Организация работы со служебными документами

<

020414 0514 1 Организация работы со служебными документами Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям:

  • прохождение документов в организации должно быть оперативным;
  • движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть
    желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды;
  • движение документов должно быть целесообразным, документ должен проходить только через те пункты, которые необходимы;
  • процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным.

    Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

    Документооборот является частью организации работы с документами.

    Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

    Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.

    Объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражено количество основных документов, а в знаменателе — число экземпляров их копий.

    Документооборот каждой организации анализируется службой документационного обеспечения управления. Результаты такого анализа необходимы для расчета:

  • необходимой численности делопроизводственного персонала;
  • загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами;
  • эффективности применения средств механизации и автоматизации дело
    производства.
    <

    Форма делопроизводства в организации может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

    Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все виды работ с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе документационного обеспечения управления, у секретаря), то есть централизованно.

    Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом, так как она позволяет максимально автоматизировать и механизировать трудоемок операции поюбработке документов, контролировать весь делопроизводственный процесс и создавать единую справочно-информационную систему по документам.

    Децентрализованная форма делопроизводства применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим документооборотом. Эта форма предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно исполняет все виды работ с документами.

    В крупных организациях с большим объемом документооборота чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив) проводится в структурных подразделениях.

    В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

    прием и первичная обработка поступающих документов;

    предварительное рассмотрение и распределение документов;

    регистрация документов;

    информационно-справочная работа;

    направление на исполнение;

    контроль исполнения;

    исполнение документов;

    отправка документов адресатам;

    формирование дел в соответствии с номенклатурой;

    хранение и использование документов в текущей деятельности;

    подготовка и передача дел в архив.

    Все документы организации делятся на три документопотока.

    Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

    Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

    Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

    Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.

    Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 0.9MB/0.00109 sec

WordPress: 21.59MB | MySQL:113 | 1,405sec