Делопроизводство на коммерческом предприятии

<

091713 1324 1 Делопроизводство на коммерческом предприятии

1 Заявление об увольнении

Увольнение — в трудовом праве прекращение трудовых отношений между работником и работодателем. Также под увольнением могут понимать освобождение должностного лица или служащего от государственной или иной должности или предоставление военнослужащему права покидать расположение воинской части (корабля) или убывать с места службы на установленное непродолжительное время.

Вопросы увольнения оговариваются в трудовом договоре и трудовом законодательстве.

Заявление — официальное обращение, которое подается в целях реализации права или законного интереса гражданина. Оно носит личный характер, но может быть основанием для подготовки многих управленческих документов.

Оформление заявления зависит от того, работает ли заявитель в данной организации (тогда это заявление работника) или нет (тогда это заявление гражданина).

В заявлении работника с просьбой об увольнении должны быть следующие реквизиты:

— автор;

— адресат;

— название вида документа;

— дата составления;

— текст;

— отметка о наличии приложений;

— подпись;

— визы;

— резолюция;

— отметка об исполнении.

В заявлении работника автором является структурное подразделение, в котором он работает. Если работник подчинен непосредственно руководителю организации, указывается наименование организации. Реквизит проставляется в левом верхнем углу листа от границы поля.

Реквизит «Адресат» размещается в правом верхнем углу листа и включает в себя наименование должности руководителя, его инициалы и фамилию в дательном падеже.

Реквизит «Название вида документа» располагается слева, после названия структурного подразделения или организации, через два межстрочных интервала.

Датой заявления является дата его составления. Обычно она обозначается цифровым способом и располагается от границы левого поля после указания вида документа, через два межстрочных интервала.

Текст заявления излагается от первого лица и в зависимости от характера заявления может включать вводную часть с изложением причин написания документа и вывод, содержащий просьбу автора. Для большинства заявлений структура текста достаточно типизирована. Так, в заявлении об увольнении содержится просьба об увольнении, его причина (по собственному желанию, в связи с выходом на пенсию, с зачислением в учебное заведение и др.), сроки увольнения. Для подобных типовых ситуаций во многих организациях разработаны трафаретные формы заявлений, в которых заявитель заполняет лишь переменные реквизиты.

Отметка о наличии приложений указывается в том случае, если прилагаемый документ (или его копия) служит подтверждением прав заявителя. Данная отметка располагается через два межстрочных интервала ниже последней строки текста от левого поля. Если приложение называется в тексте, его название не дублируется. Если прилагаемые документы в тексте не называются, они должны быть названы в отметке.

Реквизит «Подпись» в заявлении работника составляют наименование его должности, личная подпись, ее расшифровка.

Виза должностных лиц, заинтересованных в решении вопроса и уполномоченных на это, включает должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату; размещается под реквизитом «Подпись». Заявление об увольнении визируется руководителем структурного подразделения.

Резолюция руководителя содержит результат рассмотрения документа руководителем организации. Она размещается под реквизитом «Адресат» и состоит из следующих элементов: текста, подписи и даты. В данном случае текст резолюции включает указание о порядке подготовки вопроса и включает три части: исполнитель, характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

Затем заявление с резолюцией руководителя предприятия направляется в отдел кадров для подготовки приказа об увольнении.

 

 

2 Приказ об увольнении


 

Общий порядок оформления расторжения трудового договора регламентирован ст.84.1 ТК РФ.

Увольнение работника (прекращение трудового договора) оформляется приказом работодателя по форме Т-8 (Т-8а). Форма Т-8 (Т-8а) — приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником, применяется для оформления и учета увольнения работников. Приказ об увольнении заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется под роспись работнику.

В случае, когда невозможно довести до сведения работника приказ об увольнении или работник отказывается ознакомиться с ним, на приказе производится соответствующая запись.

Более серьезным доказательством отказа от подписи приказа об увольнении является акт, подписанный несколькими работниками организации.

На основании приказа о расторжении трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма Т-2 или Т-2ГС), лицевом счете (форма Т-54 или Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Запись в трудовую книжку об основании и о причине увольнения (прекращения трудового договора) должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового Кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

Днем прекращения действия трудового договора является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

По общему порядку увольнения работодатель обязан произвести расчет с работником и выплатить ему денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). В последний день работы (прекращения действия трудового договора) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с указанием причины увольнения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Служебная записка

 

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчетный характер. Подписывает ее руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника.

 Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях однотипности оформления документации.

 Служебная записка состоит из следующих частей:

«шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже); 

дата составления и номер служебной записки;

наименование документа («Служебная записка»);

заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки);

текст документа; 

должность составителя, подпись и расшифровка подписи — фамилия, имя, отчество автора служебной записки;

Наиболее общие требования к подготовке служебных записок изложены в ГСДОУ и Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов. Указанные требования конкретизированы в «Типовой инструкции по делопроизводству» применительно к одному из видов служебных записок — пояснительной записке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Письмо-предупреждение

 

Письмо-предупреждение — деловое письмо, направляемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства, принятые договоренности или установленные законом нормы. Письмо- предупреждение может сообщать о приближении установленных сроков, если у автора письма есть серьезные опасения об их возможном нарушении.

Как правило, к письму- предупреждению прибегают в тех случаях, когда нужно письменно зафиксировать факт нарушения обязательств или несоблюдения установленных норм и правил. Обычно письма-н предупреждение используются тогда, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров, личных встреч или если правилами взаимоотношений сторон предусмотрено только письменное общение. В письмах- предупреждениях встречаются следующие фразы:

Предупреждаем Вас… Предупреждаем о сроках выполнения… Вторично предупреждаем Вас… Обращаем Ваше внимание на то, что… Считаем необходимым предупредить вас… Ставим Вас в известность, что…

Письмо-предупреждение почти всегда содержит одновременно предупреждение и просьбу, например:

<

Предупреждаем о нашем предложении поставить оборудование по производству керамической плитки и просим в 10-дневный срок подтвердить свое согласие или отказ от приобретения данного оборудования.

Письмо-предупреждение может состоять только из одного напоминания, например:

Предупреждаем Вас, что в соответствии с договором от 01.12.2011 № 45/34 Ваше предприятие до 01.01.2012 должно оплатить обучение слушателей курсов повышения квалификации газоэлектросварщиков в количестве четырех человек. В противном случае будет подан иск в арбитражный суд.

В тексте письма-предупреждения может быть дана ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, как в приведенном выше примере. Если отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее, письмо-предупреждение отправляется второй раз с отметкой в тексте: «Вторично предупреждаем, что…» или «Предупреждаем вторично, что…» Письмо-предупреждение может также содержать дополнительную информацию, разъясняющую или уточняющую позицию автора или содержащую новую информацию, неизвестную адресату. В письме-предупреждении может быть предупреждение о возможности применения определенных санкций, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например:

В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции… В противном случае мы не несем ответственности за… В противном случае мы оставляем за собой право… и т. п.

Письмо-предупреждение предшествует письму-требованию. Письмо-предупреждение может содержать требования или угрозы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 Объяснительная записка

 

Одним из видов служебной переписки является внутренняя переписка, проходящая в рамках компании. Если вопрос устно не может быть решен, то составляются служебные записки – объяснительные или докладные.

Объяснительная записка в качестве информационно-справочного документа знакома не только сотрудникам отдела кадров, но и остальным работникам организации. В основном она составляется в случаях, когда нарушается трудовая дисциплина, хотя может быть составлена и по вопросам основной деятельности.

Объяснительная записка – это документ, который составляется для пояснения отдельных положений основного документа (проекта, плана, отчета, задания) или для объяснения причины какого-то события, факта, происшествия, поведения или поступка отдельного человека (при возникновении нештатных ситуаций, когда нарушается дисциплина труда или причиняется материальный ущерб работодателю).

Письменное объяснение сотрудника сопровождает документирование привлечения его к ответственности. На практике сотрудник сообщает о причинах и обстоятельствах совершения проступка именно в объяснительной записке. Этот документ является одним из оснований для оценки тяжести проступка и обстоятельств, при которых он совершался.

Объяснительная записка состоит из двух разделов: первый – факты, ставшие поводом к написанию записки; второй – причины, которые объясняют данную ситуацию.

Текст должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

От докладных записок объяснительная записка отличается по структуре текста тем, что в ней не содержится предложений и выводов. Она может составляться должностным лицом или структурным подразделением.

бычно объяснительная записка пишется работником от руки в свободной текстовой форме. Также допускается оформление машинописным способом. Иногда в организациях используются типовые бланки, которые утверждаются и в качестве приложения к кадровому делопроизводству (включаются в альбом форм документов кадрового отдела или табель).

Принято считать, что, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения руководителя компании или уполномоченного должностного лица, то документ должен быть зарегистрирован, так как он требует исполнения и может быть использован в справочных целях.

Регистрируя объяснительную записку, нужно соблюдать правило: исходящие, входящие и внутренние документы должны регистрироваться отдельно.

Обычно у объяснительных записок есть сложный регистрационный индекс, также как и для регистрации исходящих документов. Он может состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Для регистрации данного документа используются специальные регистрационные формы, например, журнал регистрации объяснительных записок или докладных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6 Доверенность на получение ценных бумаг

 

Акционер может использовать свои права, которые вытекают из права владения акциями, лично или поручать их использование другим лицам на основании письменно оформленной доверенности.

В   доверенности   акционера — физического   лица (гражданина) должны быть указаны:

—    данные  доверителя:   полное  имя  акционера (фамилия,   имя,   отчество);   его   паспортные   и адресные данные;

—   количество   акций,   по   которым   передаются права;

— данные доверенного лица: полное имя, паспортные и адресные данные.

В доверенности  акционера-юридического лица (организации) указываются:

—   наименование и реквизиты организации, в том числе банковские;

– количество   акций,   по   которым   передаются права;

—   полное имя и паспортные данные лица, назначаемого представителем.

Доверенность подписывается руководителем юридического лица и заверяется его печатью.

В доверенности целесообразно указывать, какие именно права акционер передает своему представителю. Это может быть:

право на участив в управлении обществом:

право  присутствовать   на   Общем   собрании акционеров общества;

право на участие в голосовании на Общем собрании акционеров;

право    выдвигать    кандидатов    в    выборные органы общества;

право быть избранным в Совет директоров или в Ревизионную комиссию общества; право вносить предложения в повестку дня собрания и требовать созыва Общего собрания акционеров;

право на отзыв поданных заявлений; право на ознакомление с документами общества,   не  составляющими  коммерческую  тайну общества, и др.;

право на получение доходов по ценным бумагам общества:

право на получение процентов по облигациям общества;

право на получение дивидендов по акциям и др.

 В случае когда акция достается в общее владение нескольким лицам (например,   по   наследству), право участия в органах управления предоставляется по их усмотрению или одному из них, или их представителю на основе нотариально заверенной доверенности.

В соответствии с законодательством РФ доверенности Физического лица на участие в управлении обществом должны быть заверены у нотариуса.

Доверенности от юридических лиц нотариального заверения не требуют.

Доверенности на получение доходов по ценным бумагам могут быть удостоверены организацией, где работает доверитель или учится, домоуправлением или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

Доверенное лицо — это человек, уполномоченный зарегистрированным держателем акций на осуществление его прав, вытекающих из права владения акциями.

Доверенность может быть выдана на других акционеров общества, их представителей, лиц, не являющихся акционерами общества, а также для участия в Общем собрании акционеров, на Совет директоров.

На случай, если в результате какой-либо причины доверенное лицо не сможет выполнять функции представителя, акционер может назначить не одного, а нескольких доверенных лиц в порядке передоверия.

Например, акционер указывает, что он доверяет получение дивидендов по принадлежащим ему акциям г-ну Д.Д., а если г-н Д.Д. не сможет — г-ну Б.Б. и т.д.

Право распоряжения пакетом акций, которым владеет акционер, может быть передано в целом одному доверенному лицу или же акционер имеет право распределить его среди нескольких лиц, указав при этом, каким количеством имеет право распоряжаться каждый из его представителей.

Например, возможна такая ситуация. Акционер владеет 20 акциями общества. Для представления его интересов на Общем собрании акционеров он назначает двух доверенных лиц. При этом первому своему представителю он с помощью доверенности из своих 20 передает в распоряжение 12 акций, а другому — оставшиеся 8.

Представитель акционеров может быть постоянным (на весь возможный срок) или назначенным на определенный срок (для выполнения какого-либо поручения), что указывается в доверенности. Акционер может в любое время заменить своего представителя, поставив об этом в известность общество.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Доверенность, выданная на более продолжительный срок, действует в течение трех лет со дня ее выдачи.

Доверенность, выданная без указания продолжительности срока действия, сохраняет силу только в течение одного года со дня ее совершения.

Доверенность, на которой не указана дата ее совершения, является недействительной.

Доверенность должна быть зарегистрирована в обществе.

Доверенное лицо акционера, действующее на основании зарегистрированной в обществе доверенности, является полномочным представителем акционера.

Порядок регистрации и хранения выданных акционерами доверенностей определяется самим обществом и обычно организуется в структуре общества, ответственной за работу с акционерами (например, в отделе по работе с ценными бумагами). При регистрации доверенности ей может присваиваться номер, который фиксируется в специальном журнале и в виде специальной отметки на самой доверенности.

Доверенности могут или храниться в обществе в течение всего времени их действия, или же предъявляться доверенным лицом только при использовании вытекающих из нее прав. Если они хранятся в обществе, их предъявления каждый раз при использовании тех или иных предоставляемых доверенностью прав не требуется.

Общество имеет право осуществлять контроль  за  правильностью  выдачи  и  оформления доверенностей, истечением их срока действия, и в случае несоответствия установленным нормам отказать в регистрации или аннулировать их.

Общество вправе не уведомлять акционера о том, что срок выданной им доверенности истек или что его доверенность признана недействительной.

Если доверенность признана недействительной, доверенное лицо лишается права осуществлять возложенное на него поручение.

При этом, если сам акционер не использует свои права (лично или посредством оформления новой доверенности), общество за это ответственности не несет.

 Доверенность может быть отозвана как явно — по письменному заявлению акционера, так и косвенно.

Личное использование акционером своих прав или выдача новой доверенности на другое лицо для использования им прав, идентичных предоставляемым в старой доверенности, означает автоматически аннулирование ранее выданной доверенности.

При этом акционер-доверитель может не уведомлять ранее назначенного представителя об аннулировании доверенности, передающей ему те или иные права.

Поэтому при использовании предоставляемых ему прав доверенному лицу следует убедиться, что доверитель не выдал новую доверенность по тем же акциям другому лицу.

В случае если акционер выдал две и более доверенности, дающие одинаковые права по одним и тем же акциям, и нет возможности аннулировать ни одну из них ни по правилам оформления, ни по срокам выдачи (выданы в один день), доверенные лица должны договориться между собой сами.

Если в результате они не придут к взаимному соглашению, общество или же может произвести перерасчет акций, которыми может распоряжаться каждый из доверенных лиц, или же признать доверенности не действительными.

Акционер-доверитель вправе отозвать доверенность лишь на определенное время, т.е. прервать ее действие, не аннулируя.

Скажем, акционер выдал своему представителю доверенность на участие в Общем собрании акционеров сроком на 3 года. Однако при желании в течение этих трех лет он может воспользоваться своим правом сам, приняв личное участие в каком-либо из собраний, не аннулируя доверенность на весь последующий срок. Тем самым действие доверенности лишь прерывается на конкретный момент времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7 Расписка

 

Расписка – это документ, в котором подтверждаются действия, которые уже случились (как правило, получение денег или материальных ценностей от предприятия или частного лица).

Составляют расписку в свободной форме на чистом листе бумаги в большинстве случаев от руки или машинописным способом. В расписке должны быть такие сведения:

–  название вида документа (расписка);

– должность автора (если требуется);

– фамилия, имя, отчество в родительном падеже лица, которое дает расписку;

– сумма взятых денег или материальных ценностей;

– дата оформления документа;

–  подпись автора.

Полученную сумму денег в расписке указывают цифрами, а в скобках расшифровывают словами.

В расписке, как и в поручении, категорически запрещается делать какие-либо исправления. Все свободные места между текстом и подписью подчеркивают.

Расписку составляют в одном экземпляре и сохраняют наравне с денежными и ценными документами.

Иногда в расписке обозначают свидетелей, то есть лиц, в присутствии которых она была написана. В таком случае эти лица удостоверяют документ своими подписями.

 

 

 

 

 

 

8 Резюме

 

Резюме (от фр. résumé) или лат. curriculum vitae, произносится: кури́кулюм ви́тэ, часто сокращают до CV) — документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании и другой относящейся к делу информации, обычно требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу. Резюме заранее составляется соискателем и при необходимости предоставляется работодателю.

Существует несколько основных форматов резюме: хронологический, функциональный и смешанный.

В хронологическом резюме опыт работы указан в строго хронологическом порядке (предпочтительнее использовать обратный хронологический порядок).

В функциональном резюме больший акцент делается на полученных навыках, а не на перечислении мест работы. Этот формат предпочтительнее использовать, если карьера развивалась не по прямой восходящей линии: например, вы были сначала программистом, потом продавцом-консультантом, потом некоторое время безработным, потом снова программистом, руководителем группы программистов и наконец руководителем проекта. Если опыт работы в торговле не имеет отношения к предполагаемой новой работе, не следует делать на нём акцент в резюме.

Резюме должно иметь ярко выраженную структуру и простой язык изложения. У работодателя должно уйти минимум времени на просмотр резюме и принятие решения по нему. В тексте должны бросаться в глаза ваши ключевые способности, достижения, опыт.

Резюме должно быть правильно оформленным. При его чтении не должно рассеиваться внимание. Необходимо сочетать аккуратные промежутки, ровные поля, выделять текст абзацами.

Резюме должно быть кратким. Оптимальный объем 1-2 страницы. Опыт работ подробнее стоит описать за последние 5-7 лет.

Резюме должно быть продуманным. Его содержание должно полностью соответствовать направлению работы, на которую претендует соискатель.

Резюме должно быть точным. Места работы, образование и прочие данные должны быть четко определены, полностью написаны и точно датированы.

Резюме должно быть аккуратным и внешне привлекательным. Оно должно быть напечатано на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Шрифт должен быть хорошо читаемым, как правило, в диапазоне от 12 до 14 пунктов.

Резюме должно быть простым, не содержать обилия графических рисунков, рамок, виньеток и т.п. Аббревиатуры, которые широко не распространены и, возможно, неизвестны работодателю, должны быть расшифрованы. Названия школ, институтов и городов написаны полностью.

Резюме должно быть корректным. В нем лучше использовать краткие фразы, а не длинные словосочетания. Употребленные при необходимости специфические технические термины должны быть понятны неспециалистам.

Резюме должно быть читабельным. Резюме должно быть официальным, не перегруженным данными личного характера, а именно: сведениями о родственниках, росте, здоровье.

К резюме обычно не прилагается фотографии (кроме тех случаев, когда это требует работодатель).

Резюме должно быть законченным. Если работодатели затребуют рекомендации, то их необходимо предоставить. Поэтому не стоит писать в конце резюме: «Рекомендации прилагаются».

При этом резюме необходимо составлять на языке, принятом и употребляемом в организации. Возможно создание нескольких вариантов резюме на разных языках, например русском и английском.

Особенно это важно, если компания иностранная и имеет лишь представительство в РФ.

Таким образом, резюме — это юридический документ, составленный по стандартам и правилам государственного делопроизводства оформленный на каком-то постоянном носителе. Он отображает самые важные данные (место учёбы, работы, возраст, место проживания, контактный телефон, умения, человеческие качества и т.п.). Нужно резюме в основном при приёме на работу, иногда учёбу.

<

Комментирование закрыто.

WordPress: 24.11MB | MySQL:115 | 1,663sec