ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

<

061014 0143 1 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕКак правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При проведении бесед зачастую используются разнообразные документы и материалы, их также нужно заранее подготовить. Особое внимание следует уделить отработке хода беседы: продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику; определить желаемый конечный результат; установить регламент и место проведения беседы; определить ее стратегию и тактику. С другой стороны, нельзя перебивать речь собеседника; негативно оценивать его высказывания; подчеркивать разницу между собой и партнером; резко убыстрять темп беседы; вторгаться в личную зону партнера; пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что партнер возбужден; не желать понять психическое состояние партнера в момент собеседования.

 Правильное проведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 20 – 30%. Некоторые фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.

Структура деловой беседы

 Деловая беседа состоит из пяти фаз:

  1. начало беседы;
  2. передача информации;
  3. аргументирование;
  4. опровержение доводов собеседника;
  5. принятие решений.

    Очень важной частью беседы является ее начало. Инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так как начало беседы – это «мост» между партнерами по деловой коммуникации. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение внимания к предмету собеседования; пробуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).

     Исследователями выделены факторы, позволяющие деловой беседе пройти успешно:

  • профессиональные знания дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией;
  • ясность позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности;
  • наглядность — максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей – снижает абстрактность изложения информации;
  • постоянная направленность – следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника;
  • ритм – повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу;
  • повторение – повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринять информацию;
  • элемент внезапности представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов;
  • «насыщенность» рассуждений – необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались «взлеты», когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и «спады», которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника;
  • рамки передачи информации – французский писатель и мыслитель Вольтер как-то сказал: «Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все»;
  • юмор и ирония – в определенной дозе и ситуативно уместны, они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.

    Чаще всего участники деловых бесед допускают следующие ошибки:

  • пренебрежение этапом подготовки к беседе, на котором закладываются возможные элементы модели будущей беседы;
  • невнимательное отношение к отдельным, незначительным с субъективной точки зрения некоторых участников, правилам ведения или подготовки беседы. Так, например, отсутствие должного внимания к выбору места проведения беседы может привести к тому, что несоответствующая ситуации обстановка и даже взаиморасположение участников сведут на нет успешность деловой беседы.

    Навыки ведения деловой беседы не приходят в результате механического заучивания правил. Овладение искусством ее проведения происходит путем неоднократного тренинга как в процессе профессиональной деятельности, так и в повседневной бытовой обстановке. Процесс деловой беседы можно представить схематично в виде основных действий, которые необходимо предпринимать в определенной последовательности и взаимосвязи (см. рис. 1)

    Последовательность указанных на рис. 1 действий охватывает два взаимосвязанных процесса — подготовку к беседе и ее проведение. Процесс подготовки к беседе характерен тем, что он предусматривает возможность моделирования хода беседы. Отличительной чертой построения ее модели является то, что при отработке формулировок понятий и суждений, определении последовательности и содержания аргументации и формировании состава участников беседы может проводиться анализ возможной ответной реакции собеседника. Невыполнение подобного анализа способно в ряде случаев поставить одного из участников беседы в тупик, если реакция другого отличается от предусмотренной или интуитивно желаемой.Причем следует спрогнозировать максимально возможное число встречных реакций собеседника на те или иные высказывания. Успех деловой беседы во многом зависит от того, насколько точно вы сумеете предугадать позицию и интересы другой стороны.

    061014 0143 2 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

    061014 0143 3 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ061014 0143 4 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

    061014 0143 5 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ061014 0143 6 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

     

    061014 0143 7 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

     

    061014 0143 8 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

     

    061014 0143 9 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

     

    061014 0143 10 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

    061014 0143 11 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

     

    061014 0143 12 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ061014 0143 13 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ061014 0143 14 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

    061014 0143 15 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

     

    061014 0143 16 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

    061014 0143 17 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ061014 0143 18 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ061014 0143 19 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ061014 0143 20 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

    <

    061014 0143 21 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

    061014 0143 22 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ061014 0143 23 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ061014 0143 24 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

    061014 0143 25 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ061014 0143 26 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ061014 0143 27 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

     

    061014 0143 28 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

    061014 0143 29 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ061014 0143 30 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕ

     

    061014 0143 31 ОБЩАЯ ПОДГОТОВКА К БЕСЕДЕРис. 1. Схематичное

     

    Рис. 1. Схематическое изображение процесса подготовки и проведения деловой беседы

    В данном случае под позицией понимается устойчивая система отношений человека к определенным сторонам действительности, проявляющаяся в соответствующем поведении. Кроме того, в организационных межгрупповых и внутригрупповых взаимоотношениях под позицией понимается обобщенная характеристика положения индивида в статусно-ролевой внутригрупповой структуре. Отсюда следует, что оба значения понятия «позиция» взаимообусловлены.

    Такое понятие, как «интересы» представляет собой форму проявления потребности, движущие мотивы, заставляющие человека принять какое-либо решение или осуществить какое-либо действие,

    При определении цели беседы формируется общая ее тактика, устанавливается степень жесткости собственной позиции, вероятности компромиссных решений, допустимости углубленных оценок и т. п. Перечисленные параметры беседы будут зависеть оттого, является ли целью беседы: 1) установление истины, принятие решения на основе логики умозаключений; 2) склонение другой стороны к собственной точке зрения; 3) достижение результата любой ценой, даже путем манипулирования понятиями и мнением сторон; 4) информирование собеседника о происходящих событиях; 5) принятие компромиссного варианта решения, устраивающего какую-либо из заинтересованных сторон.

    Информационная подготовка обеспечивает четкое, бесперебойное прохождение беседы, позволяет участникам не упускать общего ее стержня, а также создает дополнительные элементы в обосновании суждений и в содержании аргументации по поводу собственной позиции. Она также предполагает заблаговременный поиск и систематизацию необходимых документов, исходных данных, соответствующих предмету беседы, подбор необходимых компьютерных файлов информации. Причем информационная подготовка должна предусматривать достаточно широкий спектр документации, вероятность использования которой в процессе беседы высока.

    Следует заранее отработать формулировки тех понятий и основных суждений, которые затрагивают предмет разговора. Принципиальные суждения по ходу беседы не должны вызывать у вас затруднений и неуверенности, что может заставить собеседника усомниться в вашей компетентности и подготовленности.

    В общем случае последовательность аргументации может предусматривать, как достаточно рациональный вариант поступательное движение от суждений с малой силой убедительности к умозаключениям, являющимся бесспорным подтверждением вашей точки зрения. Другими словами, движение должно идти от менее значимых к более значимым аргументам.

    Формирование состава участников беседы имеет существенное значение для ее хода как в позитивном, так и в негативном плане. Привлечение к участию в беседе дополнительных лиц может вызвать неоднозначную реакцию у противоположной стороны. Этика деловой беседы предполагает участие в ней тех лиц, состав которых был оговорен заранее. Кроме того, следует иметь в виду, что участие лиц, не предусмотренных заранее, может внести в беседу нежелательные элементы, отклонение от намеченного хода.

    Время и место проведения беседы должны быть удобны обеим сторонам. Условия времени и места следует подбирать таким образом, чтобы они не отвлекали участников на какие-либо внешние факторы, мешающие нормальному ходу беседы.

    Весь процесс подготовки к беседе позволяет построить модель хода беседы. Как показано на рис. 1, проведение беседы складывается из трех этапов — начального, основного этапа и этапа выхода из беседы. Особенности человеческой психики таковы, что серьезные, деловые вопросы решаются легче после создания атмосферы благожелательности и доверительности, к чему должны быть приложены соответствующие усилия хотя бы одного из участников в начале беседы. Такая атмосфера создается посредством не относящихся к предмету деловой встречи фраз, обмен которыми настраивает человека на «волну» собеседника, позволяет несколько расслабиться в преддверии обсуждения серьезных проблем. Естественно, начальный этап беседы не должен быть слишком растянут по времени.

    2. РАЗРАБОТКА СТРАТЕГИИ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА

     

     

    Самым распространенным контактным методом является разговор. В деловом разговоре варьируются ясно осмысленные цели, интуитивные резоны и бессознательные мотивы. В отличие от беседы разговор представляет собой форму ситуационного контакта. Цель такой коммуникации — обмен информацией по конкретному вопросу. Участников, как минимум, двое, регламент зависит от степени важности предмета и от возможности участников разговора. Коммуникативные средства, как правило, типичные для любой беседы: обмен репликами, вопросами и ответами, мнениями и оценками.

    Ситуационный контакт обычно включает следующие элементы: обращение; запрос (вопрос, затребование информации или описание ситуации); ответ (представление информации или описание ситуации); согласование действий (взаимодействие); ожидаемый результат (совместные акции, договоренности, решения).

    Чтобы достичь ожидаемого результата, необходимо, чтобы все компоненты разговора были обоснованы и мотивированы, а пространственная среда организована таким образом, чтобы не было внешних помех и при необходимости была сохранена конфиденциальность (без свидетелей).

    Эффективность разговора, как и всех коммуникативных жанров, может зависеть не только от компетентности его участников, но и от манеры держаться, двигаться, речевой культуры и умения слушать, самоуправления и способности «вести свою линию», формулировать собственное суждение, обосновывать возражения и пр. «Самое плодотворное и естественное упражнение ума — беседа. Живое слово и учит и упражняет. Противные моим взглядам суждения не оскорбляют меня, а только возбуждают и дают толчок умственным силам» (Монтень). «Хочешь быть умным, научись разумно спрашивать, внимательно слушать, спокойно отвечать и переставать говорить, когда нечего больше сказать» (И. Лафатер, швейцарский мыслитель XVIII в.).

    Приведем некоторые правила техники ведения делового разговора.

    1. Следует избегать высказываний, унижающих партнера, придерживаясь правил этикета. В крайнем случае – лучше прервать переговоры (но не делать негативных оценок).

    2. Не игнорируйте мнение собеседника. Диалог эффективен только при умении слушать. Значительно снижают результат высказывания, которые вытекают из мыслей самого слушающего, не затрагивая мысли или чувства, выраженные собеседником, то, что говорит партнер, не принимается во внимание, его высказываниями пренебрегают.

  1. Не допускайте назойливых выспрашиваний. Если собеседник задает партнеру вопрос за вопросом, явно стараясь разузнать что-то, не объясняя свои цели, установите с ним цели и задачи переговоров или объявите перерыв для консультации с руководством.
  2. Не следует делать замечания в ходе беседы. В ходе разговора собеседник часто пытается направить ход переговоров в нужное ему русло.
  3. В ходе переговоров допускаются уточнения. Если вы неверно определили то, что является главным, говорящий имеет возможность поправить вас.
  4. Не допускайте перефразирования, так как перефразирование может заключать в себе новую расстановку акцентов, обобщение или повторение только тех слов партнера, в которых заключено главное противоречие или главная идея.
  5. Следует развивать мысль партнера только в заданных рамках. В противном случае это переходит в игнорирование. Развивая мысль партнера, можно добавить то, что готов был сказать партнер, но не сказал. Можно вывести следствие из слов-партнера, уточнить то, что он имел в виду.
  6. Не допускайте влияния своего эмоционального состояния на ход переговоров, ибо ваше состояние в данной ситуации хорошо сочетается с техникой перефразирования.
  7. По этой же причине не допускайте описания эмоционального состояния партнера.
  8. Правильно выбирайте момент подведения промежуточных итогов. Это уместно после особенно длительной реплики партнера.

    3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

     

    Импортировать – ввезти (ввозить) из-за границы (товары).

    Приоритет – (от лат. prior — первый старший) — преобладающее, первенствующее по времени значение, положение, право. Например, приоритетные (наиболее важные) потребности, приоритетные отрасли экономики, приоритетные направления развития, приоритет в каком-либо открытии, изобретении.

    Гармонировать – быть в соответствии, находиться в гармонии; совместиться (совмещаться), соединиться (соединяться), слиться (сливаться) в одно целое (книжн.); соединиться (соединяться) какой-нибудь связью.

    Конфиденциально – (от лат. confidentia — доверие), доверительный, не подлежащий оглашению, секретный.

    Пролонгация – (от лат. prolongatio — удлинять) — продление срока действия договора, векселя, займа, кредита.

    Легитимность – (от лат. legitimus — согласный с законами, законный, правомерный) — политико-правовое понятие, означающее положительное отношение населения страны, его больших групп, общественного мнения (в т. ч. и зарубежного) к действующим в конкретном государстве институтам гос. власти, признание их правомерности.

    Адекватный или адэкватный, лат., филос.– вполне соответствующий своему объекту; адекватное познание — очищенное от чувственного элемента познание вещей из Бога (Спиноза).

    Консенсус (от лат. consensus — согласие) — договоренность, согласие по поводу условий осуществления операции, деятельности, в которых заинтересованы несколько сторон. Принятие решения или текста договора на международных конференциях, совещаниях и в международных организациях на основе общего согласия участников без проведения формального голосования, если против него не выступает ни один из участников данного форума. Метод консенсуса принят в ряде органов ООН и проводимых в рамках ООН международной конференций.

    Менталитет – менталитет [лат. mens, mentis — ум и alis — другие) — характерная для конкретной культуры (субкультуры) специфика психической жизни людей, детерминированная, в первую очередь, экономическими и политическими обстоятельствами и имеющая надсознательный характер. Менталитет характеризует психологические особенности больших общностей людей (этносов, наций, различных социальных слоев), живущих в определенный исторический период.

    Реноме – нескл., ср. [фр. renommée] (книжн.). мнение, установившееся о ком-чем-нибудь, репутация.

    Дивиденд – часть прибыли акционерного общества, ежегодно распределяемая между акционерами в соответствии с количеством (суммой) и видом акций, находящихся в их владении. Обычно дивиденд выражается в денежной сумме на акцию. Общая сумма чистой прибыли, подлежащая выплате в качестве дивиденда, устанавливается после уплаты налогов, отчислений в фонды расширения и модернизации производства, пополнения страховых и других резервов, выплаты процентов по облигациям и дополнительных вознаграждений директорам акционерного общества. лат.Dividendus — подлежащий разделу.

    Плебисцит – (лат. plebiscitum, от plebs — простой народ и scitum — решение, постановление), 1) в Древнем Риме постановление, принимаемое собраниями плебеев. Возник в начале 5 в. до н. э.плебисцит не утверждался сенатом и первоначально его соблюдение было обязательно только для плебеев. Превращение П. в общеобязательное постановление для всего народа связывают с законами Валерия и Горация (449 до н. э.), Публия (339 до н. э.) и Гортензия (287 до н. э.). С 3 в. до н. э. понятие П. постепенно вышло из употребления, заменившись словом lex — закон. 2) Один из видов народного голосования. Как правило, плебисцит проводит государство, присоединившее к себе чужую территорию, среди её населения, чтобы придать совершившемуся факту видимость санкции народа.

    СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

     

  9. Волгин Б.В. Деловые совещания. — М.: Деловая мысль, 2003.
  10. Вудкок М., Фрэнсис Д. Раскрепощенный менеджер: Для руководителя – практика.- М.: Дело, 2005.
  11. Красовский Ю.Д. Фирма, столкновение различных культур управления // Социс. 2000.
  12. Кузин Ф. А. Делайте бизнес красиво: Этические и социально-психологические основы бизнеса. — М.: Дело, 2004.
  13. Семёнов А. К., Маслова Е. Л. Психология и этика менеджмента и бизнеса. — М.: Дело, 2003.
  14. Сухарев В. Этика и психология делового общения. М., 2005.
  15. Шейнов В.П. Психология и этика делового контакта. Минск, 2006.
  16. Широкова И.Г., Этика. –М.: ПРИОР, 2005.
  17. Шихирев П.Н. Введение в российскую деловую культуру. М., 2000.
  18. Честара Дж. Деловой этикет. — М.: САНК, 2002.
  19. Фишер Р., Юры У. Путь к согласию или Переговоры без поражения. М., 1992.
<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 0.94MB/0.00033 sec

WordPress: 22.55MB | MySQL:119 | 1,551sec