Компьютеризация бухгалтерского учета » Буквы.Ру Научно-популярный портал<script async custom-element="amp-auto-ads" src="https://cdn.ampproject.org/v0/amp-auto-ads-0.1.js"> </script>

Компьютеризация бухгалтерского учета

<

121713 2336 1 Компьютеризация бухгалтерского учетаПрименение электронных вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйственных операций. Результатом этого явилось создание принципиально новой формы бухгалтерского учета, которая получила название автоматизированной.

Автоматизированная (диалоговая) форма бухгалтерского учета ориентирована на ввод и обработку информации, представленной в первичных документах с использованием средств вычислительной техники. На основе первичных документов формируется база данных в компьютере. Использование соответствующей программы в процессе обработки указанных данных позволяет подготавливать необходимую информацию, отвечающую нуждам разных пользователей.

Структура современной бухгалтерии в условиях автоматизированной обработки учетной информации претерпевает определенные изменения (рис. 1).

121713 2336 2 Компьютеризация бухгалтерского учета

В связи с этим ее следует назвать диалоговой, поскольку ЭВМ на современном уровне их применения из вспомогательного средства становятся определяющим фактором организации учетного процесса. Бухгалтер работает на компьютере в диалоговом режиме, имея обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных документов (рис. 2).

 

121713 2336 3 Компьютеризация бухгалтерского учета

Единство информационной базы и полностью автоматизированный технологический процесс обеспечиваются за счет однократного ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учета и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достигается применением различных программ для ЭВМ.

Современный уровень ЭВМ обеспечивает не только универсальный характер их применения исходя из общих методологических подходов к организации бухгалтерского учета, но и использование программ, настроенных на конкретное предприятие с учетом предложений заказчика.

2. ВЛИЯНИЕ КОМПЬЮТЕРИЗАЦИИ НА МЕТОД И ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

 

Учет может осуществляться путем заполнения журнала хозяйственных операций, при этом формирование корреспонденции счетов может отражаться и после заполнения первичных документов. Пользователь может получать печатные копии заполняемых им первичных документов. Реализован быстрый ввод проводок методом «типовых операций», в основу которого положена типовая корреспонденция проводок. Изменение или добавление типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного текстового редактора. Большой объем памяти ЭВМ позволяет работать с субсчетами всех уровней, что дает возможность без особой сложности выполнять накопительные операции (начисление амортизации, расчет заработной платы и т. п.).

Оборотная и шахматная ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, а также баланс и другие выходные формы могут быть сформированы за любой период и в короткое время. Для некоторых отчетов возможна детализация вплоть до одной операции.

Быстрота и возможность удовлетворения потребности различных пользователей в соответствующей информации на основе единого ее массива — отличительная черта автоматизированной формы бухгалтерского учета. Первичная учетная информация фиксируется на машинных носителях. Эта процедура по операциям, имеющим экономическую однородность, производится по заранее определенной структуре записи с последующим вводом в ЭВМ. В качестве машинных носителей информации используются магнитные ленты, магнитные диски, дискеты.

Учетными регистрами являются выходные формы, которые содержат всю необходимую информацию по аналитическим и синтетическим счетам. Бухгалтерские записи, отражающие результаты ранее произведенных расчетов и группировок, формируются в ЭВМ автоматически. Обработка массива бухгалтерских записей одновременно по дебету и кредиту синтетических счетов, а также соответствующих объектов аналитического учета позволяет вести обработку указанного массива в пределах каждого основного счета. В то же время путем привлечения входящего остатка по данному счету становится возможным группировать его данные в последовательности, необходимой для составления регистров аналитического учета.

Новые способы обработки информации в результате применения ЭВМ не вносят коренных изменений в методологию бухгалтерского учета. Изменяется лишь технология обработки информации. Элементы метода бухгалтерского учета, оставаясь теми же по своей сущности, лишь трансформируются, сообразуясь с условиями автоматизированной обработки учетной информации. В частности, наблюдается устойчивая тенденция сокращения числа первичных документов, а также перечня содержащихся в них реквизитов за счет того, что в базе данных наряду с переменными данными представлен массив нормативно-справочной информации. Его содержание включает необходимые нормативные документы по организации бухгалтерского учета, схемы уплаты налогов и налоговых платежей, календарь бухгалтера, нормы естественной убыли товаров и т. п.

<

Возможности ЭВМ позволяют создавать тематические многоуровневые рубрикаторы, с помощью которых можно просматривать тематические подборки документов. Не представляет труда найти конкретный документ, если о нем есть хотя бы приблизительная информация, используя в этих целях режим поисков по реквизитам. Полнотекстовой запрос к базе данных задается на естественном языке либо с использованием выражений формальной логики. Полностью автоматизирована процедура составления корреспонденции бухгалтерских счетов. Обработка информации осуществляется в реальном масштабе времени. При этом информация, представленная на отдельном синтетическом счете, может быть расчленена на столько аналитических позиций, насколько могут быть очерчены границы применения соответствующего измерителя. Единая база данных, основу которой составляет учетная информация, позволяет реализовать задачи, многие из которых находятся за пределами бухгалтерского учета.

Новый этап в автоматизации бухгалтерского учета связан с появлением новой версии программы «1-С: Бухгалтерия 7.7». С ее помощью стал возможным многомерный и многоуровневый аналитический учет, обеспечивший более тесное взаимодействие функциональных и инструментальных подходов при разработке этой версии, интеграцию функций ведения внутреннего (управленческого) и финансового учета, встраиваемость учетной компоненты в комплексные системы управления предприятием, базирующиеся на основе программных продуктов платформы V7. Решена задача одновременной работы с несколькими планами счетов, что в переходный период реформирования бухгалтерского учета приобретает особую актуальность. Определенный набор учетных функций, заложенный в алгоритмы программы, позволяет реализовать основные учетные процедуры, очерченные рамками теории бухгалтерского учета, а именно: ведение счетов, двойная запись, принцип сбалансированности и т. п.

Прикладная часть программы содержит традиционный набор инструментов, характерный для любой бухгалтерской программы: план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты и пр. Кроме того, данный набор включает средства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретной организации независимо от объема ее деятельности, это касается не только настройки плана счетов, определения структуры счетов и субсчетов, но и количества уровней и размерности аналитического учета. Названная особенность приводит к мысли, что в условиях автоматизированной обработки данных более правильным является понятие «информационная система бухгалтерского учета», а не «форма бухгалтерского учета», если рассматривать ее характеристику с позиций, определяющих любую функциональную подсистему управления организацией. При таком подходе формирование информационной системы бухгалтерского учета на базе ЭВМ можно осуществить в том же разрезе, что и для других функциональных подсистем управления предприятием. Иными словами, речь идет о том, что в условиях применения ЭВМ следует абстрагироваться от специфических черт отдельных функциональных подсистем управления предприятием, положив в основу принципы обеспечения: методологический, организационный, информационный, программный, технический.

Основополагающие принципы автоматизированной формы бухгалтерского учета включают следующее:

1. ЭВМ из вспомогательного средства становится определяющим фактором организации труда бухгалтера.

2. Возможно многократное использование учетных данных при однократном вводе.

3. Реальна организация бездокументного сбора первичных учетных данных и передача их в ЭВМ по телефонным каналам и дискетам с последующим автоматическим составлением бухгалтерской записи путем использования зависимости между корреспондирующими счетами. Автоматическое печатание регистров синтетического и аналитического учета.

4. Получение информации об отклонениях от установленных процедур (норм, нормативов, заданий и т. п.) происходит автоматически.

5. Возможно получение информации по запросу на любую дату.

6. Осуществляется автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе данных, отраженных в системе счетов.

7. Созданы объективные условия, исключающие дублирование показателей учета, путем формирования единого подхода к оценке значимости информационной системы на всех уровнях принятия управленческих решений, прогнозирования, обобщения, оперативного, предварительного и последующего контроля, а также осуществления экономического анализа.

Обобщая сущность и содержание автоматизированной (диалоговой)

формы учета, можно представить схему автоматизированного рабочего

места бухгалтера в следующем виде (рис. 3).

 

Перспективное развитие автоматизированной формы учета будет связано с дальнейшим углублением аналитичности учета и, как следствие, делением его на управленческий и финансовый. Эта проблема будет решаться за счет увеличения объема памяти ЭВМ, быстроты обработки информации, повышения квалификации бухгалтеров.

Автоматизация бухгалтерского учета и отчетности организаций уже стала чем-то само собой разумеющимся.

121713 2336 4 Компьютеризация бухгалтерского учета

 

Из-за различий между отечественным бухгалтерским учетом и зарубежным в нашей стране пока используются почти исключительно отечественные программы автоматизации бухгалтерского учета. Сегодня на рынке представлен широкий спектр систем для автоматизации бухгалтерий четырех поколений, значительно различающихся по своей мощности и функциональным возможностям.

Бухгалтерские программы обеспечивают обработку данных первичного учета и формирование всей необходимой финансовой отчетности организации.

Большинство бухгалтерских программ построено по типовой схеме:

подготавливается один или несколько журналов хозяйственных операций, в которые заносятся данные первичного учета, а на основе накопленной в журналах информации компьютер автоматически формирует все необходимые отчеты (оборотно-сальдовые и аналитические ведомости, журналы-ордера, главную книгу, баланс).

Все бухгалтерские системы можно подразделить на несколько основных классов, каждый из которых имеет свои особенности и свой круг потребителей:

1. Мини-бухгалтерии рассчитаны на бухгалтерии малых организаций. Эти системы достаточно просты и позволяют вести синтетический и стоимостной аналитический учеты, оформлять первичные документы, формировать отчетность. К наиболее распространенным программным продуктам такого типа относятся: «1С: Бухгалтерия», «Инфо-бухгалтер».

2. Интегрированные бухгалтерские системы по сравнению с системами мини-бухгалтерий обладают большим набором учетных операций и позволяют вести более сложный аналитический учет. Имеются такие дополнительные возможности, как более глубокое разделение информации по регистрам учета, проведение анализа бухгалтерской информации по объектам, расчет прибылей и убытков, ведение учета издержек по различным центрам, интеграция функций торгово-складских систем, систем финансового планирования и анализа. Программы этого класса рассчитаны на организации малого и среднего бизнеса. Из них наиболее проверены и успешно работают бухгалтерские системы «Инфина», «Инфософт» корпорации «Парус».

3. Бухгалтерские конструкторы, или системы с расширенными инструментальными возможностями, — это системы с очень небольшими универсальными базовыми возможностями, но обладающие мощным механизмом всевозможных настроек под особенности ведения бухгалтерского учета каждой конкретной организацией. Характерной чертой этих программ с модульной и гибкой архитектурой стала минимальная зависимость от быстроменяющегося российского законодательства. Такие системы позволяют задавать параметры ввода первичной информации, конструировать системы обработки учетных данных, формулировать правила построения отчетов.

4. Бухгалтерский комплекс автоматизированных рабочих мест основан на идее создания отдельных программ под каждый раздел учета с дальнейшей интеграцией информации. Типовой комплекс состоит из ряда функционально законченных и взаимосвязанных рабочих мест, соответствующих основным разделам бухгалтерского учета. Обмен информацией между отдельными рабочими местами может идти как через гибкие магнитные диски, так и по локальной сети. Формирование финансовой отчетности осуществляется на автоматизированном рабочем месте главного бухгалтера. В зависимости от сферы деятельности и финансовых возможностей организации могут приобретать только наиболее интересующие компоненты системы, а по мере необходимости их обновлять.

5. Программы комплексной автоматизации всей финансово-хозяйственной деятельности организации. Эти системы нельзя отнести к классу бухгалтерских, ибо они в большей степени ориентированы не на бухгалтера, а на менеджера. Но бухгалтерский модуль здесь имеет максимальную функциональную полноту и является базой, на основе которой менеджер компании решает задачу эффективного управления бизнес-процессами. В таких системах информация, необходимая для управления, стекается к руководителю организации не только из бухгалтерского или финансового модулей, но и из модулей планирования, управления производством, маркетинга. Для таких систем характерны наличие единого информационного пространства, высокая надежность и скорость обработки данных, требовательность к техническим ресурсам.

При выборе системы необходимо в первую очередь опираться на характеристики собственной фирмы. Одной из таких характеристик является количественный состав бухгалтерии и распределение функций по рабочим местам. Сюда же можно добавить и сложившуюся инфраструктуру вычислительных средств, которая также влияет на выбор.

Исходя из этих характеристик системы автоматизации бухгалтерского учета и отчетности разделились на однопользовательские и многопользовательские. Однопользовательские системы имеют одно рабочее место — один терминал, одну клавиатуру и рассчитаны на одного пользователя. Многопользовательские системы имеют несколько (два и более) рабочих мест и позволяют нескольким пользователям одновременно работать над одной задачей, решение которой, собственно, и является целью работы системы.

Таким образом, правильно выбранная система автоматизации бухгалтерской отчетности с учетом ее функциональных возможностей и потребностей предприятия способна существенно повлиять на эффективность работы бухгалтерии и организации в целом.

В последнее время во многих организациях автоматизация бухгалтерской отчетности осуществляется с помощью программы «1С:Бухгалтерия—Проф 7.7». Программа должна быть настроена на особенности бухгалтерского учета конкретной организации, в соответствии с чем дополняется план счетов бухгалтерского учета, имеющийся в программе. Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. На основании введенных проводок программа формирует отчетность и различные вспомогательные документы (оборотно-сальдовую ведомость, шахматную ведомость, журнал-ордер, сводные проводки и т. п.). Также есть возможности для создания произвольных отчетов.

В комплект поставки входит набор отчетов для налоговой инспекции: баланс, приложения к нему, расчеты налогов и т. д. При необходимости можно изменить форму любого отчета и/или формулы расчета его показателей, настроить на другой план счетов.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

  1. Балабайченко Е.Е., Троценко Г.Г. Компьютер для бухгалтера. – Ростов-н/Д: Феникс, 2004.
  2. Бухгалтерский учет / Под ред. П.С. Безруких. –М.: Бухгалтерский учет, 2004.
  3. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете / Под ред. Ю. Касьяновой. –М.: Инфоцентр 21 века, 2003.
  4. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. СПб., 2003.
  5. Ковалева О.Мю, Жебровская Л.А. Организация информационной системы бухгалтерского учета. Ростов-н/Д., 2003.
  6. Палий В.Ф. Теория бухгалтерского учета. М., 2001.
  7. Тумасян Р.З. Бухглатерский учет. –М.: ООО «НИТАР «Альянс», 2003.

     

     

     

     

     


     

<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 0.92MB/0.00157 sec

WordPress: 22.91MB | MySQL:115 | 1,407sec