Сущность информационных технологий и создание информационных систем

<

052914 1031 1 Сущность информационных технологий и создание   информационных   системСистему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Применение автоматизированных информационных систем особо важно в управлении финансовым подразделением фирмы. Использование автоматизированных информационных систем позволяет: оптимизировать планы работы, быстро вырабатывать решения, четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д.

Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования автоматизированных информационных технологий и процессов информатизации, являются: активное участие человека в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений; интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса; наличие научно обоснованной программно-технологической платформы, реализуемой на экономическом объекте; создание и внедрение научных прикладных разработок в области информации в соответствии с требованиями пользователей; формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение; постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Главной составной частью автоматизированной информационной системы является информационная технология.

Автоматизированная информационная технология — системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.

Стандартными называются системы управления, сертифицированные по международным стандартам.

К таким системам относятся: МRР-системы (Manufaktoring Resource Planning); — ЕRР-системы (Enterprise Resource Planning); СКМ-системы (Customer Relationship Management).

Внедрение и функционирование названных систем обеспечивает руководство предприятием средствами управления, отвечающими современным управленческим принципам.

МRР-системы

Это системы планирования производства и закупок материалов и деталей, необходимых для выпуска готовой продукции. Данные такого плана используются на стадии оперативного управления закупками и производством для принятия решений о приобретении или изготовлении тех или иных видов материалов и сырья.

Система позволяет в процессе планирования потребности в необходимых материалах определять их количество и наличие на складах предприятия по датам в соответствии с потребностями, заложенными в основном производственном плане.

ERР-системы

Это системы (компьютерные программы) планирования и манипулирования ресурсами предприятия, обеспечивающие функциональную интеграцию внутренних процессов предприятия, затрагивающие все ключевые аспекты производственной и коммерческой деятельности.

ЕRР-система способна взять на себя большую часть рутинных операций, сформировать и использовать такую информацию о предприятии, которую в иных условиях получить просто невозможно, когда существующие бухгалтерские программы, несмотря на их развитие, не в состоянии справиться с поставленными задачами.

Развитые ЕЕР-системы имеют устоявшуюся структуру базовых компонентов системы управления, включающую: бухгалтерский учет и финансы; управление материалами; производственный менеджмент; обеспечение производства; управление перевозками; управление удаленными складами; управление персоналом; зарплату.

ЕRР-система обеспечивает тесную связь различными управленческими службами предприятия.

Предприятия, деятельность которых организована на базе ЕRР-системы, автоматически осуществляют: стратегическое планирование, управление финансами, бухгалтерский учет и финансовый анализ, управление структурой изделий, планирование производственных мощностей, планирование и управление производством, планирование потребности в материальных ресурсах, управление запасами, управление закупками и продажами.

СRМ-системы

Это системы управления взаимоотношениями с клиентами во всех организационных аспектах — в области рекламы, продаж, доставки и обслуживания, дизайна и т.д. Затраты на привлечение нового клиента многократно больше, чем на удержание существующего и окупаются не сразу. Поэтому важно автоматизировать процессы привлечения и удержания клиентов. В таких системах готовые решения отсутствуют, а только предлагается набор инструментов, которые можно использовать для реализации указанной стратегии. В этом состоит принципиальное отличие СRМ-систем от ЕRР-систем. Системы СRМ обеспечивают интеграцию внешних контрагентов и контактов. СRМ-решения помимо функций, непосредственно относящихся к взаимоотношениям с клиентами, предоставляют инструменты для мониторинга процессов продаж, позволяют составлять планы продаж на год и квартал, отслеживать статистику продаж, оценивать эффективность работы продавцов и прогнозировать возможные продажи. Однако все это возможно только после принятия CRM-стратегии как основы ведения бизнеса.

Существуют различные классификации экономических информационных систем, каждая из которых преследует определенные цели. Важными классификационными признаками являются: масштаб системы и интеграция ее компонентов, степень структурированности решаемых задач, сложность алгоритмов обработки и другие:

— по сфере применения различают информационные системы бухгалтерские, банковские, страховые, налоговые и другие;

— по степени автоматизации информационных процессов — ручные, автоматические, автоматизированные;

— по характеру решаемых задач — системы, разрабатываемые для решения структурированных (формализуемых) задач, неструктурированных (не формализуемых) задач и частично структурированных задач (у большинства решаемых задач известны не все элементы и взаимосвязи между ними);

— по режиму обработки — информационные системы, работающие в пакетном и в интерактивном режимах. Пакетная технология используется в основном в экономических информационных системах централизованного типа. Особенности технологии: информация собирается по одному каналу связи или устройству ввода; процесс подготовки информации отделен от непосредственно обработки; информация обрабатывается без воздействия на нее со стороны пользователя; процесс обработки детерминирован по этапам и каждому из них соответствует свое информационное и программное обеспечение.

Технологический процесс обработки представляет собой маршрут, состоящий из последовательности этапов: ввод, контроль, сортировка, слияние, группировка, копирование, архивирование, непосредственно обработка, выдача информации. Недостатками технологии являются: нерациональное использование ресурсов, отсутствие взаимодействия с пользователем.

При диалоговом режиме обработки обеспечивает интерактивный способ общения пользователя с ЭВМ. Достоинства технологии: задачи могут решаться параллельно, повышается пропускная способность системы, возможно изменение последовательности этапов обработки информации. Информационные системы диалогового режима используются в сетях, системах телеобработки данных, в системах, работающих в реальном масштабе времени.

— по виду применяемых программных разные авторы классифицируют информационные системы по-разному, и единая точка зрения отсутствует. В одних работах предлагается классифицировать программные средства в соответствии с видами используемой техники, в других — по выполняемым функциям.

<

-по структурному признаку различают системы централизованные, децентрализованные и системы коллективного пользования. Степень централизации или децентрализации зависит от количества и важности решений, принимаемых на нижнем уровне, от организации количественного контроля за работой нижнего уровня. Недостатками централизованной системы являются: слабая мобильность и модифицируемость, большие затраты времени на обработку. Децентрализация обеспечивает приоритетность и упрощение принимаемых решений, стимулирование инициативы работников;

— по сфере действия системы бывают государственными, коммерческими, производственными, управленческими и другими;

— по уровню автоматизации управления различают автоматизированные системы управления, информационно-справочные и информационно-поисковые системы;

— по режиму работы комплекса технических средств системы бывают дискретными и непрерывными;

— по характеру интеграции функциональных задач различают системы, подсистемы, отдельные задачи.

Появление новых информационных технологий, разработка интеллектуальных технических средств позволяют создавать информационные системы с высокой степенью интеллектуализации, которая проявляется: в расширении функций общесистемного программного обеспечения; в разработке новых прикладных систем с элементами экспертных систем; в организации технологических процессов планирования, управления и контроля деятельности предприятия в режиме реального времени; в интеллектуализации технической платформы (многофункциональные устройства, многопротокольные адаптеры, виртуализация памяти, каналов связи и др.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Информационные технологии в управлении и их виды

 

Информационная технология — это процесс, направленный на получение информации, обеспечивающей достижение поставленных целей управления. В его составе методы, этапы, операции, действия, программные и технические средства, обеспечивающие в совокупности сбор, обработку, хранение и отображение информации. Существуют три вида информационных технологий — предметная, обеспечивающая, функциональная:

— предметная технология представляет собой последовательность процедур (действий), выполняемых с целью обработки информации без привлечения вычислительной техники;

— обеспечивающая технология представляет собой специальные инструменты в руках пользователя, программные средства, ориентированные на некоторый класс задач, но не снабженные конкретными технологическими правилами их решения;

— функциональная технология — это обеспечивающая технология, наполненная конкретными данными и правилами их обработки из некоторой предметной области.

Техническая основа информационных технологий — это средства компьютерной техники, предназначенные для обработки и преобразования информации.

Виды информационных технологий следующие.

Информационные технологии обработки данных предназначены для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные, известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Технология обеспечивает выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека. Процедуры технологии: сбор и регистрация данных, передача информации, хранение информации, обработка данных, создание отчетов, принятие решений. Технологический процесс обработки данных включает:

подготовительный этап — подготовка к решению задачи (создание справочников, введение в память компьютера необходимых постоянных данных, корректировка состава типовых проводок, плана счетов и др.);

начальный этап связан с операциями по сбору, регистрации и размещению документов в базовые массивы.

основной, завершающий этап работы связан с получением необходимых отчетных форм. Из компьютерной базы данных извлекаются рабочие массивы, подлежащие группировке по соответствующим ключевым признакам, подсчету по ним итоговых данных с распечаткой в дальнейшем полученных отчетных документов.

Информационные технологии управления имеют целью удовлетворение информационных потребностей сотрудников, связанных с принятием решений. Технология предусматривает оценку планируемого состояния объекта управления, уровня отклонений от планируемого состояния, выявление причин отклонений, анализ возможных решений и действий. Представляемая информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем предприятия (фирмы) и имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Информационные телекоммуникационные технологии

Основу инфраструктуры, необходимой для функционирования единой системы управления предприятием, составляет информационная вычислительная сеть. В качестве принципов функционирования сети можно назвать следующие: а) развитие элементов информационной сети на всех уровнях ее иерархии по единому плану под общим централизованным руководством; б) использование на каждом этапе открытых, апробированных, стандартизированных решений и подходов ведущих мировых производителей телекоммуникационных систем и средств; в) выполнение функционального полного комплекса технических решений, реализующих один из структурных или функциональных системообразующих элементов.

Информационная вычислительная сеть создает инфраструктуру единого информационного пространства, позволяющую объединить в себе существующие и будущие потребности предприятия по доступу ко всем видам информационных услуг. Такая инфраструктура включает: локальные вычислительные сети; телефонные сети; системы видеонаблюдения и промышленного телевидения; видеоконференции; системы безопасности и жизнеобеспечения; спутниковые линии связи; линии связи с глобальными сетями, в том числе и Интернетом.

Технологии управления деловыми процессами

Некоторые корпоративные информационные системы располагают встроенными функциями управления деловыми процессами. В этом случае функции предметных подсистем (планирование, учет, формирование документов и отчетов) изначально интегрируются с возможностями управления процессами (задание маршрутов документов в организации, контроль их прохождения, анализ потоков работ и документов). Такой подход реализован в системе управления «Парус». Это система корпоративного уровня, основанная на базе данных Oracl и включающая подсистемы управления финансами, логистикой и производством. Функции «workflow» централизованы в приложении «Управление деловыми процессами» и в то же время действительны во всей системе, что позволяет одновременно работать по принципам как «от функций», так и «от процессов». Это способствует плавному переходу от традиционной организации деловых процессов к более передовым и эффективным формам. Суть принципа определяется следующими понятиями:

— событие, инициирующее процесс, — это основная единица учета в системе, определяющая каждый деловой процесс;

— изменение статуса события определяет стадии обработки — от его регистрации в системе и до заключительной отметки о его закрытии;

— тип события определяет перечень возможных статусов его обработки («начальное состояние», «исполнение», «работа завершена»);

— исполнители реализуют совокупность действий (составляют документы, визируют их), т.е. событие подвергается обработке;

— маршрут обработки события есть последовательность совершения действий и передач от одного исполнителя к другому;

— маршрутные карты — это документы, в которых регистрируются маршруты обработки типовых, часто повторяющихся событий, жестко регламентируемых по срокам и исполнителям.

Маршрутная карта представляет собой матрицу возможных переходов события от одного статуса (точки маршрута) к другой, в ней указывается перечень исполнителей для каждой точки маршрута. Переход из одной точки в другую осуществляется по условию и сопровождается сменой статуса события и его адресацией конкретному исполнителю. Система управления деловыми процессами позволяет: сочетать правила ведения бизнеса в компании с функциями конкретных исполнителей; создать единую базу данных, содержащую сведения о работе как всей компании, так и ее отдельных подразделений и исполнителей; повысить управляемость процессов предприятия и информированность руководства о текущем состоянии бизнеса.

Интернет-технологии

Использование возможностей обмен электронными документами через всемирную сеть Интернет с использованием современных компьютерных технологий и протоколов безопасности.

3. Характеристика организационных средств обработки информации и их использование в управлении предприятием

 

Управленческие технологии основываются на применении компьютеров и телекоммуникационной техники. Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология — это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических и инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации ; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием. Их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов. Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

Информационная технология управления идеально подходит для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой.

Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов. Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде, так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

– оценка планируемого состояния объекта управления;

– оценка отклонений от планируемого состояния;

– выявление причин отклонений;

– анализ возможных решений и действий. Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов. Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании. Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное. И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов. В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям. Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения. Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительно (чрезвычайного) характера. Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления, но отклонениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

– отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло

– сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

– все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

– в отчете необходимо показать, количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде. Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации ,должна состоять из двух элементов:

1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

При внедрении информационной технологии в фирму необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации . Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы.

Информационная технология приспосабливается к организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна., так как затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется. Основной недостаток такой стратегии — необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных этапах информационной технологии.

К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты. Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами. К основным ее недостаткам следует отнести:

существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей

концепции и обследованием всех подразделений фирмы; . наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностейДостоинствами данной стратегии являются:

рационализация организационной структуры фирмы; 3. максимальная занятость всех работников;

высокий профессиональный уровень;

интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей. Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

Массированное внедрение электронно-вычислительной техники в процессы документирования и организация работы с документной информацией потребовали существенной переработки основных положений ЕГСД с учетом реальных изменений технологических процессов подготовки, оформления и обработки документов. Новая система ЕГС ДОУ базируется на потенциальных возможностях ЭВМ, но учитывает и реальные возможности накопленного ранее опыта традиционной (ручной) обработки документов различного характера. При этом учитываются конкретные условия предприятия (организации) и объемы документооборота.

Таким образом, сложившаяся в России технология информационно-документационного обеспечения управления народным хозяйством и его структурными звеньями представляет собой совокупность методов и средств обработки документов, реализации информационных процессов и организационных процедур, призванных обеспечить эффективность управления.

Критериями качества управления потоками документной информации являются:

— комплексность (участие всех структур);

— системность (совокупность элементов, связанных организационно-технологическим единством);

— регламентация (упорядоченность элементов в заданных параметрах);

— оценка и стимулирование (сопоставимость результатов с принятыми критериями и мотивация рационализации управления).

Информационно-документационное обеспечение — весьма подвижная технология, обогащаемая новыми формами, методами и средствами обработки, хранения и распространения документов.

Как известно из теории, эффективность информационных систем управления (ИСУ) обеспечивается значительными объемами типовых организационно-технологических процедур при обработке информации (А), принятии решений (Б) и использовании совокупности автоматизированных рабочих мест (В)

Информационная система управления (ИСУ) представляет собой совокупность организационно-технических, технологических и методических средств управления (ПЭВМ, телефон, факс и др.), обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.), профессионализм руководителей и специалистов производства, общую грамотность и информационную культуру, систему документационного обеспечения и собственно информацию.

Иерархия составляющих ИСУ должна быть органичной, а сама система играть стимулирующую, активизирующую роль при ограниченности ресурсов. Так, при традиционной (ручной) обработке информации (машинописные работы, вычисления на калькуляторах, делопроизводство в папках и картотеках) целесообразно использовать специалистов со средним образованием в области информатики.

Система документооборота в процессах информационно-документационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. Именно поэтому формирование данной системы есть прерогатива специалиста по организации управления (менеджера), а не специалиста по информатике, знакомого лишь с элементами теории организации. На практике, к сожалению, реализация документооборота (даже на крупных предприятиях) осуществляется канцеляриями, не располагающими кадрами, компетентными в вопросах управления.

Особое значение в реализации систем документооборота имеют наиболее общие параметры информации, которые можно классифицировать по двум составляющим: объективная, овеществленная в товаре; субъективная, отраженная, созданная человеком.

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

  1. Авен О.И. Что же такое АСУ? –М.: Наука, 1986.
  2. Автоматизированные информационные технологии в экономике/ Под ред Г.А. Титоренко – М., 2007.
  3. Баронов В., Попов Ю. Управление предприятием: в поисках системы //Автоматизация бухгалтерского учета и финансово-хозяйственной деятельности предприятий. М., 2002.
  4. Вдовенко Л.А. Системно-информационный подход к оценке экономической деятельности промышленных предприятий. М, 2007.
  5. Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных: Учебный курс.– Харьков: ФОЛИО; Ростов-на-Дону: Феникс, Киев: Абрис, 2004.
  6. Информационные системы в экономике/ Под ред. В.В. Дика. М., 2005.
  7. Компьютерные информационные системы управленческой деятельности/ Под ред. Г.А. Титоренко. М., 2008.
  8. Корнеев И.И., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении.–М.: ИНФРА-М, 2006.

 

 


 

<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 0.95MB/0.00129 sec

WordPress: 22.66MB | MySQL:113 | 1,813sec