Совершенствование бухгалтерского учета операций по расчетам с подотчетными лицами

<

121013 0422 1 Совершенствование бухгалтерского учета операций по расчетам с подотчетными лицами

1.1 Экономическая сущность расчетов с подотчетными лицами

 

В предпринимательской деятельности организаций весьма часто возникает необходимость осуществления расчетов наличными денежными средствами. Как правило, наличными денежными средствами оплачиваются материально-производственные запасы при их приобретении в розничной сети и командировочные расходы. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными денежными средствами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам. Расчеты наличными денежными средствами также практикуются при оплате через подотчетных лиц задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.

При этом расчеты наличными денежными средствами осуществляются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и т.д. Абсолютная ликвидность денежных средств превращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях – и внеоборотных активов.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

– либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

– либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

3. Не позднее десяти дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру.

 

1.2 Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

 

В ходе своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами.

Порядок работы с подотчетными лицами регулируется следующими нормативными актами:

— Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России от 22.09.1993 № 40 (п. 11);

— Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма АО-1), утвержденными Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55;

— Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

К основным видам расходов, связанных с расчетами с подотчетными лицами, относятся:

— хозяйственные расходы;

— командировочные расходы;

— представительские расходы;

— расходы на приобретение ГСМ.

Порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40). Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить  подтверждающие документы.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором. Порядок направления работника в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ и п. 11 Положения о командировках № 749 в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:

по проезду;

по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются расходы:

на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

на оформление обязательной медицинской страховки;

обязательные консульские и аэродромные сборы;

сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

иные обязательные платежи и сборы.

На общих основаниях оплачиваются командировочные расходы и штатным надомникам, в том числе работникам, проживающим и выполняющим свои трудовые функции в другом населенном пункте, а не в городе, где расположен офис фирмы (см. письма Минфина России от 27.05.2011 № 03-03-06/1/316, от 02.06.2011 № 03-03-06/1/322).

Можно включать в расходы и выплаты командированным работникам, с которыми заключены не трудовые, а гражданско-правовые договоры (постановление ФАС Поволжского округа от 16.06.2011 № А55-13458/2010).

Зачастую при направлении работников в загранкомандировки организация выдает под отчет сумму командировочных расходов в рублях, на которую работниками приобретается валюта. При этом в соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Таким образом, в рассматриваемом случае расходы организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на покупку валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты (письмо Минфина России от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347). При этом согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Как следует из ст. 168 Трудового кодекса РФ и пунктов 10 и 11 Положения о командировках № 749 суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места постоянного жительства.

В общем случае суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (см. п. 11 Положения о командировках № 749).

Согласно п. 4 Положения о командировках № 749 днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Таким образом, каждый работодатель сам определяет (и закрепляет в соответствующем документе), в какой сумме выплачивать суточные своим работникам.

В бухгалтерском и налоговом учете суточные включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в фактических суммах.

При этом для организаций, финансируемых из бюджета, существуют законодательно установленные нормы суточных, возмещаемые из бюджета. Так, согласно п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории российской федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее — постановление Правительства РФ № 729) организации, финансируемые из федерального бюджета, расходы на выплату суточных возмещают в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

В пункте 3 постановления Правительства РФ № 729 установлено, что расходы на командировки (в том числе и суточные) сверх установленных норм возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Таким образом, организациям, финансируемым из бюджета, разрешено выплачивать работникам суточные в размере более чем 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

При расчете страховых взносов в государственные внебюджетные фонды суточные не подлежат обложению этими взносами (см. п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

В налоговую базу по налогу на доходы физических лиц не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если в организации установлены размеры суточных, превышающие указанные нормы, то сумма превышения облагается НДФЛ.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ работнику возмещаются все произведенные им расходы на проезд без каких-либо ограничений.

Согласно п. 12 и п. 22 Положения о командировках № 749 расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, а также расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств включают:

– стоимость проезда к месту командировки и обратно самолетом, поездом, пароходом и/или иным транспортом;

– расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

– страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

– оплату услуг по оформлению проездных документов;

– оплату услуг по и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Возмещение иных транспортных расходов вышеназванным положением не предусмотрено. Однако ст. 168 ТК РФ предусмотрена возможность определения в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядка и размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

Одним из квалифицирующих признаков командировки, предусмотренных ст. 166 ТК РФ, является выполнение работником отдельного (отдельных) служебного поручения (служебных поручений) работодателя. Таким образом, сотрудники направляются в командировки для выполнения отдельных поручений вне места постоянной работы, в котором они исполняют свои основные трудовые обязанности. Следовательно, работодатель вправе предусмотреть возмещение расходов на проезд городским транспортом (транспортом общего пользования) и закрепить соответствующие положения в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте (например, положении о командировках в организации).

Таким образом, в случае, если коллективным договором или другим локальным нормативным актом будет закреплено положение о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, на проезд городским транспортом в черте города (населенного пункта) от места проживания до места расположения организации в период нахождения работника в командировке, подобные затраты при соблюдении критериев, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80).

Следует помнить о необходимости документального подтверждения любых произведенных расходов. В частности, в письме Минфина России от 12.05.92 № 30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» разъясняется, что затраты за пользование постельными принадлежностями в поездах командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (квитанциями).

При приобретении работником электронного авиабилета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий маршрут.

Приказом Минтранса России от 23.07.2007 № 102 «Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте» установлено, что электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности проездном документе (билете) или дополнительно к оформленному не на бланке строгой отчетности проездному документу должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (чек).

Таким образом, при приобретении работником железнодорожного электронного билета подтверждающими расходы документами являются:

а) произведенные расходы по оплате:

– чек контрольно-кассовой техники;

– слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

– подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета

– или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;

б) произведенную перевозку: электронный проездной документ (билет).

В соответствии с п. 5.1 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359, документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом

В соответствии с пунктами 42 и 43 указанных Правил проезд пассажиров по маршрутам регулярных перевозок осуществляется по билетам. Билет должен содержать обязательные реквизиты. Формы и обязательные реквизиты билетов представлены в Приложении № 1 к Правилам. На билете допускается размещение дополнительных реквизитов.

Таким образом, при подтверждении расходов на проезд автомобильным транспортом необходимо представить билет, содержащий реквизиты, предусмотренные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (письмо Минфина России от 04.07.2011 № 03-03-07/24).

Как указано в ст. 168 Трудового кодекса РФ и п. 11 Положения о командировках № 749 в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (среди прочих командировочных расходов) расходы по найму жило помещения. При этом Трудовым кодексом РФ не установлено каких-либо норм по возмещению таких расходов. Нет их и для целей налогообложения, если эти расходы подтверждены документально.

Если документы, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, отсутствуют, то суммы такой оплаты освобождаются от обложения в следующем порядке.

При расчете НДФЛ не подтвержденные документально расходы по найму жилья освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации*, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения согласно п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ не облагаются. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ

 

Полное фирменное наименование на русском языке: Закрытое акционерное общество «Восход». Сокращенное фирменное наименование на русском языке: ЗАО «Восход».

Место нахождения Общества: Российская Федерация, Краснодарский край, г. Абинск, ул. Республиканская, 42, по которому размещается единоличный исполнительный орган Общества — Генеральный директор.

Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, которое учитывается на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами, имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения, а также иные реквизиты или сведения, предусмотренные действующим федеральным законодательством или законодательством субъектов РФ. Печать может содержать фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.

ЗАО «Восход» вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

ЗАО «Восход» проводит все кассовые и расчетные операции в соответствии с действующим законодательством и несет ответственность за достоверность данных бухгалтерского учета. Финансовый год начинается с 1 января и заканчивается 31 декабря календарного года.

ЗАО «Восход» имеет преимущественное право приобретения своих акций, продаваемых его акционерами, в течение 30 дней после окончания срока преимущественного права акционеров по приобретению акций, продаваемых другими акционерами этого общества, в соответствии с п.7.5. нУстава, если акционеры не использовали свое преимущественное право.

ЗАО «Восход» создано для осуществления коммерческой деятельности, обеспечивающей извлечение прибыли.

Основными видами деятельности ЗАО «Восход» являются:

– оптовая и розничная продукция промышленными товарами;

– оптовая и розничная торговля машинами и оборудованием для сельского хозяйства;

– оптовая и розничная торговля производственными и электрическим и электронным оборудованием;

  • торгово-закупочная деятельность (оптовая, розничная торговля);
  • посредническая, коммерческая, бартерная деятельность;
  • оказание транспортных услуг предприятиям и населению;
  • закупка и комплектация оборудования;
  • внешнеэкономическая деятельность.

    ЗАО «Восход» вправе заниматься любыми иными видами деятельности, не запрещенными действующим законодательством РФ.

    Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральным законом, ЗАО «Восход» может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществлять такую деятельность как исключительную, ЗАО «Восход» в течение срока действия специального разрешения (лицензии) вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие им виды деятельности.

    ЗАО «Восход» осуществляет торговую, производственную, сервисную, информационно-консультационную, а также иные виды деятельности во всех сферах производства, экономики, науки, образования, культуры, искусства, здравоохранения и спорта на всей территории Российской Федерации и за рубежом.

    В таблице 1 показана динамика основных ресурсов ЗАО «Восход», включая среднегодовую численность работников, общая площадь, включая торговую площадь, среднегодовая стоимость оборотных средств) за 2009 – 2011 гг.

     

    Таблица 1 – Ресурсы ЗАО «Восход»

    Показатель 

    2009 г. 

    2010 г. 

    2011 г. 

    2011 г. в % (разах) к

    2009 г. 

    2010 г. 

    Среднегодовая численность работников – всего, чел.

    8 

    8 

    8

    100 

    100 

    в том числе основных производственных работников

    6 

    6 

    7 

    102,50 

    105,13 

    Общая площадь, кв.м. 

    55 

    55 

    55 

    100,00 

    100,00 

    в том числе торговая площадь

    39 

    39 

    39 

    100,00 

    100,00 

    Среднегодовая стоимость основных средств, тыс. руб.

    308,5 

    317,5 

    259,5 

    84,12 

    81,73

    Среднегодовая стоимость оборотных средств, тыс. руб.

    3792,5 

    6147,5 

    7258 

    191,38 

    118,06 

     

    На основании приведенных в таблице 1 показателей можно сделать вывод об обеспеченности ресурсами предприятия. Среднегодовая численность работников неизменна и составляет 8 человек, в то же время среднегодовая стоимость основных производственных работников увеличилась на 1 чел. или на 2,5% в 2011 г. по отношению к предыдущему 2010 г.

    Общая площадь предприятия не изменилась и составляет 55 кв.м. на протяжении всего анализируемого периода (2009 – 2011 гг). В то же время, торговая площадь равна 39 кв.м.

    Среднегодовая стоимость основных средств снизилась на 15,88% за трехгодичный период (2009 – 2011 гг.). Хотя в 2010 г. отмечается рост среднегодовая стоимость основных средств увеличилась по отношении к базисному 2009 г. и ее величина составила 317,5 тыс. руб. в 2010 г. В 2011 г. среднегодовая стоимость основных средств снизилась на 18,23% по отношению к предыдущему 2010 г. и 259,5 тыс. руб.

    Среднегодовая стоимость оборотных средств увеличилась на 91,38% за период с 3792,5 тыс. руб. до 6147,5 тыс. руб. в 2010 г. и до 7258 тыс. руб. в 2011 г. При этом в отчетном 2011 г. величина среднегодовой стоимости оборотных средств увеличилась по отношению к предыдущему 2010 г. на 18,06%.

    В таблице 2 приведены результаты деятельности исследуемого предприятия ЗАО «Восход» за 2010 – 2011 гг., к которым относятся: выручка и себестоимость продаж, показатели валовой прибыли, прибыли от продаж и чистой прибыли, коммерческих расходов, величина прочих доходов и расходов, а также окупаемость затрат. Оценки данных показателей позволит оценить результаты и эффективность деятельности предприятия за период с 2009 по 2010 гг.

     

    Таблица 2 – Результаты деятельности ЗАО «Восход»

    Показатель 

    2009 г. 

    2010 г. 

    2011 г. 

    2011 г.

    в % (разах) к

    2009 г. 

    2010 г. 

    Выручка от продаж, работ и услуг, тыс. руб.

    8027 

    15696 

    1772 

    22,08 

    11,29 

    Себестоимость проданных товаров, продукции, работ и услуг, тыс. руб.

    5694 

    7602 

    1114 

    19,56 

    14,65 

    Валовая прибыль, тыс. руб.

    2333 

    8094 

    658 

    28,20 

    8,13 

    Управленческие расходы, тыс. руб.

    3391 

    4788 

    1066 

    31,44 

    22,26 

    Коммерческие расходы, тыс. руб.

    451 

    669 

    235 

    52,11 

    35,13 

    Прибыль (убыток) от продаж, тыс. руб.

    -1509 

    2637 

    -643 

    42,61 

    -24,38 

    Прочие доходы, тыс. руб.

    11 

    10 

    2 

    18,18 

    20,00 

    Прочие расходы, тыс. руб. 

    44 

    129 

    28 

    63,64 

    21,71 

    Чистая прибыль (убыток), тыс. руб.

    -1542 

    2430 

    -669 

    43,39 

    -27,53 

    Окупаемость затрат, руб. 

    0,84 

    1,20 

    0,73 

    87,17 

    61,05 

     

    В 2009 г. выручка от продаж составляла 8027 тыс. руб., в 2010 г. она увеличилась до 15696 тыс. руб., в 2011 г. отмечается значительное снижение выручки от продаж – до 1772 тыс. руб. За анализируемый трехгодичный период выручка от продаж снизилась на 88,71%, в то же время ее величина также снизилась в 2011 г. и по отношению к предыдущему 2010 г. на 77,92%. Также отмечается снижение себестоимости продаж с 5694 тыс. руб. в 2009 г. до 1114 тыс. руб. в отчетном 2011 г., хотя в 2010 г. данный показатель вырос до 7602 тыс. руб. по отношению к базисному 2009 г.

    Необходимо отметить, что наиболее прибыльным для предприятия стал 2010 г., в котором им была получена максимальная величина выручки от продаж, валовой и чистой прибыли. Величина валовой прибыли составила 2010 г. составила 8094 тыс. руб., что значительно выше показателя 2009 г., в котором она составила 2333 тыс. руб. и показателя 2011 г. (валовая прибыль составила 658 тыс. руб.). В целом за трехлетний период валовая прибыль снизилась на 68,56% по отношению к базисному 2009 г. В 2011 г. валовая прибыль сократилась на 77,84% по отношению к предыдущему 2010 г.

    Предприятие осуществляло свою деятельность с отрицательным финансовым результатом в базисном 2009 г. и в отчетном 2011 г., о чем говорит получение предприятия убытка от продаж в 2009 г. в сумме 1509 тыс. руб. и в 2011 г. в сумме 643 тыс. руб. В указанные года предприятие также получило чистый убыток в сумме 1542 тыс. руб. и 699 тыс. руб. соответственно.

    Полученный убыток был обусловлен значительной величиной коммерческих и управленческих расходов, величина которых в сумме превышала в 2009 и в 2011 гг. получаемую валовую прибыль. Так, за анализируемый период (2009 – 2011 гг.) величина управленческих расходов снизилась на 68,56%, составив 33391 тыс. руб. в 2009 г., 4788 тыс. руб. в 2010 гг. и 1066 тыс. руб. в 2011 г. В то же время, величина управленческих расходов в абсолютной величине намного превышает величины валовой прибыли в 2009 и в 2011 г., что приводит к получению убытков в указанные года. Коммерческие расходы снизились за анализируемый трехгодичный период на 47,89%, составив 451 тыс. руб. в 2009 г., 669 тыс. руб. в 2010 г. и 235 тыс. руб. в 2011 г. В целом, хотя отрицательная динамика коммерческих и управленческих расходов является положительным фактом, благоприятно влияющим на конечный финансовый результат, в целом данное сокращение расходов не привело к положительной величине финансового результата в 2009 и в 2011 гг.

    Прочие доходы незначительны, имеют тенденцию к снижению и составляют 11 тыс. руб. в 2009 г., 10 тыс. руб. в 2010 г. и 2 тыс. руб. в 2011 г. Прочие расходы имеют более значительную величину и составляют 44 тыс. руб. в 2009 г., 129 тыс. руб. в 2010 г. и 28 тыс. руб. в 2011 г. В целом, величина прочих расходов за анализируемый трехгодичный период (2009 – 2011 гг.) на 36,36%.

    За анализируемый трехгодичный период (2009 – 2011 гг.) окупаемость затрат снизилась на 12,83%. При этом величина получаемой выручки в 2009 и в 2011 гг. не покрывала все затраты предприятия, что является негативным фактом. Хотя в 2010 г. окупаемость затрат превышала 1 руб., что позволило получить прибыль предприятию в указанный год.

    В таблице 3 проанализирована эффективность использования трудовых ресурсов в ЗАО «Восход» на основе оценки производительности труда, скорости оборачиваемости оборотных средств, величина затрат на 1 руб. проданных товаров и прибыль от продаж на 1 среднегодового работника.

     

    Таблица 3 – Эффективность использования ЗАО «Восход»

    Показатель 

    2009 г. 

    2010 г. 

    2011 г. 

    2011 г. в % (разах) к

    2009 г. 

    2010 г. 

    Производительность труда, тыс. руб.

    1003,38 

    1962,00 

    221,50 

    22,08 

    11,29 

    Фондоотдача, руб. 

    26,02 

    49,44 

    6,83 

    26,24 

    13,81 

    Оборачиваемость оборотных средств, количество оборотов 

    2,12 

    2,55 

    0,24 

    11,54 

    9,56 

    Затраты на 1 руб. проданной продукции, руб.

    1,19 

    0,83 

    1,36 

    114,72 

    163,81

    Прибыль (убыток) от продаж в расчете на:

      

      

      

       

    – 1 среднегодового работника, тыс. руб. 

    -188,63 

    329,63 

    -80,38 

    42,61 

    -24,38 

    – 100 руб. среднегодовой стоимости основных средств, руб.

    -489,14 

    830,55 

    -247,78 

    50,66 

    -29,83 

     

    За анализируемый трехгодичный период (2009 – 2011 гг.) отмечается снижение производительности труда на 77,92%, что говорит о снижении эффективности использования трудовых ресурсов предприятия, что связано с сокращением объемов хозяйственной деятельности ЗАО «Восход». Снижение объемов хозяйственной деятельности исследуемого предприятия привело к снижению эффективности использования основных средств, о чем говорит отрицательная динамика показателя фондоотдачи, которая уменьшилась на 73,76%. Отмечается снижение скорости оборачиваемости оборотных средств на 88,46%, что также свидетельствует в уменьшении эффективности использовании оборотных средств предприятия в хозяйственной деятельности и связано это также со снижением выручки от продаж. Величина затрат на 1 руб. проданной продукции увеличилась на 14,72%, что является негативным фактом. В 2009 г. и в 2011 г. величина затрат на 1 руб. проданной продукции превышало 1 руб., что привело к получению убытка в указанные годы.

    Соответственно, в 2009 г. и в 2011 г. на 1 среднегодового работника и на 100 руб. среднегодовой стоимости основных средств приходилась отрицательная величина прибыли от продаж (убыток).

    В 2010 г. показатели, характеризующие эффективность использования трудовых ресурсов, основных средств и оборотных активов, были высоки. В этот предприятие было эффективным и прибыльным, а объем выручки максимален.

    В таблице 4 приведен состава и структура активов ЗАО «Восход» за период с 2009 г. по 2011 г. Как видим, исследуемое предприятие не имеет нематериальных активов, долгосрочных и краткосрочных финансовых вложений, остатков НДС, прочие внеоборотных активов.

    За анализируемый период (2009 – 2011 гг.) величина активов ЗАО «Воход» увеличилась на 2105 тыс. руб., что в большей степени с увеличением величины оборотных активов на 2221 тыс. руб. При том, величина внеоборотных активов уменьшилась на 116 тыс. руб. На положительную динамику оборотных средств повлиял рост дебиторской задолженности на 2556 тыс. руб., отрицательное влияние оказало снижение величины запасов и денежных средств. Рост дебиторской задолженности может привести к повышению риска ее перерастания в сомнительную и невозврата. Сокращение запасов свидетельствует о снижении затаренности складов товарами.

     

    Таблица 4 – Состав и структура активов ЗАО «Восход»

     

    Статьи актива 

    2009 г.

    2010 г. 

    2011 г.

    Отклонение (+,-) 2011 г. от

    2009 г.

    2010 г.

    тыс. руб.

    в % к итогу

    тыс. руб.

    в % к итогу

    тыс. руб.

    в % к итогу

    тыс. руб.

    в % к итогу

    тыс. руб.

    в % к итогу

    Внеоборотные активы – всего 

    341 

    6,79 

    294 

    3,72 

    225 

    3,16 

    -116 

    -3,63 

    -69 

    -0,56 

    в том числе 

      

      

      

      

      

      

           

    -основные средства 

    341 

    6,79 

    294 

    3,72 

    225 

    3,16 

    -116 

    -3,63 

    -69 

    -0,56 

    Оборотные активы – всего 

    4684 

    93,21 

    7611 

    96,28 

    6905 

    96,84 

    2221 

    3,63 

    -706 

    0,56 

    в том числе: 

      

      

      

      

      

      

           

    – запасы 

    245 

    4,88 

    257 

    3,25 

    181 

    2,54 

    -64 

    -2,34 

    -76 

    -0,71 

    – дебиторская задолженность 

    4157 

    82,73 

    7336 

    92,80 

    6713 

    94,15 

    2556 

    11,43 

    -623 

    1,35 

    –денежные средства 

    282 

    5,61 

    18 

    0,23 

    11 

    0,15 

    -271 

    -5,46 

    -7 

    -0,07 

    Всего активов 

    5025 

    100 

    7905 

    100 

    7130 

    100 

    2105 

    0,00 

    -775 

    0,00 

    121013 0422 2 Совершенствование бухгалтерского учета операций по расчетам с подотчетными лицами121013 0422 3 Совершенствование бухгалтерского учета операций по расчетам с подотчетными лицами

     

    Негативным фактом является сокращение величины денежных средств на 271 тыс. руб., так как они относятся к наиболее ликвидным активам предприятия, и их значительная величина положительно влияет в целом на финансовую устойчивость, платежеспособность и ликвидность предприятия в целом.

    Анализируя структуру активов ЗАО «Восход» необходимо отметить, что наибольший удельный вес занимают оборотные активы, их доля увеличилась с 93,21% в 2009 г. до 96,28% в 2010 г. и до 96,84% в 2011 г. Соответственно, отмечается снижение удельного веса внеоборотных активов, доля которых составила 6,79% в 2009 г., 294 тыс. руб. в 2010 г. и 225 тыс. руб. в 2011 г.

    В то же время, в структуре активов значительная доля оборотных активов основывается на значительном удельном весе дебиторской задолженности, доля которой увеличилась с 82,73% в 2009 г. до 92,80% в 2010 г. и до 94,15% в 2011 г.

    Доля денежных средств значительно снизилась – с 5,61% в 2009 г. до 0,23% в 2010 г. и до 0,15% в 2011 г.

    В следующей таблице 5 проведем анализ состава, динамики и структуры пассивов ЗАО «Восход». Пассивы предприятия увеличились на 20105 тыс. руб., что обусловлено ростом заемных средств предприятия. Собственного капитала предприятие не имеет – он представляет отрицательной величиной нераспределенной прибыли (убытка).

    Фактически, на протяжении анализируемого периода (2009 – 2011 гг.) хозяйственная деятельность исследуемого предприятия ЗАО «Восход» полностью финансируется за счет внешних источников финансирования, что отрицательно сказывается на финансовой устойчивости, ликвидности и платежеспособности исследуемого предприятия. ЗАО «Восход» не имеет долгосрочных финансовых источников финансирования как собственных, так и заемных, что также является негативным фактом.

    Внешние источники финансирования представлены краткосрочными обязательствами, величина которых увеличилась с 7524 тыс. руб. в 2009 г. до 7975 тыс. руб. в 2010 г. и до 9143 тыс. руб. в 2011 г.

     

    Таблица 5 – Состав и структура пассивов ЗАО «Восход»

     

    Статьи пассивов

    2009 г. 

    2010 г. 

    2011 г.

    Отклонение (+,-) 2011 г. от

    2009 г.

    2010 г.

    тыс. руб.

    в % к итогу

    тыс. руб.

    в % к итогу

    тыс. руб.

    в % к итогу

    тыс. руб.

    в % к итогу

    тыс. руб.

    в % к итогу

    Собственные средства, всего 

    -2499 

    -49,73 

    -70 

    -0,89 

    -2013 

    -28,23 

    486 

    21,50 

    -1943 

    21,50 

    в том числе 

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

    -уставный капитал

    10 

    0,20 

    10 

    0,13 

    10 

    0,14 

    0 

    -0,06 

    0 

    -0,06 

    -нераспределенная прибыль (убыток)

    -2509 

    -49,93 

    -80 

    -1,01 

    -2023 

    -28,37 

    486 

    21,56 

    -1943 

    21,56 

    Заемные средства – всего 

    7524 

    149,73 

    7975 

    100,89 

    9143 

    128,23 

    1619 

    -21,50 

    1168 

    -21,50 

    в том числе 

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

    – краткосрочные обязательства

    7524 

    149,73 

    7975 

    100,89 

    9143 

    128,23 

    1619 

    -21,50 

    1168 

    -21,50 

    Всего 

    5025 

    100 

    7905 

    100 

    7130 

    100 

    2105 

    0,00 

    -775 

    0,00 

    121013 0422 4 Совершенствование бухгалтерского учета операций по расчетам с подотчетными лицами121013 0422 5 Совершенствование бухгалтерского учета операций по расчетам с подотчетными лицами

    Отчетным годом ЗАО «Восход» признается календарный год, под которым понимается период времени с 1 января по 31 декабря включительно.

    В соответствии со ст. 6 Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации ЗАО «Восход», соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет ее руководитель.

    Бухгалтерский учет в организации ведется бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером.

    Бухгалтерский учет в ЗАО «Восход» ведется в соответствии с рабочим планом счетов, разработанным на основе типового Плана счетов бухгалтерского учета, рекомендуемого организациям к использованию Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» (далее — План счетов бухгалтерского учета).

    Для документального подтверждения фактов хозяйственной деятельности организации применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные:

    — Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»;

    — Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»;

    — Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ»;

    — Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;

    — Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»;

    — Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения»;

    <

    — Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»;

    — Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

    — Протоколом заседания ГМЭК от 12 сентября 2003 г. N 3/75-2003 «О решениях государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам» (вместе с Альбомом унифицированных форм первичной расчетно-учетной документации по денежным расчетам с населением при оформлении билетов на проезд в пассажирском автомобильном транспорте междугородного сообщения);

    — Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»;

    — Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

    В случае отсутствия унифицированного аналога применяются самостоятельно разработанные формы документов, отвечающие требованиям ст. 9 Закона № 129-ФЗ.

    Организация использует следующие самостоятельно разработанные формы документов:

    — бухгалтерская справка;

    — акт об установленном расхождении по количеству и качеству товара, выявленном после принятия товара к учету;

    — форма заявления, используемая для проведения взаимозачета;

    — форма претензии, выставляемая поставщику;

    — накладная № ТОРГ-12, с дополнительной графой с ценой товара в у. е. (с указанием даты, на которую определяется рублевый эквивалент стоимости товара).

    Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утвержден руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

    Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистрами бухгалтерского учета ЗАО «Восход» являются:

    — журналы-ордера и ведомости по счетам;

    — оборотно-сальдовая ведомость;

    — анализ счетов;

    — прочие регистры.

    Регистры бухгалтерского учета ведутся на машинных носителях информации по формам, принятым для журнально-ордерной формы учета, а также предусмотренным автоматизированной системой ведения бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия 8.1».

    Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

    Регистры бухгалтерского учета, составленные автоматизированным способом, выводятся на бумажный носитель по окончании отчетного периода, а также по мере необходимости и по требованию проверяющих органов.

    В целях обеспечения необходимого качества ведения бухгалтерского учета организация ведет документооборот в соответствии с графиком документооборота, утвержденным руководителем.

    Обработка учетной информации осуществляется в организации автоматизированным способом с помощью бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия 8.1».

    В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организация проводит инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

    Помимо случаев обязательного проведения инвентаризации, перечисленных в ст. 12 Закона № 129-ФЗ, организация ежеквартально проводит выборочные инвентаризации товаров по местам их хранения и по материально ответственным лицам.

    Состав инвентаризационной комиссии, сроки и порядок ее деятельности определяются приказом руководителя ЗАО «Восход».

    В соответствии с п. 25 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях и копейках.

    Денежные средства на хозяйственные нужды организации выдаются на срок 30 календарных дней. Лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении указанного срока предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

    Лица, получившие деньги под отчет на командировочные расходы, обязаны не позднее 3 (трех) рабочих дней со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

    При формировании показателей бухгалтерского и налогового учета, а также во всех случаях использования в нормативно-правовых актах принципа существенности в организации устанавливается уровень существенности, который служит основным критерием признания фактов существенными. Существенными признаются обстоятельства, значительно влияющие на достоверность отчетности. Существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5% (пяти процентов).

    Критериями отнесения имущества в состав основных средств являются условия, перечисленные в п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н (далее — ПБУ 6/01). Активы, удовлетворяющие условиям п. 4 ПБУ 6/01, стоимость которых за единицу не превышает 40 000 руб., учитываются организацией в качестве материально-производственных запасов.

     — Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»;

    — Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденное Приказом Минфина России от 30 апреля 2001 г. N 26н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01»;

    — Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденное Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02»;

    — Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденные Приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. N 135н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды»;

    — Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств»;

    — Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006), утвержденное Приказом Минфина России от 27 ноября 2006 г. N 154н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006)»;

    — Положение по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» (ПБУ 14/2007), утвержденное Приказом Минфина России от 27 декабря 2007 г. № 153н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» (ПБУ 14/2007)».

    Анализ изменений, внесенных в указанные нормативные документы бухгалтерского учета Приказом № 186н, позволяет отметить, что с 8 апреля 2011 г. несколько изменены правила учетной работы в части таких объектов учета, как ОС, НМА, расходы будущих периодов и резервы. Кроме того, некоторые изменения произошли и в части способа отражения сумм налоговых активов и налоговых обязательств в бухгалтерском балансе организации.

    Напоминаем, что изменения законодательства Российской Федерации и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету, в соответствии с п. 10 ПБУ 1/2008, являются основанием для внесения изменений в действующую учетную политику компании. В силу этого торговая организация должна привести свой внутренний регламент в актуальное состояние. Не забудьте, что изменения, вносимые в учетную политику, как и сама учетная политика, утверждаются приказом руководителя торговой фирмы.

    В целях обеспечения сохранности «малоценных» ОС первичные учетные документы по движению (приему, выдаче, перемещению и списанию) оформляются в порядке, предусмотренном для учета материально-производственных запасов.

    Приобретенные книги, брошюры и аналогичные издания учитываются в составе материально-производственных запасов и списываются в состав расходов на продажу по мере отпуска их в эксплуатацию.

    В целях обеспечения сохранности указанных активов первичные учетные документы по движению (приему, выдаче, перемещению и списанию) оформляются в порядке, предусмотренном для учета материально-производственных запасов.

    Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.

    Инвентарным объектом признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями.

    Если сроки полезного использования составных частей объекта ОС существенно различаются, то составные части объекта ОС учитываются как самостоятельные инвентарные объекты.

    Основные средства, предназначенные исключительно для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование с целью получения дохода, отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе доходных вложений в материальные ценности.

    Объекты недвижимости, права собственности на которые не зарегистрированы в установленном законодательством порядке, принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств с выделением на отдельном субсчете к счету 01 «Основные средства».

    Срок полезного использования основных средств определяется комиссией, назначаемой приказом руководителя, при принятии объекта к бухгалтерскому учету с учетом Классификации основных средств, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. №N 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы».

    В случае приобретения ОС, бывших в употреблении, организация определяет норму амортизации по этому имуществу с учетом срока полезного использования, уменьшенного на количество лет (месяцев) эксплуатации данного имущества предыдущим собственником.

    В том случае, если предмет невозможно отнести ни к одной амортизационной группе, организация самостоятельно определяет срок его полезного использования на основании приказа руководителя.

    Амортизация по всем группам однородных объектов основных средств начисляется линейным способом по нормам, рассчитанным исходя из срока полезного использования объекта.

    Начисление амортизации приостанавливается в случаях перевода объектов на консервацию на срок более трех месяцев, а также в период восстановления объекта, продолжительность которого превышает 12 месяцев. Приостановление начисления амортизации оформляется приказом руководителя организации.

    ЗАО «Восход» не осуществляет переоценку объектов ОС.

    Восстановление ОС осуществляется посредством ремонта, модернизации и реконструкции. В случае реконструкции или модернизации ОС сроки полезного использования ОС пересматриваются только в отношении полностью самортизированных объектов. Начисление амортизации после реконструкции или модернизации объекта ОС производится исходя из остаточной стоимости объекта и оставшегося срока полезного использования (с учетом его увеличения).

    Ремонт основных средств осуществляется без создания резерва на ремонт ОС.

    Фактические затраты на ремонт ОС включаются в расходы (счет 44 «Расходы на продажу») по мере выполнения ремонтных работ в том периоде, в котором они были осуществлены, без отражения затрат в составе расходов будущих периодов.

    При отнесении объектов в состав нематериальных активов ЗАО «Восход» руководствуется критериями, перечисленными в п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» (ПБУ 14/2007), утвержденного Приказом Минфина России от 27 декабря 2007 г. № 153н.

    Единицей бухгалтерского учета НМА является инвентарный объект, под которым понимается совокупность прав, возникающих из одного охранного или иного документа, предназначенных для определенных самостоятельных функций.

    Срок полезного использования НМА определяется комиссией, назначаемой приказом руководителя организации при принятии НМА к учету. Определение срока полезного использования производится исходя из:

    — срока действия прав организации на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации и периода контроля над активом;

    — ожидаемого срока использования актива, в течение которого организация предполагает получать экономические выгоды.

    Амортизация нематериальных активов с определенным сроком полезного использования производится линейным методом.

    ЗАО «Восход» не осуществляет переоценку объектов НМА и не проводит проверку на обесценение НМА.

    На основании п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н (далее — ПБУ 5/01), учет товаров в организации ведется по наименованиям.

    Товары принимаются к учету по фактической себестоимости, под которой при приобретении за плату понимается сумма фактических затрат организации на их приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

    При этом к фактическим затратам на приобретение товаров относятся:

    — суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

    — суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением товаров;

    — таможенные пошлины, уплачиваемые при импорте товаров;

    — невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением товаров;

    — вознаграждения, уплачиваемые посредникам, через которых приобретены товары;

    — затраты по заготовке и доставке товаров до места их продажи, включая расходы по страхованию. Данные затраты включают, в частности, затраты по заготовке и доставке товаров; затраты по содержанию заготовительно-складского подразделения организации; затраты за услуги транспорта по доставке товаров до места их использования, если они не включены в договорную цену товаров;

    — иные затраты, непосредственно связанные с приобретением товаров.

    Формирование фактической себестоимости товаров осуществляется на счете 41 «Товары» без применения счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

    В составе транспортно-заготовительных расходов организацией учитываются:

    — оплата транспортных услуг сторонних организаций за перевозки товаров (плата за перевозки, за подачу вагонов, взвешивание грузов и т.п.);

    — оплата услуг организаций по погрузке товаров в транспортные средства и выгрузке из них, плата за экспедиционные операции и другие услуги;

    — стоимость материалов, израсходованных на оборудование транспортных средств и утепление;

    — плата за временное хранение грузов на станциях, пристанях, в портах, аэропортах и т.п. в пределах нормативных сроков, установленных для вывоза грузов в соответствии с заключенными договорами;

    — плата за обслуживание подъездных путей и складов не общего пользования, включая плату железным дорогам согласно заключенным с ними договорам.

    На основании п. 13 ПБУ 5/01 транспортно-заготовительные расходы учитываются организацией в составе расходов на продажу.

    В соответствии с п. 16 ПБУ 5/01 при продаже товаров и ином выбытии их оценка производится по средней себестоимости. При этом средняя оценка определяется методом взвешенной оценки.

    В соответствии с п. 61 Положения № 34н отгруженные товары, по которым не признана выручка, оцениваются по фактической полной себестоимости.

    Организация учета материально-производственных запасов (далее — МПЗ).

    В составе материально-производственных запасов организацией учитываются активы:

    — используемые для управленческих нужд организации;

    — используемые в качестве материалов при ведении торговой деятельности.

    Учет материально-производственных запасов ведется организацией по номенклатурным номерам.

    Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, формирование которой осуществляется без применения счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

    Расходы по доставке материалов включаются в их стоимость. Транспортно-заготовительные расходы организации принимаются к учету путем непосредственного прямого включения их в фактическую стоимость материалов. При этом транспортно-заготовительные расходы присоединяются к договорной цене материалов пропорционально их стоимости.

    На основании п. 16 ПБУ 5/01 отпуск МПЗ в производство осуществляется по себестоимости каждой единицы.

    В составе специальной одежды организацией учитываются: специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления (комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы, другие виды специальной одежды).

    Документальное оформление хозяйственных операций со спецодеждой осуществляется посредством применения унифицированных форм первичных учетных документов, предусмотренных законодательством для учета движения основных средств.

    Если сроки выдачи специальной одежды не превышают 12 месяцев, то ее стоимость списывается на затраты единовременно. В целях контроля организацией ведется забалансовый учет спецодежды.

    Погашение стоимости специальной одежды производится линейным способом исходя из сроков полезного использования специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

    Единицей учета финансовых вложений является серия, партия, однородная совокупность финансовых вложений.

    Аналитический учет финансовых вложений ведется на счете 58 «Финансовые вложения» по организациям, в которые осуществлены эти вложения. Учет по единице бухгалтерского учета ведется в отдельном журнале.

    На основании п. 11 Положения по бухгалтерскому учету «Учет финансовых вложений» ПБУ 19/02, утвержденного Приказом Минфина России от 10 декабря 2002 г. № 126н (далее — ПБУ 19/02), несущественные по сравнению с договорной стоимостью ценных бумаг затраты на их приобретение включаются в состав расходов организации в том отчетном периоде, когда ценные бумаги приняты к учету.

    Периодичность проведения корректировки оценки финансовых вложений, по которым определяется рыночная стоимость.

    В соответствии с п. 20 ПБУ 19/02 указанная корректировка финансовых вложений производится организацией ежеквартально.

    Возможность равномерного доведения первоначальной стоимости ценных бумаг, по которым не определяется рыночная стоимость, до их номинальной стоимости.

    На основании п. 22 ПБУ 19/02 по долговым ценным бумагам, по которым не определяется текущая рыночная стоимость, разница между первоначальной стоимостью и номинальной стоимостью в течение срока их обращения относится на финансовые результаты по мере причитающегося по ним в соответствии с условиями выпуска дохода.

    В соответствии с п. 26 ПБУ 19/02 при выбытии финансовых вложений, по которым текущая рыночная стоимость не определяется, организацией оценка финансовых вложений производится по первоначальной стоимости каждой единицы бухгалтерского учета финансовых вложений.

    На основании п. 38 ПБУ 19/02 организация проводит указанную проверку один раз в квартал по состоянию на дату составления промежуточной бухгалтерской отчетности.

    Расходами организации признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов или возникновения обязательств. Расходы организации подразделяются на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы.

    Обычным видом деятельности для организации является оптовая и розничная перепродажа промышленных товаров.

    Бухгалтерский учет расходов ведется с использованием счета 44 «Расходы на продажу».

    Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежном выражении, или иной форме или величине кредиторской задолженности.

    Информация о расходах, связанных с продажей товаров, отражается по счету 44 «Расходы на продажу». Аналитический учет по счету 44 «Расходы на продажу» ведется по следующим статьям расходов:

    — транспортные расходы;

    — расходы на оплату труда;

    — расходы на аренду;

    — на содержание зданий, сооружений, помещений и инвентаря;

    — расходы по хранению и подработке товаров;

    — рекламные расходы;

    — представительские расходы;

    — командировочные расходы;

    — другие аналогичные по назначению расходы.

    Расходы на продажу ежемесячно полностью списываются в дебет счета 90 «Продажи», за исключением расходов на транспортировку товара, которые подлежат распределению между проданным товаром и остатком товара на конец каждого месяца. Списание транспортных расходов по приобретенным товарам производится пропорционально учетной стоимости товаров, исходя из отношения суммы отклонений на начало месяца (отчетного периода) и текущих отклонений за месяц (отчетный период) к сумме остатка товаров на начало месяца (отчетного периода) и поступивших товаров в течение месяца (отчетного периода) по учетной стоимости.

    В составе расходов будущих периодов ( РБП) учитываются расходы, произведенные в отчетном периоде, которые обусловливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов. Расходы будущих периодов подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида. К расходам будущих периодов относятся следующие виды расходов:

    — расходы на страхование;

    — отпускные;

    — лицензии;

    — расходы на приобретение программного обеспечения без передачи исключительных прав на программы;

    — прочие расходы, относящиеся к будущим периодам.

    Учет оценочных обязательств ведется организацией в соответствии с нормами Положения по бухгалтерскому учету «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (ПБУ 8/2010), утвержденного Приказом Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 167н.

    Организация создает резерв по сомнительным долгам в порядке, предусмотренном нормами ст. 266 НК РФ. Сомнительной считается дебиторская задолженность организации, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.

    Проценты за пользование заемными средствами включаются в стоимость инвестиционного актива или в состав прочих расходов исходя из условий предоставления займа (кредита).

    В соответствии с п. 8 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расходов по займам и кредитам» (ПБУ 15/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. N 107н (далее — ПБУ 15/2008), дополнительные затраты по займам включаются в состав прочих расходов единовременно.

    На основании п. 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006), утвержденного Приказом Минфина России от 27 ноября 2006 г. N 154н, организация не производит пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации и средств на банковских счетах (банковских вкладах), выраженной в иностранной валюте на дату изменения курса.

    Доходами организации признается увеличение экономических выгод в результате поступления активов (денежных средств, иного имущества) и (или) погашения обязательств, приводящее к увеличению капитала этой организации, за исключением вкладов участников (собственников имущества).

    Доходы организации в зависимости от их характера, условия получения и направлений деятельности организации подразделяются на:

    — доходы от обычных видов деятельности;

    — прочие доходы.

    Доходами от обычных видов деятельности является выручка от продажи покупных промышленных товаров.

    Выручка признается в том отчетном периоде, в котором организация признает задолженность покупателя согласно условиям договора, независимо от фактического поступления средств или иного имущества и (или) имущественных прав в оплату за отгруженные товары.

    Выручка принимается к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине поступления денежных средств и иного имущества и (или) величине дебиторской задолженности.

    В целях увеличения объема продаж организация руководствуется маркетинговой политикой, утвержденной руководителем организации.

    Доходы, отличные от обычных видов деятельности, считаются прочими поступлениями организации.

    Порядок формирования информации о постоянных и временных разницах организации.

    В соответствии с п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н (далее — ПБУ 18/02), информация о постоянных и временных разницах формируется в бухгалтерском учете организации на основании первичных учетных документов непосредственно на счетах бухгалтерского учета.

    Способ отражения сумм налоговых активов и налоговых обязательств в бухгалтерском балансе.

    На основании п. 19 ПБУ 18/02 суммы налоговых активов и обязательств в балансе отражаются в свернутом виде.

    В соответствии с п. 22 ПБУ 18/02 организация использует данные, сформированные в бухгалтерском учете в соответствии с п. п. 20 и 21 ПБУ 18/02.

    Методика отражения в бухгалтерском учете сумм штрафных санкций за нарушения законодательства о страховых взносах.

    Начисление возможных сумм штрафных санкций в бухгалтерском учете производится организацией с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы».

     

     

    3 ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ ПО РАСЧЕТАМ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ ЗАО «ВОСХОД»

     

    3.1 Документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами при осуществлении хозяйственных расходов

     

    Наличные денежные средства могут выдаваться под отчет на хозяйственные нужды — для приобретения материальных ценностей и оплаты других расходов, связанных с осуществлением текущей деятельности организации, в том числе для закупок товарно-материальных ценностей у других юридических лиц, у населения, на рынках.

    Когда возникает необходимость приобрести какие-либо материальные ценности или оплатить какие-либо расходы через представителей организации, обычно соответствующее подотчетное лицо пишет заявление на выдачу денег для определенных целей.

    После подтверждения руководителем организации необходимости выдачи подотчетному лицу денежных средств на соответствующую сумму выписывается расходный кассовый ордер, который согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций должен быть подписан руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами.

    В соответствии с требованиями действующих нормативных актов возмещение сотруднику произведенных им расходов (или утверждение отчета об израсходованных подотчетных суммах) считается обоснованным только при одновременном выполнении двух условий:

  • наличие документов, подтверждающих факт приобретения материальных ценностей (получения работ или услуг) и размер оплаченной суммы;
  • оприходование приобретенных материальных ценностей на склад (использование полученных и оплаченных подотчетным лицом работ или услуг для нужд организации).

    Поэтому при приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих факт приобретения и размер израсходованных сумм, должны быть приложены копии документов, подтверждающие их оприходование на склад (например, приходный ордер, приходная накладная), или же на полях авансового отчета могут быть даны ссылки на эти документы.

    В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, не содержится ограничений размеров выдаваемых сумм. Организация может выдать под отчет любую сумму.

    Согласно указанию Банка России от 20.06.2007 № 1843-У при осуществлении расчетов наличными деньгами с юридическими лицами установлен их предельный размер по одной сделке в сумме 100 000 руб.

    При приобретении через подотчетных лиц материалов, хозяйственного инвентаря, основных средств, нематериальных активов соответствующие суммы НДС, выделенные в первичных учетных и расчетных документах, отражаются по дебету счета 19 (по соответствующим субсчетам).

    После фактической выплаты денежных средств из кассы подотчетному лицу указанные суммы НДС могут быть списаны с кредита счета 19 в дебет счета 68 (при наличии счета-фактуры).

    Рассмотрим порядок оформления операций по расчету с подотчетными лицами, получающими деньги на хозяйственные расходы.

    Утвержденной типовой формы заявления на выдачу денег нет. Заявление может быть написано в свободной форме или по форме, которую организация может разработать самостоятельно.

    Расходный кассовый ордер (форма №КО-2) оформляется при выдаче подотчетному лицу аванса на хозяйственные расходы, а также при возмещении подотчетному лицу перерасхода по авансовому отчету.

    Деньги на хозяйственные расходы выдаются работникам из кассы организации по расходным кассовым ордерам на основании заявления на выдачу денег или приказа (распоряжения) руководителя организации.

    Если материалы были переданы непосредственно в подразделения организации или сразу израсходованы для нужд организации без оприходования их на склад (например, канцтовары в небольшом количестве, приобретавшиеся и использовавшиеся работником в месте длительной служебной командировки), то к авансовому отчету должны прилагаться копии требований с распиской получателей либо другие документы, подтверждающие расход, или же указываются ссылки на такие документы.

    В течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет (форма № АО-1) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (см. п. 26 Положения о командировках № 749 и п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

    К авансовому отчету работник должен приложить (см. п. 26 Положения о командировках № 749) следующие документы:

    – командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом. При заграничных командировках к авансовому отчету можно приложить ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы;

    – документы о найме жилого помещения;

    – документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

    – документы об иных расходах, связанных с командировкой.

    Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 (форма № АО-1), применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

    Форма № АО-1 составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

    На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

    В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7—8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

    Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

    Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

    На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

    При предоставлении отчета по командировочным расходам к авансовому отчету, как правило, прилагаются следующие документы: командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке; документы о найме жилого помещения; документы, подтверждающие фактические расходы по проезду.

    В заголовочной части авансового отчета по форме № АО-1 указываются наименование организации, код организации по ОКПО, дата и номер документа.

    Порядок заполнения других реквизитов формы № АО-1 представлен в таблице 6.

     

    Таблица 6 – Заполнение авансового отчета (форма № АО-1)

    Наименование реквизита

    Необходимо указать

    Заполнение лицевой авансового отчета

    Строка «Структурное подразделение»

    Структурное подразделение, в котором числится работник.

    Если структурных подразделений в организации нет — данный реквизит не заполняется

    Поле «Структурное подразделение/код»

    Код структурного подразделения, в котором числится работник. Заполняется лишь при использовании в организации системы кодирования

    Строка «Подотчетное лицо»

    Фамилия и инициалы работника, составляющего авансовый отчет (отчитывающегося за полученный аванс).

    В случае если у вас работают родственники или однофамильцы, у которых совпадают инициалы, в данной строке следует указывать имя и отчество полностью

    Поле «Табельный номер»

    Табельный номер работника, составляющего авансовый отчет.

    Если работник не знает свой табельный номер, этот реквизит может заполнить бухгалтер. Отсутствие указанных сведений также не будет существенным нарушением и не влечет каких-ли- бо санкций

    Строка «Профессия (должность)»

    Профессия сотрудника (если он является рабочим) или занимаемая им должность (для ИТР, служащих и т.п.).

    Отсутствие указанных сведений также не будет существенным нарушением и не карается какими-либо санкциями

    Строка «Назначение аванса»

    Целевое назначение выданного работнику аванса.

    Целевое назначение должно соответствовать сведениям, указанным в документах, на основании которых производилась выдача аванса (приказу, распоряжению, заявлению работника и т.п.)

    Строка «Предыдущий аванс, остаток»

    Остаток предыдущего аванса, который не был внесен в кассу или по которому работник не отчитался.

    Отметим, что согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее установленного срока предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу

    Строка «Предыдущий аванс, перерасход»

    Остаток перерасхода по предыдущему авансовому отчету, который не был выдан работнику на дату составления следующего авансового отчета.

    Что касается перерасхода, то его перенос с предыдущего авансового отчета в принципе возможен. Однако, по мнению авторов, такие действия все же нежелательны, поскольку это затрудняет ведение учета.

    Не заполнение этой графы не является существенным нарушением.

     

    Продолжение таблицы 6

    Наименование реквизита

    Необходимо указать

    Строка «Предыдущий аванс, перерасход»

    Остаток перерасхода по предыдущему авансовому отчету, который не был выдан работнику на дату составления следующего авансового отчета.

    Что касается перерасхода, то его перенос с предыдущего авансового отчета в принципе возможен. Однако, по мнению авторов, такие действия все же нежелательны, поскольку это затрудняет ведение учета. Незаполнение этой графы не является существенным нарушением. Вы вполне можете отслеживать возмещение перерасхода работнику и по старому авансовому отчету.

    Вместе с тем необходимость заполнения этой графы появляется в случае, когда работник самостоятельно направил на возмещение перерасхода по предыдущему авансовому отчету суммы, полученные под отчет для других нужд (т.е. суммы, за которые он отчитывается в данном авансовом отчете)

    Строка «Получен аванс 1. из кассы»

    Сумма полученного аванса в рублях

    Строка «1а. в валюте (справочно)»

    Сумма полученного аванса в валюте.

    Обязательно указывается наименование валюты. Рублевый эквивалент данной суммы на дату ее выплаты из кассы отражается в предыдущей строке

    Строка «2.»

    Указываются иные источники получения денежных средств под отчет (кроме кассы организации). Эта строка используется крайне редко (например, для подотчетных лиц, находящихся в удаленных районах и получающих средства под отчет вне места нахождения организации, и т.п.). Эта строка может также использоваться для расшифровки полученных сумм, если денежные средства выдаются под отчет сразу в нескольких валютах (при направлении в дальние командировки и т.п.)

    Пустая строка после строки «2.»

    Предназначена для расшифровки сведений, указанных в строке 2, или указания дополнительных источников получения денежных средств под отчет

    Строка «Итого получено»

    Общая сумма полученных средств в рублях. Равна сумма предыдущих четырех строк

    Строка «Израсходовано»

    Сумма фактически произведенных расходов.

    Эта сумма должна совпадать с суммой, указанной по строке «Итого» в графе 5 на оборотной стороне авансового отчета

    Строка «Остаток»

    Сумма полученного аванса, которая осталась неизрасходованной.

    Исчисляется как: «Предыдущий аванс. Остаток» плюс «Итого получено» минус «Израсходовано» или: «Итого получено» минус «Израсходовано» минус «Предыдущий аванс. Перерасход»

    Строка «Перерасход»

    Сумма перерасхода по авансовому отчету (т.е. расходов, произведенных сверх полученных от предприятия сумм).

    Исчисляется как:

    «Израсходовано» минус «Предыдущий аванс. Остаток» минус «Итого получено» или:

    «Израсходовано» минус «Итого получено» плюс «Предыдущий аванс. Перерасход»

    Продолжение таблицы 6

    Наименование реквизита

    Необходимо указать

    Строка «Приложение документов

    на    листах»

    Количество документов, являющихся подтверждением произведенных расходов, и общее количество листов в этих документах.

    Все суммы в этих документах мы рекомендуем записывать прописью с тем, чтобы исключить возможные исправления в них в последующем, которые могут привести к разногласиям об объеме и количестве представленных вместе с авансовым отчетом документов. Если в строке после указания количества документов или количества листов в них прописью еще осталось свободное место, его заполняют прочерком

    Заполнение оборотной стороны авансового отчета

    На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо указывает информацию о произведенных расходах и подтверждающих их документах

    Графа 1 «Номер по порядку»

    Порядковый номер записи

    Графа 2 «Документ, подтверждающий производственные расходы/дата»

    Дата (число, месяц и год), указанная на оправдательном документе, подтверждающем произведенные затраты

    Графа 3 «Документ, подтверждающий производственные расходы/номер»

    Номер, указанный на оправдательном документе, подтверждающем произведенные затраты

    Графа 4 «Наименование документа (расхода)»

    Указывается:

    наименование организации, которой уплачены деньги;

    наименование приобретенного товара, работы или услуги;

    наименование документа, подтверждающего произведенные расходы.

    Указывать перечисленные в данной графе реквизиты можно в произвольном порядке, соблюдая при этом лишь одно правило: запись должна давать возможность четко идентифицировать документ, по которому производились расходы, и вид самого расхода (суточные по командировке, приобретение канцтоваров и т.п.). Если на одну покупку вы получаете несколько документов,! в первую очередь следует указывать тот, которым подтверждается уплата денег, а затем другие (подтверждающие получение материальных ценностей и т.п.)

    Графа 5 «Сумма расхода/по отчету/в руб. коп.»

    Величина затрат в рублях и копейках по каждому документу.

    Если расходы производились в валюте, то в данной графе указываются суммы, отраженные в графе 6 и пересчитанные в рубли по правилам бухгалтерского учета

    Графа 6 «Сумма расхода/по отчету/в валюте»

    Величина затрат в валюте по каждому документу.

    При заполнении этой графы по каждой сумме обязательно указывается вид валюты

    Строка «Итого»

    Сумма всех произведенных затрат.

    Складываются все суммы, отраженные в графах 5 и 6 соответственно

     

    После этого бухгалтер ставит на расписке свою подпись с расшифровкой и дату принятия им авансового отчета от работника.

    Затем работник бухгалтерии проверяет:

    – целесообразность произведенных расходов;

    – правильность подсчетов (арифметику);

    – соответствие оправдательных документов установленным требованиям.

    Бухгалтер делает отметку в авансовом отчете — в разделе «Отчет проверен. К утверждению» указывается сумма, предназначенная к утверждению, — сумма целесообразно произведенных и документально подтвержденных затрат, а также сумма расходов, которые не подтверждены документально, но в соответствии с действующим законодательством подлежат возмещению по нормам (например, суточные).

    Бухгалтер, проверивший авансовый отчет, расписывается, ставит свою фамилию и инициалы, а также дату — число, месяц (прописью) и год. Бухгалтер записывает и проводки на оборотной и лицевой сторонах авансового отчета

    Главный бухгалтер, а затем руководитель организации (или лица, ими уполномоченные) проверяют целесообразность расходования денег и правильность составления авансового отчета и при отсутствии замечаний расписываются в отведенных для этого местах, указывает свою фамилию и инициалы.

    Утвержденный главным бухгалтером авансовый отчет передается в бухгалтерию для принятия к учету.

    К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу, на соответствие выданного аванса назначению и утвержденные руководителем. Бухгалтер в процессе обработки авансового отчета проставляет на отчете бухгалтерские проводки, которые показывают направление расходования средств (если это не было сделано на этапе его проверки).

    На оборотной стороне формы авансового отчета напротив каждой суммы затрат в графе «Дебет счета, субсчета» указывается номер счета, по дебету которого отражаются произведенные затраты.

    Если сумма произведенных расходов относится в дебет разных счетов (например, выделяется НДС), то в этой графе указываются номера двух счетов.

    Затем на лицевой стороне авансового отчета бухгалтер отражает итоговую информацию о бухгалтерском учете операции списания подотчетных сумм: в таблице указывается информация о том, по дебету каких счетов отражаются произведенные затраты.

    В графе «Бухгалтерская запись/дебет/счет, субсчет» отражается номер счета (и, если необходимо, — субсчета), по дебету которого отражаются затраты.

    В графе «Бухгалтерская запись/дебет/сумма, руб.коп.» указывается сумма в рублях и копейках, отраженная но соответствующим счетам.

    В следующих графах указывается отражение произведенных расходов по кредиту счетов.

    В графе «Бухгалтерская запись/кредит/счет, субсчет» отражается номер счета (и, если необходимо, — субсчета), с кредита которого списываются затраты.

    В графе «Бухгалтерская запись/кредит/сумма, руб.коп.» указывается сумма в рублях и копейках, отраженная по соответствующему счету.

     

     

    3.2 Особенности документального оформления командировочных расходов

     

    Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

    Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). К таким работникам относятся, например, курьеры, стюардессы, проводники поездов.

    Каждая командировка сопровождается оформлением либо заполнением целого ряда документов.

    Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении служит форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

    Для оформления решения работодателя о направлении работников в командировку, а также для учета командированных работников применяется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).

    В качестве документа, удостоверяющего время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)), используется командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение оформляется только в том случае, если работник направляется в командировку на территорию Российской Федерации либо на территорию государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

    Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации (в том числе и в страны СНГ, не указанные выше) производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения (п. 15 Положения о командировках № 749).

    Из кассы организации по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) командированному работнику выдается аванс на командировочные расходы, сумма которых, как правило, рассчитывается по смете.

    По прибытии работника из командировки в его командировочном удостоверении делается отметка о возвращении. Дата фактического прибытия фиксируется в журнале учета работников, выбывающих в командировки из данной организации.

    В течение трех дней со дня возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию своей организации авансовый отчет о произведенных затратах и прикладывает к нему оправдательные документы и командировочное удостоверение (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

    Соответствующее должностное лицо организации определяет целесообразность израсходованных средств. В бухгалтерии проверяется наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм. Затем авансовый отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом) и принимается к учету.

    Остаток неиспользованного аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход по авансовому отчету выдается работнику по расходному кассовому ордеру.

    В организациях, направляющих работников в командировки, а также в принимающих организациях должен вестись учет соответственно работников, выбывающих в командировки и прибывших в организацию, в которую они командированы. Порядок и формы такого учета утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н).

    К расходам, возмещаемым работодателем, относятся следующие (см. ст. 168 Трудового кодекса РФ):

    – расходы по проезду;

    – расходы по найму жилого помещения;

    – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

    – иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

    Как следует из ст. 168 Трудового кодекса РФ и пунктов 10 и 11 Положения о командировках № 749, суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места постоянного жительства.

    В общем случае суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (см. п. 11 Положения о командировках № 749).

    Согласно п. 4 Положения о командировках № 749 днем отправления в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или иного транспортного средства от места постоянной работы командирован езда из командировки — дата прибытия указанного транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспортного ср включительно днем отъезда в командировку считаются текущие с, и позднее — последующие сутки. В случае если станция, пристань находятся за чертой населенного пункта, учитывается время проезда до станции, пристани или аэропорта.

    Аналогично определяется день приезда работника в место постоянного проживания.

    Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

    Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ работнику возмещаются все понесенные им расходы на проезд без каких-либо ограничений. Как указано в и 22 Положения о командировках № 749, расходы по проезду командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту п работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если командирован в несколько организаций, расположенных в разных на пунктах, а также расходы по проезду при направлении работника в кома на территории иностранных государств включают:

    – стоимость проезда к месту командировки и обратно самолетом, пароходом и/или иным транспортом;

    – расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно до станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они на за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

    – страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

    – оплату услуг по оформлению проездных документов;

    – оплату услуг по и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

    В случае направления в командировку работодатель обязан возмещать работнику (в числе прочих расходов, указанных в ст. 168 Трудового кодекса расходы по найму жилого помещения). Порядок и размеры возмещения расход связанных со служебными командировками, определяются коллективным дог вором или локальным нормативным актом (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

    Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) – этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание может составить любое заинтересованное в этом лицо (имеющее соответствующие служебные полномочия или должностные обязанности), отчет — командируемый.

    Данный документ заполняется на основании следующих документов: служебное задание — на основании распоряжения руководителя, отчет — на основании проделанной работы (если есть документы, подтверждающие результат, то на их основании).

    Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

    Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.

    То есть, на одном и том же бланке составляются два документа: само служебное задание и отчет о его выполнении. При этом служебное задание для направления в командировку передается в отдел кадров, так как является основанием для составления соответствующего приказа, и поэтому остается для хранения в делах кадровой службы.

    Таким образом, по возвращении из командировки отчет о выполнении задания работник должен будет сделать на другом (точно таком же) бланке по форме № Т-10а.

    Для облегчения процесса заполнения документов мы рекомендуем составлять служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а сразу в двух экземплярах, один из которых передается в кадровую службу, а другой — работнику для составления отчета о выполненном задании.

    Можно составлять форму № Т-10а в одном экземпляре. Но тогда придется отдавать работнику единственный экземпляр, который он вернет лишь по окончании командировки (если не потеряет, не испортит и т.п.)

    Действующими нормативными документами не установлено, кто именно должен составлять проект служебного задания для направления работника в командировку. Таким образом, это может сделать любое заинтересованное лицо на основании устного распоряжения (или даже без такового) руководителя структурного подразделения, в котором работает командируемый сотрудник.

    В заголовочной части служебного задания по форме № Т-10а указываются наименование организации, код организации по ОКПО, дата и номер документа.

    Порядок заполнения других реквизитов формы № Т-10 (сведений о работнике и граф таблицы этой формы) представлен в таблице 7.

     

    Таблица 7 – Заполнение служебного задания для направления работника в командировку

    Наименование реквизита

    Необходимо указать

    Строка «наименование организации»

    Наименование организации, направляющей работника в командировку

    Графа «Код по ОКПО»

    Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации

    Продолжение таблицы 7

    Наименование реквизита

    Необходимо указать

    Графа «Номер документа»

    Номер служебного задания

    Графа «Дата составления»

    Дата составления документа

    Строка «Фамилия, имя, отчество»

    В именительном падеже указывается фамилия, имя и отчество работника, которого предполагается направить в служебную командировку

    Графа «Табельный номер»

    Табельный номер командируемого работника

    Графа 1 «Структурное подразделение»

    Наименование структурного подразделения, в котором числится направляемый в командировку сотрудник. Если в организации нет структурных подразделений, графа не заполняется

    Графа 2 «Должность (специальность, профессия)»

    Должность, специальность либо профессия работника, направляемого в командировку

    Графа 3 «Командировка/место назначения /страна, город»

    Сведения о населенном (или ином) пункте, куда работник направляется в командировку.

    В данной строке указывается:

  • страна, в которую работник направляется в командировку (при командировках внутри страны — РФ);
  • республика, край, область (записывается, если пункт командировки не является республиканским, краевым или областным центром);
  • район (записывается, если место командировки является населенным пунктом районного подчинения);
  • пункт командировки (город, поселок, станция и т.п.)
  • Графа 4 «Командировка/место назначения /организация»

    Желательно указывать полное наименование организации, в которую направляется командируемый работник, а при использовании сокращенного наименования необходимо позаботиться о том, чтобы сокращения позволяли однозначно идентифицировать указанную организацию.

    Если работник направляется просто «на разведку» (например, для изучения рынка сбыта, поиска новых поставщиков и т.п.), наименование организации можно не указывать. Однако в этом случае следует позаботиться о том, как получить подтверждение того, что сотрудник действительно прибыл к месту командировки и провел там «в трудах праведных» положенное время

    Графа 5 «Командировка/дата/ начала»

    Дата выезда работника в командировку.

    Графа 6 «Командировка/дата/ окончания»

    Предполагаемая дата возвращения сотрудника из командировки (день приезда работника в место постоянной работы)

    Графа 7 «Командировка/срок (календарные дни)/всего»

    Продолжительность командировки с учетом времени в пути (в календарных днях)

    Графа 8 «Командировка/срок (календарные дни)/не считая времени нахождения в пути»

    Продолжительность командировки без учета времени в пути — количество календарных дней, в течение которых работник будет находиться в месте (местах) командировки

    Продолжение таблицы 7

    Наименование реквизита

    Необходимо указать

    Графа 9 «Командировка/организация-плательщик»

    Указывается, за чей счет оплачиваются расходы на командировку. Как правило, все расходы несет организация, в которой работает командируемый сотрудник, однако возможна ситуация, когда все или часть расходов берет на себя принимающая сторона (или вообще кто-то третий).

    Если работник работает в двух (или более) организациях и его направляют в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними (п. 9 Положения о командировках № 749).

    Кроме того, в случае если в организации введен внутренний хозрасчет (система трансфертных цен и т.п.), в этой графе может быть указано, за счет средств какого подразделения погашаются расходы на командировку

    Графа 10 «Основание»

    Основанием для направления сотрудника в командировку могут быть служебная записка, договор, письмо, график плановых командировок (например, при выполнении строительно-монтажных работ, проведении ревизий) и т.п.

    Графа 11 «Содержание задания (цель)»

    Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации (п. 6 Положения о командировках № 749)

    Строка «Руководитель структурного подразделения»

    Должность и расшифровка подписи руководителя (или уполномоченного им лица) структурного подразделения, в котором работает сотрудник, направляемый в командировку

    Строка «Руководитель организации»

    Должность и расшифровка подписи руководителя организации или иного лица, которое уполномочено подписывать такие документы вместо руководителя

     

    Составленный ранее проект служебного задания для направления в командировку передается на подпись руководителю структурного подразделения, в котором работает командируемый сотрудник.

    Если у руководителя имеются замечания по тексту документа или по самому факту направления сотрудника в командировку, то проект возвращается на доработку.

    Если возражений нет — руководитель структурного подразделения в специально отведенном для этого месте документа ставит свою подпись.

    Подписанное выше руководителем структурного подразделения служебное задание для направления в командировку передается на подпись руководителю организации.

    Если у руководителя имеются замечания по тексту документа или по самому факту направления сотрудника в командировку, то проект возвращается на доработку.

    Если возражений нет, то в специально отведенном для этого месте он ставит свою подпись.

    Действующими нормативными документами не запрещено регистрировать служебные задания непосредственно в момент их выписки. Однако в этом случае время от времени будут регистрироваться «несуществующие» служебные задания (т.е. те, которые потом не подпишет руководитель или срок реального исполнения которых будет перенесен на более позднюю дату). Все это затрудняет ведение учета и составление отчетности. Поэтому авторы рекомендуют регистрировать служебные задания только после их окончательного утверждения руководителем организации или уполномоченным им лицом.

    В графе «Номер документа» указывается порядковый номер служебного задания. Нумерация может быть как сквозной в целом по организации, так и отдельной по каждому структурному подразделению. Номер может быть простым или сложным, состоять только из цифр или содержать помимо цифр буквенные или какие-либо иные символы.

    В графе «Дата составления» указывается дата окончательного утверждения служебного задания (т.е. дата его подписания руководителем организации).

    Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (форма № Т-9 или Т-9а)

    Согласно ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения о командировках № 749 направление работников в служебную командировку производится по распоряжению работодателя и, как правило, оформляется изданием соответствующего приказа.

    Для оформления и учета направления работника(ов) в командировку применяются утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) — если в командировку направляется один работник, и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) — если в командировку направляются несколько работников.

    Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (форма № Т-9 или Т-9а) заполняет работник отдела кадров на основании служебной записки или другого документа, из которого следует необходимость направления работника в командировку.

    Данная форма заполняется работником кадровой службы и подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, а также цель, время и место командировки.

    При необходимости в приказе указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

    Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку готовится на основании документа, подтверждающего необходимость данной поездки.

    Таким документом может быть служебное задание (см. с. 678), служебная зат ка руководителя подразделения или иной документ, из которого следует нес ходимость направления сотрудника в служебную командировку с определен» целью и на определенный срок.

    В заголовочной части приказа по форме № Т-9, как и в форме № Т-9а, указываются наименование организации, код организации по ОКПО, дата и номер документа Порядок заполнения других реквизитов формы № Т-9 представлен в таблице 8, формы № Т-9а — в таблице 9.

     

    Таблица 8 – Заполнение приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9)

    Наименование реквизита

    Необходимо указать

    Строка «Фамилия, имя, отчество»

    Фамилия, имя и отчество сотрудника, которого предполагается направить в служебную командировку.

    ФИО указывается в родительном падеже

    Продолжение таблицы 8

    Наименование реквизита

    Необходимо указать

    Графа «Табельный номер»

    Табельный номер этого работника

    Строка «Структурное подразделение»

    Структурное подразделение, в котором числится направляемый в командировку сотрудник

    Строка «Должность (специальность, профессия)»

    Профессия командируемого сотрудника (если он является рабочим) или занимаемая им должность (если он относится к другим категориям сотрудников — ИТР, служащим и т.п.)

    Строка «Место назначения (страна, город, организация)»

    Данные о том, куда командируется работник.

    Эти сведения указываются в следующем порядке: страна, в которую работник направляется в командировку (при командировках внутри страны записываем — РФ); республика, край, область (записывается, если пункт командировки не является республиканским, краевым или областным центром); район (записывается, если место командировки является населенным пунктом районного подчинения); пункт командировки (город, поселок, станция и т.п.).

    Наименование организации, в которую направляется командируемый работник, желательно указывать полностью, а при использовании сокращенного наименования необходимо позаботиться о том, чтобы используемые сокращения позволяли однозначно идентифицировать указанную организацию

    Строка «Сроком на»

    Продолжительность командировки с учетом времени в пути (в календарных днях)

    Строка «С … по..

    Записываются даты начала и окончания командировки

    Строка «С целью»

    Цель командировки работника, которая определяется руководителем командирующей организации (п. 6 Положения о командировках № 749) и зависит от конкретных обстоятельств, связанных с направлением работника в командировку

    Строка «Командировка за счет средств»

    Указывается, за чей счет оплачиваются расходы на командировку. Как правило, все расходы несет организация, в которой работает командируемый сотрудник, однако возможна ситуация, когда все или часть расходов берет на себя принимающая сторона (или вообще кто-то третий). Если работник работает в двух (или более) организациях и его направляют в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними (п. 9 Положения о командировках № 749)

    Строка «Основание»

    Ссылка на служебное задание и/или иное основание.

    Основанием для направления работников в командировку могут быть служебная записка, договор, письмо, график плановых командировок (например, при выполнении строительно-монтажных работ, проведении ревизий) и т.п.

    Строка «Руководитель организации»

    Должность и расшифровка подписи руководителя организации или иного лица, которое уполномочено подписывать такие документы вместо руководителя.

    Указывается должность и расшифровка подписи должностного лица, которому планируется передать на подпись данный документ

    Составленный выше проект приказа (распоряжения) о направлении работника(ов) в командировку передается на подпись руководителю организации.

    Если у руководителя имеются замечания по тексту документа или по самому факту направления сотрудника в командировку, то проект возвращается на доработку. Если возражений нет — в специально отведенном для этого месте он ставит свою подпись.

     

    Таблица 9 – Составление приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а)

    Наименование реквизита

    Необходимо указать

    Строка «Фамилия, имя, отчество»

    В родительном падеже указываются фамилии, имена и отчества работников, которых предполагается направить в служебную командировку

    Строка «Табельный номер»

    Указываются табельные номера этих работников

    Строка «Структурное подразделение»

    Структурные подразделения, в которых числятся направляемые в командировку сотрудники. Если в организации нет структурных подразделений, графа не заполняется

    Строка «Должность (специальность, профессия)»

    Профессии командируемых сотрудников (если они являются рабочими) или занимаемые ими должности (если они относятся к ИТР, служащим и т.п.)

    Строка «Место назначения: (страна, город)»

    Данные о том, куда командируется работник.

    Эти сведения указываются в следующем порядке:

    страна, в которую работник направляется в командировку (при командировках внутри страны записываем — РФ);

    республика, край, область (записывается, если пункт командировки не является республиканским, краевым или областным центром);

    район (записывается, если место командировки является населенным пунктом районного подчинения);

    пункт командировки (город, поселок, станция и т.п.)

    Строка «Место назначения (организация)»

    Наименование организации, в которую направляется командируемый работник.

    Желательно указывать полное наименование, а при использовании сокращенного наименования необходимо позаботиться о том, чтобы используемые сокращения позволяли однозначно идентифицировать указанную организацию

    Строка «Дата начала»

    Даты отъезда сотрудников в командировку

    Строка «Дата окончания»

    Предполагаемые даты возвращения сотрудников из командировки

    Строка «Срок (календарные дни)»

    Количество календарных дней, на которое командируются сотрудники (с учетом времени в пути)

    Продолжение таблицы 9

    Наименование реквизита

    Необходимо указать

    Строка «Цель»

    Цель командировки работника, которая определяется руководителем командирующей организации (п. 6 Положения о командировках № 749) и зависит от конкретных обстоятельств, связанных с направлением работника в командировку

    Строка «Командировка за счет средств»

    Указывается, за чей счет оплачиваются расходы на командировку. Как правило, все расходы несет организация, в которой работает командируемый сотрудник, однако возможна ситуация, когда все или часть расходов берет на себя принимающая сторона (или вообще кто-то третий). Если работник работает в двух (или более) организациях и его направляют в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними (п. 9 Положения о командировках № 749)

    Строка «Основание»

    Ссылка на служебное задание и/или иное основание.

    Основанием для направления работников в командировку могут быть служебная записка, договор, письмо, график плановых командировок (например, при выполнении строительно-монтажных работ, проведении ревизий) и т.п.

    Строка «Руководитель организации»

    Должность и расшифровка подписи руководителя организации или иного лица, которое уполномочено подписывать такие документы вместо руководителя.

    Следует указать должность и расшифровку подписи должностного лица, которому планируется передать на подпись данный документ

     

     

    Подписанный выше руководителем организации приказ передается секретарю или иному ответственному работнику на регистрацию.

    Этот работник (работники) ставит на приказе номер и дату и вместе с копией служебного задания для направления в командировку (которая впоследствии будет служить бланком для составления отчета о его выполнении) передает в отдел кадров (или в секретариат) для ознакомления с ним работника и подготовки командировочного удостоверения.

    Действующими нормативными документами не запрещено регистрировать приказы (распоряжения) непосредственно в момент их подготовки. Однако в этом случае время от времени будут регистрироваться «несуществующие» приказы (те, которые не подпишет руководитель или подпишет в более позднюю дату). Все это затрудняет ведение учета и составление отчетности. Поэтому авторы рекомендуют регистрировать приказы (распоряжения) только после их окончательного утверждения руководителем организации или уполномоченным им лицом.

    В графе «Номер документа» указывается порядковый номер приказа (распоряжения).

    В графе «Дата»
    указывается дата издания приказа (т.е. дата его подписания руководителем организации).

    Подписанный и зарегистрированный приказ (форма № Т-9) вручается для ознакомления командируемому сотруднику. Если в командировку направляется группа работников и приказ составляется по форме № Т-9а, то этот приказ вручается для ознакомления каждому из работников, указанным в данном приказе.

    Одновременно с приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку ему вручается копия служебного задания для направления в командировку, которая впоследствии будет служить бланком для составления отчета о его выполнении.

    Ознакомившись с приказом (распоряжением), работник подписывает его в специально отведенном для этого месте и ставит дату ознакомления.

    Командировочное удостоверение(форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)). Этот документ служит оправданием о месте и времени нахождения в командировке и прилагается к авансовому отчету для начисления суточных и учета командировочных расходов.

    Как следует из положений пунктов 7 и 15 Положения о командировках № 749, командировочное удостоверение оформляется в следующих случаях:

    – при направлении работника в служебную командировку на территории Российской Федерации;

    – при направлении работника в служебную командировку в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

    При направлении работника в командировку в другие иностранные государства (кроме указанных выше) командировочное удостоверение не оформляется (п. 15 Положения о командировках № 749).

    Форма командировочного удостоверения (форма № Т-10) является унифицированной. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    Как указано в п. 7 Положения о командировках № 749, командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, выписывается работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или форма № Т-9а), подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

    Командировочное удостоверение выписывается должностным лицом организации, направляющей своего работника в командировку.

    В заголовочной части командировочного удостоверения по форме № Т-10 указываются наименование организации, код организации по ОКПО, дата и номер документа.

    Порядок заполнения других реквизитов формы № Т-10 представлен в таблице 10.

    Командировочное удостоверение передается на подпись руководителю организации.

    Если у руководителя имеются замечания, то документ возвращается без подписи на доработку (или уничтожается, если руководитель вообще не считает необходимым посылать данного сотрудника в командировку).

    Если возражений нет — в специально отведенном для этого месте он ставит свою подпись.

    Возможна такая организация документооборота, при которой командировочное удостоверение подписывается одновременно с приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку и служебным заданием.

    Подписанное выше руководителем организации командировочное удостоверение передается секретарю или иному ответственному работнику на регистрацию. Этот работник ставит на удостоверении номер и дату и вместе с копией служебного задания для направления в командировку (которая впоследствии будет служить бланком для составления отчета о его выполнении) передает в отдел кадров (или в секретариат) для выдачи работнику.

     

    Таблица 10 – Заполнение командировочного удостоверения по форме № Т-10

    Наименование реквизита

    Необходимо указать

    Строка «Работник»

    В именительном падеже указываются фамилия, имя и отчество работника, которого предполагается направить в служебную командировку

    Графа«Табельный номер»

    Табельный номер этого работника

    Строка «Структурное подразделение»

    Наименование структурного подразделения, в котором числится направляемый в командировку работник. Если в организации нет структурных подразделений, графа не заполняется

    Строка «Должность (специальность, профессия)»

    Профессия командируемого сотрудника (если он является рабочим) или занимаемая им должность (для ИТР, служащих и т.п.)

    Строка «Командируется в (место назначения (страна, город, организация)»

    Данные о населенном (или ином) пункте и наименование организации, куда работник направляется в командировку. Желательно указывать полное наименование организации, в которую направляется командируемый работник, а при использовании сокращенного наименования необходимо позаботиться о том, чтобы сокращения позволяли однозначно идентифицировать указанную организацию

    Строка «Для    

    Цель командировки работника, которая определяется руководителем командирующей организации (п. 6 Положения о командировках № 749) и зависит от конкретных обстоятельств, связанных с направлением работника в командировку

    Строка «На…»

    Количество календарных дней, на которое командируется сотрудник (не считая времени в пути)

    Строка «С … по ..»

    Даты начала и окончания командировки с учетом времени в пути

    Строка «Руководитель»

    Должность и расшифровка подписи руководителя организации или иного лица, которое уполномочено подписывать такие документы вместо руководителя

     

     

    Действующими нормативными документами не запрещено регистрировать командировочные удостоверения непосредственно в момент их подготовки. Однако в этом случае время от времени будут регистрироваться «несуществующие» документы (т.е. те, которые потом не подпишет руководитель или подпишет в более позднюю дату). Все это затрудняет ведение учета и составление отчетности.

    В
    графе «Номер документа»
    указывается порядковый номер командировочного удостоверения.

    В связи с тем, что командировочное удостоверение (форма № Т-10) служит подтверждением пребывания работника в служебной командировке, этот документ должен быть предъявлен в каждом пункте назначения и заполнен на оборотной стороне соответствующими отметками о дате и времени прибытия и выбытия.

    По отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении, определяется фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения о командировках № 749).

    Отметки о прибытии и выбытии делаются в хронологическом порядке в той части командировочного удостоверения, где имеется четыре группы парных записей о выбытии и прибытии (на оборотной стороне формы № Т-10).

    Отметки в удостоверении делаются:

  • в день убытия в командировку (по месту работы командированного сотрудника);
  • в день прибытия на место назначения (на предприятии, в которое командирован сотрудник);
  • в день убытия из места командировки к месту постоянной работы (в организации, куда командирован сотрудник);
  • в день прибытия из командировки (по месту работы командированного сотрудника).

    В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован (п. 7 Положения о командировках № 749).

    В организации, направившей работника в командировку, делается самая первая отметка. По строке «Выбыл из» указывается место нахождения этой организации.

    В следующей строке указывается дата выбытия — число, месяц (прописью) и год.

    Сделанная запись заверяется подписью руководителя или должностного лица, ответственного за производство отметок в командировочном удостоверении, которое назначается приказом руководителя. Здесь же ставится печать организации.

    Согласно п. 7 Положения о командировках № 749 отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная организация для свидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

    После возвращения работника организации из командировки, в его командировочном удостоверении уполномоченным на это работником делается отметка о прибытии:

    – записывается место нахождения организации;

    – указывается дата прибытия;

    – ставится подпись и расшифровка подписи (фамилия и инициалы) работника, сделавшего отметку;

    – ставится печать.

    В
    графе «Дата фактического прибытия»
    журнала указывается дата возвращения работника из командировки, которая должна совпадать с датой отметки в командировочном удостоверении о прибытии работника в организацию, направившую его в командировку.

    Согласно п. 8 Положения о командировках № 749 учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации, ведется в специальной форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

    Лицо, ответственное за ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначается руководителем организации (см. п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н).

    До того как будут сделаны первые записи, в специально отведенной строке журнала необходимо указать наименование организации.

    Затем по мере направления работников в командировки и их возвращения в журнал вносятся соответствующие сведения.

    Порядок заполнения журнала приведен ниже в таблице 11.

     

    Таблица 11 – Заполнение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из ЗАО «Восход»

    Наименование реквизита

    Необходимо указать

    Графа «№ п/п»

    Порядковый номер записи в журнале

    Графа «Фамилия, имя и отчество командированного работника»

    Фамилию, имя и отчество работника, который направляется в командировку

    Графа «Дата и номер командировочного удостоверения»

    Дату и номер командировочного удостоверения, выписанного работнику

    Графа «Место командирования/наименование организации»

    Наименование организации, в которую направляется командируемый работник

    Графа «Место командирования/пункт назначения»

    Место назначения (страна, город), куда направляется командируемый работник

    Графа «№ п/п»

    Порядковый номер записи в журнале

    Графа «Дата и номер командировочного удостоверения»

    Дату и номер командировочного удостоверения, выписанного работнику

    Графа «Место командирования/наименование организации»

    Наименование организации, в которую направляется командируемый работник

     

     

    Согласно п. 8 Положения о командировках № 749 в организациях, в которые командируются работники, должен вестись учет прибывших работников по специальной форме – в виде Журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

    Лицо, ответственное за ведение журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначается руководителем организации (см. п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н).

    До того, как будут сделаны первые записи, в специально отведенной строке журнала необходимо указать наименование организации.

    Затем по мере прибытия работников других организаций в командировки и их выбытия в журнал вносятся соответствующие сведения.

    Порядок заполнения журнала приведен в таблице 12.

     

    Таблица 12 – Заполнение журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

    Наименование реквизита

    Необходимо указать

    Графа «№ п/п»

    Порядковый номер записи в журнале

    Графа «Фамилия, имя и отчество командированного работника»

    Фамилию, имя и отчество работника, который прибыл в командировку

    Графа «Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение»

    Наименование организации, из которой командирован работник (оно указано в командировочном удостоверении)

    Графа «Дата прибытия»

    Дата прибытия работника в организацию, куда он был командирован

    Графа «Дата выбытия»

    Дата выбытия работника из организации, в которую он был командирован

     

    Как указано в п. 10 Положения о командировках № 749, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и оформляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2)

    Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели (п. 11 Порядка по ведению кассовых операций).

    Согласно п. 10 Положения о командировках № 749 работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

    При расчете размера аванса на командировочные расходы необходимо учитывать:

  • стоимость проезда к месту командировки;
  • размер расходов на проживание;
  • установленный размер суточных;
  • время пребывания в командировке.

    Размер суточных зависит от фактической продолжительности командировки, при этом они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в т.ч. за время вынужденной остановки.

    Для расчета аванса на командировочные расходы организациям рекомендуется составлять соответствующую смету.

    Выдача аванса на командировочные расходы оформляется расходным кассовым ордером.

    При выдаче денег на командировочные расходы:

    – по строке «Основание» указывается — на командировочные расходы;

    – по строке «Приложение» может быть указано — Копия приказа №    
    от
    Командировочное удостоверение №__
    и
    смета командировочных расходов.

    В том случае, если затраты на командировку превысили сумму выданного аванса и при этом подтверждены оправдательными документами, руководитель организации может принять решение о возмещении перерасхода. В этом случае выписывается расходный кассовый ордер на сумму перерасхода.

    На сумму перерасхода на основании представленного в бухгалтерию авансового отчета выписывается расходный кассовый ордер.

    По строке «Основание» расходного кассового ордера указывается Возмещение перерасхода по авансовому отчету № от __.

    По строке «Приложение» указываются наименования и реквизиты прилагаемых к расходному кассовому ордеру документов. Обычно таким документом бывает авансовый отчет. Следует отметить, что он может прилагаться к расходному кассовому ордеру, а может храниться отдельно.

     

    3.3 Особенности документального оформления представительских расходов

     

    Налоговый кодекс не дает четкого описания процедуры и перечня документов, необходимых для оформления представительских расходов, поэтому в ЗАО «Восход» в соответствии с разъяснениями Минфина, по мнению которого (см. письма Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) «Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

    — приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

    — смета представительских расходов;

    — первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

    — отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

    — цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

    — иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

    Выделенный оборот «могут являться, в частности» свидетельствует о том, что перечень документов не является исчерпывающим и обязательным. Главное, чтобы оформленные организацией документы соответствовали требованиям действующего законодательства и подтверждали экономическую обоснованность произведенных расходов.

    Перечисленные в письмах Минфина первичные документы относятся к конкретному мероприятию. Вместе с тем, для более полного экономического обоснования подобных затрат рекомендуется оформлять документы общего характера (т.е. относящиеся ко всем представительским мероприятиям, а не только к конкретному).

    На начало года в ЗАО «Восход» составляется смета представительских расходов на текущий год. Данная смета утверждается руководителем организации.

    Таким образом, в начале каждого года составляется смету представительских расходов и утверждаем ее у руководителя или на общем собрании учредителей.

    Помимо этого следует издается внутренний организационно-распорядительный документ (например, Положение о проведении представительских мероприятий, утвержденное приказом руководителя организации, или приказ), в котором могут быть отражены следующие моменты:

    — порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

    — порядок расходования средств на представительские расходы;

    — порядок документального оформления представительских расходов;

    — порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

    — нормирование отдельных видов представительских расходов (лимитирование отдельных видов представительских расходов никакими законодательными актами не установлено, однако, данный пункт будет подтверждать, что в организации осуществляется контроль за расходование денежных средств).

     

     

     

    3.4 Совершенствование первичного учета операций по расчетам с подотчетными лицами

     

    В ЗАО «Восход» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

    Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

    – сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

    – порядок представления авансовых отчетов;

    – запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

    – запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

    Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке..

    Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

    Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.

    К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

    Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

    Также по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

    В ЗАО «Восход» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

    Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

    А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное – не превысить лимит наличных в кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 21300 рублей.

    Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров.

    Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичного учетного документа, данному в п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составить первичные учетные документы, в частности бухгалтерскую справку или авансовый отчет.

    Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов (постановление ФАС ВВО от 19.12.05 № А28-4833/2005-137/18). В любом случае расходы работника на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем.

    Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС.

    Так же дело обстоит при оплате услуг сотовой связи подотчетным лицом через свободные кассы.

    Лучшим разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг сотовой связи. Тогда предприятие сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

    Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

    Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки.

    Также нужно вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

    Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу – бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

    Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.

    Определенные виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации в учетной политике (приложение). Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные и операционные расходы.

    Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.

    Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

    В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

    Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

    Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

    Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

    СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

     

     

  1. Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) (в ред. от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) // Российская газета. – 25 декабря 1993 г.
  2. Гражданский Кодекс РФ. Часть первая – Федеральный закон от 30.11.1994 г. № 51-ФЗ (в ред. ФЗ от 30.11.2011 № 363-ФЗ). Принят Государственной думой 21.10.1994. // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1994. – № 32. – С. 3301.
  3. Гражданский кодекс РФ. Часть вторая – Федеральный закон от 26 01.1996. №14-ФЗ (в ред. ФЗ от 30.11.2011 № 363-ФЗ) Принят Государственной Думой 22.12.1995. // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1996. – № 5. – Ст. 410.
  4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (в ред. ФЗ от 22.11.2011 № 334-ФЗ )// Российская газета от 29 декабря 2001 г.
  5. Федеральный закон «О бухгалтерском учете « от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в ред. ФЗ от 28.11.2011 ФЗ № 339-ФЗ) Принят Государственной Думой 23.02.1996. Одобрен Советом Федерации 20.03.1996 // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1996. – № 48. – Ст. 5369.
  6. Приказ Минфина России от 09.07.2007 «Об утверждении формы бланков строгой отчетности»: Зарегистрирован в Минюсте РФ 17 июля 2007 г. № 9857 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2007. № 31.
  7. Агеева О.А. Развитие бухгалтерского учета и финансовой отчетности // Бухгалтерский учет. – 2009. – № 9. – С. 13-20.
  8. Бабаев Ю.А., Петрова А.М. Бухгалтерский учет и контроль / Ю.А. Бабаев, А.М. Петрова. – М.: ТК Велби, 2008. – 68 с.
  9. Бородин В. А. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов / Бородин В. А. – 6 – е изд., перераб. И доп. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2009. – 528 с.
  10. Бухгалтерский учет: Учебник/ Под ред. П. С. Безруких. – 8 – е изд., перераб. и доп. – М.: Бухгалтерский учет, 2008. – 312 с.
  11. Верховцев А.В. Делопроизводства в бухгалтерии: 3-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2009 – 130 с.
  12. Вещунова Н.Л. Бухгалтерский учет: учеб. / Н.Л. Вещунова, Л.Ф. Фомина. – М.: Проспект, 2011. – 669 с.
  13. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете / Под ред. Г.Ю. Касьяновой. –М.: АБАК, 2012. – 800 с.
  14. Донцова Л.В. Анализ финансовой отчетности: практикум / Л.В. Донцова, Н. А. Никифорова. –М.: Дело и Сервис, 2010. – 144 с.
  15. Ерофеева В.А. Бухгалтерская (финансовая) отчетность / В.А. Ерофеева, Г.В. Клушанцева. –М.: Юрайт, 2009. – 368 с.
  16. Камышанов П.И. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: составление и анализ / П.И. Камышанов, А.П. Камышанов. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Омега-Л, 2010. – 214 с.
  17. Керимов В. Э. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник. – М.: Издательско – торговая корпорация «Дашков и Ко», 2008. – 724 с.
  18. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: учеб. / Н.П.Кондраков.- 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2010.- 591 с.
  19. Краснова Л. П., Шалашова Н. Т., Ярцева Н. М. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: Юристъ, 2001. – 257 с.
  20. Курс экономики / Под ред. Б.А.Райзенберга. –М.: ИНФРА-М, 2009.
  21. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лоптникова. – 5-е изд. –М.: Омега-Л, 2009. – 319 с.
  22. Любушин Н.П. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: учеб пособие для вузов / Н.П. Любушин, В.Б. Лещева, В.Г. Дьякова, под ред. Проф. Н.П. Любушина. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 471 с.
  23. Экономический анализ: Учебник для вузов / Под ред. проф. Л.Т. Гиляровской. – 2-е изд., доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 615 с.

     

     


     

<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 1.36MB/0.00075 sec

WordPress: 25.38MB | MySQL:117 | 5,411sec