»пяы<? одам’

    < Смет дня \ чевнчк»

    Рис. 153. Средства настройки цветового оформления

    Специфические свойства объектов РожегРотИ

    Анимация. Анимация, по терминологии, принятой в Рои/егРо|Ш, является особым видом демонстрации объектов и содержит последовательность появления объекта в кадре при демонстрации слайда. Анимация относится к свойствам объекта, специфичным для РоюегРот!, и воспроизводится встроенными средствами. Настройка параметров анимации выполняется средствами диалогового окна Настройка анимации, которое открывают пунктом Настройка анимации контекстного меню объекта (рис. 15.4).

    Действие. Объектам РснлгегРот! может быть присвоено особое свойство, называемое действием. Оно определяет, что именно происходит при щелчке мышью или при наведении указателя на данный объект. Параметры этого свойства устанавливаются в диалоговом окне Настройка действия (Показ слайдов > Настройка действия).

    Свойства слайдов и свойства презентации. Каждый слайд презентации обладает набором свойств, к которым относятся параметры страницы (то есть размер и ориентация слайда) и эффекты при смене слайдов. Документ целиком (то есть презентация) имеет свой набор свойств, определяющий параметры его демонстрации (публикации) или правила совместной работы над содержанием.

    Основные элементы интерфейса РожегРот*

    Как и другие приложения пакета МюгозоН Опюе, программа Ро\л/егРо1гт1 имеет стандартные элементы интерфейса, которые мы рассматривать не будем. Заметим

    Глава 15. Средства подготовки презентаций

    Рис. 15.4. Средства настройки параметров анимации объекта

    только, что настройку всех элементов интерфейса по своему вкусу можно выполнить в диалоговом окне Настройка (Сервис * Настройка) на соответствующих вкладках.

    Элементы управления некоторых внешних программ, входящих в пакет Мюгозоп. ОНЧсе, органически входят в интерфейс Ро«егРо1п1 Их значки присутствуют на отдельных панелях управления. Например, можно включить панели инструментов МюгозогШогс!Аг1 или Мюгозоп: СМагт..

    Основное отличие интерфейса Рои/егРо1п1 заключается в специфических режимах отображения документа на рабочем поле. Предусмотрено четыре основных режима отображения:

  • обычный;
  • структуры;
  • слайдов;
  • сортировщика слайдов.

    В пятом режиме, называемом Показ слайдов, изображение слайда размещается на полном экране. При этом никакие элементы интерфейса не видны.

    В каждом режиме имеются специфичные для него наборы панелей инструментов. В зависимости от принятого режима меняется и состав контекстного меню, открываемого при щелчке на объекте (слайде) правой кнопкой мыши.

    1. В обычном режиме (рис. 15.5) рабочее окно имеет три панели. На левой панели отображается структура презентации в виде последовательности слайдов с их номерами и размещенным текстом. Правая панель занимает большую часть

    15.2. Основные свойства Роу/егРо!п1

    Рис. 15.5. Окно РоноегРоггО: в обычном режимеполя, и в ней отображается слайд со всеми размещенными объектами. Третья панель небольшой высоты располагается в нижней части рабочего поля и предназначена для внесения заметок разработчиком презентации или другими людьми (если это разрешено автором).

    2.    В режиме структуры размер панели с отображаемой структурой увеличен, панель
    заметок располагается вертикально, а слайд отображается в виде эскиза. Именно
    в режиме структуры удобно вводить и форматировать текст.

    Следует иметь в виду следующие особенности, которые могут ввести в заблуждение пользователя, привыкшего работать с текстовым процессором МюгозоК УУого». При начале ввода текста на пустом слайде ему автоматически присваивается формат заголовка первого уровня (то есть уровня названия слайда). Попытка создания следующего абзаца нажатием клавиши ЕМТЕВ приводит к появлению нового слайда. Понижение уровня текста уничтожает созданный слайд и переносит текст на предыдущий.

    Щ Начинающему пользователю, чтобы не ошибиться, лучше воспользоваться готовыми шаблонами и затем адаптировать их под свои задачи.

    3.    В режиме слайдов каждый кадр занимает основную часть рабочего окна, а струк
    тура презентации отображается на узкой панели елева, где представлены только
    символы слайдов и их номера. В этом режиме удобно работать с объектами,
    размещенными на слайде, особенно мелкими.

  1. В режиме сортировщика слайдов кадры представлены эскизами, занимающими
    все рабочее поле, под каждым из которых размещаются значки, указывающие
    на параметры смены слайдов, анимации, времени экспозиции кадра. Соответ
    ственно меняется и панель инструментов, где появляются необходимые эле
    менты управления, и контекстное меню, открываемое щелчком правой кнопкой
    мыши на эскизе слайда. Двойной щелчок на эскизе автоматически переводит
    программу в режим слайдов.
  2. При переходе в режим показа слайдов автоматически запускается полноэк
    ранная демонстрация с параметрами, выставленными в режиме сортировщика
    слайдов. Демонстрация начинается с текущего (выбранного) слайда. Завер
    шить ее можно в любой момент нажатием клавиши ЕЗС. При этом происходит
    возврат в режим, который был текущим перед запуском демонстрации.

    Специфическими для Ро\иегРо1п! являются элементы интерфейса, предназначенные для управления вставкой и созданием объектов, их свойствами, демонстрацией презентации. Они сосредоточены в основном в пунктах строки меню: Вставка, Формат, Показ слайдов, — а также на панели инструментов (отображаются соответствующими значками).

    Содержание конкретных операций над объектом зависит от его типа, однако некоторые операции могут быть общими для всех типов объектов. Например, все объекты можно анимировать различными способами путем настройки параметров в диалоговом окне Настройка анимации. Таким способом добиваются динамичного «роста» диаграмм, «выпадающих» или вращающихся надписей и прочих эффектов оформления, оживляющих презентацию.

    Важным элементом интерфейса, особенно для начинающих пользователей, служит пункт меню Справка. Там можно найти ответы на большую часть вопросов, возникающих при работе с программой РомегРоМ.

    В качестве первого шага после запуска программы полезно просмотреть электронный учебник Введение в Роу/егРоН (Справка > Справка по МюгозоК Ро\л/егРот1 > Содержание > Приступая к работе > Введение в РоюегРо1п1, электронный учебник > Демонстрация). В учебнике доступно показаны новые возможности версии Рои/егРо1п12000, описаны основные элементы интерфейса, приведены этапы создания презентации с помощью готовых шаблонов.

    В последней версии программы новым в меню Справка является пункт Найти и устранить, запускающий средство автоматического контроля целостности ключевых файлов. Иногда это полезно при невозможности самостоятельно найти причину постоянных сбоев при работе с РомегРот*.

    В качестве средства автоматизации при собственноручном создании первых презентаций можно положиться на инструкции Мастера автосодержания и воспользоваться готовыми шаблонами слайдов. На примере работы этого мастера мы и рассмотрим этапы создания документа в РоигегРо1п1.

    Позже, с накоплением опыта, можно постепенно переходить к самостоятельному созданию отдельных объектов презентации, изменению их свойств, накоплению

    Разработка презентаций

    собственной библиотеки объектов, выработке своего стиля эффектов анимации, действий, показа слайдов, демонстрации презентации.

    15.3. Разработка презентаций

    Этапы разработки презентаций

    Разработка презентационных документов, как и любых других, выполняется в несколько этапов. Но прежде чем приступить к описанию содержания этих этапов, мы должны обратить особое внимание на важность «нулевогоэтапа» — подготовки содержательной части презентации. Компьютер для этого не нужен, и основная часть работы должна быть проведена заранее. Приложение РомуегРот! служит лишь инструментом и не может определить за автора ни содержания, ни целевой аудитории, ни структуры презентации. Переходить к работе с программой следует лишь тогда, когда все уже продумано.

    Щ Создавая презентацию «с нуля», особенно в первый раз, удобно воспользоваться имеющимся в Роу/егРо1п1 автоматическим средством — мастером автосодержания.

    Планирование презентации

    Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, заинтересованности и подготовленности аудитории. Используйте простые и понятные слова и фразы, фокусируя внимание на цели выступления. Когда определено содержание, можно задаться вопросом оценки отношения аудитории к предлагаемой теме.

    Прежде всего необходимо определить, на кого ориентирована презентация, каковы знания потенциальных слушателей по данной теме. Следует оценить потребности и предпочтения аудитории. Очень важно правильно сформулировать цель презентации и установить, как она соотносится с ожидаемыми результатами. Сформулируйте задачи презентации в следующей последовательности:

  • что необходимо довести до аудитории;
  • в чем следует убедить слушателей;
  • нужно ли чему-то научить аудиторию;
  • как мотивировать свои тезисы.

    Когда цель и задачи точно сф&рмулированы, можно приступать к отбору средств . для их реализации.

    Подготовка структуры презентации

    На следующем этапе формируется структура презентации. Документ, подготовленный средствами РрюегРотт., должен быть в центре доклада. Для этого включите в него важнейшие моменты, опирающиеся на факты.

    Подготовьте эффектное начало презентации, сразу привлекающее внимание. Можно удивить аудиторию курьезным или необыкновенным случаем, добиться внимания бесспорными фактами и постулатами, цитированием высказываний по

  1. В режиме сортировщика слайдов кадры представлены эскизами, занимающими
    все рабочее поле, под каждым из которых размещаются значки, указывающие
    на параметры смены слайдов, анимации, времени экспозиции кадра. Соответ
    ственно меняется и панель инструментов, где появляются необходимые эле
    менты управления/и контекстное меню, открываемое щелчком правой кнопкой
    мыши на эскизе слайда. Двойной щелчок на эскизе автоматически переводит
    программу в режим слайдов.
  2. При переходе в режим показа слайдов автоматически запускается полноэк
    ранная демонстрация с параметрами, выставленными в режиме сортировщика
    слайдов. Демонстрация начинается с текущего (выбранного) слайда. Завер
    шить ее можно в любой момент нажатием клавиши ЕЗС. При этом происходит

    , возврат в режим, который был текущим перед запуском демонстрации.

    Специфическими для РоугегРот! являются элементы интерфейса, предназначенные для управления вставкой и созданием объектов, их свойствами, демонстрацией презентации. Они сосредоточены в основном в пунктах строки меню: Вставка, Формат, Показ слайдов, — а также на панели инструментов (отображаются соответствующими значками).

    Содержание конкретных операций над объектом зависит от его типа, однако некоторые операции могут быть общими для всех типов объектов. Например, все объекты можно анимировать различными способами путем настройки параметров в диалоговом окне Настройка анимации. Таким способом добиваются динамичного «роста» диаграмм, «выпадающих» или вращающихся надписей и прочих эффектов оформления, оживляющих презентацию.

    Важным элементом интерфейса, особенно для начинающих пользователей, служит пункт меню Справка. Там можно найти ответы на большую часть вопросов, возникающих при работе с программой Роу|/егРо1п1.

    В качестве первого шага после запуска программы полезно просмотреть электронный учебник Введение в РоюегРот* (Справка > Справка по МюгозоИ РодаегРот! > Содержание > Приступая к работе > Введение в РожегРот!, электронный учебник * Демонстрация). В учебнике доступно показаны новые возможности версии Ро^егРот!:2000, описаны основные элементы интерфейса, приведены этапы создания презентации с помощью готовых шаблонов.

    В последней версии программы новым в меню Справка является пункт Найти и устранить, запускающий средство автоматического контроля целостности ключевых файлов. Иногда это полезно при невозможности самостоятельно найти причину постоянных сбоев при работе с РошегРот!.

    В качестве средства автоматизации при собственноручном создании первых презентаций можно положиться на инструкции Мастера автосодержания и воспользоваться готовыми шаблонами слайдов. На примере работы этого мастера мы и рассмотрим этапы создания документа в РоюегРспп!

    Позже, с накоплением опыта, можно постепенно переходить к самостоятельному созданию отдельных объектов презентации, изменению их свойств, накоплению

    Глава 15. Средства подготовки презентаций

    данной теме выдающихся людей. При расчете времени на вводную часть отводится не более 10% от общей продолжительности презентации.

    Далее формируются главные идеи доклада, с обоснованием их статистикой, документами, аналогиями или наглядными примерами. Все идеи и тезисы должны быть неразрывно связаны с темой доклада. Необходимо учитывать, что при средней степени концентрации внимания люди способны запоминать от 4 до 6 разных позиций. Основная часть доклада должна занимать 80-85% отводимого времени.

    Правильное завершение презентации, соответствующее цели доклада и создающее надолго запоминающееся впечатление, является важной частью успеха. В зависимости от целей доклада и характера аудитории это может быть подведение итогов, другая формулировка темы или внесение сомнений в ряды слушателей. Иногда эффективным приемом служит возврат к началу доклада. При выборе способа завершения следует определить, какая реакция ожидается от слушателей. Завершение презентации должно занимать не более 10% времени.

    Работа с мастером автосодержания

    При запуске РошегРоМ (если не изменены установки, принятые по умолчанию) автоматически появляется диалоговое окно Роу№гРо!п1 с переключателями: Мастер автосодержания, Шаблон оформления, Пустая презентация, Открыть презентацию. Перейти к работе с мастером можно, открыв диалоговое окно Создать презентацию (Файл * Создать) и выбрав в нем пункт Мастер автосодержания (на самом деле создается, конечно же, не содержание, а шаблон презентации, который следует наполнить самостоятельно). В диалоговом окне Мастер автосодержания переход к следующему этапу осуществляется щелчком на кнопке Далее.

    Определение вида и стиля презентации

    Автору необходимо определить, каким образом состоится публикация презентации. Очевидно, что, например, при защите дипломной работы представлять ее на экране компьютера или публиковать в Интернете нет смысла. Не каждое учебное заведение обладает комплектом компьютерной проекционной аппаратуры (если таковая имеется, следует выбрать вариант презентации на экране) или сетью инт-ранет.

    Во многих случаях удобно выводить презентационный документ на 35-мм слайды, потому что слайд-проекторы весьма распространены. Многие модели позволяют управлять демонстрацией дистанционно. Однако в этом варианте есть свои подводные камни. Во-первых, слайд-принтеры, переносящие изображение с компьютера на слайды, — чрезвычайно дорогое и редкое оборудование. Во-вторых, доклад предстоит делать в полумраке, необходимом для проецирования изображения со слайда на экран, что не всегда уместно.

    Остаются еще два варианта: распечатать презентацию на прозрачной пленке в черно-белом или цветном режиме. Мы советуем выбирать цветную распечатку, но если нет доступа к цветному принтеру (струйному или лазерному), подойдет и черно-белая печать.

    15.3. Разработка презентаций

     

    Важным параметром является определение формата страниц презентации, Следует помнить, что при распечатке слайдов надо указывать реальные размеры печатного листа. В случае вывода на экран компьютера в режиме создания презентации используется то разрешение и тот цветовой охват, которые установлены по умолчанию в операционной системе. Напомним, что цветовой охват документов для публикации в Интернете не может превышать 256 цветов.

    Работа с текстовым содержанием

    В нижнем колонтитуле на каждом слайде следует указать заголовок презентации. Он должен совпадать с темой презентации. На левой тшнели.структуры презентации показаны значки всех слайдов и весь текст, размещенный на них. Если использованы шаблоны, предлагаемые Рои/егРо!пг, то их текст следует заменить собственным содержанием.

    Иногда полезно изменить принятый по умолчанию размер шрифта заголовка, если он занимает более двух строк и выглядит неопрятно. Часто для лучшего представления следует изменить тип выравнивания заголовка. Обычно заголовки выравнивают по центру.

    Ниже заголовка обычно размещен текстовый блок, в который автоматически заносятся сведения об авторе, взятые программой из данных операционной системы. При необходимости надо подставить данные о реальном авторе презентации.

    На следующем этапе полезно выровнять положение текстовых блоков на слайде, для чего их можно выделить (при этом границы блока должны обозначаться серым цветом) и с помощью клавиш управления курсором разместить в нужном месте.

    Щ Обратите внимание на то, что колонтитул по умолчанию присутствует и на первой стра-нице. Это считается ошибкой, так как колонтитулы призваны дублировать заголовки.

    Текстовое содержание на слайдах можно создавать, ориентируясь на советы, имеющиеся в тексте самого шаблона. Однако, в первую очередь, следует исходить из собственного представления о методике преподнесения темы слушателям. В шаблонах даны самые лишь общие рекомендации, к тому же составленные исходя из американских методических представлений.

    Любая часть текста на слайдах может быть отформатирована согласно предпочтениям автора. Для этого служат кнопки управления параметрами форматирования на панели инструментов и средства, предоставляемые диалоговыми окнами Шрифт и Список. —

    Важным инструментом РоодегРоИ при работе с текстом являются средства проверки орфографии. Хотя они и не могут в полной мере заменить профессионального корректора, в большинстве случаев они страхуют автора от досадных неприятностей. При этом нельзя забывать, что ответственность за правописание лежит все-таки на авторе, а не на программе.

    Работа с таблицами

    Таблицы, размещаемые на слайдах презентации, должны быть простыми и понятными. Недопустимо применение таблиц со сложной структурой, так как времени

    на их изучение у аудитории нет. Назначение и характер данных в таблице должны быть понятны с первого взгляда.

    Вообще таблица не самый выигрышный вариант представления материала. Попробуйте заменить ее более наглядным объектом представления, например диаграммой или графиком. Но если отказаться от таблиц не удается, применяйте их в минимально возможном количестве. Две-три таблицы на доклад можно считать верхним пределом, большее число вызовет потерю внимания аудитории.

    Размещая таблицу на слайде, сделайте ее ячейки крупными, чтобы все данные в них читались ясно. Следует избегать размещения в ячейках текста длиной более одного-двух слов. Лучше всего таблицы выглядят, когда в ячейках размещаются только цифры и специальные значки.

    Для привлечения внимания к таблице используются следующие элементы оформления: разделительные линии разной толщины и цвета; фоновый цвет для отдельных ячеек, столбцов, строк или таблицы в целом; эффекты анимации.

    Таблица в РоигегРот! может быть создана несколькими способами.

  3. Рисованием непосредственно в поле слайда с помощью инструмента Таблицы
    и Границы панели инструментов.
  4. Интерактивным указанием числа строк и столбцов (протягиванием мыши в
    рабочем поле) инструмента Добавить таблицу панели инструментов.
  5. Копированием и вставкой через буфер обмена таблиц из внешних приложе
    ний (например М1сгозоП Юого1, мюгоаой Ехсе! и других).
  6. Вставкой объекта (таблицы) из внешних приложений (с внедрением или свя
    зыванием) средствами меню Вставка.

    У каждого из описанных способов есть свои преимущества и недостатки. При рисовании таблицы в Ро1лгегРот1 обеспечены наглядность и интерактивность, простые методы редактирования. При вставке таблицы из внешнего приложения можно использовать уже готовые наработки, а связав таблицу с файлом, быть всегда уверенным, что на слайде отражены последние изменения в данных.

    Работа с диаграммами

    Диаграммы и графики являются одним из наиболее эффективных и наглядных средств представления данных. Их преимущество заключается в возможности визуализации значений «сухих» цифр. Глядя на цифры, человек длительное время осмысливает их значение и анализирует соотношения. Диаграмма способна сразу показать относительные параметры и развитие тенденций. Поэтому применение диаграмм различного типа в презентации всячески приветствуется. К тому же, программа Ро«егРо!п1 поддерживает некоторые специальные средства для создания и анимации диаграмм.

    Непосредственно на слайде диаграмму создают с помощью внешнего приложения МюгобоП Сгарп, запускающая кнопка которого находится на панели инструментов Ро\лгегРо1п1 Такой способ удобен благодаря простому, интуитивно понятному интер-

    5.3. Разработка презентаций

     

    фейсу и доступу к многочисленным инструментам редактирования диаграммы. К тому же, к диаграммам в формате Мгсгозоп: ЗгарЬ может быть применена особая анимация, позволяющая выводить элементы диаграммы по частям.

    Другим способом размещения диаграммы на слайде является вставка объекта Диаграмма МюгозоЛ Ехсе). В этом случае редактирование содержания возможно только средствами Ехсе1. Однако такой объект может автоматически отслеживать изменения в файле-родителе (при их связывании) и тем самым приобретает свойство автоматического обеспечения актуальности. Это особенно важно при групповой разработке проекта, когда согласованность данных, используемых разными исполнителями, имеет ключевое значение.

    Работа с иллюстрациями

    Под иллюстрацией мы понимаем графическое изображение, созданное во внешних по отношению к РомегРЧйгЛ приложениях. Выразительные, правильно подобранные иллюстрации способны существенно улучшить привлекательность презентации любого стиля.

    В некоторых случаях иллюстрации могут играть ключевую роль, стать основной темой доклада. Например, без качественного иллюстративного ряда невозможно подготовить презентации, связанные с архитектурой, строительством, туристическими услугами. Простые иллюстрации можно взять из библиотек готовых элементов (клипартов), входящих в пакет поставки Мюгозоп ОгМсе. Существуют также библиотеки изображений самой разной тематики, распространяемые на С^~КОМ. Многие из них отличаются хорошим качеством и вполне могут быть использованы в презентации. Важным источником иллюстраций является Интернет, хотя в каждом конкретном случае следует выяснить у их публикатора, как обстоит дело с правами на их использование.

    Вместе с тем, настоящие профессионалы предпочитают создавать собственные иллюстрации в таких программах, как Ас-оЬе РпоЮелор, Ас-оЬе 111из1гаЪ>г, СогеЮгаж, Рагйег и других. Хотя такая работа отличается трудоемкостью, индивидуальный подбор иллюстраций позволяет добиться высочайшего качества презентаций, что будет по достоинству оценено аудиторией.

    У готовых изображений, взятых из свободно распространяемых коллекций, есть недостаток, связанный с тем, что они широко известны. Слушатели могут подумать, что докладчик либо готовил материалы в спешке, либо посчитал, что для данной темы этого достаточно. Особенно негативную реакцию такой подход вызовет в среде профессионалов компьютерной графики, рекламного дизайна, средств массовой информации. Если презентация рассчитана на аудиторию, разбирающуюся в компьютерах и графике, особенно при открытой публикации ее в Интернете, следует самым серьезным образом подойти к вопросу создания иллюстраций, а не использования готовых коллекций.

    Использование некоторых форматов графических файлов в Ро\лгегРо!т имеет свои особенности и специализированные области применения. Эти особенности надо четко представлять, чтобы не получилось так, что при публикации в Интернете

    невозможно просмотреть иллюстрацию из-за ее огромного размера, а при печати на принтере невозможно получить качественный оттиск из-за низкого разрешения изображения. В РожегРоН допустимо использовать графические файлы следующих форматов. .

  • .ВМР (ВКМар) — формат хранения растровых изображений, ориентированный
    на операционную систему ^Ушс!спУ5. Такие изображения удобно переносить
    через буфер обмена. Рекомендуется использовать для снимков экрана, знач
    ков и других элементов \У1п&муз.
  • .СОР (СогеЮгаж) — формат хранения векторных изображений программы
    СогеЮгаж. Программа РоиюгРЫгП поддерживает импорт файлов .сиг, .сей, .стх
    и .рат версий 3.0, 4.0, 5.0 и 6.0. На файлы накладываются следующие ограниче
    ния: текстуры ОДесг и Ро5*3сг1р1 заменяются сплошной серой заливкой; гради
    ентная заливка распадается на одноцветные полосы; текст абзацев в несколь
    ких блоках не импортируется, Рекомендуется использовать для векторной
    графики, рассчитанной на печатное устройство.
  • .СОМ (Сотри(ег ОгарЫсв МвЫНе) ~ универсальный формат хранения вектор
    ных изображений, принятый для систем автоматизированного проектирова
    ния. Используется для представления чертежей.
  • .ЕМР (ЕплапсеЬ МеСаРИе) — расширенный метафайл \Уш<Ь№8. Может быть
    вставлен через буфер обмена. Использовать не рекомендуется.
  • . ЕР5 (Епсар5и1а*ес! Роз18спр() — формат хранения векторных и растровых изоб
    ражений, разработанный компанией Ао!оЬе 5уз(;етз. Файлы .ерз с внедренными
    предварительными образами форматов Т1РР и \ШР (метафайл ТМтй&т) могут
    отображаться на экране. Рекомендуется использовать при печати презентации,
    но только на принтерах, совместимых со стандартом
  • .РРХ (Р&зпИх) — является общим форматом обмена данными, используемым
    многими цифровыми фотокамерами. Рекомендуется использовать для элект
    ронной публикации презентации.
  • .С1Р (Сгарпюз (тегепапде Рогта() — средство хранения сжатых изображений с
    фиксированным (256) количеством цветов. Последняя версия формата С1Р89а
    позволяет выполнять чересстрочную загрузку изображений, создавать рисунки
    с прозрачным фоном и встроенной анимацией. Может быть вставлен через буфер обмена. Рекомендуется применять при публикации в Интернете.
  • . ЛРС (*4Ып1 Рпо(одгарп1с ехрегй Сгоир) — средство хранения растровых изображений с возможностью управления степенью сжатия. Чем выше степень сжатия, тем ниже качество рисунка. Может быть вставлен через буфер обмена. Рекомендуется использовать только для электронной публикации, в том числе в Интернете.
  • ,РСО (РпоЮСО) — формат хранения графических изображений высокого качества. Файл имеет внутреннюю структуру, позволяющую хранить изображение
    с фиксированными величинами разрешений. По умолчанию в Ро\иегРо1т

    15.3. Разработка презентаций

    импортируется изображение с разрешением 768×512. Рекомендуется использовать для печати презентации на 35-мм слайдах или выводных устройствах высокого качества.

  • .РСТ (МасМозЬ Р1СТ) — формат рисунков операционной системы компьютеров
    Арр1е МасшЮаЬ. Копируя файлы МастЮзИ Р1СТ на компьютер, работающий
    под управлением операционной системы ^Ушйото, необходимо присваивать
    им имена с расширением .рс1, чтобы в Ро\«егРот1 они опознавались как графика
    Р1СТ.
  • .РСХ (РС РшпШгивИ) — устаревший формат хранения растровых изображений,
    разработанный фирмой 2-5оги Число цветов ограничено (256). В настоящее
    время используется редко. Не рекомендуется применять в презентациях.
  • .РМС (РоПаЫе Ме1угагК СгарНюэ) — формат хранения изображений, ориентиро
    ванных на публикацию в Интернете. Поддерживается глубина цвета до 24 бит,
    Может быть вставлен через буфер обмена. Рекомендуется использовать для
    электронных публикации.

    » .Т1Р (Таддей 1таде РНе Тогта1) — средство хранения растровых изображений высокого качества. Диапазон глубины цвета до 32 бит. Рекомендуется применять при выводе презентации на печатное устройство.

  • Л/УМР ()ЛКпс1о\й/8 Ме1аР11е) — формат хранения векторных изображений опера
    ционной системы ДУшдомгз. Может быть вставлен через буфер обмена. Исполь
    зовать не рекомендуется.
  • Л/УРО (\Л/огс1Ре1тес1 (ЗгарЫсз) — формат хранения изображений программы
    УУогс1Рег1ес1. Программа Ро»егРо1п1 поддерживает файлы версий 1.0,1.0е и 2.0,
    что соответствует версиям \Л/огс1Рег1ес16.x и более ранним. В файлах, имеющих
    внедренные изображения ЕпсарзиЫес! Роз18спр1, теряются данные. Исполь
    зовать не рекомендуется.

    Перечисленные выше форматы графических файлов поддерживаются либо напрямую (их можно вставлять через буфер обмена и обрабатывать в Ро«егРот1), либо через собственные фильтры импорта Ро\гогРо1п1. Однако допустимо использовать графику других форматов, если родительское приложение соответствует спецификации 01Е. Так, например, на слайды можно вставлять файлы изображений высокого качества программы АйоЬе РтюОДгор (расширение имени .рай). В этом случае они могут редактироваться средствами родительской программы.

    Работа с эффектами анимации

    Напомним, что под анимацией в РсмегРот! понимается порядок появления объекта на слайде, его представления и, при необходимости, скрытия. Анимация является свойством, которое может быть присвоено любому объекту презентации, кроме фона. Параметры анимации настраиваются индивидуально для каждого объекта на слайде. Сгруппированные объекты воспринимаются и анимируются как одно целое.

    Существуют некоторые виды объектов, к которым может быть применена эксклюзивная анимация, невозможная для объектов иного типа. В текстовом объекте могут отдельно анимироваться абзацы, слова и даже отдельные буквы. Но характер эффекта анимации применим только к текстовому объекту целиком. То есть нельзя, к примеру, одному абзацу назначить Вылет слева, а другому — Вылет сверху. Важной особенностью является возможность анимации текста, импортированного из других приложений.

    Другим объектом с эксклюзивными свойствами анимации выступают диаграммы. Элементы диаграммы можно анимировать отдельно, по категориям. Следует иметь в виду, что импортируемые диаграммы (например, из программы Ехсе!) воспринимаются, как обычные объекты, и анимируются только целиком.

    Особым эффектом анимации служит так называемое Действие после анимации, то есть характер преобразования объекта по завершении анимации. Например, объект можно скрыть или перекрасить в другой цвет.

    Принимая решение об анимации объекта, важно соблюдать меру и художественный вкус. Анимация должна служить привлечению внимания слушателей, но не его отвлечению или рассеиванию. Поэтому на одном слайде не рекомендуется анимировать более одного-двух объектов, иначе эффекты оформления могут отвлечь внимание от содержания презентации.

    Работа со звуком и видео

    Если презентация предназначена для представления в Интернете, автономного просмотра на компьютере и других видов электронной публикации, ее можно сопровождать звуковым оформлением. Это могут быть музыка, речь, звуковые эффекты. Обычно звуковые эффекты используют как элементы для привлечения внимания к отдельным слайдам, а музыка часто выступает самостоятельным элементом доклада при представлении творческой темы.

    Речь обычно используют для комментирования презентации, ориентированной на автономный просмотр. Вместе с тем, запись речи можно применять и для подготовки аудиторного доклада. Например, посредством звукозаписи можно представить обращение известного лица, привести цитату из речи исторического деятеля.

    Звуковые эффекты вставляют для привлечения внимания аудитории либо к слайду в целом, либо к его объектам. Например, демонстрируя фотографию автомобиля, уместно в качестве звукового фона использовать звукозапись работы его двигателя. Если надо привлечь внимание к очередному слайду, можно вставить звук фанфар.

    Надо иметь в виду, что передача звука в Интернете связана с определенными трудностями, так как объемы звуковых файлов могут быть весьма велики. Рекомендуется применять специальные форматы звуковых файлов, обеспечивающие высокую степень сжатия с возможностьюуправления качеством, например формат МРЗ.

    Если требуется передавать речь и звуковые эффекты, вполне достаточно оцифровки со средним Качеством, чтобы получить файлы небольших размеров, В случае передачи музыки следует опытным путем подобрать наиболее эффективное соотношение между качеством звучания и размером файлов.

    Глава 15. Средства подготовки презентаций

    щий документ. Чтобы разрешить участникам вносить изменения в презентацию, необходимо включить режим совместной работы. Такой режим можно отключить в любое время. После отключения режима совместной работы другие участники больше не смогут вносить изменения, но им будут видны все действия.

    Когда режим совместной работы включен, каждый участник конференции может временно брать на себя права управления и изменения презентации. Если презентацией в данный момент управляет какой-то участник собрания, другие пользователи не могут пользоваться курсором (причем не только в презентации, но и в любом другом приложении). Рядом с указателем мыши показаны инициалы человека, управляющего презентацией в данный момент.

    Приглашение участников на текущую конференцию. В любой момент на уже идущую конференцию можно пригласить новых участников. Однако на компьютерах участников, приглашенных на незапланированную сетевую конференцию, должно работать приложение МеМеейпд, иначе они не увидят приглашения.

    Подключение к сетевой конференции. Пользователь, приглашенный на сетевую конференцию, получает сообщение, предлагающее принять участие в будущем или текущем собрании с указанием даты и времени его проведения. Когда пользователь принимает приглашение, на экране его компьютера появляется панель инструментов Собрание по сети и отображается совместно используемая презентация.

    Совместная работа в сетевой конференции. В ходе сетевой конференции можно совместно использовать приложения и документы, участвовать в обсуждении, обмениваясь текстовыми сообщениями, передавать файлы и работать на общей электронной доске. При совместной работе участники могут просматривать и изменять презентацию.

    Если во время сетевой конференции режим совместной работы отключен, в каждый •момент времени только один человек может изменять презентацию, но в обсуждении и в работе с общей электронной доской могут одновременно участвовать несколько пользователей. Совместно используемый документ и приложение, в котором он создан, должны быть открыты только на компьютере организатора (ведущего) сетевой конференции.

    Совместная работа над исходными документами, использующимися в презентации (тексты, таблицы, диаграммы, изображения), организуется в соответствии с правилами, установленными для родительских приложений. В целом, применяются методы, определяемые протоколами операционной системы ^Ут<1<го8, сетевыми протоколами Интернет/интранет или локальной сети (например, Е1Ьегае().

    Во всех приложениях Мюгозог! ОпЧсе такая совместная работа над документами в режиме реального времени предусмотрена изначально. Кроме того, возможна совместная работа над документами в автономном (не сетевом, о//-1гпе) режиме. В этом случае предусмотрены средства сохранения и идентификации всех правок, внесенных каждым пользователем.

    15.4, Управление воспроизведением презентаций

    15.4. Управление воспроизведением презентаций

    Презентации на экране

    Средства оформления документов Ро«егРо1п1 позволяют сделать электронную презентацию цельной и привлекательной. Управляя сменой слайдов, временем их показа, демонстрируя видеоклипы, воспроизводя звук, применяя анимацию, используя гиперссылки, можно существенно разнообразить презентацию.

    Презентация перед аудиторией. Если презентация Рои/егРЫгп проходит в помещении с использованием монитора или проектора, с помощью Мастера проекторов можно регулировать разрешение экрана, соответствующее используемой проекционной системе.

    Автономная презентация. В большинстве случаев автономная презентация применяется для автоматического показа на стенде фирмы во время выставки или конференции. При этом средства управления недоступны для зрителей, что необходимо для защиты от несанкционированного доступа. Обычно после завершения автономная презентация запускается повторно,

    Сетевая конференция. Тесная интеграция программ Мюгозог! Ме(Мее11пд и Роу/егРою1 позволяет в режиме реального времени совместно использовать презентацию и обмениваться сведениями с людьми, даже находящимися в других городах и странах. В ходе сетевой конференции совместно используются программы и документы, происходит обмен файлами, а также голосовыми и текстовыми сообщениями.

    При совместной работе участники могут просматривать и изменять презентацию. Если во время сетевой конференции режим совместной работы отключен, в каждый момент времени только один человек может изменять презентацию, но в общении и в работе на общей электронной доске могут одновременно участвовать несколько пользователей.

    Вещание презентации. Вещание презентации, включая видеоклипы и звук, может осуществляться через Интернет. Вещание обычно применяют на собрании акционеров фирмы или для проведения презентаций перед виртуальной аудиторией. С помощью приложения Мюгозоп ОиОоок или другой почтовой программы назначают начало вещания так же, как любой другой сетевой конференции. Презентация сохраняется в формате НТМ1, поэтому все, что нужно пользователям для ее просмотра, — это броузер МгсгозоИ 1п(ете1 Ехр1огег версии 4.0 или более поздней. Если какой-либо пользователь пропустил вещание или если вещание требуется заархивировать, презентацию можно записать и сохранить на \УеЬ-сервере с возможностью последующего воспроизведения.

    Презентации в Интернете

    Новую презентацию можно создать специально для использования в Интернете, а затем опубликовать, сохранив как ^еЬ-страницу. Опубликование презентации заключается в создании ее копии в формате Я7Ж1 и размещении полученного

    файла на одном из \УеЪ-серверов Интернета. Копни одной презентации можно публиковать в разных местах. При этом по выбору автора публикуется презентация целиком, произвольная часть показа, один или несколько слайдов.

    Просматривать презентацию можно непосредственно в РодаегРот!, либо, если она сохранена в формате НТМ1, в броузере 1п1егпе1 Ехр1огег версии 4.0 или более поздней. В любом случае показ презентации осуществляется в полноэкранном режиме без отображения элементов окна броузера. Поскольку переход между слайдами является важным элементов презентации, в формате НТМЬ автоматически включается панель перехода, отображающая область структуры.

    Печать на прозрачных пленках, бумаге и 35-мм слайдах

    В презентациях, которые ориентированы на доклад перед аудиторией с помощью оптических проекторов, рекомендуется использовать прозрачные пленки, получаемые при печати слайдов в черно-белом или цветном режиме. Такие слайды могут иметь альбомную или портретную ориентацию.

    Презентацию можно подготовить с таким расчетом, чтобы она одинаково хорошо смотрелась на экране в цвете и на распечатках (в оттенках серого или в черно-белом режиме), сделанных на лазерном принтере. Перед печатью в черно-белом режиме можно посмотреть, как будут выглядеть распечатки. Печать на 35-мм слайдах позволяет добиться высокого качества и предпочтительна для важных презентаций, имеющих высококачественные цветные иллюстрации.

    Заметки, выдачи и структуры

    Для улучшения восприятия презентации аудитории можно раздавать так называемые выдачи — два, три или шесть уменьшенных эскизов слайдов, распечатанных на одной странице. В некоторых случаях можно распечатать заметки докладчика. При работе над презентацией можно распечатать ее структуру, включая заголовки слайдов и основные пункты. Кроме того, можно отправить слайды и заметки в МюгозоЙ №огс1, чтобы подготовить их к печати средствами текстового процессора.

    Средства управления показом презентации

    Презентация запускается либо непосредственно из РоугегРотт, либо с Рабочего
    стола стандартными для интерфейса ^ш<1о^У5 способами. Для автономного про
    смотра используются: специальное средство просмотра, поставляемое в комплекте
    РожегРоИ, броузер 1п1егпе1 Ехр1огег 5 для отображения презентаций в формате
    Я7М.    ,    ‘

    Любому слайду презентации может быть присвоено свойство «скрытый», то есть запрет на показ во время данного просмотра. Это свойство можно изменить в ходе презентации с помощью меню управления переходом.

    В ходе презентации с помощью средства Перо можно рисовать знаки и писать текстовые заметки на слайдах. Если во время сетевой,конференции включен доступ всех участников, любой из них может воспользоваться данным средством.

    15.4. Управление воспроизведением презентаций

    Указатель мыши может быть скрыт во время демонстрации слайдов. По умолчанию он отображается, но автоматически скрывается, если не задействован в течение 15 секунд.

    В процессе показа слайдов можно создать отдельный список действий (для каждого слайда), который по окончании презентации помешается на автоматически создаваемый последний слайд. Такое средство позволяет учитывать изменения, вносимые докладчиком или рекомендованные аудиторией. Также в ходе презентации можно вводить заметки и замечания докладчика, которые автоматически присоединяются к нужному слайду..

    Во время показа слайдов в полноэкранном режиме рекомендуется использовать сочетания клавиш, управляющих демонстрацией. Полный список команд управления отображается после нажатия клавиши Р1 во время показа.

    Средство просмотра презентаций

    Средством просмотра называется программа, используемая для показа слайдов на компьютерах, где не установлено приложение Мюгозоп РругегРот!. С помощью Мастера упаковки средство просмотра помещается на диск с презентацией. Затем на другом компьютере презентация распаковывается вместе со средством просмотра и запускается показ слайдов. Кроме того, можно создавать список воспроизведения, используемый средством просмотра для последовательного показа нескольких презентаций.

    Такой список создается в любом текстовом редакторе и представляет собой обычный текстовый файл (которому надо присвоить расширение .181), где в отдельных строках указывается полный путь и имя каждого файла, предназначенного для показа. Некоторыми свойствами показа презентации можно управлять, используя параметры командной строки при запуске средства просмотра,

    Практические советы от школы Карнеги

    Поупражняйтесь с докладом перед небольшой аудиторией или коллегами и узнайте их мнение о содержании и стиле презентации. Ниже перечислены вопросы, которым следует уделить особое внимание.

  • Хорошо ли воспринимается доклад?
  • Опираются ли основные моменты доклада на факты?
  • Понятны ли рисунки и иллюстрации и относятся ли они к данной теме?
  • Не используются ли термины и выражения, непонятные аудитории?
  • Является ли завершение презентации запоминающимся?
  • Получены ли ожидаемые результаты?

    По возможности проведите несколько репетиций, используя новые идеи и способы подачи материала. Остановитесь на том способе, который вам больше нравится. Настройка времени презентации позволяет быть уверенным в том, что вы уложитесь ровно в отведенное время. При возможности отведите время для ответов на вопросы.

    Глава 15. Средства подготовки презентаций

    С точки зрения профессионала, проведение презентации следует считать приви-. легией, которая требует высокой степени ответственности, однако в случае успеха предоставляет дополнительные возможности. С самоганачала создайте благоприятное впечатление. По возможности смотрите в глаза слушателям. Будьте самим собой и расслабьтесь.

    Рассказывая, будьте естественны. Говорите утвердительным повышенным тоном. Замедляйте речь, чтобы выделить главные моменты; выдерживайте паузы, чтобы отделить их друг от друга. Будьте искренним и найдите взаимопонимание с аудиторией. Вовлеките слушателей в презентацию. Чтобы быть уверенным в понимании, интересуйтесь, не возникли ли у слушателей вопросы. При возможности после презентации соберите отзывы о ней и учтите их при подготовке следующей презентации.

    В ходе ответов на вопросы возникает много противоречий и сомнений, но они дают возможность пояснить доклад и усилить его основные моменты. Вопросы, заданные в начале презентации, уменьшают несогласие аудитории и позволяют лучше провести презентацию. Ниже приведено несколько советов по использованию вопросов в ходе презентации.

  • Сформируйте список вопросов и ответов, записывая вопросы, задаваемые из
    аудитории.
  • Не отвлекайтесь на вопросы, задаваемые в ходе презентации. При ответе на
    вопросы не уходите от темы, Если ответ на вопрос занимает слишком много
    времени илион не интересен большей части аудитории, ответьте на этот вопрос
    после презентации.
  • Перед ответами на вопросы скажите, каким количеством времени вы распола
    гаете, а затем переходите к первому вопросу. Если ни у кого нет вопросов,
    задайте вопрос самому себе. Кроме того, можно заранее договориться с кем-
    либо о первом вопросе.
  • Повторяйте вопросы, чтобы их услышал каждый слушатель. При необходимо
    сти перефразируйте вопрос. Если ответ на вопрос неизвестен, лучше быть чест
    ным. Попробуйте найти какой-нибудь способ связи с человеком, задавшим
    вопрос, чтобы дать ему ответ в будущем.
  • По истечении времени, отведенного на вопросы, подведите итоги, сообщите об
    этом слушателям или завершите презентацию иным способом.
<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 1.19MB/0.00170 sec

WordPress: 23.26MB | MySQL:117 | 2,867sec