Государственные стандарты делопроизводства

<

091713 1326 1 Государственные стандарты делопроизводства

1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТАНДАРТОВ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Документационное обеспечение управления сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами — с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией В которой фиксируются все важнейшие управленческие решения. Национальный стандарт ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины — определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

Ниже приведены основные стандарты в области делопроизводства:

– ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

– ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

– ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения»;

–  ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

– ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

– ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»;

– ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

Был принят национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» document определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная, сохраняемая предприятием или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. 

<

Делопроизводство или система документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности/полномочий по управлению документами; установление/распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий. Система делопроизводстваили система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Согласно положениям ГОСТ 15489-1–2007 документы позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо — деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон; документировать текущие или будущие научно-исследовательские/ опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки или достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное, социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

Унифицированные системы документации действуют в целях сокращения количества применяемых документов и подготовки их к стандартизации. В настоящее время действует 8 унифицированных систем документации (УСД):

1.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

2.Унифицированная система банковской документации.

3.Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

4.Унифицированная система отчетно-статистической документации.

5.Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ.

6.Унифицированная система внешнеторговой деятельности.

7.Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

8.Унифицированная система документации по труду.

Общероссийские классификаторы являются средствами информационного обеспечения для интегрированной обработки данных (ОКОГУ). В настоящее время разработаны и действуют 37 общероссийских классификаторов, составляющих Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭИ). К ней относятся:

1.Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления.

2.Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

3.Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР).

4.Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ).

5.Общероссийский классификатор пунктов погрузки и выгрузки на транспорте.

6.Общероссийский классификатор стандартов (ОКС).

7.Общероссийский классификатор продукции (ОКП).

8.Общероссийский классификатор валют (ОКБ).

9.Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ).

10.Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

 

Государственная система документационного обеспечения управления — это совокупность правил и принципов, устанавливающих единые требования к управленческой документации.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) распространяется на все системы документации государственных органов управления. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы:

— документирования управленческой деятельности;

— организации работы с документами;

— механизации и автоматизации;

— организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ закреплены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, разработанной в 1993 г., а также в нормативных документах:

— «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления»;

— «Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций»;

— «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления».

Системы управления базируются на обобщении данных всех сторон деятельности предприятий, организаций в системах информации. Системы информации (документирования) многочисленны и многообразны. Укрупненно их можно представить в виде 8 основных:

1) организационно-правовая система документации, включающая устав, положение, регламент, инструкции, штатное расписание, правила, памятки;

2) плановая система — прогнозы, концепции, программы, комплексные планы, целевые планы, генеральные схемы, графики;

3) распорядительная система документации — постановления, приказы, инструкции, положения, разъяснения, и т.д. на федеральном уровне, уровне субъектов РФ, отраслевом уровне, ведомственном уровне;

4) справочно-информационная и справочно-аналитическая системы — протоколы, доклады, записки, справки, сводки, переписка;

5) система отчетной документации по направлениям и функциям управления;

6) система статистической информации;

7) система финансовой информации в виде отчетной документации или в виде специальной системы;

8) система по центрам ответственности.

 

 


 

<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 0.91MB/0.00032 sec

WordPress: 22.47MB | MySQL:118 | 1,183sec