Автоматизированные информационные технологии в учёте основных средств

<

012315 1436 1 Автоматизированные  информационные технологии в учёте основных средств1. Теоретические основы учёта основных средств и автоматизации

Для написания курсовой работы по моей теме, необходимо дать определение основным средствам и рассмотреть все этапы движения основных средств в теоретическом аспекте. Без теоретических знаний проведение работ по автоматизации учёта основных средств будет практически невозможно, поэтому для бухгалтера, прежде чем приступить к автоматизированному учёту основных средств необходимо в совершенстве знать теоретические основы учёта основных средств.

Основным нормативным документом по учёту основных средств является положение по бухгалтерскому учёту (ПБУ) 6/97г. «Учёт основных средств», утверждённый приказом министра финансов Российской Федерации 3.06.1997 г. № 65 Н, а также методическими указаниями по бухгалтерскому учёту основных средств от 20.06. 1998 г. № 33Н. /3/

Производственно-хозяйственная деятельность предприятия обеспечивается не только за счет использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, но и за счет основных фондов — средств труда и материальных условий процесса труда.


Средства труда — станки, рабочие машины, передаточные устройства, инструмент и т. п., а материальные условия процесса труда — производственные здания, транспортные средства и другие.


Отличительной особенностью основных средств
является их многократное использование в процессе производства, сохранение первоначального внешнего вида (формы) в течение мнительного периода. Под воздействием производственного процесса и внешней среды они снашиваются постепенно и переносят свою первоначальную стоимость на затраты производства в течение нормативного срока их службы путем начисления износа (амортизации) по установленным нормам./2/

К основным средствам относятся предметы, срок службы которых более года, а стоимость — не менее 100 ММРОТ руб., за единицу, приобретенных после 1 января 1994 г.

К основным средствам не относятся и учитываются в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) средства труда с эксплуатацией менее одного года независимо от их стоимости, средства труда стоимостью до 500000 руб. за единицу независимо от срока их службы, за исключением сельскохозяйственных машин и орудий, строительно-механизированного инструмента, рабочего и продуктивного скота, которые относятся к основным средствам, независимо от их стоимости;
специальные инструменты и специальные приспособления независимо от их стоимости;
специальная одежда, специальная обувь и постельные принадлежности независимо от их стоимости и срока службы.

Основные средства играют огромную роль в процессе труда, так как они в своей совокупности образуют производственно-техническую базу и определяют производственную мощь предприятия.

На протяжении длительного периода использования основные средства поступают на предприятие и передаются в эксплуатацию; изнашиваются в результате эксплуатации; подвергаются ремонту, при помощи которого восстанавливаются их физические качества; перемещаются внутри предприятия; выбывают, с предприятия вследствие ветхости или нецелесообразности дальнейшего использования. Одним из показателей эффективное применения основных фондов является увеличение времени и работы путем сокращения простоев, повышения коэффициент сменности, производительности на базе внедрения новой и технологии, фондоотдачи, т. е. увеличение выпуска продукции, объема выполняемых работ и услуг, на каждый рубль основных фондов.

Предприятия имеют право владения, пользования и распоряжения основными средствами: безвозмездно передавать или продавать другим предприятиям, обменивать, сдавать в аренду предоставлять бесплатно во временное пользование либо в аренду
принадлежащие ему здания, сооружения, оборудование, портные средства, инвентарь, списывать с баланса, если они изношены или морально устарели, независимо от того, полностью ли они амортизированы или нет.

Основными задачами бухгалтерского учета основных средств являются:

  • контроль за сохранностью и наличием основных средств на местам их использования;
  • правильное документальное оформление и своевременное отражение в учете их поступления, выбытие и перемещения;
  • контроль за рациональным расходованием средств на реконструкцию и модернизацию основных средств;
  • исчисление доли стоимости основных средств в связи с их использованием и износом для включения в затраты предприятия;
  • контроль за эффективностью использования оборудования, производственных площадей, транспортных средств и других основных средств;
  • точное определение результатов от списания, выбытия объектов основных средств.

Эти задачи решают с помощью надлежащей документации обеспечения правильной организации учета наличия и движения основных средств, расчетов по их амортизации и учета затрат по их ремонту.

Основные средства предприятия разнообразны по составу и назначению. Чтобы вести их учет, необходима классификация их по видам, назначению или характеру участия в процессе производства, отраслям народного хозяйства, степени использования и по принадлежности.

Типовая классификация основных средств по их видам установлена органами Госстатистики. В соответствии с этой классификацией основные средства по их видам подразделяются на:

1. Здания.

2. Сооружения.

3. Передаточные устройства.

4. Машины и оборудование.

В том числе:

а) силовые машины и оборудование;

б) рабочие машины и оборудование;

в) измерительные и регулирующие приборы, устройства и лабораторное оборудование;

г) вычислительная техника;

д) прочие машины и оборудование.

5. Транспортные средства.

6. Инструмент.

  1. Производственный инвентарь и принадлежности.
  2. Хозяйственный инвентарь.
  3. Рабочий и продуктивный скот.
  4. Многолетние насаждения.
  5. Капитальные затраты по улучшению земель (без сооружений).
  6. Прочие основные фонды.

По классификационным видам ведется учет основных средств и составляется отчетность о наличии и движении основных средств.

В зависимости от назначения в производственно-хозяйственной деятельности основные средства подразделяются на производственные и непроизводственные.

К основным средствам производственного назначения относятся: машины, станки, аппараты, инструменты, а также здания основных и вспомогательных цехов, отделов и служб, предназначенные для производственного процесса, или здания складов, резервуары, транспортные средства, используемые для перемещения и хранения предметов и продуктов труда. Основные средства непроизводственного назначения непосредственно не участвуют в процессе производства, но их используют для культурно-бытовых нужд работников предприятия (основные средства жилищно-коммунального хозяйства, поликлиник, медицинских пунктов, клубов, стадионов, детских садов и т. п.).

Для обеспечения учета основных средств по отраслям народного хозяйства предусмотрена классификация, т. е. деление их на следующие группы: промышленность, сельское хозяйство лесное хозяйство, транспорт, связь, строительство, торговля и| общественное питание, материально-техническое снабжение и сбыт, информационно-вычислительное обслуживание, жилищно-коммунальное хозяйство, здравоохранение, физическая культура и социальное обеспечение, народное образование, культура и др./13/

По степени использования в производственно-хозяйственной деятельности основные средства подразделяются на основные средства, находящиеся в запасе, в эксплуатации, на консервации, в аренде. Это необходимо потому, что начисление амортизации происходит внутри групп различно. Так, по основным фондам, находящимся в запасе, амортизация начисляется в части полного восстановления; по основным средствам в эксплуатации начисляется не только амортизация на полное восстановление, но и при необходимости создается ремонтный фонд; по основным фондам, находящимся на консервации (по решению правительства) амортизация вообще не начисляется.

По принадлежности основные средства подразделяются на собственные и арендованные. Собственные основные средства предприятия числятся у него на балансе, а арендованные принадлежат другому предприятию, эксплуатируются временно за определенную плату, учитываются за балансом без начисления на данном предприятии амортизации (износа).

Необходимое условие правильного учета основных средств — единый принцип их оценки. Различают три оценки основных средств: первоначальную, восстановительную и остаточную.

Первоначальная стоимость (балансовая) складывается в момент вступления объекта в эксплуатацию на данном предприятии. По первоначальной стоимости объект учитывается в течение периода нахождения на предприятии.

В зависимости от источника поступления основных средств под их первоначальной стоимостью понимается:

  • стоимость внесенных учредителями основных средств, в счет их вклада в уставный фонд предприятия — по договоренности сторон;
  • стоимость изготовленных на самом предприятии, а также приобретенных за плату у других предприятий и лиц — в сумме фактических затрат, включая расходы по доставке, монтажу и установке;
  • стоимость полученных объектов основных средств безвозмездно, а также, в качестве субсидий (помощи) в сумме определенной экспертным путем или по данным документов приемки-передачи.

Основные средства в процессе использования изнашиваются, ветшают, отчего их первоначальная стоимость уменьшается. Денежное выражение потери объектами своих физических и технико-экономических качеств называется износом основных средств. Износ основных средств отражается в балансе отдельной статьёй.

Первоначальная стоимость за вычетом суммы износа называется остаточной стоимостью основных средств. Оценка одинаковых объектов основных средств, введенных в эксплуатацию в разное время, может быть различной. Это зависит от времени, места и способа сооружения и приобретения основных средств, поэтому и возникает необходимость в определении восстановительной стоимости основных средств.

Под восстановительной стоимостью основных средств понимается стоимость воспроизводства основных средств, т. е. приобретения или строительства инвентарных объектов исходя из действующих цен на момент переоценки.

Принципы оценки основных средств одинаковы для всех предприятий независимо от форм собственности. Однако первоначальная стоимость основных средств может быть изменена при переоценке основных средств, достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации соответствующих объектов.

Независимо от организационно-правовой формы собственности предприятия учет основных средств организуется в бухгалтерии по классификационным группам в разрезе инвентарных объектов. Под инвентарным объектом понимается законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями и принадлежностями, относящимися к данному объекту.

По отдельным классификационным группам основных средств инвентарным объектом считаются:

  • по зданиям — каждое отдельно стоящее здание с его внутренними устройствами (система отопления, водогазопровод, канализация, вентиляционные устройства) и надворные постройки (сарай, забор и др.),
  • по сооружениям — каждое обособленное сооружение с устройствами, составляющими с ним органическое целое (мост вместе с опорами, фермами, подъездами и подходами к нему);
  • по передаточным устройствам — каждое самостоятельное устройство, не являющееся составной частью здания или сооружения;
  • по силовым машинам и оборудованию — каждая силовая машина с фундаментом и всеми приспособлениями к ней принадлежностями, приборами и индивидуальным ограждением;
  • по рабочим машинам и производственному оборудованию — каждый станок или аппарат, включая входящие в его состав приспособления, принадлежности и приборы, ограждение, а также фундамент, на котором смонтирован инвентарный объект;
  • по транспортным средствам — каждый объект транспортных средств с включением относящихся к нему приспособлений и принадлежностей (автомобиль грузовой, включая запасные колеса с камерой и покрышкой и комплект инструмента);
  • по инструментам и инвентарю — каждый предмет, которых имеет самостоятельное значение и не является составной частью какого-либо инвентарного объекта (машины, станка, аппарата и
    т. п.).

Для обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий номер. Так, инвентарные номера зданиям присваиваются с 001 по 099; сооружениям — с 100 по 199; передаточным устройствам — с 200 по 299 и т. д.

Инвентарный номер, присвоенный объекту, проставляется на объекте и в первичных документах и сохраняется на весь период его нахождения на данном предприятии. В случае выбытия объекта его инвентарный номер не присваивается вновь поступившим объектам.


Поступление основных средств оформляется актом (накладной) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (тип ф. № ОС-1). Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел, цех предприятия по месту эксплуатации. Акт приемки-передачи основных средств составляется двумя сторонами — принимающей объект и передающей, с указанием времени вступления в эксплуатацию, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы износа в части полного восстановления. Бухгалтерия оформляет его бухгалтерской записью, т. е. указывает корреспонденцию счетов на первоначальную стоимость и на сумму износа.

Основные средства могут поступать на предприятие и применяться в бухгалтерском учёте в следующих случаях: приобретение, сооружение, изготовление, внесением учредителей в счёт их вкладов в уставный капитал, получения в результате дарения и другие поступления.

Учет основных средств организуют так, чтобы можно было установить наличие основных средств по каждой классификационной группе и отдельно по каждому объекту, местам нахождения и источникам их приобретения.

Это обеспечивается аналитическим учетом основных средств на карточках, открываемых для каждого инвентарного объекта, и синтетическим учетом в целом по счету 01 «Основные средства». Установлена единая типовая форма таких карточек ф. № ОС-6 .

Предприятиям, имеющим небольшое количество основных средств, разрешается вести их пообъектный учет в инвентарной книге. Записи в книге производятся в разрезе классификационных групп (видов) основных средств и по местам их нахождения.

Заполняются инвентарные карточки и инвентарные книги на основе первичных документов-актов, технических паспортов и прочей документации. Затем инвентарные карточки регистрируются в специальных описях типовой ф. № ОС-7, записи в которые производятся по классификационным группам основных средств.

Зарегистрированные в описи карточки помещают в картотеку основных средств. В картотеке их группируют по отраслевым классификационным группам, а внутри групп — по местам нахождения, эксплуатации и по видам. Карточки недействующих основных средств группируют отдельно.

Движение объектов основных средств (поступление, выбытие) отражается на активном балансовом инвентарном счёте 01 «Основные средства». По дебиту счёта отражается поступление основных средств, а по кредиту их выбытие.


Выбытие основных средств
оформляют актом и отражают в инвентарной карточке, а затем ее изымают из картотеки.

Переоцененные объекты основных средств записываются по восстановительной стоимости в разделе карточки «Реконструкция, модернизация». Сумма износа, установленная при переоценке, указывается в соответствующем разделе карточки.

В местах использования основных средств (в цехах и отделах предприятия) ведут инвентарные списки основных средств (ф. № ОС-9), в которых приводятся краткие сведения об объектах основных средств, находящихся в эксплуатации.

Инвентарные карточки на поступившие, выбывшие и перемещенные внутри предприятия основные средства после соответствующих записей до конца месяца не раскладываются, а хранятся отдельно. Это необходимо потому, что на их основе ежемесячно составляется расчет амортизации основных средств (износ). Кроме того, по окончании месяца карточки с записями за данный месяц группируются по классификационным видам основных средств, суммируются обороты по поступлению и выбытию по каждому виду и записываются в карточку учета движения основных средств.

Карточки учета движения основных средств (ф. № ОС-8) открывают в начале января на текущий год. Сначала в них указывают наличие основных средств по видам на 1 января. Затем ежемесячно после записи оборотов за месяц определяют и записывают наличие основных средств на 1-е число следующего месяца.

По их данным составляют оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой, сверенные с итогами Главной книги, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении основных средств.


Перемещение основных средств из одного цеха и участка в другие в пределах предприятия осуществляется по распоряжению соответствующего отдела предприятия (главного механика, главного технолога и т. д.) и оформляется также актом (накладной) (ф. № ОС-1). Накладная выписывается в двух экземплярах при передаче основных средств из запаса в эксплуатацию и из цеха в цех, отдел и т. д. Бухгалтерия на основании первого экземпляра осуществляет запись в инвентарной карточке и перекладывает ее по месту нового нахождения, эксплуатации. Сдатчик на основании 2-го экземпляра накладной отмечает в инвентарном списке о выбытии объекта.

Причинами выбытия основных средств из предприятия могут быть: ликвидация инвентарного объекта полностью при разборке или демонтаже в силу ветхости и износа, а также уничтожения при стихийных бедствиях и т. д.; ликвидация части инвентарного
объекта в связи с перестраиванием, переоборудованием, модернизацией; передача основных средств другим предприятиям недостача основных средств.

Для определения непригодности к дальнейшему использованию тех или иных основных средств на предприятии, г. е. для определения необходимости ликвидации основных средств на
каждом предприятии создается постоянно действующая комиссия.


Ликвидацию объекта (слом, разборку, демонтаж), Комиссия оформляет актом на списание основных средств (ф. № ОС-3) На основании акта, утвержденного руководителем предприятия, бухгалтерия отмечает в инвентарной карточке и в описи инвентарных карточек дату выбытия объекта и номер акта.

Акт является основанием для сдачи на склад оставшихся в
результате ликвидации запасных частей, материалов, металлолома и т. п. Затраты по ликвидации объекта (разборку снос перевозка) также указываются в акте.

Основные средства могут передаваться безвозмездно другим предприятиям на основании акта ф. № ОС-1 с указанием первоначальной стоимости объекта и суммы износа. В связи с чем
бухгалтерия осуществляет запись о выбытии в инвентарной карточке переданного объекта и отметку в описи инвентарного карточек (ф.№ ОС-7).

С 1.01.2001г. с введением нового плана счетов полностью изменена методология учёта для всех случаев выбытия основных средств: продажи, списание, взнос в уставной капитал других организаций, безвозмездной передачи и др.

При выбытии основных средств, по которым начисляется амортизация, в учёте производят следующие основные записи, вся сумма накоплений за время использование объекта амортизации списывается в уменьшение его первоначальной стоимости Д02 К01.

Остаточная стоимость объекта переносится со счёта 01 в Д91 счёта.

В Д91 счёта записывают все расходы, связанные с выбытием актива, а по кредиту счёта К91 отражают доходы от выбытия объекта.

При выбытии основных средств в Д91 относят расходы на демонтаж оборудования, разборку зданий и сооружений, а в кредит К91 — материалы, лом, утиль, полученные при ликвидации объекта.

Таким образом, на счёте 91 формируется финансовый результат от выбытия основных средств, который определяется путём сопоставления операционных доходов (К91) и операционных расходов (Д91).

Если по кредиту счёта 91-1 сумма больше чем по дебиту 91-2 то предприятие получает прибыль от ликвидации основных средств, а если по дебиту счёта 91-2 сумма больше чем по кредиту счёта 91-1, то предприятие получает убыток от ликвидации основных средств.


Под капитальными вложениями понимаются вложения денежных средств предприятием в новое строительство и приобретение, реконструкцию, расширение и техническое перевооружение мощностей уже действующих объектов основных средств

Предприятия, для которых создаются основные средства, называются застройщиками, а те, что осуществляют работы подрядчиками.

Выполнение строительных и монтажных работ своими силами — есть хозяйственный способ, а сторонней организацией — подрядный способ. В любом случае для таких работ необходим проект — комплекс технических документов, к которому составляется смета предварительная стоимость строительно-монтажных работ.

Порядок организации бухгалтерского учета капитальных вложений определен Положением по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций (Минфин РФ от 30.12.1993 г. № 160). Планом счетов бухгалтерского учёта для обобщения информации о капитальных вложениях, используется счёт 08 «Вложения во внеоборотные активы» и необходимые субсчета к нему. По дебиту счёта отражается сумма фактических затрат по приобретению, строительству основных средств, а по кредиту отражается сумма списываемых фактических затрат.

Сальдо по счёту 08 «Вложения во внеоборотные активы» отражает сумму фактических затрат по незавершённому строительству и по приобретению основных средств, т.е. по объектам не сданным в эксплуатацию.


Автор Козлов Е. П. «Бухгалтерский учёт» так даёт нам понятие амортизации основных средств.

Основные средства предприятия в процессе производства постепенно изнашиваются.
Износ — стоимостной показатель потери объектами основных средств физических качеств или утраты технико-экономических свойств, а вследствие этого — стоимости. Поэтому каждому предприятию следует обеспечить накапливание средств (источников), необходимых для приобретения и восстановления окончательно износившихся основных средств. Такое накапливание достигается за счет включения в издержки производства сумм отчислений, которые называются амортизационными.

Амортизация по основным средствам начисляется с 1 числа месяца следующего за месяцем принятия этого объекта в бухгалтерском учёте и осуществляется ежемесячно до полного погашения этого объекта, либо до его списания в связи с прекращением права собственности или иного вещевого права. В плане счетов бухгалтерского учёта для отражения амортизации основных средств используется пассивный регулирующий счёт 02 «Амортизация основных средств».

Размеры амортизационных накоплений устанавливаются в процентах к балансовой стоимости основных средств и называются нормами амортизационных отчислений.

Нормы амортизационных отчислений выражены в процентах к балансовой стоимости классификационных групп основных средств. При этом широко дифференцированы нормы на машины и оборудование не только по их видам, но и по видам работ, для которых они используются, и по отраслям промышленности.

Предприятие может по своему усмотрению самостоятельно выбрать способ начисления амортизации:

  1. Линейный способ — суть его заключается в том, что начисление амортизации в течение срока полезного использования производится равномерно.
  2. Способ уменьшения остатка, — при котором начисление амортизации производится исходя из остаточной стоимости объекта основных средств принимаемой на начало каждого отчётного года и нормы амортизации исчисленной при постановки объекта основных средств на учёт исходя из срока его полезного использования и коэффициента ускорения, в соответствии с законом РФ.
  3. Способ списания стоимости объекта основных средств по сумме чисел лет срока полезного использования, при котором начисление амортизации производится исходя из первоначальной стоимости объекта и годового соотношения, где в числителе число лет оставшийся до конца срока службы объекта, а в знаменателе, сумма чисел лет срока службы объекта.
  4. Способ начисления амортизации в зависимости от объёма выпускаемой продукции, т.е. ежегодная сумма амортизации определённой путём умножения % исчисленного при постановке объекта на учёт, как отношение его первоначальной стоимости к предполагаемому объёму выпуска продукции.

Операции по счёту 01 «Основные средства» при журнально-ордерной форме отражаются в журнале-ордере № 13 или 13 АПК.

Автоматизированное рабочее место бухгалтера по учету основных средств является составной частью автоматизированной системы управления предприятием (АСУП).

АСУП представляет собой программно-технический комплекс, предназначенный для сбора, хранения, переработки и быстрого поиска информации./8/

Первые разработки отечественных АСУ были предприняты в 60-70 годах нашего столетия. Это были системы ориентированные на использование больших электронно-вычислительных машин типа «Минск» или «ЕС»./4/

Данные типы ЭВМ предполагали создание специальных вычислительных центров с достаточным количеством специалистов по программному и системному обеспечению, техническому обслуживанию, подготовке информации для ввода в ЭВМ. Кроме этого, эти типы ЭВМ требовали специально оборудованные помещения (довольно больших площадей) с микроклиматом. Наличие больших ЭВМ привело, соответственно, к созданию определенных программных комплексов, ориентированных на эксплуатацию специально подготовленными специалистами-операторами. В этот период получили распространение кустовые вычислительные центры, которые обрабатывали учетные документы близлежащих предприятий.

Программное обеспечение таких систем использовало в качестве первичных документов специально разработанные бланки, которые заполнялись в строгом соответствии с макетом. Под макетом понималась инструкция по заполнению бланка с описанием порядка заполнения и размерностью применяемых кодов. Все документы-бланки анализировались на правильность заполнения по макету и при полном соответствии передавались на участок подготовки машинных носителей (перфокарты, перфолента, магнитная лента). Дальнейший процесс обработки информации заключался в строгом выполнении оператором ЭВМ инструкции по эксплуатации той или другой программы комплекса задач АСУП. Диалог оператора с ЭВМ происходил либо через протокол пишущей машинки, либо через видеотерминал (дисплей) в зависимости от марки ЭВМ. Результатом обработки информации являлся набор распечатанных на АЦПУ (алфавитно-цифровом печатающем устройстве) выходных форм, которые выступали регистрами бухгалтерского учета./8/

Все программные средства состояли из трех частей:

1. — программа ввода информации и создания на магнитных носителях ЭВМ наборов данных (файлов);

2. — программа обработки данных, осуществляющая необходимые вычисления, поиск и доступ к необходимой информации в нормативных справочниках, создание выходных файлов;

3. — программа распечатки выходных документов, которая осуществляла преобразование закодированной информации в удобный для использования вид.

Главным преимуществом таких систем обработки данных была возможность применения в программных средствах технического решения по организации и использованию отсортированных файлов, что резко сокращало время доступа.

Такая организация систем обработки данных имела свои плюсы и минусы. К плюсам можно отнести следующее:

  • разработка и эксплуатация программных комплексов проводилась единым коллективом работников, что позволяло оперативно исправлять возможные в процессе обработки ошибки подготовки данных или программных средств;
  • нормативно-справочная информация создавалась единой для многих предприятий, что позволяло контролировать присвоение новых кодов для описания того или иного показателя;
  • подготовка информации производилась многочисленным коллективом операторов, что сокращало время подготовки данных для ввода в ЭВМ.

К минусам же можно отнести:

  • потребитель-заказчик не имел или мог не иметь информации о том, когда и какими средствами осуществляется обработка его данных, что приводило к конфликтным ситуациям;
  • отдаленность средств вычислительной техники от потребителя не позволяла последнему оперативно получать необходимые данные о ходе и состоянию производственных процессов;
  • исключалась конфиденциальность информации;
  • требовался специально подготовленный коллектив сотрудников по обработке данных на вычислительном центре;
  • низкое качество технического исполнения ЭВМ и достаточно высокое требование по температурному режиму окружающей среды приводило к частым отказам вычислительной техники;
  • очень дорогостоящий комплекс технических средств;
  • исполнитель (сотрудники центра) не имел или мог не иметь информации о ценности результатов обработки данных для потребителя, что отражалось на качестве и своевременности выполняемых работ.

Опыт эксплуатации таких систем не дал желаемых результатов по массовому охвату автоматизацией предприятий народного хозяйства, особенно сельскохозяйственных. Такие системы или части систем были внедрены на предприятиях, находящихся близко по расстоянию от вычислительных центров, и эксплуатировались часто на энтузиазме главных бухгалтеров и руководителей вычислительных центров.

Общая картина автоматизации бухгалтерского учета резко изменилась в лучшую сторону после появления на нашем рынке достаточно недорогих персональных компьютеров.

Технические параметры персональных компьютеров были намного выше, чем у больших ЭВМ: так, если у ЭВМ типа «Минск» оперативная память составляла 512 Кб, а у машин типа ЕС доходила до 2 Мб, то у персональных компьютеров этот показатель достигает 128 Мб и более. Таким образом, скорость обработки данных можно было увеличить во много раз. Быстрый технический прогресс в производстве персональных компьютеров уже сейчас позволяет использовать в качестве накопителя на жестком магнитном диске (винчестер) устройство с емкостью свыше 1 Гб. Для сравнения один пакет магнитных дисков ЭВМ типа ЕС имел емкость 29 Мб. Быстрый доступ к информации, хранящейся на магнитном диске (по принципу поиска песни на музыкальной пластинке в сравнении с поиском на ленточном магнитофоне), позволил коренным образом изменить программные средства и резко сократить время обработки данных./4/

Основой, вновь создаваемых, АСУП стали автоматизированные рабочие места специалистов, представляющие собой программно-технический комплекс в составе персонального компьютера и программных средств, реализующих конкретную предметную область (учёт основных средств).

К преимуществам таких АРМ можно отнести следующее:

  • процесс обработки данных с использованием вычислительных средств осуществляется непосредственно на рабочем месте бухгалтера;
  • процесс ввода информации в систему не требует специальных бланков и специальных навыков. В качестве устройства ввода данных используется общепринятая клавиатура пишущих машинок;
  • появилась возможность доступа в любое время к данным, хранящимся в компьютере, заменив довольно трудоемкий процесс поиска информации в пачках учетных документов;
  • полностью была исключена возможность поиска виновных в срыве сроков предоставления отчетных данных на стороне.
  • Использование персональных компьютеров в качестве комплекса технических средств АСУ принципиально изменило, алгоритмы обработки данных в части ввода информации, ее хранения, доступа и вывода в удобном для использования виде.

Все вычислительные процессы обработки данных по учёту основных средств используют арифметические действия — сложение, вычитание, умножение и деление.

Наиболее существенному изменению подвергся процесс ввода информации в компьютер (ЭВМ). Основным и единственным устройством диалога между работником и программным комплексом стал дисплей, достоинством которого можно считать отражение на экране вводимой информации. Естественно разработчики систем стали использовать это преимущество для создания экранных форм первичных документов. Наиболее приемлемыми стали АРМ, где экранные формы полностью повторяли форму первичного документа. Это позволяло сократить период внедрения АРМ, так как не требовало дополнительного времени на подготовку первичного документа к вводу в компьютер. Вычислительные возможности компьютеров — быстрый поиск и вывод на экран в удобной форме справочников — позволили исключить процесс кодирования информации. Бухгалтер, обрабатывающий документы, оперировал общепринятой терминологией. Естественно это преимущество было мнимым: бухгалтер-пользователь выбирал необходимую информацию в общепринятых терминах, а в файл записывался соответствующий код. Таким образом, перед разработчиками возникла новая проблема создание справочников, коды которых формировались автоматически.

Принимая во внимание то, что АРМ бухгалтера используются различными по профессиональному и образовательному уровню работниками, перед разработчиками системы встал принципиально новый вопрос включения компьютера и установки его системы на необходимую программу. Если на вычислительных центрах этим занимались специально подготовленные работники, то в новых условиях этот процесс может идти по двум направлениям:

  • подготовить специальную инструкцию, где детально описывается каждый этап включения компьютера — от включения питания до выбора соответствующего каталога, а в нем требуемой программы;
  • разработка специальной системы включения компьютера, когда после включения питания система сама загрузит необходимые программные комплексы.

Мы думаем, что наиболее приемлемым, конечно, должен быть второй путь, который исключает возможные ошибки при включении АРМ бухгалтера и на экране дисплея высвечивается информация в общепринятом для бухгалтера виде, а не специальные средства (например, Norton Commander или Windows).

Существенным изменениям подверглась система вывода информации. Если в первых АСУ информация могла быть только распечатанной на АЦПУ, то персональные компьютеры и их математическое обеспечение позволили выводить информацию как на печать (используя принтер), так и на экран дисплея. Появилась новая экранная форма выходного документа. Преимуществом такой системы вывода стало получение информации для оперативного управления, когда данные необходимы в первую очередь для анализа, а не для подтверждения той или иной хозяйственной операции. Достаточно большие информационные емкости накопителя на жестком магнитном диске позволили разработчикам решить абсолютно новую систему доступа к выходным данным: получение результирующих данных за предыдущие отчетные периоды (месяц, квартал, год). К абсолютно новым разделам вывода информации можно отнести и появившуюся, в наиболее квалифицированных разработках АРМ, возможность доступа по системе «запрос-ответ». Когда запрос формируется пользователем произвольно из набора существующих на данный момент времени реквизитов, описывающих, то или иное событие. Другими словами разработчики позволяют пользователю формировать собственные выходные формы, например, потребовались данные о работниках, получивших в августе месяце материальную помощь и т.п.

Такой подход к организации АРМ бухгалтера позволил резко увеличить количество внедряемых и функционирующих систем. В настоящее время только вычислительным центром нашего университета обслуживаются около 40 хозяйств Краснодарского края. Процесс внедрения системы АРМ не требует специальной подготовки учетных работников и полностью зависит от их трудолюбия.

Опыт внедрения и функционирования АРМ выявил не только положительные, но и отрицательные результаты программного обеспечения АРМ. Главной проблемой АРМ является безопасное хранение информации. В настоящее время хранение данных осуществляется на винчестере, что довольно небезопасно. Опыт эксплуатации персональных компьютеров показал довольно высокие эксплуатационные качества компьютеров (так, по сей день, работают компьютеры установленные в 1986-1988 годах). Однако имеются и факты поломок. Правда, вероятность неисправности винчестера еще ниже, но раз есть возможность выхода из строя винчестера, значит должна быть разработана система хранения информации.

Другими словами обязательным условием успешного функционирования системы должна быть вычислительная сеть АРМ.

<

В настоящее время появилось достаточное количество различных технических и программных решений по созданию локальных вычислительных сетей (ЛВС). Однако их прямое применение требует специальных знаний и подготовки. Перед разработчиками системы возникает аналогичная включению компьютера проблема. С нашей точки зрения использование ЛВС должно быть достаточно автоматизировано — процесс поиска и передачи определенных файлов должен быть автоматическим. Например, бухгалтер вызывает режим «Прием информации для учёта основных средств», а прикладные программные средства осуществляют автоматический поиск необходимых файлов, их считывание, передачу на сервер (главный компьютер), объединение передаваемых файлов с имеющимися.

Разработка и внедрение ЛВС позволили еще более приблизить процесс обработки данных к местам их возникновения. Отпала необходимость организации специальных помещений для обработки данных в хозяйствах.

Одним словом нужно совершенствовать не только всю систему учёта, но и улучшение, и развитие новых систем автоматизации учёта основных средств.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) «Учёт основных средств» является составной частью программы комплексной автоматизации бухгалтерского учёта на предприятии. Также как и другие АРМ комплекса программ, АРМ «Учёт основных средств» разрабатывается в строгом соответствии с имеющимися инструктивным материалом бухгалтерского учёта и поддерживает журнально-ордерную форму учёта. АРМ «Учёт основных средств» позволяет производить учёт основных средств с момента их приобретения до полного их списание, получить все необходимые сведения по учёту наличия основных средств как после введения в эксплуатацию, так и до неё. Предоставляет возможность получить все необходимые данные в разрезе видов, отраслей, групп, подгрупп, материально ответственных лиц, подразделений направлений производственных затрат, счетов учёта, наименование основных средств и инвентарных номеров как по наличию и движению основных средств, так и по расчёту амортизационных отчислений. Обеспечивает получение необходимых сведений для оформления всех форм периодической и годовой отчётности.

С помощью АРМ «Учёт основных средств» ведётся их учёт с момента поступления, а затем и после ввода в эксплуатацию. Поэтому при приобретении основных средств на него сразу заводится инвентарная карточка учёт основных средств. Пользователь имеет возможность вести автоматизированный учёт основных средств по всем перечисленным счётам и получать соответственно необходимую информацию, как по наличию, так и по их движению.

Программы, предназначенные для обработки информации по учёту основных средств, рекламируемые для практического использования, имеют много общего в технологии обработки данных по учёту основных средств.

Рассмотрим технологию обработки информации учёта основных средств, разработанную кафедрой АИТ КубГАУ.

Главное меню, представлено здесь следующими функциями:

  • Настройка программы;
  • Подготовка справочников;
  • Обработка приходящих документов;
  • Получение выходных документов.

Рассмотрим особенности выполнения отдельных функций.

Функция Настройка программы предназначена для ввода реквизитов конкретного пользователя.

Функция Подготовка справочников предусматривает создание базы данных, которая представлена следующими справочниками: балансовых счетов, материально ответственных лиц, видов основных средств, групп основных средств, подгрупп основных средств, наименований основных средств, подразделений предприятия, направлений производственных затрат.

Рассмотрим функцию главного меню Обработка приходящих документов, которая включает следующие режимы:

  • первоначальный ввод остатков основных средств;
  • движение основных средств;
  • изменение балансовой стоимости;
  • ввод пробега автотранспорта.

Первоначальный ввод остатков основных средств. В каждом предприятии на момент внедрения программы в наличии имеется определённое количество основных средств, учёт которых осуществляется в инвентарных карточках. Информация с инвентарных карточек, на которых ведётся первичный учёт основных средств в предприятии, заносится в память ПК. В дальнейшем информация инвентарных карточек будет храниться в базе данных основных средств.

На экране монитора высвечивается форма инвентарной карточки, заполнение указанной формы производится в диалоговом режиме: постоянная информация извлекается из базы данных (справочников), переменная информация (дата ввода в эксплуатацию ОС, заводской номер, балансовая стоимость и сумма износа) переносится с первичного документа клавиатурой компьютера.

Первоначальный ввод информации об основных средствах с инвентарных карточек производится по материально ответственным лицам. Завершается ввод сравнением введённой информации с имеющимися в наличии ОС по инвентаризации у материально ответственных лиц и счёту 01 «Основные средства» по балансу. После корректировки информации можно производить второй — расчётный этап.

Режим Движение основных средств состоит из ряда операций: поступление или ввод, передача, расход, списание и продажа основных средств.

Поступление или ввод в эксплуатацию нового основного средства. Данная операция выполняется аналогично первоначальному вводу основных средств. Информация о поступлении основных средств берётся из первичных документов.

Инвентарный номер проставляется в новую инвентарную карточку программно с использованием порядкового кода. Полная информация о вновь поступившем основном средстве хранится также в базе данных.

Передача основного средства от одного материально ответственного лица другому. При выполнении данной операции пользователь имеет возможность изменить вид основного средства, отрасль, подразделение и направление производственных затрат. При этом в базе данных и на экране монитора формируется две записи: одна – на получение основного средства материально ответственным лицом, другая – на передачу основного средства. После этого на экране монитора высвечивается список основных средств у передающего подотчётного лица. Необходимо отметить передаваемые основные средства, после этого в базе данных произойдут соответствующие изменения, а на принтере программно распечатаются накладная на передачу основного средства.

Расходы, списание и продажа основных средств. Эта операция реализуется по материально ответственным лицам. При этом на экране монитора высвечиваются все основные средства указанного подотчётного лица, производится отметка выбывающих основных средств и программно удаляется из базы данных их карточки, одновременно фиксируется запись движения основных средств. В дальнейшем эта операция может быть получена в выходном документе по движению основных средств.

Режим Изменение балансовой стоимости осуществляется путём вызова на экран монитора необходимой инвентарной карточки с указанием инвентарного номера. В диалоговом режиме можно производить изменения балансовой стоимости и других переменных реквизитов.

В режиме Ввод пробега автотранспорта расчёт амортизационных отчислений производится после ввода информации о пробеге автомашин. При этом предварительно вводится дата последнего расчёта. Программа не позволяет производить повторный расчёт амортизации на ту же дату. Расчёт амортизации осуществляется по подразделениям предприятия в разрезе подотчётных лиц по каждому основному средству.

Функция Получение выходных документов обеспечивает получение всех регистров бухгалтерского учёта по движению основных средств, по наличию основных средств, по расчёту амортизации. Документы могут быть получены по материально ответственным лицам, по каждой классификационной группировке, по хозяйственным подразделениям и сводные показатели в целом. / 13 /

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Краткая экономическая характеристика хозяйства


Предприятие ЗАО «Кубанькровля» является одним из крупнейших промышленных предприятий г. Краснодара, оно находится в черте города, на территории Прикубанского округа. Организационно-правовой формой предприятия является закрытое акционерное общество, предприятие находится по адресу 350039, г. Краснодар, ул. Калинина 1.

Предприятие хорошо обеспечено подъездными путями, оно находится на окраине не в жилой зоне, что благоприятствует поддержанию нормальной экологической обстановке в городе. Предприятие обеспечено собственным автомобильным парком, что позволяет работать ему с поставщиками из всех районов края. Также предприятие работает с другими субъектами РФ и республиками бывшего СССР.

В состав структурных подразделений ЗАО «Кубанькровля» входят:

три цеха основного производства

  • Цех по производству картона кровельного
  • Цех по производству мягкой кровли
  • Цех по производству асбоцементных труб

и вспомогательные цеха и участки

  • РМЦ
  • Электроцех
  • ПСЦ
  • Транспортный цех
  • Участок по ремонту зданий и сооружений
  • Участок КИПИА
  • Цех очистки сточных вод
  • Санитарно-промышленная лаборатория
  • Участок по ремонту автомобилей
  • Участок по производству растворов, бетонов и изделий из них.

Среднесписочная численность работающих — 995 чел., в т. ч. ППП -934 чел.

Мощность производственного технологического оборудования:

— картон кровельный – 34,8 т. тонн (картоноделальные машины типа К-2, 2 шт.);

  • мягкая кровля – 67,5 млн. м2 (рубероидный агрегат марки СМА – 184, 3 шт.);
  • асбоцементные трубы 4-х типов размеров – 2240 укм. (асботрубные машины СМ-871, СМА-256).

Предприятие также имеет ряд объектов: жилищно-коммунальной сферы (жилые дома, общежития, коттеджи), социально-культурной сферы (дом культуры, детский садик), объекты охраны природы, пожарной безопасности и гражданской обороны.

Обеспеченность ЗАО «Кубанькровля» ресурсами можно рассмотреть в таблице 1.

Таблица 1 – Ресурсы предприятия

Показатели: 

1998г. 

1999г. 

2000г. 

2000г. в % к 

1998г. 

1999г. 

Среднегодовая численность работников, чел. 

966 

973 

995 

103,00 

102,26 

в т.ч. персонал, занятый в промышленном производстве

902 

902 

934 

103,55 

103,55 

Общая площадь всех помещений, м2

19765 

19689 

19599 

99,16 

99,54 

в т.ч. производственных помещений 

12445 

12445 

11988 

96,33 

96,33 

Среднегодовая стоимость основных средств, тыс. руб. 

53849 

54067 

54268,5 

100,78 

100,37 

в т.ч. основные средства производственного назначения, тыс. руб.

38766 

39765 

39987 

103,15 

100,56 

Среднегодовая сумма оборотных средств, тыс. руб. 

28948,5 

35612 

55328 

191,13 

155,36 

 

Из данной таблицы видно, что за анализируемый период с 1998 года по 2000 год, а точнее за последний год, среднегодовая численность работников увеличилась на 2,26 % и составила 995 человек, при этом произошло увеличение численности работников занятых в промышленном производстве более чем на 3 %.

Так же можно сказать о том, что общая площадь помещений уменьшилась на 0,46 % и составила 19599 м2, произошло незначительное (менее 1 %) сокращение. Из таблицы 1 также видно, что площадь помещений промышленного назначения уменьшилась более чем на 3 % и составила 11988 м2.

В общем, по предприятию за данный период произошли незначительные изменения в среднегодовой стоимости основных средств, при этом необходимо отметить, что стоимость основных средств производственного назначения также за последний год практически не изменилась и составила 39987 тыс. руб. Стоимость же оборотных средств увеличивается более чем в полтора раза и составила в 2000 году 55328 тыс. руб.

Из данных, приведенных выше, можно сделать вывод о том, что в ЗАО «Кубанькровля», за анализируемый период времени, наличие производственных ресурсов практически не изменилось, но при этом, хотя и не значительно, увеличиваются, тем самым, улучшая его финансовое состояние. Данное предприятие становится все более стабильным.

Для более наглядного понимания отобразим в виде диаграммы ресурсообеспеченности предприятия (рисунок 1).

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Ресурсы предприятия ЗАО «Кубанькровля»

012315 1436 2 Автоматизированные  информационные технологии в учёте основных средств

Основные экономические показатели, характеризующие результаты деятельности ЗАО «Кубанькровля» за период с 1998 года по 2000 год находят свое отражение в таблице 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2 – Результаты деятельности ЗАО «Кубанькровля»

 

Показатель 

1998г. 

1999г. 

2000г. 

2000г. в % (раза) к 

1998г. 

1999г. 

Выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг (за минусом НДС, акцизов и аналогичных обязательных платежей), тыс. руб.

78645 

138014 

240642 

в 3,05 раза 

174,36 

Себестоимость реализации товаров, продукции, работ, услуг, тыс. руб. 

66710 

124022 

219772 

в3,3 раза 

177,20 

Коммерческие расходы, тыс. руб. 

1522 

2690 

4513 

в 2,9 раза

167,77 

Прибыль (убыток) от реализации, тыс. руб. 

10413 

11302 

16357 

157,08 

144,73 

Чистая прибыль, тыс. руб. 

3651 

2995 

4093,22 

112,11 

136,67 

Рентабельность реализации, % 

15,26 

8,19 

6,8 

-8,46 п 

-1,39 п 

 

 

Наиболее обобщающий показатель, который представлен в таблице 2 – это выручка от реализации товаров, продукции, работ услуг. Так в 2000 году она составил 240642 тыс. руб. в целом по хозяйству, что в 3 раза больше чем в 1998 году и в 1,7 раза больше чем в 1999 году. Таким образом, выручка от реализации продукции растет из года в год, то есть, видна тенденция ежегодного улучшения ведения хозяйственной деятельности.

Себестоимость продукции так же имела тенденцию к увеличению. Так в 2000 году она составил 219772 тыс. руб., что более чем в 1.7 раза больше чем в 1999 году и в 3 раза больше чем в 1998 году.

На протяжении с 1998 года по 2000 год предприятие ЗАО «Кубанькровля» являлось прибыльным. Так, например, прибыль 2000 года от реализации в целом по хозяйству составило 16357 тыс. руб., что более чем в 1,5 раз выше, нежели в 1998 году, при этом чистая (нераспределенная) прибыль, то есть прибыль после уплаты всех налогов составила 4093,22 тыс. руб., которая также увеличилась более чем в 1,4 раз по сравнению с 1998 годом.

Так же можно сказать о том, что на рубль затрат приходилось прибыли: 15 копеек в 1998 году, 8 копеек в 1999 году, 7 копеек в 2000 году.

Из вышесказанного видно, что ЗАО «Кубанькровля» из года в год ведёт не равномерное хозяйствование, нет резких спадов или подъёмов, намечается тенденция к стабилизации уровня рентабельности, после его спада в 1999 года.

Для более наглядного понимания экономической деятельности предприятия за анализируемый период, отобразим графическую интерпретацию таблицы 2, в виде диаграммы (рисунок 2).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

012315 1436 3 Автоматизированные  информационные технологии в учёте основных средств

Рисунок 2 – Динамика основных экономических показателей ЗАО «Кубанькровля»

 

Так как предприятие ЗАО «Кубанькровля» имеет производственную направленность, то целесообразно проследить динамику товарной продукции с 1998 года по 2000 год.

 

Таблица 3 – Динамика товарной продукции, тыс. руб.

 

Реализовано продукции предприятием 

1998 г. 

1999 г. 

2000 г. 

2000 г. в % (раз) к

1998г. 

1999г. 

Картон кровельный 

14526,6 

24943,6 

54280,8 

в 3,74 раза 

в 2,18 раза 

Мягкая кровля 

51040,5 

74676,9 

156693,3 

в 3,07 раза

в 2,10 раза 

Асботрубы 

10343,6 

16072,5 

18657,3 

180,38 

116,08 

Прочая продукция 

856,0 

1102,3 

1866,9 

в 2,18 раза 

169,36 

Итого продукции 

76766,6 

116795,3 

231498,3 

в 3,02 раза 

198,21 

 

Из таблицы 3 видно, что выручка от реализации всей продукции в 2000 году составила 231498,3 тыс. руб., что в 3 раза больше чем в 1998 году и в 2 раза больше чем в 1999 году. Следует отметить, что выручка от реализации мягкой кровли в 2000 году составила 156693,3 тыс. руб., что в три раза больше чем в 1998 году и в два раза больше чем в 1999 году. Легко заметить, что доля этого вида продукции самая большая, относительно всего ассортимента выпускаемой продукции. Самое большое увеличение выручки было получено от реализации картона кровельного она в 2000 году относительно 1998 года, выросла более чем в 3,7 раза и составила 54280,8 тыс. руб.

Как видно предприятие ЗАО «Кубанькровля» имеет производственную направленность. Для более наглядного понимания отобразим структуру товарной продукции графически, с использованием секторной диаграммы (рис 3).

 

 

 

 

 

012315 1436 4 Автоматизированные  информационные технологии в учёте основных средствРисунок 3 – Структура товарной продукции ЗАО «Кубанькровля» в 2000 году

 

Из рисунка 3 видно, что 67 % товарной продукции составляет мягкая кровля, пятую часть картон кровельный, восьмую часть – асботрубы и незначительную часть всей товарной продукции составляет прочая продукция около 1 %.

Таким образом, из всего вышесказанного можно судить о том, что предприятие находится в стабильном застойном состоянии, т.е. рентабельность по сравнению с 1998 годом снизилась в 2 раза, а по сравнению с 1999 годом почти, что не изменилась, т.е. спад прекратился.

 

3 Автоматизированная обработка информации по учету основных средств

 

3.1 Обзор программных комплексов по автоматизации учета основных средств

 

Обработка информации по учету основных средств использованием вычислительной техники проводилась в числе первых задач учета. При этом использовалась перфорационная техника, затем универсальные электронно-вычислительные машины ЕС ЭВМ и СМ.

На сегодняшний день техника очень сильно изменилась, компьютеры стали быстрее и мощнее, соответственно и изменилось и программное обеспечение к ним. Изменилось программное обеспечение к ним и с точки зрения бухгалтерского учёта.

На сегодняшний день можно отметить ряд программ на рынке России, которые наиболее распространены и известны, данные программы не только способны вести учёт основных средств, но и других сфер бухгалтерского учёта..

«1С: Бухгалтерия» – бесспорный лидер по известности и тиражу продаж. Существуют базовая и профессиональная разновидность этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальном и сетевом варианте.

Начать работу с «1С: Бухгалтерия» можно практически сразу после её установки на компьютер. Освоение базовых возможностей программы – процедур ручного ввода бухгалтерских записей и получение самых необходимых отчётов: оборотно-сальдовой ведомости, Главной книги, шахматного оборотного баланса и многих других – вполне по силам подготовленному в компьютерном отношении бухгалтеру. По мере накопления опыта и изучения документации у бухгалтера возникает естественное желание «заставить» компьютер выполнять и другие действия: вести не только стоимостной, но и натуральный учёт, рассчитывать износ основных средств, калькулировать себестоимость, производить переоценку валютных средств, формировать отчётность. Иными словами, более полно учитывать особенности принятой в его организации учётной политики, но заранее заложить все варианты расчётов в компьютерную программу нельзя. В этой ситуации практически все разработчики программ для автоматизации бухгалтерского учёта вынуждены идти на то, чтобы предоставить пользователю средства настройки программ, использование которых дало бы возможность последнему гибко приспосабливать к собственной учётной специфики и перенастраивать при изменении «правил игры» государством.

Наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко приспосабливать программы к автоматическому выполнению массовых расчётов, зависящих как от специфики конкретного раздела учёта, так и от особенностей учётной политики предприятия. При этом указанные средства дают не только возможность изменять отдельные параметры, как, например, коды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т. п.., но и позволяют достаточно полно описать и модифицировать правила выполнения расчётов.

Средства настройки бухгалтерских программ не так сложны как кажется на первый взгляд, тем более что с программами поставляется достаточное число готовых к использованию и снабжённых подробными методическими указаниями примеров. Достаточно сказать, что пользователи любой версии «1С: Бухгалтерия» получают с программой полный комплект настроенных квалифицированными аудиторами правил расчётов всех отчётных форм. При этом фирма «1С» гарантирует бесплатную поставку изменений в настройке при изменении отчётных форм.

На настоящий момент настройки всех разновидностей «1С: Бухгалтерия», особенно её профессиональных версий, так велики, что практически нет таких бухгалтерских расчётов, которые не могли бы быть выполнены программой автоматически. Нужно лишь аккуратно разобраться в том, как её соответствующим образом настроить.

Фирма «1С:» предлагает не только программные средства для автоматизации бухгалтерского учёта, но и набор других программных продуктов, таких, как «1С: электронная почта», «1С: Торговля», «1С: Документооборот», «1С: АФС», «1С: Электронный справочник бухгалтера».

Более подробно программу «1С: Бухгалтерия» в части учёта основных средств мы рассмотрим в следующей главе моей курсовой работы.

«Интеллект-Сервис». Спектр и качество продукции этой фирмы, комплексный подход к проблемам удовлетворяют запросы и самых малых, и средних фирм (программы БЭМБИ+, БЭСТ), и крупных компаний (БЭСТ-3, БЭСТ-4). Среди пользователей ПС – фирмы, торговые и страховые компании, промышленные предприятия и строительные фирмы, бюджетные организации, издательства, инвестиционные компании, фонды и др. Сейчас активно развивается направление, связанное с предприятиями общественного питания. Но наибольший удельный вес среди пользователей программ фирмы приходится на торговые организации.

БЭСТ — это комплексная система автоматизации оперативного и бухгалтерского учёта. Гибкая технология автоматизированного учёта позволяет объединить в единой системе специализированный программный продукт, компьютерную сеть, кассовые аппараты, устройство считывания штрих-кодов и другое оборудование.

Системы БЭСТ-3 и БЭСТ-4, отличаются мощным аналитическим учётом, универсальностью, простотой освоения и удобством работы, настраиваемостью и гибкостью системы, отличной документированностью и хорошим уровнем автоматизации. Используемый в системе подход работы «от документа» даёт возможность пользователям вести свои операции в естественном, привычном для них режиме, обрабатывая первичные документы, а фирме позволяет быстро и просто вводить модули с новыми функциональными возможностями.

По группе предприятий, фирм, осуществляющих совместную деятельность, могут быть получены сводная финансовая отчётность и объединенный баланс.

Для крупных предприятий может поставляться специальная сетевая версия систем, работающая в архитектуре «клиент-сервер» с сервером БД хBase-типа, повышающая надёжность обработки и хранения данных и скорость работы программы.

БЭСТ-4 более усовершенствованная версия, являющаяся продолжением и дополнением БЭСТ-3.

В отличие от предыдущих программных комплексов БЭСТ-4 поставляется в двух вариантах: в конфигурации «файл-сервер» и конфигурации «клиент-сервер». Применение конфигурации «клиент-сервер» рекомендуется для организации с числом рабочих мест более десяти. При этом значительно повышаются характеристики целостности баз данных при увеличении быстродействия их обработки.

Система БЭСТ-4 отличается развитыми функциями учёта движения товаров на складе и в торговом зале, обеспечивает работу со счетами-фактурами и автоматическое формирование книг закупок и продаж ТМЦ, партионный учёт и продажу товаров комплектами. В то же время поддерживаются и все прочие разделы бухгалтерского учёта: расчёт зарплаты, учёт основных средств, материалов и МБП (малоценные быстроизнашивающиеся предметы), работа с расчётными и валютными счетами в банке, формирование балансов и документов публичной отчётности и т.д.

Другим представителем рынка российского программного обеспечения для бухгалтерского учёта, является фирма «Инфософт». Эта фирма успешно работает в промышленной сфере, предлагает широкий спектр программных средств.

Новая многопользовательская сетевая бухгалтерская система «Интегратор» вобрала последние достижения фирмы. «Интегратор» многопользовательская компьютерная бухгалтерия, программный продукт нового поколения, отвечающий современным требованиям. Эта система изначально проектировалась, как сетевая, она построена в архитектуре «клиент-сервер» и предназначена не только для предприятий, впервые приступающих к автоматизации, но и для тех, кто неудовлетворён результатами работающих у них программ.

«Интегратор» содержит все необходимые средства для автоматизации бухгалтерского учёта предприятия, обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учёта на каждом участке. Система строится в единой информационной среде, где все пользователи имеют доступ к общей информации в режиме реального времени: новые или изменённые данные, введенные на одном рабочем месте, сразу же могут быть использованы персоналом, работающих на других компьютерах.

Программа поддерживает сложившиеся на предприятие разделение бухгалтерии на участки учёта, имеет средство разграничения доступа к информации, поддерживает суверенность и ответственность каждого исполнителя, устанавливает необходимые взаимосвязи для обмена данных, обеспечивает согласованную работу бухгалтеров, обладает средствами гибкой настройки входных и выходных документов, автоматизирует процедуры формирования проводок и выполнение расчётов на основе использования типовых хозяйственных операций.

Пользователь самостоятельно может определить количество и название участков учёта, удалить из базовой постановки одни участки и ввести новые, организовать на каждом из участков любое количество рабочих мест.

«Интегратор» обеспечивает суверенность работы персонала: каждый бухгалтер отвечает за достоверность информации по счетам своего участка.

В части аналитического учёта для каждого балансового счёта пользователь устанавливает требуемый уровень глубины аналитики.

Система обеспечивает автоматическое формирование проводок и выполнение расчётов на основе использования типовых хозяйственных операций, которые можно настроить на необходимую учётную политику предприятия. Есть возможность включения в типовые хозяйственные операции любого количества проводок , в том числе циклически повторяющихся.


«Интегратор» также имеет и несетевой вариант, он содержит практически те же функции, что и сетевая версия. Программа проста в эксплуатации, имеет невысокую стоимость.

«Галактика». Эта российско-белорусская корпорация разработала одноименную корпоративную систему, уже третий год успешно эксплуатируемая на сотнях средних и крупных предприятий России и ближнего зарубежья /11 /. Среди них торговые предприятия, предприятия сферы услуг, промышленные и др.

Отличительной особенностью программы «Галактика» является комплексный подход к проблеме автоматизации, охватывающая все сферы управления современным предприятием, включая финансовое и хозяйственное планирование, управление кадрами, бухгалтерский учёт, оперативное управление и др.

Концептуальная модель системы базируется на тщательно проработанной технологии компьютерного ведения бухгалтерского и оперативного учёта, легко адаптируется под специфику различных типов предприятий. В основе архитектурного построения системы «Галактика» заложен принцип разделения комплексной системы автоматизации на ряд взаимосвязанных контуров – «Бухгалтерский учёт», «Административное управление» и «Оперативное управление», «Управление автотранспортом», «Розничная торговля». Но нас больше всего интересует контур касающийся бухгалтерского учёта.

В данном модуле полностью отражены все участки учёта, в том числе и учёт основных средств. Данный модуль похож на структуру учёта в программе БЭСТ-4, т.е. структура ведения учёта очень похожа.

Все вышеперечисленные программы очень распространены на территории нашей страны и являются ведущими в области бухгалтерского учёта, не только в разделе учёта основных средств, но и в остальных разделах бухгалтерского учёта.

Также следует отметить, что существует множество программ по бухгалтерскому учёту, в том числе и по учёту основных средств, которые разрабатываются отдельно под каждое предприятие, под его учётную политику и являются достойными конкурентами вышеперечисленных программ./8/

 

3.2 Обоснование выбора программы при учёте основных средств

 

При выборе программы для ведения бухгалтерского учёта необходимо руководствоваться: комплексностью программы (способность вести одинаково «хорошо» любые участки учёта), её простотой (удобный интерфейс) и достаточно дешёвой, как в установке, так и в обслуживании. Данные требования призваны выполнять так называемые пакетные программы. «1С: Бухгалтерия» является одной из таких программ. В данном подразделе рассматривается более конкретная часть учёта основных средств.

Перед тем как приступить к детальному пошаговому описанию технической реализации описанной выше учетной схемы, опишем её более подробно:

  • Учет основного средства начинается с его покупки. При покупке основного средства вы вызываете документ Поступление ОС.
    • На основании документа Поступление ОС, введенном на прошлом шаге, вы вводите документ Счет-фактура от поставщика. Ввод на основании осуществляется следующим образом. Вы ставите курсор в журнале документов Общий или Учет ОС на введенный на прошлом шаге документ Поступление ОС, и далее с помощью меню Действия\Ввести на основании откройте окно в котором из списка документов выберите Счет-фактура полученный.
  • Следующим шагом нужно отразить покупку основного средства в Книге покупок. Для этого в книге покупок нужно сделать соответствующую запись. Документ Запись книги покупок вводится на основании Счета-фактуры полученного, введенного на прошлом шаге. Ввод на основании описан нами на предыдущем шаге.
  • Теперь мы должны ввести документ Платежное поручение для оплаты за поступившее основное средство.
  • Следующим шагом нам следует получить документ Банковская выписка для отражения оплаты поставщику за основное средство. Здесь при заполнение поля По док. (по документу), из журнала платежных документов нужно выбрать Платежное поручение, полученное нами на предыдущем шаге. В результате большинство полей выписки будет автоматически заполнено данными из платежного поручения.
  • К данному моменту мы получили основное средство и проделали необходимые платежные операции по расчету с поставщиком. Теперь необходимо ввести в эксплуатацию это основное средство, с помощью документа Ввод в эксплуатацию.
  • Теперь, после того как основное средство введено в эксплуатацию, раз в месяц вы должны будете начислять амортизацию, с помощью регламентного документа Начисление амортизации.
  • Когда ресурс основного средства будет исчерпан, вам потребуется его списать. Для этого воспользуйтесь документом Списание ОС.
  • Итак, мы рассмотрели весь цикл эксплуатации ОС от поступления до списания. Кроме рассмотренных этапов эксплуатации предусмотрено также перемещение ОС, когда основное средство перемещается из одного подразделения в другое одного и того же предприятия, и передача ОС, когда вы продаете основное средство другому предприятию. Перемещение осуществляется с помощью документа Перемещение ОС, а продажа — с помощью документа Передача ОС.

     

     

     

     

     

Теперь подробнее распишем, как работать с указанными выше документами, сохраняя описанную выше последовательность./9/

Покупка ОС.

При покупке основного средства вводим новый документ Поступление ОС (меню Документы \ Учет ОС \Поступление ОС). Здесь нужно будет заполнить поля: получено от и по документу.

Таким образом в поле Получено от вы заносите из закрепленного за полем справочника Контрагентов поставщика, от которого поступило основное средство, а в поле По документу, вы сначала в закрепленном справочнике Договоры (счета) создаете строку нового договора или счета, а затем выбираете ее для занесения в поле.

Теперь необходимо заполнить строку в табличной части документа. Чтобы сделать это сделаем двойной щелчок по полю Основные средства в первой строке таблице. В результате в правой части поля должна появится кнопка с тремя точками, что всегда говорит о том что поле связано со справочником.

Щелкнем по этой кнопке, в результате откроется справочник ОС.

Но дело в том, что данный справочник откроется в режиме Выбор, и если мы попытаетесь ввести новую строку (меню Действия\Новый), мы обнаружите, что ввод может быть осуществлен прямо в строке справочника, другими словами мы сможем ввести только значение поля Наименование. Поскольку такая ситуация нас не очень устраивает, то закроем окно справочника, и затем откроем его с помощью меню Справочники\Основные средства

Теперь при вводе новой строки (меню Действия\Новый) откроется диалоговое окно нового элемента, в котором нам нужно будет заполнить все имеющиеся поля на обеих вкладках Общие и Амортизация: На вкладке Амортизация, значением поля Счет мы можете выбрать, например 20-й счет.

 

Заполнив все поля, закроем окно элемента по ОК, и затем закроем окно

справочника.

Теперь вернемся к нашему документу. Щелкнем по кнопке в поле

Основные средства в табличной части. В результате откроется

справочник ОС в режиме выбора, в котором уже будет строка основного

средства введенного нами только что.

Сделайте двойной щелчок по этой строке для выбора ее в таблицу

документа.

Теперь заполним поле Стоимость в табличной части документа, при
этом значения полей НДС и Всего будут рассчитаны автоматически.

Щелкнем по кнопке ОК, для сохранения и проведения документа.

 

Счёт-фактура от поставщика.

На основании введенного в предыдущем разделе документа Поступление ОС, вводим документ счёт-фактура от поставщика.

Чтобы сделать это откроем журнал документов Учёт ОС из группы меню Журналы. Теперь в журнале найдём строку документа Поступление ОС , введённого в предыдущем разделе. Сделаем по этой строке щелчок правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню, в котором выберем пункт Ввести на основании.

Выберем строку Счет-фактура полученный. В результате откроется окно счета-фактуры.

Теперь можно видеть значение многих полей было взято напрямую из документа Поступление ОС. Здесь нам понадобится заполнить поле Счет-фактура № и поле от, в котором устанавливается дата оформления счета фактуры. После чего щелкнем по ОК для сохранения и проведения
счета-фактуры.

 

 

Запись книги покупок.

Следующим шагом нам понадобиться ввести документ Запись в книге покупок для оформления оплаты счета-фактуры, введенного на предыдущем шаге. Документ Запись в книге покупок вводится на основании документа Счет-фактура полученный. Чтобы сделать это, откроем журнал Счета-фактуры полученные из группы меню Журналы. Найдём в нем введенный в предыдущем разделе счет-фактуру, и воспользуемся меню Действия\Ввести на основании. В результате откроется окно документа Запись книги покупок -Новый.

В этом документе все необходимые поля будут уже заполнены значениями из счета-фактуры на основании которой вводился этот документ. Щелкнем по ОК для
сохранения документа.

Платежное поручение.

Следующим шагом при покупке основного средства нам будет нужно ввести платёжно-банковские документы. Вначале вводится документ Платежное поручение. Для этого воспользуемся меню Документы\Платежное поручение.

Здесь нам следует заполнить все предложенные в форме поля, большинство из которых связано со справочниками, В поле Получатель мы должны выбрать из справочника Контрагентов того поставщика, которого мы вводили в документе Поступление ОС, как поставщика основного средства.

После заполнения всех полей мы можете получить печатную форму документа, щелкнув по кнопке Печать в диалоговом окне, после работы с печатной формой сохраните документ, щелкнув по ОК.

Банковская выписка.

Следующим документом, который нужно ввести будет Банковская выписка. Но прежде чем перейти к вводу новой выписки нужно убедиться, что уже введен банковский счет фирмы, чтобы документ был сформирован корректно. Для этого откроем окно Сведения об организации из меню Сервис. В открывшемся окне перейдите на вкладку Банк, и убедимся, что на этой вкладке заполнены все необходимые поля, то есть, что вы уже ввели сведения о нашем расчетном счете. В противном случае заполним эти данные прямо сейчас. Здесь заполненными обязательно должны быть поля:

  • Счет №
  • Все поля из группы Банк организации.

Для ввода новой выписки воспользуйтесь меню Докумепты\Выписка.

В этом документе начнём заполнение с поля По док. в табличной части документа. Как только мы щелкнем по этому полю, должен открыться журнал платежных документов, в котором нам следует выбрать платежное поручение, по которому мы платили поставщику за поступившее основное средство. В результате заполнения поля По док. почти все поля в выписке будут заполнены данными из платежного поручения, и нам останется ввести только значение поля Кор. Сч., в данном случае это будет счет 60. После этого щелкнем по кнопке ОК для сохранения и проведения документа.

Ввод в эксплуатацию ОС.

После того как мы приобрели основное средство, чтобы зачислить его на баланс, мы должны ввести его в эксплуатацию. Следующий документ в нашей схеме — это Ввод в эксплуатацию ОС. Для его ввода воспользуйтесь меню Документы\Учет ОС\Ввод в эксплуатацию ОС.

Здесь нам нужно будет заполнить два поля:

  • Основное средство
  • Первоначальная стоимость

Первое из приведенных здесь полей связано со справочником Основные средства. При заполнении этого поля выберем из справочника купленное нами основное средство.
Затем заполним поле Первоначальная стоимость. При заполнении этого поля учтём, что в первоначальную стоимость входят все фактические затраты на приобретение основного средства, за исключением НДС. После заполнения этих полей мы можете получить Акт-ОС-1, щелкнув по этой кнопке внизу диалогового окна документа, для сохранения и проведения документа щелкним по кнопке ОК.

 

Начисление амортизации.

Теперь, когда основное средство введено в эксплуатацию нам нужно будет ежемесячно начислять амортизацию. Для этой цели предусмотрен регламентный документ Начисление амортизации. Первый раз начисление амортизации следует производить через месяц после ввода основного средства в эксплуатацию. Для вызова документа воспользуйтесь меню Документы\Регламентные\Начисление амортизации.

Все что вам нужно — этот щелкнуть по кнопке ОК. В результате амортизация будет начислена.

Списание ОС.

Через определенное, отведенное время эксплуатации основное средство подлежит списанию. Вызов формы документа осуществляется с помощью меню Документы\Учет ОС\Списание ОС.

Здесь нам нужно заполнить поле Основное средство, выбрав списываемое ОС из закрепленного за полем справочника Основные средства. Затем щелкнем по кнопке Показать, чтобы заполнить поля: Балансовая стоимость и Начисленная амортизация. Затем мы можете заполнить поле Причина списания. После заполнения всех полей сформируем Акт-ОС-4, щелкнув по соответствующей кнопке. Затем щелкнем по ОК, для сохранения и проведения документа.

Перемещение ОС.

Перемещение основных средств внутри предприятия между подразделениями осуществляется с помощью документа Перемещение ОС из группы Документы\Учет ОС.

Здесь нам нужно будет заполнить поле Перемещаемое основное средство, выбрав основное средство из справочника. При этом другие поля будут заполнены при этом автоматически данными, которые мы вводили при внесении основного средства в справочник. После этого нам нужно будет откорректировать значение поля Подразделение в группе Переместить в, в которое вы должны будете выбрать из закрепленного справочника Подразделения то подразделение куда перемещается основное средство. Кроме того, чтобы после перемещения на основное средство начислялась амортизация регламентным документом Начисление амортизации, нам следует установить флажок Начислять амортизацию в нижней части формы документа.

После всех этих действий мы можете получить стандартную форму Акт-ОС- 7, щелкнув по этой кнопке, и затем сохранить и провести документ, щелкнув по ОК.

Передача ОС.

Этот документ вводится при продаже основного средства. Ввод осуществляется с помощью меню Документы\Учет ОС\Передача ОС.

Здесь нужно будет первым заполнить поле ОС, выбрав продаваемое основное средство. Затем щелкните по кнопке Показать, чтобы заполнить поля Балансовая стоимость и Начисленная амортизация.

 

3.3 Получение выходных машинограмм

 

После занесения основного средства в базу данных компьютера, произойдёт автоматическое начисление амортизации, то есть объект будет постоянно отслеживаться компьютером и корректироваться с точки зрения износа, мы сможем в любой момент через меню справочник узнать о состоянии объекта. Данный справочник предназначен для хранения списка объектов основных средств и используется как для выписки первичных документов, так и для ведения аналитического учёта на счетах.

Справочник позволяет получить отчёты по группе основных средств или по конкретному объекту основных средств. Для этого необходимо в форме справочника выбрать объект или группу объектов и нажать кнопку «Отчёт по группам ОС» или «Анализ субконто ОС»./12/

Отчёты формируются за установленный в параметрах период бухгалтерских итогов.

Информация о каждом объекте основных средств размещается в форме элемента справочника на двух закладках: «Общие» и «Амортизация».

Любые данные по основным средствам можно распечатать на принтере./9/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

 

Проведенный анализ хозяйственной деятельности ЗАО «Кубанькровля» и изучение АРМ бухгалтера по учету основных средств позволяют нам сделать следующие выводы и предложения:

  1. ЗАО «Кубанькровля» промышленное предприятие. Уровень рентабельности производства на предприятии понизился в 2000 году по сравнению с 1998 годом. В ЗАО «Кубанькровля» в течение 1998 – 2000 годов наблюдается рост эффективности производства. Так в 2000 году по сравнению с 1998 годом прибыль от реализации продукции увеличилась, при этом на каждый рубль затрат приходилось всего семь копеек прибыли, это связано с ростом внереализационных расходов. Наблюдается слабая отдача вложенных средств. Предприятие по итогом года признано неплатежеспособным, очень велик срок возврата кредиторской задолженности.
  2. Проведённый анализ также свидетельствует о том, что предприятие ЗАО «Кубанькровля» обладает огромным количеством основных средств.

    Которые уже давно устарели как морально так и физически. Предприятие не полностью загружает свои основные средства, всего лишь на 30%, от возможного

    В ЗАО «Кубанькровля» принята журнально-ордерная форма учета с частичной автоматизацией. Синтетический (журнал-ордер № 10) и аналитический учет основных средств ведется на счете 01 «Основные средства». Используется в качестве первичных документов стандартные бланки.

  3. В ЗАО «Кубанькровля» пока ещё полностью не внедрена автоматизированная система учёта основных средств. Но на предприятии ведется работа по внедрению и настройки «1С: Бухгалтерия», в частности версии 7.7.

     

    ПРЕДЛОЖЕНИЯ

     

    1. Необходимо внедрение в ЗАО «Кубанькровля» любого из перечисленных комплексов бухгалтерских программ не только специализированных, и в крайнем случае общедоступных пакетных (1С: Бухгалтерия и т.д.).

    2. Разработать систему обработки (автоматизации) бухгалтерской информации, как в целом по предприятию, так и в части учёта основных средств.

    3. Заинтересовать руководителя и главных специалистов хозяйства в целесообразности автоматизации комплексного учёта.

    4. Мобилизировать усилия бухгалтеров при переходе к автоматизированному учёту, в материальной и денежной форме стимулируя двойную нагрузку.

     


    СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.

     

    1. Андросов А.М. Бухгалтерский учет и отчетность в России: Практическое руководство с документами и комментариями.- М.: Менатси-Информ, 1994
    2. Бухгалтерский учёт. /Под ред. П.С. Безруких/, М.: Бухгалтерский учёт, 1998
    3. Бухгалтерский учёт. /Под ред. И.Е. Тишкова/, Минск, Вышейшая школа, 1994
    4. Гурьев В.В., Виноградов А.П., Понсуева В.А. Комплексная система автоматизации бухгалтерского учета // Бухгалтерский учет, № 1, 1993
    5. Давыдов В.Н. Компьютеризация бухгалтерского учета: Опыт, поиски, решения. — М.: Финансы и статистика, 1989
    6. Дейт К. Ведение в системы баз данных. — М.: Наука, 1980
    7. Жминько С.И. Финансовый учет на предприятиях. Ростов-на-Дону. Феникс, 2000.- 448 с.
    8. Семёнов М. И., Лойко В. И., Барановская Т. П. Автоматизированные информационные технологии в учёте. г. Краснодар 1998 г. – с. 213 – 232.
    9. «1С: Бухгалтерия 7.7» Руководство по ведению учёта. Москва. «1С», 2000г.
    10. Методические указания для проведения лабораторных занятий по курсу «АИТ».
    11. Дзагуров Л. Опыт автоматизации промышленных предприятий. М-1998г.
    12. Волобуев А.П.., Мищенко В.Ф. Выбор бухгалтерских программ на основе их классификации. БУ-1997 г.
    13. Козлова Е.П. …. «Бухгалтерский учет».

    Приложение 1

     

     

     

     

     

     

     

     


     

<

Комментирование закрыто.

WordPress: 23.36MB | MySQL:120 | 2,408sec