ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С СОВРЕМЕННЫМИ СРЕДСТВАМИ СВЯЗИ. ЭТИКЕТ РАБОТЫ С ТЕЛЕКСОМ, ТЕЛЕФАКСОМ

<

061014 0140 1 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С СОВРЕМЕННЫМИ СРЕДСТВАМИ СВЯЗИ. ЭТИКЕТ РАБОТЫ С ТЕЛЕКСОМ, ТЕЛЕФАКСОМВ настоящее время крупные фирмы стали использовать такое средство коммуникации, как факсимильные копировальные аппараты (телефаксы). С их помощью можно за 12 секунд отправить посредством каналов факсимильной связи точную телекопию какого-либо документа: схемы, диаграммы, графики, фотографии и т. п., если он срочно требуется, например, фирме-партнеру для изучения или обсуждения. Если в офисе фирмы имеется такой аппарат, то на ее бланке в заголовке наряду с номерами телефонов и телексов дается и номер, по которому можно передать факсимиле. Например, на бланке фирмы «Simon-Carves LTD» указано: Facsimile: 061-486 1302.

Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма. В нем, как правило, выдержаны все его реквизиты: дата, внутренний адрес, обращение, заключительная формула вежливости и т. д. Стилистически такие сообщения могут быть менее официальными, чем деловые письма.

Факсимильные аппараты в основном устанавливаются в офисах, и сообщение по телефаксу может прочитать каждый, кто умеет работать с этим устройством. Даже пометка «конфиденциально» не поможет сделать ваш факс секретным, если только получатель в момент передачи сообщения не стоит рядом с аппаратом и сам не принимает послание.

Телеграммы обычно пишутся без какой-либо пунктуации. Поскольку телеграмма оплачивается в зависимости от количества слов, она должна быть полной по содержанию при минимальном количестве слов. Это может быть достигнуто следующими способами.

Во-первых, путем опускания предлогов, артиклей (при использовании иностранного языка) и других вспомогательных частей предложения. Но послание не должно быть урезано до такой степени, что оно становится непонятным.

Во-вторых, путем опускания вступительного приветствия и заключительного комплимента. Однако широко используются такие вежливые слова, как спасибо, пожалуйста, привет и т. д.

В-третьих, в иностранных языках широко используются сокращения, например BIBI (bye-bye) — до свидания, PLS (please) — просим Вас, DLRS (dollars) — доллары.

Электронная почта (Е-mail) — способ моментальной передачи информации (см. также Этикет в Интернете). Пользуясь этим средством связи для пересылки вашего сообщения, вы должны позаботиться о том, чтобы оно не содержало информации, не предназначенной для чужих глаз, максимально соответствовало форме печатных документов и было кратким.

Существующая модель электронной почты предполагает два концептуальных уровня обработки сообщений. Отправитель (или источник) создает электронное сообщение и передает его на первый уровень обработки агенту-пользователю, который от имени отправителя передает сообщение на второй уровень транспортному агенту. Последний передает сообщение транспортному агенту следующего почтового сервера и так далее, пока сообщение не попадет транспортному агенту адресата. Полученное сообщение передается агенту-пользователю получателя для хранения. Получатель может обратиться к агенту-отправителю для того, чтобы прочитать сообщение, сохранить или ответить на него. Сообщения, принимаемые транспортным агентом, имеют специальный формат, детали которого зависят от особенностей почтового протокола. При обмене сообщениями формат должен быть известен всем агентам.

Размер сообщения, его содержание и формат

  • Пытайтесь сопоставлять размер Вашего сообщения содержанию и целям данной переписки. Если, скажем, Вы просто посылаете быстрый запрос, сделайте его кратким и емким.
  • Старайтесь всегда придерживаться темы письма насколько это возможно.
  • Не пишите весь текст своего сообщения в верхнем регистре (заглавными буквами); несколько слов, выделенных таким способом, лучше подчеркнут важность этого места. Предпочитайте разбивать Ваш текст на логически раздельные параграфы и использовать несколько коротких предложений вместо чересчур длинных.
    <
  • Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Электронная почта — это средство связи в чистом виде; плохо сформулированные и неграмотные сообщения плохо читаемы и являются потенциально непонятными.
  • Избегайте публичного «флейма», т.е. сообщений, отсылаемых в состоянии гнева, аффекта и плохого настроения.
  • Если Ваша почтовая программа поддерживает красочное оформление стиля письма (жирный шрифт, курсив и т.д.), убедитесь в том, что Ваш адресат имеет мейлер, который также «умеет» это.
  • Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих кредитных карточек в тексте электронных писем.

    Ответы

  • Цитируйте в своем ответе оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного письма. Помните, что электронная почта не является таким же моментальным способом передачи мыслей, как, к примеру, телефон. Поэтому получатель может иногда просто не смочь восстановить смысл Вашего письма (если он забыл начало переписки на эту тему).
  • При этом цитируйте только действительно ключевые фразы исходного письма, минимально необходимые для поддержания смысла.
  • Используйте специальные символы выделения цитируемого текста от нового.
  • Тщательно следите за тем, кому адресовано Ваше письмо, т.к. могут возникнуть неприятные для Вас ситуации при случайной отсылке личного сообщения в мейл-лист (конференцию) (т.е. нескольким получателям сразу); и обычно это не нравится также и членам мейл-листа (конференции).
  • Спросите себя лишний раз о том, правильно ли адресован Ваш ответ: имеется в виду, что послать сообщение, состоящее только из слов «Я согласен», лучше напрямую автору оригинального письма («директом»), а не через мейл-лист (конференцию) или сервер рассылки, даже если Вы получили письмо от него именно таким образом.

    Подписи

    «Подпись» — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений (обычно содержит Вашу контактную информацию). Многие мейлеры умеют вставлять подпись в Ваши сообщения автоматически. Подписи — это прекрасная идея, к сожалению, порою превращаемая в абсурд; золотая середина между этими вещами — ключ к созданию верной подписи.

  • Всегда используйте подпись (если имеется такая возможность): она однозначно идентифицирует Вас.
  • Делайте подпись краткой: четыре-семь строк — максимальная рекомендуемая длина подписи. Ненужные длинные подписи занимают место и могут раздражать.
  • Некоторые мейлеры предоставляют возможность добавлять произвольные строки к Вашей подписи.
  • Делайте их краткими.
  • Понятие «оскорбление» трактуется весьма широко: избегайте цитат, которые могут обидеть людей на основании их религиозных верований, национальности, политики, сексуальности и т.д.
  • Пытайтесь избегать сленговых или местных цитат, т.к. они могут оказаться бессмысленными для получателей в других городах, странах или представителей другой культуры.
  • Случайные фразы лучше всего смотрятся в том случае, если они забавны. Тонкости политических дебатов или подобные темы могут заинтересовать кого-то, но не всех, кроме того, «что русскому хорошо, немцу – смерть».

    Вежливость

    Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости здесь никогда не повредит.

  • Если Вы просите что-либо, не забывайте говорить «пожалуйста». Аналогично, если некто делает что-нибудь для Вас, никогда не бойтесь сказать «спасибо».
  • Не ожидайте немедленного ответа.
  • Всегда помните, что не существует такой вещи, как безопасная почтовая система.
  • При посылке какого-либо важного запроса, на который Вы ожидаете реакции получателя, убедитесь в том, что Вы направили достаточно информации для того, чтобы сделать ответ возможным.

    Основными пользователями сетей Интернет первоначально были, в основном, работники государственных учреждений и научных организаций. Порядок и способы использования Интернета описывались в инструкциях. Этикет использования сетей основывался на устоявшихся в научных кругах нормах общения и обмена информацией. С развитием техники и коммуникаций в Интернете стало больше пользователей, не относящихся ни к государственным чиновникам, ни к ученым мужам. Многие из них использовали Интернет именно в тех целях, для которых он создавался — для поиска информации. Для других Интернет стал местом удовлетворения своего любопытства и личных амбиций. Постепенно Интернет из сообщества чисто информационных сетей превращается в один из видов развлечения, оставаясь при этом, в первую очередь, источником информации. С развитием международной системы «электронных» денег многие фирмы выдвинули и реализовали концепцию продажи товаров через Интернет. Теперь клиент может просмотреть и заказать товар, не выходя из дома. В свою очередь доступность электронной почты для пользователей позволила оценить ее преимущества по сравнению с традиционными видами почты. Отправленное письмо может оказаться на другой стороне земного шара за час. Стало очевидным, что появилась необходимость в выработке своих норм этикета как для пользователей, так и для тех, кто их обслуживает. В различных научных учреждениях, в электронных конференциях пользователей в процессе обсуждения появляются новые нормы поведения — нетикет (netiquette, от английского net — «сеть» и французского etiquette — «этикет»). Обсуждение этих норм продолжается и по сей день, хотя и появились некоторые основополагающие правила. Содержание этих правил зависит от вида использования Интернета.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

     

  1. Бороздина Г.В. Психология делового общения.–М.: ИНФРА-М, 2003.
  2. Васильева-Гагнус Л. Правила этикета. М., 1999.
  3. Кукушин В.С. Этикет. М., 2003.
  4. Литвин А.Н. Этикет. Ростов н/Дону, 2003.
  5. Панкеев И. Энциклопедия этикета. М.,2003
  6. Психология и этика делового общения / Под ред. В.Н. Лавриненко.–М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.
  7. Ротов Е.И. Психология общения. –М.: Владос, 2001.

     

     

     

     

     

     

     

     

     
     

<

Комментирование закрыто.

WordPress: 22.45MB | MySQL:121 | 1,499sec