Делопроизводство в нотариальных конторах

<

090514 0111 1 Делопроизводство в нотариальных конторах Делопроизводство в нотариальных конторах осуществляется в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой. Контроль за нотариальным делопроизводством нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции, а за делопроизводством нотариусов, занимающихся частной практикой — органы юстиции совместно с нотариальной палатой.

 

Нотариальное производство состоит из нескольких частей:

регистрация нотариальных действий, предполагающая строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистрации нотариальных действий;

заполнение нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей;

ведение делопроизводства, включающее в себя оформление журналов, нарядов, книг, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР от 19.08.1976 г., сохраняющей юридическую силу в настоящее время и применяемой как государственными нотариусами, так и нотариусами, занимающимися частной практикой.

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий. Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер, который указывается на каждом экземпляре оформляемого нотариусом документа и в удостоверительных надписях. Реестры должны быть прошнурованы, а листы пронумерованы. Количество листов реестров у государственных нотариусов должно быть заверено подписью уполномоченного должностного лица соответствующего нотариальному округу органа юстиции субъекта федерации, которая скрепляется печатью этого органа юстиции, а у нотариусов, занимающихся частной практикой, — заверяется и скрепляется печатями уполномоченного должностного лица нотариальной палаты, членом которой является данный нотариус, и налоговой инспекции, соответствующей месту деятельности нотариуса.

Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы в строго хронологическом порядке, после проверки всех необходимых оснований и условий совершения действия и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны нотариусом.

 

В нотариальных конторах с разрешения органа юстиции или нотариальной палаты могут вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс. Номера на документах обозначаются следующим образом: №1-1, №2-1 и т.д., где первая цифра означает номер индекса, а вторая — порядковый номер записи. Номер индекса каждого реестра сохраняется, без изменений в течение года. Если самостоятельные реестры введены для записи определенных видов нотариальных действий, то к индексу каждого реестра добавляется литерное обозначение, которое соответствует наименованию нотариального действия, например: №1К, №2И, № 3Н,что означает — первый реестр для записи свидетельствования верности копий документов, второй — для записи исполнительных надписей, третий — для записи выданных свидетельств о праве на наследство и т.д.

Реестр содержит семь граф. В первой графе указывается порядковый номер нотариального действия с нового кода, (нумерация производится в течение календарного года непрерывно). Номер, за которым зарегистрировано нотариальное действие, и дата, оказанная во второй графе реестра, должны совпадать с теми, что указываются в документах.

При оформлении любого нотариального действия устанавливается личность обратившегося, поэтому в третьей графе указывается наименование и место жительства лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, или их представителей.

В четвертой графе указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность, дата рождения лица, обратившегося к нотариусу.

В пятой графе описывается содержание нотариального действия. Если в делах нотариуса остается экземпляр нотариально оформленного документа, то его содержание в реестре не описывается, а указывается совершенное нотариальное действие (завещание, договор дарения и т.п.).

В шестой графе указывается сумма взысканной государственной пошлины (тарифа), причем отдельно указывается сумма за совершение нотариальных действий и за составление проектов документов. Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождается от уплаты госпошлины или тарифа, то указывается основание освобождения от уплаты.

В седьмой графе проставляется подпись лица, которому выдается нотариально оформленный документ

Реестры должны вестись аккуратна, подчистки и заштриховование не допускаются. Исправления должны быть оговорены нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре, составляется акт и приобщается к данному реестру. Все свободные; строки в реестре прочеркиваются, оставление пустых мест не допускается.

Делопроизводство в государственной нотариальной конторе и у нотариуса, занимающегося частной практикой, подчиняется единым требованиям» закрепленным в Инструкции по делопроизводству.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вести следующие книги и журналы:

журнал входящей корреспонденции;

журнал исходящей корреспонденции;

разносная книга для местной корреспонденции;

книга жалоб, и предложений,

контрольная картотека или папка.

<

За правильную организацию и ведение делопроизводства нотариус; занимающийся частной практикой, несет ответственность сам, а в государственной нотариальной конторе — ее руководители. Если у нотариуса, занимающегося частной практикой имеется помощник или штат технического персонала, то он может своим распоряжением назначать из их числа ответственного.

Служебные документы готовятся в соответствии с правилами, утвержденными Министерством РФ, а также, требованиями на основе сохранивших силу соответствующих нормативно-правовых актов РСФСР и СССР. Это касается ведения реестров для регистрации нотариальных действий, оформления нотариальных документов, в том числе и для действия за границей.

Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал входящей корреспонденции под порядковым номером. Этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения.

Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещения отчуждения имущества, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома, обязательно регистрируются в журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем нотариусом принимаются к исполнению. После этого они подлежат последующей регистрации в соответствующих книгах и журналах.

Документ считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и дан, если это необходимо, ответ корреспонденту. После исполнения на документе делается отметка и он подшивается в соответствующий наряд. Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также слова «в наряд» или «в дело» для дальнейшего хранения. Такая отметка делается на первой странице документа, а если там нет места — на его обороте.

Все исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором копия этого документа будет храниться. Корреспонденция отправляется либо по почте, либо через рассыльного, который вручает документ адресату под расписку в разносной книге.

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с первого января следующего года. В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течение года возникнет необходимость введения нового, не непредусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи с чем, хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения формируются в наряды. Документы, поступившие в нотариальную контору и связанные с оформлением наследственных прав, подшиваются в соответствующие наследственные дела. Если наследственное дело не закончено производством в течение года, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит. При формировании нарядов учитываются документы одного делопроизводственного (календарного) года. Внутри наряда документы располагаются в хронологическом порядке. Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления.

Нотариальные документы и документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в течение десяти лет, а затем сдаются в госархивы.

На дела постоянного хранения составляется описи, которые представляют собой перечень заголовков нарядов (дел) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Одновременно с подготовкой документов для хранения в нотариальной конторе осуществляется отбор документов, подлежащих к уничтожению. Отбор документа» для уничтожения оформляется актом.

При отборе документов для постоянного хранения и уничтожения комиссия, создаваемая в нотариальной конторе из трех человек, руководствуется действующими правилами, инструкциями Главного архивного управления, соответствующими указаниями Министерства юстиции. Уничтожение документов производится после того, как описи на наряды (дела) постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

Изъятие и выдача каких-либо документов из нарядов запрещена. В исключительных случаях по запросу суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами. Такое изъятие может быть произведено с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, составлением протокола выемки или запроса суда.

По окончания года в нотариальной конторе производится подготовка дел дня архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного или долговременного хранения заключаются в твердую оболочку, документы перекладываются в хронологическом порядке, прошиваются прочной ниткой в 3 – 4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые ставятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица. На обложке народа должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие необходимые надписи о количестве листов, годе образования. Записи должны быть сделаны четко, светостойкими чернилами или тушью.

Для совершения нотариального действия документы должны соответствовать определенным требованиям. На них не должно быть стертых букв, слов, цифр не должно быть неоговоренных дополнений к написанному, зачеркнутых слов и иных исправлений. Если нотариус при проверке документов находит в них вышеперечисленные недостатки, то он отказывает в совершении нотариального действии и предлагает гражданину обратиться в ту организацию, которая выдала данный документ, для того чтобы она на том же документе, где были сделаны оговорки, удостоверила, что данное исправление правильно, и заверила оговорку печатью. Причем зачеркнутое слово должно читаться, а исправление пишется над зачеркнутым.

Документ, исполненный карандашом, вообще нотариусом не берется к рассмотрению независимо от того, как он написан, даже если он удостоверен печатью.

Если представленные документы изложены на двух и боле отдельных листах, они должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы, а количество листов заверено подписью должностного лица и печатью предприятия, учреждения, организации, выдавшей документ.

Текст нотариально удостоверяемых сделок должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц— без сокращений» с указанием адресов их органов (в необходимых случаях — также номера текущего (расчетного) счета к отделения банка). Фамилии, имена и отчества граждан должны быть написаны полностью с указанием их места жительства. При удостоверении сделок от имени иностранных граждан указывается и их гражданство.

Незаполненные до конца строки и другие свободные места на документах прочеркиваются, за исключением документов, предназначенных для действия за границей, в которых прочерки не допускаются.

Приписки и поправки должны быть оговорены и подтверждены подписью участников сделки и других лиц, подписавших сделку, заявление и т.п., а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса и оттиском печати.

Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается сторонами, в конце удостоверительной надписи оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью и печатью.

Если документ, подлежащий удостоверению изложен неправильно или неграмотно, нотариус предлагает обратившемуся лицу исправить его или составить новый. По просьбе обратившегося лица, документ может быть составлен нотариусом.

В случаях, когда удостоверяемые, выдаваемые или свидетельствуемые документы изложены на нескольких отдельных листах, они должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати конторы.

Нотариальные действия, как правило, совершаются в день обращения гражданина к нотариусу. Однако нотариус вправе отложить и приостановить совершение нотариального действия при наличии определенных оснований. Основанием для отложения нотариального действия служат:

необходимость истребования дополнительных сведений от физических и юридических лиц;

направление документов на экспертизу.

Срок отложения совершения нотариального действия не может превышать одного месяца со дня вынесения постановления об отложении совершения нотариального действия.

По заявлению заинтересованного лица, оспаривающего в суде право или факт, за удостоверением которого обратилось другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия может быть отложено на срок не более десяти дней. Если в течение этого срока от суда не будет получено сообщение опоступлении заявления, нотариальное действие должно быть совершено.

В случае получения от суда сообщения о поступлении заявления заинтересованного лица, оспаривающего право или факт, об удостоверении которого просит другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия приостанавливается до разрешения дела судом.

Нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если:

совершение такого действия противоречит закону;

действие подлежит совершению другим нотариусом;

с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий;

сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении;

сделка не соответствует требованиям закона;

документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

  1. Основы законодательства Российской федерации о нотариате, принятые 11 февраля 1993 года.
  2. Инструкция о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР № 01/16-01, утверждена приказом министра юстиции РСФСР от 6 января 1987 г.
  3. Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах. Утверждена Министерством юстиции РСФСР 19 авг. 1976 г.
  4. Власов Ю.Н. Нотариат в Российской Федерации. М., 1998.
  5. Плетнев М.Ю. Нотариат. М., 2003.
  6. Репин В.С. Настольная книга нотариуса. М., 1994.

     

     


     

<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 0.92MB/0.00030 sec

WordPress: 21.49MB | MySQL:122 | 1,956sec