Характеристика информационной системы бухгалтерского учета

<

052314 1223 1 Характеристика информационной системы  бухгалтерского учета Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий, различаются по функциям, принципам построения, техническому и методологическому сопровождению, оказываемым дополнительным услугам и другим признакам. Такие системы:

– разрабатываются применительно к малым, средним и большим предприятиям;

– бывают универсальными или специализированными;

– используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне;

– ориентируются на разные виды собственности;

– используют разные типы настройки.

Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной информационной системы:

– информационной базы объекта управления;

– программного обеспечения;

– вычислительной системы;

– пользователей.

Основу бухгалтерских информационных систем составляет информация — совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений. На разных предприятиях бухгалтерский учет организуется по-разному. На крупных предприятиях реализуются все виды учета — первичный, управленческий, финансовый, каждый из которых решает свои задачи:

на уровне первичного учета осуществляются сбор, регистрация, частичная обработка информации;

на уровне управленческого учета формируются результатные данные, отражающие совершаемые хозяйственные операции в стоимостной оценке в виде файлов бухгалтерских проводок;

на уровне финансового учета реализуется сводный учет, формируется Главная книга, бухгалтерский баланс и другие отчетные регистры.

На каждом уровне управления создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов — экономистов, бухгалтеров, финансистов, аналитиков, взаимодействующие между собой.

На небольших предприятиях, в зависимости от их типа и размеров, реализуются финансовый и частично-управленческий учет. Главным учетным регистром таких систем является журнал хозяйственных операций.

Задачи бухгалтерских информационных систем:

  • обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;
  • получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;
  • интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;
  • получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;
  • автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

    Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение. Характеристики подсистемы:

    а качественные характеристики включают оценки: степени отображения предметной области в информационной базе системы, методов организации и структурированности баз данных, эффективности манипулирования данными в базе данных и другие; а количественные характеристики включают оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и другие.

    Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных.

    Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал. Характеристики подсистемы:

    а качественные характеристики комплекса технической документации включают оценку: степени полноты и адекватности технической документации, информативности и неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером;

    о количественные характеристики комплекса технической документации включают оценку: полноты комплекса технической документации, объемных ограничений на каждый документ.

    Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные программы, специальные прикладные программы, оригинальные программы, разработанные специалистами конкретного предприятия или привлеченными специалистами, инструктивно-методические материалы по их применению. Характеристики подсистемы:

    п качественные характеристики включают оценку: сложности архитектуры комплекса программных средств, сложности и надежности программных компонентов и всей системы автоматизированной обработки, программной реализации алгоритмов обработки исходной информации и другие; а количественные характеристики включают оценку: общего количества программных компонентов системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памяти и другие.

    Математическое обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации.

    Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и другие элементы.

    Организационное обеспечение включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

    Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники.

    Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования автоматизированных систем. Характеристики подсистемы:

    о качественными характеристиками языковых средств являются: ориентированность на пользователя системы, степень охвата параметров настройки системы на заданную операционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка, и другие; количественными характеристиками языковых средств являются: общий объем языковых конструкций, время подготовки языковых конструкций для адаптации системы на конкретную предметную область, и другие. Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании информационной системы и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

    Эргономическое обеспечение представляет собой совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

    Функциональные компоненты составляют содержательную основу информационной системы и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте бухгалтерские информационные системы должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, предоставление возможности обращения к данным и отчетам прошлых периодов.

    К комплексам задач информационной системы бухгалтерского учета относятся:

    учет труда и заработной платы;

    учет материальных ценностей;

    учет основных средств;

    учет готовой продукции;

    учет финансово-расчетных операций;

    учет затрат на производство;

    сводный учет и составление отчетности.

    В состав каждого комплекса входят отдельные задачи, для которых характерны логически взаимосвязанные выходные документы, получаемые на основе единых исходных данных. Комплекс содержит информацию о качественно однородных ресурсах предприятия.

    Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части — функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    2. Организация компьютерного учета «Расчеты с покупателями»

     

    Предприятие в процессе хозяйственной деятельности выступает не только в качестве покупателя товарно-материальных ценностей, но и в качестве продавца производимой продукции или оказываемых услуг. В этом случае возникают расчеты с покупателями (заказчиками). Так же, как и в случае приобретения товарно-материальных ценностей, здесь возможны два основных варианта расчетов — оплата за реально выполненные работы и поставленные товары, или авансовые платежи (предоплата) за предстоящие поставки и еще невыполненные работы. Соответственно, оправдательным документом для первого вида платежей являются счета, акты о приемке выполненных работ и др. Оправдательным документом для выплаты авансов служат договора.

    Для осуществления безналичного перечисления денежных средств в основном используется документ «Платежное требование-поручение».

    Платежное требование-поручение — это платежный документ, в котором организация-поставщик предъявляет покупателю требование оплатить безналичным путем стоимость оказанных услуг, выполненных работ, продукции, поставленной по договору или счету.

    Платежное требование-поручение заполняется поставщиком в трех экземплярах на бланке установленной формы (код по ОКУД 0401064) и вместе с расчетными документами банком получателя направляется в банк плательщика (покупателя). Последний передает требование-поручение плательщику, который в трехдневный срок обязан представить в банк данный документ, заверенный подписями и печатью. В графе «Сумма к оплате» плательщик цифрами и прописью указывает сумму, подлежащую списанию с расчетного счета для перечисления поставщику.

    В случае отказа полностью или частично удовлетворить платежное требование-поручение плательщик в течение этих трех дней должен уведомить обслуживающий его банк. Тогда требование-поручение вместе с расчетными документами и извещением об отказе оплаты возвращается поставщику.

    Основанием для отражения операций расчетов с покупателями в бухгалтерском учете является выписка с банковского счета. Суммы, зачисленные на расчетный счет, в банковской выписке отражаются в графе «Кредит».

    Суммы оплаты, поступившие от покупателя и зачисленные на расчетный счет организации, отражаются в бухгалтерском учете проводками в дебет счета 51 «Расчетный счет» и кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

    <

    Предоплата переводится на расчетный счет предприятия и отражается как кредиторская задолженность предприятия перед покупателем готовой продукции.

    Предприятие, получившее аванс, выплачивает в бюджет с суммы аванса НДС, поскольку авансовые платежи включаются в облагаемый оборот. В связи с этим по факту поступления денег на расчетный счет делаются две записи, схематично показанные на рис. 1.

    052314 1223 2 Характеристика информационной системы  бухгалтерского учета

    Рис. 1. Схема бухгалтерских проводок, отражающих полученную предоплату

    1 — поступившая на расчетный счет сумма предоплаты отражается в кредите счета 62.2 «Расчеты по авансам полученным (в рублях)»;

    2 — сумма НДС списывается с дебета счета 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» в кредит счета 68.2 «Налог на добавленную стоимость».

    При реализации товаров, покупателю выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

    Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. Кроме того, счет-фактура составляется поставщиком также по фактам поступления любых денежных средств, связанных с расчетами по оплате товаров, выполненных работ, оказанных услуг, а также денежных средств, поступивших в качестве предоплаты. Данный счет-фактура регистрируется в книге продаж, но не предъявляются покупателям для регистрации в книге покупок.

    Счета-фактуры, составленные по фактам полученной предоплаты, являются основанием для начисления налога на добавленную стоимость. В настоящей главе рассматриваются вопросы, связанные с отражением в компьютерном учете хозяйственных операций получения предоплаты за предстоящие поставки готовой продукции, а также сопутствующие им операции по учету НДС, выписке счетов-фактур и формированию книги продаж. Рассмотрение этих и других вопросов продолжается в главе 24 «Учет реализации готовой продукции».

    Как следует из описанной выше учетной процедуры, для отражения в учете операций по расчетам с покупателями активно используются счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет 1 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)», субсчет 2 «Расчеты по авансам полученным (в рублях)», счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 2 «Налог на добавленную стоимость», а также счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет АВ «НДС по авансам и предоплатам».

    Рассмотрим, как выполнена настройка перечисленных счетов в типовой конфигурации программы.

    № счета

    Наименование

    Вал

    Кол

    Заб

    Акт

    Субконто 1

    Субконто 2

    Субконто 3

    62

    Расчеты с покупателями и заказчиками

       

       

       

    АП

    Контрагенты

    Договоры

       

    62.1

    Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)

       

       

       

    А

    Контрагенты

    Договоры

    Виды расч. с покуп.

    62.2

    Расчеты по авансам полученным (в рублях)

       

       

       

    П

    Контрагенты

    Договоры

       

       

    68

    Расчеты по налогам и сборам

       

       

       

    АП

       

       

       

    68.1

    Налог на доходы физических лиц

       

       

       

    АП

       

       

       

    68.2

    Налог на

    добавленную

    стоимость

       

       

       

    АП

       

       

       

       

    76

    Расчеты с разными дебиторами и кредиторами

       

       

       

    АП

       

       

       

    76.АВ

    НДС по авансам и предоплатам

       

       

       

    АП

    Контрагенты

    Счета-фактуры выд.

       

    Как видим из настройки плана счетов, на счете расчетов с покупателями и заказчиками первый субсчет отведен для учета расчета с покупателями, а второй для учета полученных от покупателя авансов в рублях. По своей экономической сути они имеют принципиальные отличия. Так субсчет 1 служит для обобщения информации об уже отгруженном покупателю товаре, то есть показывает задолженность покупателя, поэтому субсчет имеет признак «Активный». Субсчет 2 наоборот, служит для учета задолженности организации перед покупателем по уже полученному авансу, поэтому данный субсчет имеет признак «Пассивный».

    В целом на счете и на субсчете 2 организован аналитический учет в двух разрезах: «Контрагенты» и «Договоры». Субсчет 1 отличается наличием третьего аналитического разреза: «Виды расчетов с покупателями».

    Список аналитических объектов (субконто) «Контрагенты» представлен в виде трехуровневого справочника. Его структура была определена при рассмотрении операций по расчетам с учредителями. Заполнение этого справочника информацией может осуществляться заранее или непосредственно в процессе ввода операций и документов. Список постоянных партнеров предприятия целесообразно ввести сразу и пополнять его в процессе работы.

    Виду субконто «Договоры» соответствует справочник, содержащий сведения о документах-основаниях для расчетов. Такими документами могут быть договора, счета, акты и т.п. Данный справочник имеет наименование «Договоры (счета)», но в него могут заноситься сведения и о любых других видах документов.

    Наличие данного аналитического разреза позволяет выяснить сумму дебиторской (кредиторской) задолженности по каждому документу, а также отслеживать одновременное возникновение дебиторской и кредиторской задолженности у одного и того же контрагента.

    Наличие на субсчете 1 третьего субконто вида «Виды расчетов с покупателями» обусловлено необходимостью вести раздельный учет по видам расчетов (за товары, за продукцию, работу, услуги) для правильного исчисления налогов.

    Следует заметить, что на субсчете учета авансовых платежей (62.2 «Расчеты по авансам полученным (в рублях)») аналитический учет ведется в разрезе двух видов субконто – «Контрагенты», «Договоры». Это значит, что все полученные от покупателя авансы учитываются с детализацией по договорам. Эту особенность необходимо принимать во внимание при оформлении документов и вводе бухгалтерских операций.

    Аналитический учет на счете 68.2 не ведется.

    Аналитический учет на счете 76, субсчете АВ «НДС по авансам и предоплатам» ведется по покупателям и заказчикам, от которых поступили авансы под предстоящую отгрузку товаров, продукции, выполнения работ и оказания услуг (субконто «Контрагенты») и выписанным на аванс счетам-фактурам (субконто «Счета-фактуры выданные»). Каждый покупатель и заказчик — элемент справочника «Контрагенты». Каждый счет-фактура — документ вида «Счет-фактура».

    Справочник «Договоры (счета)» является подчиненным справочнику «Контрагенты». Это значит, что каждый элемент этого справочника принадлежит некоторому элементу справочника «Контрагенты». В связи с этим для заполнения справочника «Договора (счета)» или обращения к нему сначала следует открыть справочник «Контрагенты», выбрать нужный элемент, а затем открыть справочник «Договоры», в котором будут показаны элементы, относящиеся к конкретному контрагенту.

    В справочник «Договоры» вводятся элементы, которые предполагается использовать для ведения аналитического учета в разрезе оснований по взаиморасчетам с организациями. Хранимая в нем информация определяется практикой ведения аналитического учета на счетах расчетов с контрагентами. В него могут вводиться наименования различных документов, являющихся основаниями для ведения взаиморасчетов с контрагентами: договора, номера выписанных счетов, актов и др.

    Справочник содержит четыре реквизита:

    код;

    наименование;

    дата возникновения обязательства;

    дата погашения обязательства.

    Реквизит
    «Код»
    представляет собой порядковый номер документа в списке; он присваивается автоматически, причем обеспечивается независимая нумерация документов, принадлежащих разным контрагентам.

    Реквизит
    «Наименование»
    содержит основные сведения о документе в произвольном виде. При заполнении данного поля желательно выработать единый стиль и порядок. Целесообразно вводить наименование документа, его номер и дату выписки документа, например: Договор № 45 от 12.07.2001 или Счет №3/39 от 23.04.2001

    Реквизиты
    «Дата возникновения обязательства» и «Дата погашения обязательства»
    используются программой при формировании регламентированных отчетов для определения сроков возникновения и погашения задолженности.

    В типовой конфигурации программы для автоматизации ввода операций по фактам оплаты или предоплаты, зачисленной на расчетный счет организации, используется уже универсальный документ «Банковская выписка». Он предназначен для формирования проводок, отражающих поступление на расчетный счет денежных средств от покупателей за товары, услуги, продукцию. Основанием для ввода данного документа служит выписка с расчетного счета, подтверждающая поступление денег на расчетный счет. К выписке с банковского счета прилагаются приходные документы, что позволяет бухгалтеру предприятия сверить суммы, указанные в выписке банка, с документами.

    В общем случае порядок отражения в компьютерной бухгалтерии расчетов с покупателями представляется следующим.

    1. Регистрация контрагента.

    В справочник «Контрагенты» вводится информация о покупателе. В последующем эта информация будет использоваться системой при формировании документов, регистрации операций и проводок.

    2. Регистрация договора.

    Поскольку конфигурация программы настроена на ведение аналитического учета расчетов с покупателями в разрезе документов оснований, вполне разумно сразу же по заключению таких документов осуществлять их регистрацию в справочнике «Договоры (счета)».

    В последующем эту информацию можно будет использовать при подготовке документов и формировании проводок.

    3. Получение и ввод банковской выписки.

    При поступлении выписки банка, подтверждающей зачисление денежных средств на расчетный счет предприятия, данный факт отражается в учете проводкой в кредит счета расчетов с покупателями и дебет счета 51 «Расчетный счет».

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Задание 3.1

     

  1. Зарегистрируйте информационную базу предприятия ООО «Природы»
  2. Заполните сведения об организации.
  3. Создайте в плане счетов новый счет-группу:

    Код счета МК, забалансовый, активный

    Наименование счета: Моя касса

    Создайте на счете МК два субсчета

    М.1 «Касса в рублях»

    МК.2 «Касса в валюте»

    Установите количество знаков в счете и субсчете ***.***

    4. Организуйте справочник сотрудников

    Группа

    Подразделение

    Дирекция

    Бухгалтерия

    Отдел кадров

    Коммерческий отдел

    Производство

    Цех 1

    Цех 2

    Обеспечение

    Склад «Товары хозяйственного назначения»

    Столовая

     

    5. На склад «Товары хозяйственного назначения» от ПО «Пластполимер» поступили товары

    Наименование

    Роз.цена

    Мелко.опт. цена

    Опт.цена

    Закупоч. цена

    Ведра

    100

    90

    87

    78

    Поднос

    60

    48

    45

    42

     

    6. Осуществить оплату поставщику.

    7. Проанализируйте осуществленные операции.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Список литературы

     

  4. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Учебник / Под ред. А.Г. Титоренко. М., 2004.
  5. Борисова В.Н. 1С: Бухгалтерия 7.7. Компьютерный учет. М., 2002.
  6. Харитонов С.А. Бухгалтерский и налоговый учет в программе 1 С: Бухгалтерия 8.0. М., 2006.
  7. Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.7. с новым планом счетов. М., 2005.
  8. Чистов Д.В., Харитонов С.А. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 8.0. Практикум. М., 2006.


     

<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 0.96MB/0.00034 sec

WordPress: 23.71MB | MySQL:119 | 1,530sec