Сущность функций менеджмента

<

011214 2037 1 Сущность функций менеджментаВ упрощенном понимании, менеджмент — это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент – по-русски «управление» – функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент – это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров – это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.

А управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других – это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

В процессе решения управленческих проблем должно четко представляться, что концепция управления одновременно является процессом взаимосвязанных функций. В научной литературе, как иностранной, так и отечественной существуют различные точки зрения на классификацию функций управления, хотя, в сущности, они отличаются лишь по отдельным параметрам.

Например, Е.П.Голубков выделяет такие функции, как: определение целей и задач деятельности организации; планирование; организация; мотивация; координация и регулирование; учет, анализ и контроль.

В свою очередь М. Мескон и другие относят к функциям управления следующие виды деятельности: стратегическое планирование; планирование реализации стратегии; организация взаимодействия и полномочий; построение организаций; мотивация .

Функции управления имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно. Они могут быть как неразрывно связаны, так и не связаны между собой. Чаще всего они как бы взаимопроникают друг в друга. Например, информация, собранная посредством выполнения функции контроля, «говорит» менеджерам о том, как выполняются их планы (функция планирования). В то же время контроль должен быть надлежащим образом мотивирован и организован (функция мотивирования и организации). Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс.

Каждая из этих функций менеджмента жизненно важна для организации. Вместе с тем планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций и считается главнейшей из них, а функции организации, мотивации и контроля ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов организации.

Функция планирования. По сути в процессе планирования принимается решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей. Это подготовка сегодня к завтрашнему дню, определение того, что требуется и как этого добиться. Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Тип планирования и акцент, который делает менеджер в процессе планирования, зависит от его положения в организационной иерархии фирмы, т.е. процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации. Так, стратегическое планирование (высший уровень) – это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов. Главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет себя вести в своей рыночной нише. На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач Тактическое планирование по своей сути сходно со стратегическим. Разница лишь в том, что если в организации, к примеру, три начальника различных подразделений, то каждый из них должен координировать или интегрировать свою деятельность с другими. И это должно быть отражено в плане. Поэтому их ответственность с точки зрения тактического планирования состоит в том, чтобы в основу планирования положить идеи, которые были рождены при стратегическом планировании.

Планирование осуществляется и на нижнем уровне организации. Оно называется оперативным планированием Это -основа основ планирования В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.

Все три типа планирования составляют общую систему, которая называется генеральным, или общим планом, или бизнес-планом функционирования организации.

Функция организации. В любом плане всегда есть этап создания реальных условий для достижения запланированных целей. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей Поскольку всю работу выполняют люди, функция управления как организация позволяет определить, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества заданий и какие для этого потребуются средства.

Если функция планирования отвечает на вопрос что (что включать в план? что предпринять? что предвидеть? и т. д.), то функция организации ставит вопросы кто и как (т е кто и как будет реализовывать план организации?)

Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивировано. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Всегда следует искать мотив поведения. Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

Функция контроля. Итак, составлен план организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Остается еще один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, – это контроль. В самом общем виде контроль можно определить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.Функцию контроля в классическом менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на нужном (верном) пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами).

В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы: чему мы научились? что в следующий раз следует делать иначе? в чем причина отклонений от намеченного? какое воздействие оказал контроль на принятие решений’? было ли воздействие контроля позитивным или негативным? какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Какую бы технологию контроля мы ни применяли, окончательная его цель состоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии.

  1. эффективность контроля;
  2. эффект влияния на людей;
  3. выполнение задач контроляй;
  4. определение границ контроля.

    Различают следующие виды контроля

    1. Предварительный контроль. Предварительным контроль называется потому, что он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения..

    2. Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ Чаще всего его объектом являются сотрудники, а сам он – прерогатива их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

    Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.

    3. Заключительный контроль. Цель такого контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем – в процессе ее выполнения).

    Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция движима другой Возникает своего рода постепенное круговое движение Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.

    Функции управления и установление объема работ по каждой функции являются основой для формирования структуры управляющей системы и взаимодействия ее компонентов.

    Общие функции выделяются по этапам (стадиям) управления. В соответствии с ГОСТ 24525.0-80 к ним относятся: прогнозирование и планирование; организация работы; мотивация; координация и регулирование; контроль, учет, анализ.

    Функции, выделяемые по сфере деятельности, называются конкретными, их типовой состав: перспективное и текущее экономическое и социальное планирование; организация работ по стандартизации; учет и отчетность; экономический анализ; техническая подготовка производства; организация производства; управление технологическими процессами; оперативное управление производством; метрологическое обеспечение; технологический контроль и испытания; сбыт продукции; организация работы с кадрами; организация труда и заработной платы; материально-техническое снабжение; капитальное строительство; финансовая деятельность.

    Общие и конкретные функции управления тесно связаны и представляют собой разные срезы поля управлении.я Конкретные функции управления тесно связаны со спецификой предприятия и основными сферами его деятельности (общее управление, финансовое управление, производство, НИОКР, маркетинг).

    <

    Общее управление предприятия состоит в его структуризации, организации деятельности, планировании, управлении персоналом, контроле, учете и анализе результатов деятельности, что подробно будет рассмотрено в дальнейшем.

    Функции управления – это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работы.

    Одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции. Следовательно, для выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно получить в итоге, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. А это и есть функции управления. Хотя со временем технику управления и усовершенствовали, основополагающие управленческие функции все же остались сравнительно неизменными.

     

    2. ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ ФУНКЦИЙ МЕНЕДЖМЕНТА ЛЮБОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

     

    Функции вытекают из тех задач, которые решает, допустим, отдел производства, — это установление тесных контактов с отделом исследований и разработок; подготовка новой продукции к запуску в производство; планирование приобретения оборудования и подготовка к работе; стимулирование развития инициативы работников к рационализации; анализ стоимости работ, использования ЭВМ и бюджета отдела.

    Принципы управления синтезируют основные положения, определяющие требования к системе, структуре, процессу организационному и хозяйственному механизму управления. Принципы управления вытекают из объективно действующих в экономике законов, хотя состав принципов зеркально и не отражает состав законов управления.

    Система принципов управления библиотечным производством может меняться с появлением новых целей и задач. Хотя основные принципы, выражающие требования к системе управления, исчезнуть не могут.

    Возникновение различных функций управления связано с разделением и специализацией труда в сфере общественного производства. Чем проще объект управления, социальная, производственная, экономическая системы библиотеки, тем более простой является классификационная схема функций управления.

    Функции управления направлены на достижение определенной цели. Чем больший объем действий выполняет предприятие, тем большее количество целей определяет характер трудового процесса и тем больший набор функций входит в структуру управляющей системы.

    Обычно функции управления классифицируются как общие и специфические.

    К числу общих функций управления относят планирование, организацию, координацию, стимулирование и контроль. Все эти функции действуют в единстве. Например, планируя деятельность организации, специалист не сможет обойтись без постановки целей и задач, которые при этом необходимо скоординировать, осуществить последующий контроль. Так, скажем, планируя процесс переоснащения компьютерной техникой таких участков б производства, которые связаны с обработкой документов, необходимо предусмотреть конечную цель организации — создание оптимальной системы обслуживания читателей. Это потребует целенаправленного управляющего воздействия на весь коллектив организации, а не только на отдельно взятый участок. Это позволяет сделать вывод о единстве природы всех названных функций, которые выступают как различные формы одной и той же сущности.

    Специфические функции управления присущи конкретным элементам системы, отражают их специфику. Скажем функции управления движением труда в сфере экономики, имеющего в основном социальную направленность, не совпадает с функциями управления движением труда в производственной сфере. Основанием для установления количественного состава объектов, на которые направлены специфические функции управления могут служить документы, применяемые в ходе операционно-технологического анализа, в частности классификатор производственных процессов и операций.

    Формы реализации функции управления определяются линейными и функциональными связями в структуре управления. Преобладание того или иного вида связей зависит от масштаба и целей производства.

    Линейная (иерархическая) форма связи является наиболее простой и используется в управлении производством, которое не сильно дифференцированно по видам деятельности и способам организации труда. При такой форме связи подчиненные выполняют распоряжения только своего непосредственного руководителя, который, в свою очередь, подотчетен вышестоящему руководителю. При этом звенья линейной формы связи соответствуют основным организационным структурам организации. Основным недостатком линейного управления является отсутствие в его структуре специалистов по отдельным функциям управления.

    Поэтому в крупных организациях со сложной организационной и технологической структурами, сформировавшейся системой экономической деятельности применяют линейно-функциональную форму связей. При такой форме связи у линейного руководителя появляются соответствующие функциональные органы, которые могут быть представлены:

    штатными сотрудниками, скажем заместителями директора по науке, оргвопросам, по библиотечной работе, информационным технологиям;

    организационно-управленческими формами, такими как дирекция, ученый совет и его секции;

    группами специалистов, представляющих отдельные направления библиотечной деятельности (например, совет по формированию, сохранности фондов, комиссия по коммерческой деятельности, совет технологов и т.д.).

    Соотношение между линейными и функциональными связями определяет меру сочетания между комплексным и функциональным управлением.

    В заключение следует сказать, что существует еще программно-целевая форма связей. Она завершает линейно-функциональную структуру управления, устраняет проблемы, повторно возникающие в процессе координации деятельности функциональных подразделений организации. Для этого создается координирующий орган (например, совет технологов), в задачу которого входит решение конкретных проблем в максимально короткий срок. В состав координирующего органа входят, как правило, специалисты из разных функциональных отделов и структур.

    Функция отдела производства разделяется на подфункции, к числу которых можно отнести: рациональное использование производственных мощностей, инструментов и приспособлений; определение норм времени на изготовление продукции; обеспечение качества работ; подготовка производственной документации; определение сумм капитальных вложений; разработка схем движения материальных потоков; разработка технологий по изготовлению деталей без снятия или со снятием стружки; разработка методов монтажа оборудования; разработка форм обслуживания потребителей продукции; разработка форм повышения квалификации и переподготовки кадров.

    Эффективность системы управления зависит не только от четкого выбора методов, принципов и функций управления, но и факторов, способствующих повышению интенсивности процесса управления.

    В целом область деятельности, называемая менеджментом фирмы, может быть разделена на отдельные функции, которые сосредоточены в трех основных группах:

    — общее управление (установление нормативных требований и политики управления, политики инноваций, планирование, организация работы, мотивация, координация, контроль, ответственность);

    — управление структурой предприятия (его создание, предмет деятельности, правовые формы, связи с другими предприятиями, территориальные вопросы, организация, реконструкция, ликвидация);

    — конкретные области управления (маркетинг, НИОКР, производство, кадры, финансы, основные фонды).

     

     

    3. ВЗАИМОСВЯЗЬ ОБЩИХ, ЧАСТНЫХ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫХ ФУНКЦИЙ МЕНЕДЖМЕНТА

     

     

    Управленческий цикл включает основные управленческие функции, которые делятся на общие и специальные. Функции управления – это конкретные виды управленческих работ, которые образуют циклический процесс управления.

    Цели и задачи менеджмента и менеджеров являются отправным моментом для определения объема и направления управленческих работ, которые обеспечивают их достижение.

    Речь идет о функциях менеджмента, которые являются составными частями любого процесса управления вне зависимости от особенностей (размера, назначения, формы собственности и т.д.) той или иной организации. Поэтому их называют общими и в их составе выделяют следующие функции:

  • прогнозирование и планирование;
  • организация (перечень материалов для выполнения планов);
  • координация;
  • мотивация или стимулирование;
  • контроль, учет и анализ.

    Взаимосвязь между ними представлена диаграммой, показывающей содержание любого процесса управления (см. рис. 1).

    Стрелки на диаграмме показывают, что движение от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организовыванием процесса и мотивированием работающих. В центре диаграммы находится функция координации, обеспечивающая согласование и взаимодействие всех остальных.

    011214 2037 2 Сущность функций менеджмента

     

    В табл.1 наглядно показаны общие функции.

    Таблица 1

    Общие функции управления

     

    Планирование и прогнозирование 

    Организация 

    Мотивация и регулирование

    Контроль 

     

     

     

     

    Что именно? 

    Кто что должен делать?

    Кто несет ответственность?

    Сколько требуется средств?

    Какие условия? 

    Провести работу с сотрудниками таким образом, чтобы они хоте-ли и могли вы-полнить постав-ленные задачи. 

    Контролировать правильность выполнения плана

     

    Деятельность по выполнению функций является процессом, требующим определенных затрат ресурсов и времени. Именно процессный подход к менеджменту позволил увидеть взаимосвязь и взаимозависимость функций управления.

    Процесс менеджмента отражает рекомендованную последовательность выполнения функций, точнее последовательность начала действий по выполнению функций, так как осуществление многоконтурной обратной связи приводит к одновременному осуществлению функций.

    Этот цикл управления является универсальным по. отношению к объекту управления, которым является не только организация в целом, но и отдельные подразделения, функции, методы и т. н.

    Например, функция организации деятельности, например, производственной деятельности, включает в себя построение структуры, распределение заданий, функций, полномочий и ответственности среди подразделений (положение о подразделениях) и исполнителей (должностные инструкции). Эта деятельность должна иметь четкий целевой ориентир, например, повышение гибкости и адаптивности организационной структуры. После чего разрабатывается план организационных изменений, распределяются обязанности, при этом должна быть продумана система мотивации и контроля, позволяющие минимизировать сопротивление персонала процессу изменений и, в итоге, достичь поставленных целей, т. е. создать организационную структуру, позволяющую гибко и адекватно реагировать на изменение потребностей рынка.

    Качество выполнения предыдущего этапа — необходимое условие обеспечения качества выполнения последующего этапа (функции). В этом выражается взаимозависимость функций.

    Связующими процессами являются процесс коммуникаций и принятия решений. В последнее время в состав связующих процессов все чаще ученые относят и процесс целепологания, т. к. установление целей функционирования является необходимым условием начала любой деятельности.

    Процесс коммуникаций — это
    процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Благодаря коммуникациям руководители (аппарат управления) получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятые решения до работников предприятия. Если коммуникации на предприятии налажены плохо, решения могут быть ошибочными.

    Процесс принятия решений — это выбор альтернативы.

    В процессе выполнения функций управления менеджерам приходится принимать большое количество решений:

    при планировании: постановка целей, определение необходимых ресурсов, выбор способов достижения целей и задач;

    при осуществлении функции организовывания: структура производства, структура управления, организация производственного процесса, вспомогательных служб и обслуживающего производства, организация труда рабочих и специалистов.

    Процесс мотивации включает установление и оценку неудовлетворенных потребностей, формирование целей удовлетворения потребностей, определение стимулирующих воздействий (мер).

    Функция координации предполагает принятие решений по способам согласования деятельности различных структурных звеньев, применению технических средств связи и т. п.

    Функция контроля связана с принятием решений о том, что, когда и как контролировать, какие виды и формы контроля использовать, как анализировать полученную информацию, а также решения по осуществлению корректирующих действий.

    Процесс целеполагания — процесс по установлению иерархии целей и согласования их с параметрами внешней и внутренней среды.

    Цель — это предвосхищение результата деятельности.

    Динамизм функций выражается в необходимости их подстройки на все возрастающие изменения во внешней среде, которые сегодня приобрели характер турбулентности. Для этого требуется освоение существующих методов и способов выполнения функций, использование нестандартных решений, творческого подхода к решению проблем. Согласно кибернетическому принципу Эшби, который гласит: только разнообразие может уничтожить разнообразие, можно утверждать, что только применение разнообразных методов функционирования системы может сделать ее поведение предсказуемым, т. е. можно утверждать, что для поддержания интереса, чувства удовлетворенности сотрудников процессом и результатом труда, которые являются основой мотивации, при применении методов воздействия на поведение сотрудников необходимы новизна (для того, на кого направлено воздействие) с элементами приятной неожиданности. Чем большим диапазоном инструментов управления владеет менеджер, чем выше его понимание среды, тем эффективность функционирования предприятия выше.

    Динамизм функций можно проиллюстрировать с помощью эволюции принципов менеджмента. Например, перенос доминанты при реализации функции мотивации с «кнута» (теория X) на «пряник», «вкус» которого меняется, в соответствии с теорией Маслоу, от материального вознаграждения до развития творческого потенциала личности.

    В постоянном, гибком реагировании на требования рынка всех функций и заключается искусство менеджера, которое может быть реализовано только благодаря применению научных методов управления.

    Менеджмент – система системно программно-целевого управления, перспективного и текущего планирования, организации производства и реализации продукции. Он изучает наиболее рациональную организацию и управление производством, коллективом.

    Менеджмент – это комплекс взаимосвязанных действий: организация и управление (производством и коллективом); постановка и корректировка задач; разработка этапов работы; принятие решений; налаживание коммуникаций ((методов и форм передачи информации); регулирование процессов; сбор и обработка информации; регулирование процессов; сбор им обработка информации; анализ информации; подведение итогов работы.

    Менеджмент – это самостоятельный вид профессионально осуществляемой деятельности, направленной на достижение в ходе любой хозяйственной деятельности фирмы.

    Одной из главных задач менеджмента является эффективное управление человеческими ресурсами, использование способностей сотрудников в соответствии с целями организации.

    В задачи менеджмент входит и обеспечение к оптимизации производства, стимулирование работы сотрудников фирмы путем их мотивации, контроль за эффективностью работы фирмы, координация работы, поиск и освоение новых рынков; определение конкретных целей развития фирмы, выявление приоритетности целей, разработка стратегии развития фирмы, выработка системы мероприятий для решения проблем, определение необходимых ресурсов и их источников; установление контроля за выполнением поставленных задач.

    В понятие менеджмента так же входит постоянная корректировка целей и программ в зависимости от состояния рынка.

    Менеджмент в зависимости от видов и последовательности деятельности можно разделить на 3 стадии: стратегическое управление (включает в себя выработку цели менеджмента, прогнозирование как предвидение результатов развития, перспективное планирование как систему мер, необходимых для преодоления отклонения прогнозируемых итогов от установленной цели); оперативное управление (деятельность по реализации вышеуказанных мер); контроль (включает анализ достигнутых результатов — обратная связь — и выступает как исходный пункт нового цикла управления).

    В практике управления различают два вилы функций менеджмента – основные и конкретные. К основным функциям управлениям относиться весь комплекс обязательных работ, который подлежит неукоснительному выполнению в процессе реализации конкретной функции управления в определенной последовательности: прогнозирование, организация, планирование, мотивация, контроль, учет анализ, подготовка и принятие управленческих решений.

    Конкретные функции управления тесно связаны со спецификой предприятиями и основными сферами его деятельности (общее управление, финансовое управление, производство, НИОКР, маркетинг).

    Каждая из этих функций менеджмента жизненно важна для организации.

    Таким образом, современный менеджмент представляет собой систему, которая включает научные подходы, принципы и методы, способствующие принятию и реализации конкурентоспособных решений.

    Список литературы

     

  1. Ансофф И. Стратегическое управление. –М.:Дело, 2004.- 250 с.
  2. Валуев С.А. Игнатьев А.В. Организационный менеджмент.–М.: Дело, 2008.–540 с.
  3. Веснин В.Р. Основы менеджмента: учебник.– М.: Институт международного права и экономики. -Триада Лтд, 2007. – 384 с.
  4. Гончаров В.В. В поисках совершенства управления. Руководство для высшего управленческого персонала. — М.: Зевс, 2003. – 360 с.
  5. Герчикова И.Н.. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ, 2008. – 400 с.
  6. Глухов В.В. Основы менеджмента: Учебно-справочное пособие. -С-Пб.: Специальная литература, 2005.- 325 с.
  7. Жигалкин А.М. Менеджмент: анализ управленческих функций. — М.: Зевс, 2005. – 326 с.
  8. Мескон М.Х. и др. Основы менеджмента – М.: «Дело», 2008. – 1250 с.
  9. Старосьцъяк Е. Элементы науки управления. – М.: Прогресс, 2006. – 310 с.


     

<

Комментирование закрыто.

MAXCACHE: 0.95MB/0.00156 sec

WordPress: 22.71MB | MySQL:121 | 2,023sec