СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

<

110114 2355 1 СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Цели и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами

В работе каждого предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки на других предприятиях и в системе розничной торговли за наличный расчет, оплачивать расходы по командировкам и т. д. В таких ситуациях работнику предприятия выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению организации.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Инструкцией Центрального Банка Российской Федерации.

Основные принципы, которые необходимо соблюдать каждой организации при работе с подотчетными средствами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды производится доверенным лицом, который назначается руководством предприятия. Подотчетные суммы выдаются с целью приобретения товарно-материальных ценностей. Для приобретения товарно-материальных ценностей подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.

На основании доверенности и счета на получение товарно-материальных ценностей выписывается расходный кассовый ордер и по нему, соответственно, производится выплата кассой денежных средств. По совершении операции подотчетное лицо сдает документы в бухгалтерию.

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятия для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути установлены соответствующим постановлением Министерства труда Российской Федерации.

Нормы возмещения командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилого помещения, расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно) установлены постановлением Правительства Российской Федерации №122 в 1992 г. с учетом более поздних указаний Министерства Финансов РФ (например, Приказ МФ РФ от 06.07.2001 №49-н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации»), которые дифференцируют нормы расходов для целей налогообложения.

В настоящее время в состав командировочных расходов включаются:

– проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

– наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

– суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

– оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы при наличии оправдательных документов.

Во время пребывания работника в командировке он продолжает получать заработную плату.

Кроме того, предприятие имеет возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм. Но для целей налогообложения эти выплаты учитываются в пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы у работника.

Цель аудита расчетных операций определяется федеральным стандартом № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности». Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в части задолженности по расчетам с подотчетными лицами и персоналом по оплате труда. Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации.

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами — проверка соблюдения действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского учета в области расчетов с подотчетными лицами.

Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

  • подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
  • проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

    — подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

    Источники информации:
    Положение об учетной политике предприятия; авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; баланс предприятия; отчет о движении денежных средств; Главная книга; журнал-ордер № 7.

    Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы, услуги) и др. и учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    В ходе проверки аудитор должен:

    – подтвердить целесообразность расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета;

    – проверить правильность организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

     

    1.2 Источники информации для аудита расчетов с подотчетными лицами

     

    В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база:

    нормативно-правовые документы, регулирующие расчеты организации с подотчетными лицами и работниками, в том числе:

    Трудовой кодекс РФ, введенный в действие Федеральным законом от 30.12.01 г. № 197-ФЗ;

    Постановление Правительства РФ от 08.02.02 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»;

    Постановление Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»;

    Постановление Госкомстата России от 05.01.04 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и др.;

    локальные нормативные документы организации, регулирующие трудовые отношения между работодателем и работниками, порядок организации бухгалтерского учета расчетных операций: коллективный договор, положение об оплате труда, положение о премировании, правила внутреннего трудового распорядка, учетная политика;

    учетные документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции: авансовый отчет (форма № АО-1), приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), личная карточка работника (форма № Т-2), штатное расписание (форма № T-3), табель учета рабочего времени (форма № Т-13), лицевой счет (форма № Т-54), расчетная ведомость (форма № Т-51), расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), платежная ведомость (форма № Т-53), приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), командировочное удостоверение (форма № Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) и др.;

    учетные регистры аналитического и синтетического учета, отражающие бухгалтерские записи по расчетным операциям: карточки, ведомости по счетам, журналы-ордера, анализы счетов, обороты по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.;

    бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: форма № 1 «Бухгалтерский баланс», форма № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу»;

    отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

    Главная книга;

    Журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства;

    прочие документы, отражающие законность совершения расчетов: письма, приказы (распоряжения) руководителя, соглашения, трудовые договоры, договоры возмездного оказания услуг, подряда и пр.

     

    1.3 Основные типичные ошибки при проведении аудита с подотчетными лицами

     

    Основные нарушения — злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами — могут быть классифицированы следующим образом:

    1.Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.

    Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.

    Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

    Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

    Списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.

    2. Нарушения при оформлении командировочных расходов. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.

    Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.

    2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.

    Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм.

    Отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.

    3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.

    Нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм.

    Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.

    4. Нарушения порядка учета представительских расходов.

    4.1. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

    5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с
    подотчетными лицами.

    Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.

    Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.

    Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

     

    2 МЕТОДИКА АУДИТа РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

     

    2.1 Методы аудита расчетов с подотчетными лицами

     

    Приступая к проверке аудитор принимает решение о методе проверки: сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая, по мнению аудитора, эффективность функционирования системы внутреннего контроля. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. При сплошной проверке авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами.

    Аудит расчетов с подотчетными лицами, как правило, проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами проводят по следующей схеме, изображенной на рис. 1.

    При обнаружении несоответствия данных необходимо аудитор определяет отклонения и их причины.

    Особое внимание обращается аудитором на такие операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими ГСМ, запасные части и т.п. Списание израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов на себестоимость не допускается.

    Выявляя нарушения, аудитор регистрирует их в рабочих документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных платежей в виде страховых взносов и налогу на доходы физических лиц.

    Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет, устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в приказе об учетной политике.

    Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.

    110114 2355 2 СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

     

    Рисунок 1 – Схема проведения проверки достоверности обязательств по расчетам

     

    Достоверность записей должна быть подтверждена по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71.

    Аудитор должен помнить, что сроки выдачи денежных средств подотчет устанавливаются приказом руководителя предприятия. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы. Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами допускаются на сумму до 100 тысяч рублей в течение одного дня по каждой сделке. Авансовые отчеты должны утверждаться руководителем и подписываться главным бухгалтером.

    Методом сплошной проверки авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выданные отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате выявляются факты оплаты командировочных расходов установленных норм. Суммы превышения установленных норм подлежат включению в совокупный доход работника и обложению подоходным налогом. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплачиваемый по ним НДС относится за счет чистой прибыли или фондов. Покрываются за счет чистой прибыли также расходы предприятия по компенсации своим работникам расходов по проезду в городском и пригородном транспорте, по подписке на газеты и журналы для личного пользования и т. п.

    Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как расчеты с водителями за приобретение ими горюче-смазочных материалов, запасных частей и пр. Списание израсходованных на эти цели сумм без оправдательных документов на себестоимость не допускается.

    Обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия, программы встречи с представителями другого предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи.

    Выявляя факты нарушений, аудитор регистрирует их в рабочих документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных платежей в Пенсионный фонд и подоходного налога.

    При проверке правильности корреспонденции счетов по данному объекту учета важно исследовать также сторнированные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету 71 сверяют с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материальных ценностей (10), затрат (20, 25, 26 и др.), денежных средств (50) расчетов (60, 76 и др.). Дебетовые обороты по 71 счету сверяются с суммами по кредиту счета 50 «Касса».

    Все суммы, выданные подотчетному лицу сверх норм, относятся на уменьшение чистой прибыли предприятия.

    Если при проверке подотчетных сумм выявлен перерасход, то необходимо убедиться в целесообразности перерасхода, его необходимости для производственных нужд предприятия.

    Если перерасход нецелесообразен, то он не возмещается.

    Баланс сверяется с данными Главной книги по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    Главная книга проверяется арифметически на соответствие оборотов по корреспондирующим счетам, и сверяется с данными журнала-ордера №7.

    Журнал-ордер №7 проверяется арифметически, на правильность составления и оформления, сопоставляются обороты по корреспондирующим счетам в различных журналах-ордерах и ведомостях (журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи).

    Журнал-ордер №7 сверяется с авансовыми отчетами, с приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами.

    Авансовые отчеты проверяются на правильность составления и оформления, на наличие оправдательных документов (товарные, кассовые чеки, накладные, проездные билеты, счета).

    При проверке особенно тщательное внимание нужно уделить оправдательным документам, которые должны быть подлинными.

    Всю полученную в ходе проверки информацию аудитор заносит в свои рабочие документы, сопоставляет фактически выявленные ошибки с предварительно рассчитанными, делает выводы и при необходимости корректирует план проверки.

    Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие направления.

    Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

    Проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверяет:

    – оформление авансовых отчетов;

    – оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);

    – порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;

    – своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

    – существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

    Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

    Порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами регулируется Постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»».

    При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать следующее:

    – соответствие типовой форме № АО-1 «Авансовый отчет»;

    – наличие номера и даты составления;

    – указание подотчетного лица;

    – указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;

    – указание назначения аванса;

    – наличие подписей;

    – заполнение обратной стороны авансового отчета.

    Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

    При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. При этом необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

    Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.

    Детальная проверка отдельных расчетных операций с подотчетными лицами. Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.

    При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально-производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

    В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и командировочного удостоверения по форме № Т-10. Данные документы должны составляться по установленным Постановлением Госкомстата от 05.01.04 г. № 1 унифицированным формам. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении.

    Важным внутренним первичным документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.

    Особую важность имеет форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

    Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей, талоны об оплате права въезда на территорию города и др.).

    Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче-смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

    Обращается внимание на правомерность и оформление представительских расходов. Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, отчет о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми документами (товарным чеком, кассовым чеком, закупочным актом и др.). Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

    – по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

    – по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

    – по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

    – по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

    Проверка расчетов наличными денежными средствами. При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

    Проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере.

    Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.

    Проведение всех перечисленных действий поможет аудитору удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

    Одним из направлений получения аудиторских доказательств является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям, указанным в п. 11 Положения о порядке ведения кассовых операций. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

    Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.

    Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия могут выдавать своим работникам наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

    Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, Инструкцией по применению Плана счетов предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности.

    Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

    Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

    Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки расчетных операций с подотчетными лицами, являются следующие:

    — отсутствие первичных учебных документов или их неполное оформление;

    — ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов, недостаточность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов и т. п.);

    — несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет и возврата неиспользованных сумм (нарушение сроков возврата подотчетных сумм, выплата в подотчет денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам и др.).

    Следует обратить внимание на то, что пунктом 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) было установлено требование формирования учетной политики организации исходя из предположения временной определенности фактов хозяйственной деятельности). В ПБУ 1/2008 сохранены основные принципы формирования учетной политики: принцип последовательности применения учетной политики от одного отчетного года к другому (допущение последовательности применения учетной политики), что позволяет, сформировав учетную политику однажды, с незначительными корректировками применять ее из года в год. Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

    В части налога на прибыль: изменилась ставка налога на прибыль, ее снизили с 24 до 20 процентов. Снижение произошло за счет части налога, перечисляемой в федеральный бюджет. Регионы также имеют право снизить свою часть налога, что необходимо отметить в форме «Учетная политика»; амортизационная премия для основных средств со сроком полезного использования от 3 до 20 лет (3 – 7-я амортизационная группы) выросла до 30 процентов; появилась возможность перейти с авансовых платежей, определяемых расчетным путем, на уплату авансовых платежей «по факту»; полностью пересмотрен порядок расчета амортизации нелинейным способом; изменился порядок учета суточных (теперь они принимаются в полном объеме); с 2009 г не применяется понижающий коэффициент 0,5 в отношении легковых автомобилей и пассажирских микроавтобусов, имевших первоначальную стоимость соответственно более 600 000 руб. и более 800 000 руб.

    В части НДС: появилась возможность платить сумму налога за квартал не единым платежом, а частями – равными долями не позднее 20-го числа каждого из трех месяцев, следующих за истекшим налоговым периодом; начиная с 2009 г. можно принимать к вычету НДС с авансов, уплаченных поставщикам в счет предстоящих поставок товаров. В дальнейшем такой вычет подлежит восстановлению; отменен порядок перечисления НДС живыми деньгами со сделок по бартеру, взаимозачету и т.д.; отменен НДС со строительно-монтажных работ для собственного потребления.

    На основании изложенного, даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними (или по крайней мере такими же), чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем дата расходного кассового ордера на выдачу подотчетных сумм.

    Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах: в первом случае – о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм; во втором – о возмещении организацией затрат своих работников.

     

    2.2 Планирование аудита с подотчетными лицами

     

    По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.

     

    Таблица 1 – Общий план аудита

    Проверяемая организация ООО «КубаньФинстрой»

    Количество человеко-часов 320

    Период аудита 14.11.09 – 09.12.09

    Планируемые виды работ

    Период

    проведения

    Исполнитель

    Примечание

    Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия

    14.11.09 -15.11.09 

    Иванов К.А. 

     

    Проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам

    15.11.09 –25.11.09 

    Иванов К.А. 

     

    Проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам

    26.11.09 -01.12.09 

    Иванов К.А. 

     

    Проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм

    02.11.09 -04.12.09 

    Иванов К.А. 

     

    Проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами»

    05.12.09-09.12.09 

    Иванов К.А. 

     

     

    Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. При составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать за основу план.

    Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются: отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет; несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет; отсутствие на предприятии системы подачи посменных заявлений на выдачу наличных денег наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг; несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах; задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки; списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении срока исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли; отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов; отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам; отсутствие визу руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты; выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

    Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

    Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (таблица 2).

     

    Таблица 2 – Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами

    Вопрос 

    Вариант ответа

    Информация или документ, который следует запросить

    Назначаемая аудиторская процедура

    Номер следующего вопроса

    Номер вывода

    Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию

    Нет 

         

    1 

    Да  

    Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды

    «Подотчет 1.1.1» 

    <
       

    Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам

    нет 

           

    да 

    Журнал-ордер № 7

    «Подотчет 1.1.2» 

       

    Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки

    Нет 

         

    3 

    да 

    Письменные распоряжения руководителя

    «Подотчет 2.1.2» 

       

    Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия.

    нет 

         

    4 

    да 

    Приказ руководителя о возмещении

    «Подотчет 2.2.1» 

       

    Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения

    Нет 

         

    5 

    Да  

     

    «Подотчет 2.1.5» 

       

    Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов

    Нет  

           

    Да  

    Письменные распоряжения руководителя и сметы

    «Подотчет 4.1.1» 

       

    Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения

    Нет  

           

    Да  

     

    «Подотчет 4.1.2» 

       

    Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку

    Нет  

           

    Да  

           

    По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволил аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он смог сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.

    Так как по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют не большой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки материальности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия.

    В общем случае по результатам опроса у аудитора сформирован план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

    При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

    Методы контроля аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами нарушений приведены в таблице 3.

     

    Таблица 3 – Методы сбора аудиторских доказательств

     

    Основные виды нарушений, допускаемых при ведении кассовых операций

    Методы сбора доказательств

    1 

    2 

    3 

    4 

    5 

    6 

    7 

    8 

    1.1 

    Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия, могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы

             

    + 

       

    1.2 

    Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимися работниками предприятия

             

    + 

       

    1.3 

    Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам

             

    + 

       

    1.4 

    несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы

             

    + 

       

    Продолжение таблицы 3

     

    Основные виды нарушений, допускаемых при ведении кассовых операций

    Методы сбора доказательств

    1 

    2 

    3 

    4 

    5 

    6 

    7 

    8 

    2.1 

    отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку

       

    + 

       

    + 

       

    2.2 

    отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке

       

    + 

             

    2.3 

    несоблюдение установленных норм командировочных расходов

             

    + 

       

    2.4 

    отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм

             

    + 

    + 

     

    2.5 

    отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм

               

    + 

    + 

    3.2 

    некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов

             

    + 

    + 

     

    4.1 

    выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети

             

    + 

    + 

     

    4.2 

    списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле

             

    + 

    + 

     

    5.1 

    несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете

             

    + 

       

    5.2 

    отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм

             

    + 

     

    + 

    6.1 

    некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами

             

    + 

       

    6.2 

    неправильное выведение остатков на конец отчетного периода

             

    + 

    + 

     

    6.3 

    несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах

             

    + 

    + 

     

    Примечание

    Методы сбора аудиторских доказательств (гр. 1-8)

  1. Наблюдение или участие в инвентаризации;
  2. Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;
  3. Устный опрос;
  4. Получение письменных подтверждений;
  5. Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
  6. Проверка документов подготовленных на предприятии клиента;
  7. Проверка арифметических расчетов;
  8. Анализ.

 

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены и подлежат выплате в виде страховых взносов. Основные контрольные процедуры:

– «Подотчет 1.1.1» — проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

– «Подотчет 1.1.2» — проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

– «Подотчет 1.1.3» — проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

– «Подотчет 1.1.4» — проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

– «Подотчет 1.1.5» — проверка правильности списания подотчетных сумм в налоговом учете на расходы, не принимаемые для целей исчисления налога на прибыль предприятия.

В случае, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет собственных средств предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан налог на доходы физических лиц в соответствующем размере и, в-третьих, на эту сумму был начислен единый социальный налог или страховой взнос;

«Подотчет 2.1.1» — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций;

– «Подотчет 2.1.2» — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

– «Подотчет 2.1.3» — проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

– «Подотчет 2.1.4» — проверка правильности возмещения командировочных расходов.

В соответствии со ст. 217 гл. 23 и ст. 238 гл. 24 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании;

– «Подотчет 3.1.1» — проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в расходы предприятия без налога на добавленную стоимость при наличии счета-фактуры.

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, принимаемым для целей уплаты налога на прибыль, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх норм — относятся к расходам, не принимаемым для целей исчисления налога на прибыль (ст. 172 НК РФ);

– «Подотчет 4.1.1» — проверка соответствия фактических расходов понятию представительских расходов.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний;

– «Подотчет 4.1.2» — проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов для исчисления налога на прибыль в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период;

– «Подотчет 5.1.1» — проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;

– «Подотчет 5.1.2» – проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

 

2.3 Проверка правильности ведения расчетов с подотчетными лицами

 

Предприятие в процессе финансово-хозяйственной деятельности свои работникам выдает некоторые суммы в подотчет на операционные, хозяйственные и командировочные расходы. Средства на операционные и хозяйственные расходы выдаются по распоряжению руководителя предприятия ограниченному кругу лиц в установленных для каждого работника размерах и на определенные сроки. С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег в подотчет оформляется и осуществляется только расходным кассовым ордером.

Неиспользованные наличные деньги, выданные в подотчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено передавать наличные деньги, выданные в подотчет напрямую от одного лица к другому лицу. После исполнения операции, для которой были получены в подотчет деньги, подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет о расходах с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими правильность расходов.

При приобретении товарно-материальных ценностей за наличные деньги к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение их и документы, подтверждающие их оприходование на склад. Если материалы были сразу израсходованы (ГСМ, канцтовары и др.), к авансовому отчету должны быть приложены требования с росписью получателей либо другие документы, подтверждающие расход. Подотчетные суммы по истечении трех дней после установленной для отчета даты должны сдаваться в кассу и по ним должен быть предоставлен отчет. Очень часто подотчетные лица не сдают в установленные даты подотчетные суммы и не предоставляют отчеты, тогда бухгалтер включает эти суммы в облагаемый подоходный налог совокупный доход работника. Если подотчетные суммы были выданы без установления срока их возврата и на отчетную дату такие суммы отражены по Д-ту счета 71, основание для включения этих сумм в облагаемый доход работника не имеется. Однако, если потом эта сумма будет списана с подотчетного лица без оправдательных документов, она подлежит включению в совокупный доход на общих основаниях. Документы, подтверждающие приобретение товарно-материальных ценностей за наличные (копии чеков, квитанции, фактуры, счета и др.) должны содержать минимум реквизитов, по которым можно определить продавца и его местонахождение.

Торгово-закупочные акты по приобретению товарно-материальных ценностей или услуг должны содержать паспортные данные продавца и место прописки. В противном случае сумма затрат списывается только за счет чистой прибыли с добавлением таких сумм к совокупному доходу подотчетного лица.

При оформлении авансового отчета по производственным хозяйственным расходам к нему должны быть приложены документы, подтверждающие покупку. К данным документам относятся счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, а в случае осуществления покупки на рынке или у населения – акты-справки. В акте подробно излагается содержание операции с указанием даты и места покупки, количества и цена, а также реквизитов, позволяющих проконтролировать факт приобретения материалов у физического лица.

При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (это может быть приходный ордер, приходная накладная).

На предприятии канцтовары в небольшом количестве сразу были израсходованы, их отнесли на общехозяйственные расходы и к авансовому отчету необходимо прилагать требования с распиской получателей либо другие документы, подтверждающие расход.

Бухгалтер, получив от подотчетного лица авансовый отчет со всеми оправдательными документами, имеет возможность его обработать – проставить корреспонденцию счетов, то есть списать из подотчета работнику определенную сумму по определенным направлениям.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого учтен выданный на хозяйственные расходы аванс, кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и приобретенных ценностей или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов (таблица 10). При получении от подотчетных лиц согласно сопутствующим документам материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, основных средств, нематериальных активов соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчетных документах, фиксируются на счете 19, субсчетам «НДС по приобретенным материальным ресурсам», «НДС при осуществлении капиталовложений». Они списываются при фактической оплате при условии их отнесения на издержки производства и обращения, в дальнейшем на расчеты с бюджетом по данному налогу.

Стоимость материальных ценностей, приобретенных для производственных нужд на предприятии розничной торговли и у населения за наличный расчет, включается согласно Инструкции по исчислению и уплате НДС, в издержки производства и обращения с НДС.

При оплате товаров (работ, услуг) производственного назначения, приобретаемых за наличный расчет у промышленных предприятий (производителей и изготовителей), а также у заготовительных, снабженческо-сбытовых, оптовых и других организаций, занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением розничной торговли, общественного питания), суммы уплаченного по ним НДС возможно учитывать по дебету счета 19 и предъявлять к возмещению из бюджета в дальнейшем при условии, что:

— в квитанции к приходному кассовому ордеру указано, за что конкретно оплачены средства, а также выделена сумма НДС отдельной строкой;

— в документе на отпуск товара указаны наименование поставщика, порядок расчетов, общая стоимость покупки и стоимость каждого отпускаемого наименования.

При решении вопроса о правомерности предъявления к возмещению из бюджета сумм НДС, уплачиваемых по хозяйственным расходам подотчетными лицами, необходимо также руководствоваться НК РФ. При оплате расходов непроизводственного назначения суммы НДС, относящиеся к ним, списываются за счет, например, чистой прибыли:

Д 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

К 19 «НДС по приобретенным материальным ценностям»

Если материальные ресурсы, по которым в установленном порядке произведено возмещение НДС, использованы для непроизводственной сферы, имеющей специальные источники финансирования, делается восстановительная проводка, в которой дебетуются соответствующие счета учета источников финансирования, например:

Д 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

Д 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Для получения денег на оплату расходов лицам, направляемым в командировку достаточно предъявить в бухгалтерию командировочное удостоверение и расчет предварительных расходов. Командировка должна быть связана с выполнением порученных руководителем служебных обязанностей (указывается в приказе) и иметь целевое назначение. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы, с которого начинается командировка, считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. Руководитель предприятия решает, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего жительства, в зависимости от расстояния, от характера выполняемого задания, от наличия транспорта. Срок командировки определяется руководителем, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Направление работников в командировку производится руководителем предприятия и оформляется приказом, в котором отражается причитающиеся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

За командировочным работником сохраняется место работы и средний заработок во время командировки, в том числе за время нахождения в пути.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника, удостоверенной в установленном порядке и невозможности вернуться к месту постоянного жительства работнику кроме пособия по временной нетрудоспособности возмещаются расходы по найму жилья и суточные. При этом дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

При направлении в командировку оформляется командировочное удостоверение, которое может не выписываться при возвращении работника из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Дословно следуя инструкции, фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять этот документ во избежание споров с налоговым инспектором.

Командировочное удостоверение должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии работника. Отметки в данном документе заверяются печатью.

На предприятии должен вестись журнал регистрации выбывающий и прибывающих командированных работников.

Командированному работнику возмещаются произведенные им расходы, а именно:

— расходы по найму жилого помещения (в том числе плата за бронирование мест в гостиницах);

— расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями;

— суточные за время пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки.

Размер суточных зависит от фактической продолжительности командировки, при этом они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке.

Следует помнить, что суточные и расходы по оплате найма жилого помещения должны возмещаться работнику в пределах, установленных действующим законодательством, норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи с изменением уровня цен.

При направлении работников предприятий на переподготовку или повышение квалификации в другие города суточные выплачиваются в том случае, если питание не предусмотрено в общей стоимости обучения.

 Входящие в сумму командировочных расходов затраты на проезд (в том числе пользование постельным бельем в поездах) и проживание в гостинице включаются в себестоимость продукции без НДС, исчисленного по расчетной ставке от суммы соответствующих расходов.

Следует отметить, что руководитель предприятия имеет право возместить работнику расходы на оплату проезда без предоставления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

Израсходованные фактически подотчетными лицами средства на командировки отражены в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета.

При проверке бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71 и списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проверяется через кассу либо посредством вычетов.

Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в служат Ведомость по дебету счета 71 и Журнал-ордер по кредиту счета 71 – регистры, сочетающие аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Основанием для заполнения Ведомости по дебету счета 71 и Журнала-ордера по кредиту счета 71 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Схема наиболее часто используемых в бухгалтерских проводок с корреспонденцией счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлена на рисунке 2.

 

 

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 

Д 

 

К 

           
 

Сальдо начальное – Остаток денежных средств у подотчетных лиц

   

Сальдо начальное – задолженность предприятия подотчетным лицам

 
       

50 «касса»

   

10 «Материалы» 

Д 

К 

   

Д  

К 

 

¬¾¾¾¾¾¾®

выдача средств в подотчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы

выдача средств в возмещение перерасхода

   

¬¾¾¾¾¾¾®

Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с процессом заготовления товарно-материальных ценностей или с их приобретением

 
       

51 «Расчетные счета» 

   

26 «Общехозяйственные расходы»

Д 

К 

   

Д 

К 

 

¬¾¾¾¾¾¾®

Перечисление (перевод) денежных средств по месту нахождения подотчетного лица

   

¬¾¾¾¾¾¾®

Подотчетные суммы, использованные на общехозяйственные нужды

Расходы на командировки 

 
       
     

44 «Расходы на продажу» 

       

Д 

К 

     

¬¾¾¾¾¾¾®

Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с отгрузкой и реализацией товаров

 
       
     

50 «касса»

       

Д 

К 

     

¬¾¾¾¾¾¾®

Возврат неиспользованных подотчетных сумм

 
       
     

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

       

Д 

К 

     

¬¾¾¾¾¾¾®

Возмещение долга по подотчетным суммам 

 
       
     

94 «недостачи и потери от порчи ценностей»

       

Д 

К 

     

¬¾¾¾¾¾¾®

Списание подотчетных сумм, не возвращенных в срок

 
       
 

Итого: Обороты по дебету 

   

Итого: Обороты по кредиту 

 
       
 

Сальдо конечное – Остаток денежных средств у подотчетных лиц

   

Сальдо конечное – задолженность предприятия подотчетным лицам

 

 

Рисунок 2 – Схема бухгалтерских проводок по счету 71 «Расчеты с

подотчетными лицами»

Выдача денежных средств работнику предприятия под отчет отражается проводкой:

Дебет 71 — кредит 50 — субсчет «Касса организации» – на выданную сумму из кассы предприятия.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:

Дебет 26 — кредит 71 – на сумму произведенных работником общехозяйственных расходов, а также командировочных расходов;

Дебет 10 — кредит 71 – на сумму оприходованных материалов.

Все подотчетные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете с использованием проводок:

Дебет 94 — кредит 71 – списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);

Дебет 70 — кредит 94 – удержание подотчетных сумм из заработной платы;

Дебет 73 — кредит 94 – если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника.

Освоение методики учета и аудита расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает это участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами — установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность. Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.

Аудитору нужно, прежде всего, проверить, что для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, должен использоваться счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Далее проверке подвергается правильность оформления всех первичных документов (приказы руководителя, авансовые отчеты с прилагаемыми оправдательными документами, командировочные удостоверения, расходные кассовые ордера и т.д.), регистров аналитического и синтетического учета (журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, записи в Главную книгу по счету 71).

Научно обоснованная система организации бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств предприятия, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

Помимо выплаты заработной платы предприятие выдает денежные средства наличными из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия. По мере расходование денежных средств подотчетными лицами составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу предприятия. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.

Что касается списания из-под отчета работника суммы превышения против установленных норм, то они на основании главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации для целей налогообложения не учитываются, поэтому в налоговом учете отражаются отдельно.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

  1. ФЗ «Об аудиторской деятельности» от 8 декабря 2008 года № 307-ФЗ // СЗ РФ. 2001. Ст. 5.
  2. ФЗ «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 года №119-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 14.12.2001 № 164-ФЗ, от 30.12.2001 № 196-ФЗ, от 30.12.2004 № 219-ФЗ, от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 03.11.2006 № 183-ФЗ, от 30.12.2008 № 307-ФЗ) // СЗ РФ, 13.08.2001, № 33 (часть I), ст. 3422.
  3. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. — М.: Издательство «Дело и сервис», 2008. — 464 с.
  4. Андреев В.Д. Практический аудит: Справочное пособие — М.: Экономика, 2007. — 336 с.
  5. Аудит: Учебник для вузов / В.И. Подольский, Г.Б. Поляк, А.А. Савин, Л.В. Сотников / Под ред. проф. В.И.Подольского. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 2007. — 432 с.
  6. Богомолов А.М., Голощапов Н.А. Внутренний аудит. Организация и методика проведения. — М.: Экзамен, 2009. — 192 с.
  7. Бухгалтерско-аудиторский портфель (Книга предпринимателя. Книга бухгалтера. Книга аудитора) /Отв. ред. Ю.Б. Рубин, В.И. Солдаткин. — М.: СОМИНТЭК, 2008. — 752 с.
  8. Бухгалтерский учет и аудит в строительстве: Учебное пособие / В.А. Лукин, А.А. Карпенко, С.С. Романова / Под ред. В.А. Лукинова. — М.: Юрайт, 2008. — 474 с.
  9. Бычкова С.М. Доказательства в аудите. — М.: Финансы и статистика, 2008. — 176 с.
  10. Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры, тесты: Учебное пособие для вузов. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 2009. — 127 с.
  11. Ветров А.Ал. Операционный аудит-анализ / Под ред. акад. А.Ан. Ветрова. — М.: Перспектива, 2006. — 127 с.
  12. Волковой В.М., Игнатущенко Н.А., Лахова Е.В., Шумков С.И. Под ред. д. э. н. Яновского А.Б. Аудит акционерных обществ в отраслях промышленности. — М.: Издательский дом «Аудитор», 2007. — 208 с.
  13. Воронина Л.И. Основы современного бухгалтерского учета и аудита: Учебное пособие: В 2 частях. Ч. 2. Основы аудита. — М.: Юрист, 2009. — 304 с.
  14. Данилевский Ю.А. Аудит и основные направления аудиторской деятельности: Учебное пособие. — М.: Изд. ФИПК, 2004. — 97 с.
  15. Данилевский Ю.А. Аудит промышленных акционерных обществ. — М.: АО «Финстатинформ», 2005. — 78 с.
  16. Данилевский Ю.А. Аудит: вопросы и ответы. — М.: Бухгалтерский учет, 2008. — 112 с. — (Библиотека журнала «Бухгалтерский учет»).
  17. Дмитренко Т.М., Чаадаев С.Г. Судебная (правовая) бухгалтерия: Учебник. — М.: «Проспект», 2008. — 336 с.
  18. Елисеева И.И., Терехов А.А. Статистические методы в аудите. — М.: Финансы и статистика, 2008. — 176 с.
  19. Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту. — М.: ИНФРА-М., 2006. — 552. с.
  20. Нитецкий В.В., Кудрявцев Н.Н. Справочник аудитора. Методология аудиторской проверки некоторых аспектов деятельности предприятия. — М.: Дело, 2006. — 192 с.
  21. Мерзликина Е.М. Аудит: Учебное пособие. — М.: Издательство МГАП «Мир книги», 2010. — 76 с.
  22. Пачоли Л. Трактат о счетах и записях /Под ред. Я.В. Соколова. — М.: Финансы и статистика, 2009. — 320 с.
  23. Пятенко С.В. Работа аудитора и консультанта: Учебное пособие. — М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2009. — 152 с.
  24. Робертсон Дж. Аудит / Перев. с англ. — М.: КПМГ, Аудиторская фирма «Контакт», 2006. — 496 с.
  25. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Автоматизация аудита. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 2009. — 336 с.
  26. Россия: Энциклопедический словарь: Переиздание: Петербург, 1898 г. – СПб.: Питер, 2007. — 922 с.
  27. Скобара В.В. Аудит: методология и организация. — М.: Издательство «Дело и сервис», 2008. — 576 с.
  28. Соколов Я.В. Очерки по истории бухгалтерского учета. — М.: Финансы и статистика, 2008. — 400 с.
  29. Соколов Я.В., Бычкова С.М. Роль теории аудита в процессе подготовки кадров // Аудиторские ведомости, 2008. № 2.
  30. Соловьев С.М. Публичные чтения о Петре Великом. — М.: Наука, 2008.
  31. Справочник по аудиту / Под ред. проф. Уткина Э.А. — М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ»; Издательство ЭКМОС, 2009. — 432 с.
  32. Суйц В.П., Смирнов Н.Б. Основы российского аудита. Руководителю предприятия, финансовому директору, главному бухгалтеру. — М.: ИЦ «Анкил», ИКЦ ДИС, 2007. — 256 с.
  33. Терехов А.А. Аудит. — М.: Финансы и статистика, 2008. — 512 с.
  34. Терехов А.А., Терехов М.А. Контроль и аудит: основные методические приемы и технология. — М.: Финансы и статистика, 2008. — 208 с.
  35. Щадилова С.Н. Бухгалтеру о внутреннем аудите. — М.: АО ДИС, 2005. — 144 с.
  36. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 2005. — 240 с.
  37. Шишкин А.К., Микрюков В.А., Дышкант И.Д. Учет, анализ, аудит на предприятии: Учебное пособие для вузов. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 2006. — 496 с.
<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 1.13MB/0.00185 sec

WordPress: 24.88MB | MySQL:121 | 3,381sec