Кадровой аудита

<

011114 0029 1 Кадровой аудита

1 ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И СОДЕРЖАНИЕ КАДРОВОГО АУДИТА

 

Кадровый аудит по своей сущности процесс оценки соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития. Кадровый аудит может проводиться либо в рамках управленческого аудита, либо является самостоятельной задачей, которая направлена на оценку эффективности системы управления персоналом организации. Кадровый аудит представляет собой комплексную, независимую и профессиональную оценку системы кадрового документооборота, для выявления несоответствий с нормами и правилами трудового законодательства, а также выявление основных кадровых проблем, скрытых и потенциальных источников угроз и рисков, связанных с персоналом и его управлением.

Следует заметить, что кадровый аудит является важным инструментом снижения рисков и повышения эффективности работы с персоналом.

Основная цель проведения кадрового аудита  состоит в повышении эффективности управления человеческими ресурсами, в оценке системы управления организации, профессиональных и психологических особенностей сотрудников, условий труда, которые влияют на эффективность деятельности предприятия, в ходе кадрового аудита также выявляются способности, мотивация и потенциал работников служб персонала.1

Подчеркнем, что кадровый аудит позволяет выявить ошибки в ведении кадрового делопроизводства, которые могут повлечь за собой не только финансовые потери, но и нанести ущерб репутации компании.

Задачи кадрового аудита состоят в следующем. Во-первых, его задача состоит в нахождении проблем в области управления персоналом; во-вторых, в формировании эффективных методов управления персоналом; в-третьих, в приведении кадрового документооборота и делопроизводства в соответствие с действующим законодательством; в-четвертых, в сокращении затрат на управление персоналом; в-пятых, выявление явных, скрытых и потенциальных источников угроз и рисков, связанных с персоналом. Таковым основные задачи проведения кадрового аудита.

Необходимость проведения кадрового аудита возникает в следующих ситуациях:

– изменение стратегии, политики компании и необходимость выяснения готовности персонала (профессиональной и психологической) к работе в изменяющихся условиях, наличия, желания и возможностей реализовывать новые цели;

– необходимость решения вопроса о формировании кадрового резерва, в связи с ростом организации, появлением филиалов, представительств;

– отсутствие четкого и эффективного взаимодействия между сотрудниками, отделами, руководителями и подчиненными;

– неблагоприятный психологический климат (конфликтная обстановка);

– отсутствие  разработанной системы должностных прав и обязанностей сотрудников;

– процесс принятие и реализации решений неоправданно затянут, плохо налажена система контроля за исполнением решений;

– высокая текучесть кадров;

– очень большой штат (неэффективная организационная структура);

– неудовлетворенность сотрудников политикой компании, уровнем заработной платы, системой служебного роста, условиями труда, стилем управления;

– отсутствие системы мотивации;

– отсутствие службы персонала либо менеджер по персоналу «новичок». 1

Необходимо заметить, что одним из направлений кадрового аудита может быть персонализация ошибок, приносящих убытки. Именно, на основе данного анализа предполагается проведение оценки кадрового потенциала, его переподготовки и обучения.

Задача кадрового аудита профессиональной компетенции персонала заключается в оценке потенциала для продвижения некомпетентных сотрудников, а также в организации обратной связи с сотрудниками для определения качества их работы и предприятия в целом.

Кадровый аудит командной компетентности предприятия направлен, на оценку эффективности формирования рабочих групп (команд), на сохранение ядра кадрового потенциала предприятия и выработку командной культуры и ее стратегии. Цель данного аудита — создание управленческой команды, способной эффективно работать.

Кадровый аудит эффективности системы управления персоналом направлен на установление кадровой структуры, отвечающей сложившейся ситуации и способной реализовать план эффективного развития кадрового потенциала предприятия.

Общими этапами любого направления кадрового аудита является этап оценки персонала и рекомендаций по кадровому составу и этап реализации программ.

В рамках выделенных направлений кадрового аудита могут быть использованы следующие процедуры:

– анализ нормативных документов предприятия (положение, структура аппарата управления, штатное расписание, документы совещаний, анкетирование и интервьюирование сотрудников аппарата управления);

– анализ кадрового потенциала предприятия (укомплектованность подразделений кадрами, увольнения, поощрения, сокращения, наказания, дополнительные вознаграждения, конфликты).

По результатам проведения кадрового аудита выдается письменное заключение с оценкой общей ситуации кадрового делопроизводства в организации, оценкой соответствия нормам и правилам действующего законодательства, а также рекомендациями по исправлению выявленных недочетов. Регулярное проведение аудита (к примеру, 1 раз в год) позволяет решать актуальные проблемы управления компанией, и способствует построению успешной и конкурентоспособной организации.

 

2 ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ КАДРОВОГО АУДИТА И ИХ ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

 

Как было указано в предыдущем параграфе реферат, кадровый аудит – это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

– при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);

– при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;

– при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);

– при смене руководства организации;

– при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.1

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока. Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства в организации.

Первый этап заключается в определении пакета необходимых документов. Каждый работодатель должен, используя законодательную базу нормативные правовые акты трудового права и акты, содержащие нормы трудового права, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и др.), создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего, необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123.

<

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Полный перечень документов, обязательных в работе кадровой службы, приведен в таблице 1.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов[3].

 

Таблица 1 – Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

Обязательные документы

Комментарии

Правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда, трудовые договоры

Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами

Штатное расписание, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска, увольнение, направление в командировку, поощрение работника), личная карточка № Т-2, табель учета рабочего времени

Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности). Данные формы применяются в организациях независимо от формы собственности

Трудовая книжка, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета прохождения инструктажа по охране труда, журнал учета мероприятий по контролю

Ведутся обязательно с использованием установленных образцов

 

Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления.

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (таблицу 2).

 

 

Таблица 2 – Документы, которые могут стать обязательными

Перечень документов 

Условия, при которых эти документы становятся обязательными

Положение об оплате труда и материальном стимулировании

Если в трудовых договорах не расписана система оплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в состав коллективного договора или в правила ВТР)

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем

Если в организации есть такой режим работы

График сменности 

Если в организации введена сменная работа

Положение об охране коммерческой тайны 

Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны

Коллективный договор 

Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Договор о коллективной материальной ответственности

Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

 

Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек № Т-2, отпусков, направления вкомандировки, выдачи командировочных удостоверений, а также журналы: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т. д. При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов. Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.

Необходимо упомянуть, что работодатели могут создавать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, облегчать процесс адаптации новых сотрудников (положения о персонале, аттестации, адаптации и т. д.).

Второй этап. Проведение сверки документов. После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров, необходимо произвести сверку – что есть и что должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы. Результаты сверки удобно свести в таблицу 3.

 

Таблица 3 – Таблица сверки документов

Документ отсутствует

Документ есть, но требует внесения изменений и дополнений

Документ полностью соответствует действующему законодательству, в корректировке не нуждается

Положение о защите персональных данных работников

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) (в связи с многочисленными поправками в ТК РФ, создать проект новой редакции ПВТР, утвердить в соответствии со ст. 190, 372 ТК РФ, ознакомить всех работников под роспись)

Штатное расписание 

Инструкции по охране труда 

Трудовой договор (недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определить приложением ктрудовому договору или отдельным соглашением сторон, оформить с работниками в письменной форме)

График отпусков 

 

 

 

 

Таблица 3 наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь. Теперь предстоит не только разработать юридически корректные документы, но и правильно их утвердить и ввести в действие.

Рассмотрим, как поступить в ситуации, когда Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) устарели и требуют корректировки. Есть два варианта:

– издать новую редакцию ПВТР;

– создать приложение с внесением дополнений и изменений к действующей редакции ПВТР.

В обоих случаях алгоритм утверждения такой же, как и при первичном создании и утверждении этого локального нормативного акта.

1. Составляются проект ПВТР и обоснование к нему, которые направляются выборному органу первичной профсоюзной организации (если в организации профсоюзной организации нет, представлять интересы всех работников может иной представитель (представительный орган), избранный из числа работников (ст. 31 ТК РФ)).

2. Не позднее пяти рабочих дней профсоюз направляет работодателю мотивированное мнение по проекту (в письменной форме).

3а. Если представительный орган работников согласен с проектом ПВТР, Правила утверждаются работодателем.

3б. Если представительный орган работников не согласен с проектом ПВТР или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель рассматривает предлагаемые изменения. Работодатель может либо согласиться с изменениями, либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения обсудить с представителями профсоюза проект ПВТР с целью прийти к обоюдному решению. Если соглашение не достигнуто, все разногласия оформляются протоколом и работодатель может вводить в действие ПВТР.

4. С принятыми и утвержденными ПВТР знакомят всех работников под роспись, размещают в доступных местах для более детального их изучения.

Этап третий. Проверка кадровой документации. Итак, мы определили, каких документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения. Теперь важно обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность.

Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. При формировании дел нужно сразу проверять правильность оформления документов – наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего, нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов). В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Этап четвертый. Оформление отчетов по кадровому аудиту. В заключение комиссия по проведению кадрового аудита составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы.

В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно составляет акт о приеме-передаче дел. В акте фиксируется, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. К акту прилагаются перечень трудовых книжек (указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номер трудовой книжки и вкладыша), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т. д.

Таким образом, рассмотрен алгоритм проведения очень важной и ответственной процедуры – аудита кадрового делопроизводства. В дальнейшем мы будем продолжать разбирать многие аспекты, касающиеся организации работы кадровой службы. В частности, в ближайших номерах более подробно поговорим о том, как провести процедуру приема-передачи дел и грамотно составить соответствующий акт.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

  1. Белоусова Д.В. Вариации на тему кадрового аудита // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2007. № 2.
  2. Борисова Е.А. Оценка и аттестация персонала .– СПб.: Питер, 2003. – 288 с.
  3. Воловская Е. Аудит кадрового делопроизводства своими силами // Кадровое дело. 2007. № 5.
  4. Одегов Ю.Г., Никонова Т.В. Аудит и контроллинг персонала. — М.: Экзамен, 2010.  – 672 с.
  5. Никонова Т.В., Сухарев С.А.Управленческий аудит: персонал. –М.: Экзамен, 2002. – 224 с.
  6. Селина А., Романцова Т. Кадровый аудит // Кадровик. Кадровый менеджмент. 2007. № 5.
  7. Синявец Т. Аудит человеческих ресурсов // Кадровик. Кадровый менеджмент. 2007. № 2.
  8. Чешко А. Кадровый аудит // Акционерное общество: вопросы корпоративного управления. 2007. № 1. С. 32.

  9. Шлендер П.Э. Аудит и контроллинг персонала организации. –М.: Вузовский учебник, 2010. – 272 с.

     

     

     

     

     


     

<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 0.94MB/0.00060 sec

WordPress: 23.95MB | MySQL:121 | 1,330sec