Способы документирования

<

091713 1328 1 Способы   документирования

1. Определение понятия «документирование».

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «Делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.

Под документированием управленческой деятельности предприятия (организации, учреждения, далее — предприятия) следует понимать фиксацию (запись и оформление) необходимой для подготовки, принятия и последующей реализации управленческих решений информации в соответствии с установленными на предприятии порядком и правилами. Зафиксированная информация представляется в форме управленческого документа. Совокупность управленческих документов образует документацию предприятия. Состав документации предприятия определяется:

1)    пределами ответственности (компетенцией) предприятия;

  1. задачами и функциями деятельности предприятия;
  2. установленным порядком решения вопросов, так или иначе связанных с осуществлением предприятием своей деятельности;
  3. объемом и характером взаимосвязей с другими предприятиями, а также с вышестоящими органами управления (федеральными, местными и ведомственными).

    Формирование и ведение документации предприятия осуществляется в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства — технологии создания, накопления, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности предприятия. Совокупность указанных актов и документов образует нормативную базу делопроизводства, которая включает:

  4. указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном
    уровне;
  5. нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого и ведомственного характера;
  6. нормативно-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ местного характера;
  7. организационно-распорядительные документы предприятий;
  8. государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
  9. государственные стандарты по вопросам ДОУ;
  10. унифицированные системы документации (УСД);
  11. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  12. нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда;
  13. нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов.

    Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

    Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат, В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

    Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.

    Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

    Работа управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на основах научной организации труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.

    Средства механизации подразделяются на:

  • технические средства составления и изготовления документов (пишущие
    автоматы);
  • технические средства для копирования и оперативного размножения документов (электрографическое копировальное оборудование — ксерокс, а также средства оперативной полиграфии — гектографы, ротапринты, ротаторы);
  • технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, датировщики, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, сшиватели, адресовальные, конвертовскрывающие устройства, бумагорезательное оборудование и др.);
  • средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки).

    При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника по двум направлениям: документирование и организация работы с документами. Использование ПЭВМ позволяет отредактировать напечатанный текст, не прибегая к перепечатке документа, набранный текст распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования.

    От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации в будущем.

    В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов.    

    Вид документа следует отличать от его разновидности.

    Вид документа — это обозначение наименования документа. Например, протокол — вид документа. Разновидность его — протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др.

    Или: акт — вид документа, его разновидность — акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.

    Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:

  • организационные документы;    
  • распорядительные документы;
  • справочно-информационные документы.

    Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего это — организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

    В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа — распорядительные документы.

    Третья группа — справочно-информационные документы — включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

    Все перечисленные выше документы относятся к управленческим, или ОРД. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и оформления.

    Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям:

  • прохождение документов в организации должно быть оперативным;
  • движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды;
  • движение документов должно быть целесообразным, документ должен проходить только через те пункты, которые необходимы;
  • процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным.

    Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

    Документооборот является частью организации работы с документами.

    <

    Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документаци-онного обеспечения управления (ГСДОУ).

    Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.

    Объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражено количество основных документов, а в знаменателе — число экземпляров их копий.

    Документооборот каждой организации анализируется службой документационного обеспечения управления. Результаты такого анализа необходимы для расчета:

  • необходимой численности делопроизводственного персонала;
  • загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами;
  • эффективности применения средств механизации и автоматизации дело
    производства.

    Форма делопроизводства в организации может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

    Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все виды работ с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе документационного обеспечения управления, у секретаря), то есть централизованно.

    Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом, так как она позволяет максимально автоматизировать и механизировать трудоемкие операции по обработке документов, контролировать весь делопроизводственный процесс и создавать единую справочно-информационную систему по документам.

    Децентрализованная форма делопроизводства применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим документооборотом. Эта форма предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно исполняет все виды работ с документами.

    В крупных организациях с большим объемом документооборота чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив) проводится в структурных подразделениях.

    В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

  • прием и первичная обработка поступающих документов;
  • предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • регистрация документов;
  • информационно-справочная работа;
  • направление на исполнение;    
  • контроль исполнения;
  • исполнение документов;
  • отправка документов адресатам;
  • формирование дел в соответствии с номенклатурой;
  • хранение и использование документов в текущей деятельности;
  • подготовка и передача дел в архив.

    Все документы организации делятся на три документопотока.

    Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

    Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

    Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

    Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.

    Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документации иного обеспечения управления (ГСДОУ).

    Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.

    Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    2. Определение понятий «документ» и «информация». Роль и функции документа в управленческой деятельности. Формуляр документа. Юридическая сила документа

     

    Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

    Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

    Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об Органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.). Документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

    Информация, которую содержит документ, предназначена для ее сохранения, передачи, распространения во времени и пространстве и использования в различных целях: образовательных, культурологических, исторических, политических, народнохозяйственных, правоохранительных и т.д.

    Своеобразие данного объекта определяется несколькими обстоятельствами. Во-первых, во всех случаях документ — это продукт целенаправленной человеческой деятельности, творение ума, знаний и рук его автора — исполнителя. Во-вторых, данная деятельность направлена на отображение (запечатление, фиксацию) какого-либо элемента, фрагмента окружающего мира (события, человека, действия и т.д.) или определенных сведений о чем-либо, а нередко и того и другого в комплексе. В-третьих, это делается различными способами на основе применения в той или иной мере специальных знаний, навыков, умений, технических средств. В-четвертых, запечатление отображаемого объекта осуществляется на специально подобранном либо изготовленном, пригодном для этого материале (бумаге, дереве, камне и т.д.).

    При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

    1) их юридическую силу;

    2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;

    3) возможность автоматизированной обработки документов.

    Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередь достигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги) (ГОСТ 9327-60) и реквизитам документа. В связи с последним замечанием обратимся к рассмотрению особенностей оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003. Действие указанного стандарта распространяется на организационно-распорядительную документацию, отнесенную к указанной категории в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и включенную в класс 0200000 «Общероссийского классификатора управленческой документации» (ОКУД). Требования ГОСТ Р6.30-2003 в отношении документации являются рекомендуемыми.

     

     

     

     

    3. Классификация документов

     

    С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была проведена классификаций документов по определенным признакам.

    По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

  • письменные (рукописные и печатные);
  • технические — это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приема ми (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;
  • фоно-, аудио-, акустические документы — содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);
  • кинодокументы — изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает
    предметы и события в движении;
  • фотодокументы — изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;
  • аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

    По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.

    По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач,

    По стадиям создания:

  • черновик (предварительная редакция документа);
  • беловик (чистовик);
  • подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);
  • копия документа — точное воспроизведение подлинника. Копии бывают
    факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);
  • отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
  • дубликат — копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;
  • выписка — копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;
  • автограф — документ, написанный рукой автора.

    По срокам хранения:    .

  • документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);
  • документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), — личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;
  • некоторые документы имеют временные сроют хранения (до 10 лет).

    По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

    По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

    По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

    По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

    По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

    По происхождению:

  • именные, или личные (удостоверяющие личность);
  • служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

    По срокам изготовления: срочные, несрочные.

    По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

    По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).

    По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

    По способу фиксации информации документы бывают:

    письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные);

    графические и фото-фоно-кинодокументы.

    По способам и средствам фиксации информации документы подразделяются на машинописные, рукописные, кинодокументы, фотодокументы, видеодокументы, изодокументы (например, изоробот разыскиваемого преступника), фонодокументы (фонограммы с записью устной речи, иных звуков) и др. По видам материала, на котором зафиксированы объекты, могут быть выделены документы, содержащие информацию, зафиксированную на бумаге, и документы, содержащие информацию, зафиксированную на металле, дереве, камне, различных пленках и на ином материале.

    Но все же основным носителем информации является бумага.

    Документы, содержащие определенные сведения, зафиксированные на бумаге с помощью буквенных обозначений, подразделяются на официальные и неофициальные, оригиналы и копии; подлинные и поддельные, рукописные, машинописные, полиграфические и т.д.

    Официальные документы изготавливаются в соответствии с установленными стандартами различными органами, учреждениями, предприятиями, организациями. Они должны содержать определенный типовой набор реквизитов (изготавливаться на соответствующих бланках, содержать указания на дату и место изготовления, должны иметь необходимые подписи, печати и т.д.).

    Несоблюдение требований, предъявляемых к официальным документам, может стать основанием признания их недействительными.

    Неофициальные документы — продукт деятельности частных лиц. Одни из них содержат указания на источник происхождения (автора), другие выполняются без подписи либо имеют фиктивную подпись (анонимные документы).

    Документ, реквизиты или содержание которого не соответствуют действительности, называется поддельным (подложным).

    В структуре документов преобладают письменные (рукописные и машинописные).

    Под письменными документами обычно понимают различные носители письменной речи, т.е. информации, зафиксированной в виде буквенных обозначений, знаков, символов. В их круг включаются как официальные документы (удостоверения личности, свидетельства о регистрации брака, нотариально удостоверенные договоры и т.д.), а также неофициальные, частные документы (дневники, записки, литературные тексты и т.п.).

    Документ является объектом, информативным во многих отношениях. Прежде всего, он рассматривается как носитель и источник информации о себе самом (назначении, форме, размере, цвете и т.д.). Важную информацию документ содержит о зафиксированном в нем объекте, о лицах, имевших к нему отношение (к изготовлению, хранению, движению, к работе с документом), о внесенных в изменениях и некоторых других обстоятельствах.

    Бумага — основной материал документа. Она состоит из следующих компонентов: волокнистых материалов (в зависимости от сортов бумаги ими могут быть древесная масса, тряпичная полумасса, беленая и небеленая целлюлоза, макулатурная масса); вяжущих и проклеивающих веществ (казеин, животный клей, воск, парафин, канифоль, крахмал, вискоза, латекс, синтетические смолы), которые вносятся для предупреждения расплыва красителя; наполнителей (каолин, гипс, мел, сульфат бария, двуокись титана, сульфит цинка, магнезит и др.), которые вводятся в состав бумаги для ее отбеливания, окрашивания и придания мягкости.

    Некоторые виды документов изготавливаются на специальных высококачественных сортах бумаги (повышенной прочности, с лоском поверхности, с водяными знаками). Другие документы могут быть изготовлены на различной по качеству потребительской бумаге.

    Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

    К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.

     


     

<

Комментирование закрыто.

WordPress: 21.48MB | MySQL:117 | 1,771sec